「作業手順書の正しい作り方」とは？テンプレートや作成例も紹介

製造現場などで業務の手順がばらつかないように作業手順書を作成しますが、どのような内容にすればわかりやすいのか悩むことがあると思います。書式が統一されておらず、教育しにくいという課題を持っている方もいるでしょう。

この記事では、現場で使いやすい作業手順書を作成するためのコツやポイントを解説します。ダウンロード後にすぐ使えるテンプレートも用意しているので、ぜひご活用ください。

作業手順書の作成には、動画を活用するのもおすすめです。動画マニュアル作成ツール『tebiki』であれば、誰が見てもわかりやすい作業手順書を簡単に作成できます。動画マニュアルのメリットや紙マニュアルの課題については、以下の資料も併せてご覧ください。

作業手順書のテンプレート例

tebikiのメルマガにご登録いただくとダウンロードできる、作業手順書のテンプレートをエクセル版／ワード版でご用意しました。テンプレートは、作業用／安全管理用／業務の標準化用の3つありますので、作成の効率化を図るためにぜひご活用ください。

作業用（製造業）

主に、製造現場で作業者に正しい作業手順を教えるために用意します。教育だけでなく、作業に迷った際に再確認するためにも使うので、見やすく／わかりやすく／内容を探しやすいように作成しましょう。

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安全管理用（建設業）

主に、建設現場や大型の設備を使う場所での作業用に作成します。何よりも安全が優先されるため、以下の内容を構成に組み込むと良いでしょう。

• 事故や怪我の原因になる作業に対する注意喚起
• KY（危険予知）を促す内容

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業務の標準化用（品質管理および事務）

品質管理部門および事務が使用する、業務の標準化のための作業手順書は、以下の確認ができるように用意します。

• 標準類や帳票類を作成するための手順
• 記載必要項目

フローチャートを添付して、起票者／回覧者／承認者／配布管理者を図にしてわかるようにするのもおすすめです。

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作業手順書を作る上で知っておくべきこと

作業手順書を作る上で、いくつか知っておいた方が良いことがあります。たとえば、「標準作業手順書（SOP）との違い」や「作業手順書が形骸化するリスク」など。ここでは、作業手順書にまつわる知識を現場目線でご紹介します。

「標準作業手順書（SOP）」や「作業標準書」との違い

そもそも、作業手順書とは「作業をステップごとに分解して、手順を示した書類」です。情報を絞って作業手順だけを示す場合もありますが、作業の準備／必要な道具／作業のポイントを記載することで作業ミスを減らすように工夫されるようになってきました。

作業内容を明確にするための書類の呼び名として、他にも以下があります。

• 標準作業手順書（SOP）
• 作業手順書
• 作業マニュアル など

これらの文書を、明確に区別する定義やルールはありません。書類の目的は、品質の均一化と作業の効率化のため、名前にこだわる必要はないでしょう。多様な呼び方があると現場が混乱するので、「作業手順書」や「作業標準書」で統一している会社もあります。以下では、それぞれの概要や記載する情報について解説します。

標準作業手順書（SOP）／作業標準書

「標準作業手順書」は、海外で使われているSOP（Standard Operating Procedure）をそのまま和訳した書類名です。効率よく安全に作業をするために手順を標準化して、品質を安定化させることを目的とし、正しい手順／使用する工具や保護具／作業上の注意事項を作業者に教育するために使用されます。

もう1つの「作業標準書」は、日本人になじみやすいように語順を入れ替えたもので、書類のコンセプトはSOPと同じです。

SOPの概要や作り方については、以下の記事で詳しく解説していますので併せてご覧ください。

▼関連記事▼
【テンプレ付】SOP（標準作業手順書）とは？作り方は？マニュアルとの違い、分かりやすくするコツを解説

 

作業マニュアル

作業内容だけでなく、関連する情報もまとめた書類です。手順の他に、以下を含むため情報量が多くなります。

• 安全に関する注意やルール
• 関連する規格類
• 責任と権限
• 問い合わせ先 など

家電製品などに付属する取扱説明書に近いと考えるとわかりやすいと思います。作業標準書や手順書の違いについては、こちらの記事も参考にしてください。

▼関連記事▼
マニュアルとは：「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など

 

作業手順書の項目と内容

作業手順書には、以下の項目を含めましょう。

• 文書番号
• 発行者／承認者
• 部品名／工程名／作業名
• 作業前の準備
• 使用する道具一覧
• 作業内容
• 注意事項
• 改訂履歴

それぞれ記載すべき項目を1つずつ解説します。

文書番号

規定類／規格類／帳票類には、必ず文書番号をつけて管理します。文書番号付与ルールを作り、台帳などで採番を記録をすることで番号の重複を防止できるでしょう。

発行者／承認者

文書をどの部門の誰が作成し、発行承認したかを明確にします。文書の発行部門が改廃権限を持つことで、誰かが勝手に加筆／修正／改訂するのを防ぎます。

部品名／工程名／作業名

何を製造するための、どの工程の作業かを明示します。また、作業内容を想像できるような作業名をつけることで、何をすれば良いかを認識させます。

 

作業前の準備

作業はいきなり始めることができないので、事前の準備を以下のように明確にします。

• 必要な工具を工具箱から出して、すぐに使えるように作業机に並べる
• 作業後の製品を入れるトレイを、決められた場所に置く など

保護具が必要な場合、どのような状態で装着するのが正しいのかを写真で示すと良いでしょう。

使用する道具一覧

作業に必要な道具類／計器類を一覧にして、不足がないかを確認できるようにします。

作業を始めてから必要な工具を取りに行くと効率が悪いのと、作業途中で現場を離れなければならず、作業漏れなどのミスが起きやすくなります。そのため、作業開始前に道具が揃っているかを確認できるようにします。

作業内容

一連の作業を細分化して、ステップごとに作業内容を記述します。

個人が勝手に想像して作業をすると個人差が生じてしまうので、できるだけ具体的に記述して指示内容を明確にします。また、図や写真を多用して目で見てわかるようにしましょう。

注意事項

作業手順書には、「何をどうする」だけでなく、以下も書くと良いでしょう。

• なぜそれをするのか
• それをしないと、何が起きるのか

注意を怠るとどのようなリスクや不良が生じるかを書くことで、思わぬケガや失敗を防ぐようにします。

改訂履歴

文書は作ったら永久に使えるわけではありません。効率化のための改善によって手順が変わったり、使用する工具が変わることがあるため定期的に見直しをします。

品質事故などがあればその原因になった作業の見直しと、注意事項を追記するようにします。その改訂がいつ、どの部分を修正したかがわかるように記録を残し、後世の人に伝承します。マニュアル改訂についての詳細な方法や、推奨している改訂時期などを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
【マニュアル改訂方法】表紙の書き方から履歴の残し方まで！目的も解説 

 

作業手順書が形骸化するリスク

現場で活用されてこその作業手順書ですが、実際には使われていない／作業手順が守られていないことがあります。作業手順書が形骸化すると、組織にとって望ましくない以下のような結果が生じてしまいます。

• 事故やけが
• 不良品の大量発生
• 生産性低下のリスク など

形骸化の原因はいろいろとありますが、「分かりにくい」「更新されておらず陳腐化している」「探しにくい」などが考えられます。作業手順書を作成する際には、これらのことをよく検討したうえで作成しましょう。

作業手順書やマニュアルの形骸化を防ぐ方法は、別記事の『形骸化させないマニュアル整備の進め方は？活用される更新・運用方法を解説』を参考にしてください。また、以下の資料は、動画の活用によってマニュアルの形骸化を防いだ企業事例集です。無料で資料をダウンロードできるので、ぜひご活用いただければと思います。

「作業手順書の正しい作り方」を4ステップで解説

作業手順書を作成するためには、準備と内容の吟味が必要です。準備編／作成編／運用編／更新編の4つのステップに分けて説明します。

【準備編】効果的な作業手順書を作成するためには準備が大切

作業の目的を明確にする

製造現場、あるいは建設現場などで何かを作るときには、部資材しかない状態から加工、組立てを繰り返し、完成まで仕上げていきます。この一連の作業を、区切り良く分けることで、作業ミスや抜けをなくし、分業による効率的な生産をします。これを工程の細分化と言います。

細分化されたステップごとに作業手順を定める中で、「何を使って、どのような形にするのか」という目的を明確にしましょう。これにより、作業手順を聞いただけでは抽象的だったものが具体的になり、なぜこの手順で行うのかを理解でき、作業フローや全体像が把握できるようになります。

5W1Hを明確にする

作業手順を教育するときには、How toだけを教えても理解されません。誰が／どの場所で／何を使ってという5Wも合わせて説明することで、作業者の理解が容易になります。

• When：どういうタイミングで、いつまでに
• Where：決められた作業机や作業現場で
• What：何を使って、何と何を組み合わせて、何を作るのか
• Who：誰が作業するのか、誰が確認するのか
• Why：なぜこの作業が必要か、なぜこの手順で加工するのか
• How：どのように作業するか

この中でも最も重要なのが「Why」です。先に述べたように、目的が明確にならないとどのような完成の姿（Output）を目指せばよいのかわからないからです。また、手順通りにやらないとどのような危険があるかを理解して作業することが重要です。

作業を区分する

1つの製品を作る、あるいは建物を建設をする場合、多くの工程を経て完成させます。その長い工程をまとまった作業ごとに区分します。まとまった作業のことを単位作業と呼びます。

例として、家を立てる工程を区分してみます（実際の工程とは異なります。わかりやすくするために簡略化しています）

 

工事	工程	単位作業	手順
基礎工事	コンクリート打ち	配筋
		土間コンクリート
	木造積み上げ	柱立て
		梁渡し
上棟	屋根工事	合板貼り
		防水シート貼り
		屋根瓦設置
	外壁工事	断熱
		サイディング材取り付け
	電気配線	電線敷設
		コンセント口取付け	①壁に穴をあける ②器具に配線を接続する ③器具をネジ止めする ④カバーを取り付ける
内装	フローリング	床材貼り
	クロス貼り	内壁貼り
		壁紙貼り
	照明設置	照明取り付け
完成	最終検査
	引渡し

 

区分した単位作業をさらに分解して手順化する

単位作業は全工程の一部分なので、その中の作業を細分化して手順を書き出します。実際の作業で「何をどういう順番で行うか」を頭の中でシミュレーションしながら、できるだけ細かく分解して文字起こしをします。

上の例では、コンセント口を取り付ける単位作業を手順化しましたが、壁に目安線を書く／道具を手に持つ／道具で穴をあけるというように、さらに細かく1つ1つの動作を書き出しましょう。

手順を並べて整理する

書き出した動作を並べてみて、以下を検討しましょう。

• 作業の順番は正しいか
• 作業の説明は荒すぎないか（逆に細かすぎないか）

紙に書き出して並べてみたり、Excelなどで行を追加／移動したりしながら作って、正しいものが完成できる作業順、かつ、作業者にわかりやすい順に整理します。

リスクアセスメントを行う

作業において最優先なのは「安全」です。作業中にケガをしそうな手の動きや道具の使い方がないか、感電、落下などの危険がないかを検証します。

また、廃液がこぼれて川に流入するような事故が起きないか、火災や器物破損が発生するようなことがないかなど、法令違反、公害発生などのリスクも検討します。このような作業の安全性や法令違反防止の検討をすることを、リスクアセスメントと言います。

【作成編】「ムリ・ムダ・ムラ」「安全」「品質」を意識して作成する

作業手順書の構成を考える

作業手順書の項目や内容／準備編で検討した単位作業や作業手順を、見えやすくわかりやすく配置します。準備で必要なことを手順書の上の方に記載し、作業を手順通りに並べます。

あらかじめ記入欄が用意されたテンプレートを使用すれば、社内で統一した書式になります。使う側も、作成する側もわかりやすくなるため、適宜テンプレートを活用すると良いでしょう。テンプレートは、『作業手順書のテンプレート例』で前述していますのでご活用ください。

作業手順の目次を作る

作業手順だけが並べられていると、「どれくらいの作業量なのか」「どこまでいけば一区切りつくのか」がわからず、学習者が不安になります。そこで、全工程の中のどの単位作業についての手順書なのかがわかるように目次をつけましょう。

目次は、作業手順書の最初につけて全体フローがわかるようにしてください。そして、この書類に該当する工程がどこなのかを色を変えたり印を付けるなどして、現在地がわかるようにするのがおすすめです。

 

実際の作業内容を記載する

文書番号／項目／作業名／手順を書式に埋めていきます。

文字が多くなる箇所は、適度に改行やスペースを開けて、読みやすくします。省スペースを考えて詰めすぎると、読みにくくなる／読み飛ばしするなどのリスクがあるため、作業手順書はすき間を多めに空けるように意識してください。とくに重要な作業や注意点がある場合には、「急所」「カンコツ」のように注意喚起をする表示をすると良いでしょう。

 

【運用編】実際に現場で運用してみて作業観察を行う

管理者を明確にする

作業手順書を発行するときに、発行責任者と運用管理者を明確にします。

作業手順書を形骸化させないためには、定期的な見直し／誤記修正／訂正などが必要です。発行しっぱなしにならないように、管理者を決めて運用しましょう。

作成した手順書で運用してみる

現場に作業手順書が配布されたら、作業者に実際に作業をしてもらいます。最初の数ロットを監視し、以下を確認してみましょう。

• 手順の漏れがないか
• 想定した時間内に完了するか

 

作業現場からフィードバックをもらう

机上でシミュレーションするのと、実際の作業場所でやってみるのとではどうしても差が生じます。思ったより工具が使いにくかったり、場所が狭くてやりにくかったりなど、見直しが必要になる場合があります。

作成者自身が現場に行って様子を確認するのも大事ですが、実際に作業している人たちからの声も大事です。ここがわかりにくい、こういう作業はムリがあるなど、生の声をフィードバックしてもらって改善につなげましょう。

【更新編】定期的な見直しが作業手順書の質を高める

改善点や現場の声をまとめる

しばらく運用して作業現場からフィードバックをもらったら、内容を以下のように分類して改善点を整理します。

• 理解に関するもの：言葉のわかりやすさ、絵の見やすさなど
• 作業の難しさに関するもの：やりにくさ、道具の使いにくさなど
• 書式のレイアウトに関するもの：書かれている情報のわかりやすさ、見やすさなど

また、「無理がある」、「無駄だ」というフィードバックに関しては、それが不平不満からくるものなのか、本当に作業が困難で困っているのかを切り分けるために、現場にヒアリングするようにしましょう。現場とコミュニケーションを取りながら改善することが大事です。

また、QCサークル活動*による生産性改善の内容を手順書に盛り込むことも重要です。せっかく現場によって改善点が見つかったのであれば、それを手順として標準化し、定着を図りましょう。

*QCサークル活動：製造現場におけるQCサークル活動とは、第一線の現場業務に携わる従業員を小集団に分けて、品質管理／品質改善する小グループ活動のことです。

 

更新目的を明確にして改訂作業を行う

現場の困りごとが整理できたら、改善／改訂内容の検討をします。作業手順書の改訂作業は、以下の順番で行うのがおすすめです。

1. 安全に関するもの【最優先】
2. 不良が多く発生する困難作業
3. 作業効率の改善が見込めるもの

「なぜ改訂が必要か」を考えることで、改訂目的が明確になり、優先順位付けが可能です。

定期的な見直しを行う

修正点や改善点が見つかったときだけでなく、定期的に内容の見直しをすることで陳腐化を防げます。「より便利な工具や設備があればそれを作業に反映させる」など、見直し周期を決めて定期的に確認するようにしましょう。

作業手順書の定期点検については、こちらの記事にまとめていますので参考にしてください。

▼関連記事▼
作業手順書の見直しタイミングは？改訂手順や見直さないリスクを解説

わかりやすい作業手順書を作るためのポイント

作業手順書に必要な項目や内容、書式について説明してきました。これで作業手順書は作成・運用できるようになりましたが、よりわかりやすい作業手順書にするためには何に気を付ければよいでしょうか。以下に、わかりやすくするためのコツを説明します。

以下の記事では、マニュアルをわかりやすく作成するためのコツが詳細に書かれています。併せてチェックすると、よりわかりやすい手順書を作成できるでしょう。

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【8つのコツ】マニュアル作成方法まとめ！無料ツールの紹介あり

 

現場目線／作業者目線で作成する

「作業手順書を使うのが誰か」を意識して作成しましょう。自分にとって見やすくても、過度に凝った図／写真／レイアウトは、かえって現場では使いにくいということがあります。

現場では、欲しい情報がすぐに手に入ることが重要です。使う側の立場に立って、レイアウト／説明に使う用語／文の長さなどを考慮して作成しましょう。

最初から完璧を求めない

時間をかけて完璧な作業手順書を作ったとしても、それが現場で守られなければ意味がありません。また、時間とともに状況が変化して、適切ではない作業手順になることがあります。

このような陳腐化を防ぐためにも、定期的な見直しは大前提です。そのため、作成に必要以上に時間をかけず、現場の声を聞きながら修正／改訂するつもりで作成しましょう。

記載内容は簡潔でわかりやすい言葉を用いる

ルール作りや工程設計するのは、現場の作業者ではなく、スタッフ部門の人である場合がほとんどだと思います。その場合、専門用語が難しかったり、説明が難解で現場では理解できないということになりがちです。

使う人がどのようなトレーニングを受けている人か、現場経験が短い新人への教育に使用するなどを考慮して、一般的な言葉で、わかりやすく説明するようにしましょう。

視覚的にもわかりやすいように工夫する

「百聞は一見にしかず」という言葉があるように、文字で説明するよりも、図や写真を見せればすぐにわかるということがあります。作業手順書ではなるべく、図／写真／表のためのスペースを確保すると良いでしょう。

手の位置や早さなど、動作にコツが必要な作業の場合、動画マニュアルが効果的です。最近は、製造規格類が紙から電子化されて、パソコンで開くことが多くなっています。動画マニュアルも広く使われるようになってきたので、1度検討してみると良いでしょう。動画マニュアルの効果や導入ガイドについては、以下の資料をご覧ください。

紙の作業手順書は限界？動画マニュアル「tebiki」のススメ

紙で作業手順書を整備している企業も多いかと思いますが、紙の場合は作成工数や保管場所など何かと課題が存在します。そこで、手順書整備には動画マニュアル作成ツール「tebiki」がおすすめ。ここでは、実際の導入事例をもとにtebikiの効果をご紹介します。

 

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

より多くの企業事例を読みたい方は、以下の資料をご覧ください。製造／農業／小売／営業／宿泊／食品／介護の7つの業界の事例を詳しく解説しています。

 

tebikiなら作業手順書の作成工数を削減できる

完成まで10工程程度で済むような現場であれば、紙の作業手順書でも保管にそれほど場所を取らないですし、定期メンテナンスも難しくありません。しかし、自動車の組み立て／建設現場／化学薬品製造など工程が100を超えるようになると、紙での管理には限界があります。

忙しくなると手順書の改訂や修正は後回しになり、教育がおろそかになります。その結果、作業ミスや事故の発生につながり、大きな損害を生むという負のスパイラルに陥ります。

tebikiが推奨する動画マニュアルであれば、このような現場の悩みを解決できます。児玉化学工業株式会社では、「紙の手順書は1/3に減り、多言語対応もできるので海外の作業者にもわかりやすい動画の作業手順が作成できる」ようになったという効果が出ています。児玉化学工業の詳しい導入事例は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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工場の作業手順や異常処置、安全指導を動画で作成。手順書作成の工数は紙の1/3に。自動翻訳で外国人教育にも活用

 

tebikiなら現場作業の標準化を実現できる

作業経験の長いベテラン従業員が持っているノウハウを、若手に伝えることは容易ではありません。情報を文字に起こして手順化しても、細かい手の動きや持ち方までは拾いきれないでしょう。

属人化した技術を言葉で伝承することは限界がありますが、動画であれば伝えられます。堺化学工業株式会社での導入事例では、工場新設の際の設備操作方法を教育することに活用して大きな成果を得ています。さらに、自動翻訳機能により海外の作業者にも標準作業を伝達できるようになりました。堺化学工業株式会社の詳しい導入事例は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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tebikiなら教育のバラつきを軽減できる

作業手順書は、正しい手順を作業者に教育するために作成されますが、それを説明する人によって教える内容に差が生じてしまうという課題があります。また、1度では覚えきれないので何回か再確認するのですが、その都度解釈が変わってしまったり、いろいろな人に質問しているうちにオリジナルの作業がわからなくなってしまうこともあり得ます。

このような欠点を克服できるのも、動画マニュアルのメリットです。株式会社テック長沢では、作業手順書に動画マニュアルのQRコードを記載し、該当作業を確認するときはタブレットで読み取って動画を見るようにしました。その結果、手軽に作業の再確認ができ、誰が見ても同じ説明を聞けるため、教育のバラつきをなくすことに成功。株式会社テック長沢の詳しい導入事例は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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tebikiなら教育コストの削減ができる

作業内容を作業手順書にまとめ、教育するためには、マンツーマン、あるいはグループ学習としても数人までが限界です。多くの人に教育を行き届けるためには、多くの時間が必要になります。これを解決するためにもtebikiの動画マニュアルは有効です。

サッポログループ物流株式会社では、動画マニュアルの導入によって教育に要する時間を7割も削減！ 30分程度で動画の作業手順を作成できるため、業務負荷を大きく減らすこともできました。サッポログループ物流株式会社の詳しい導入事例は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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まとめ

作業手順書の作り方やわかりやすく作成するポイントなどをご紹介しました。作業手順書は、生産性向上／安全対策を行ううえで重要な書類です。現場で活用される作業手順書を作れるように、本記事を参考にしてください。

しかし、作業手順書の作成は、事前準備や適切な作業順の検討、画像の手配など、多くの時間を要します。さらに、定期的な見直しが必要になり、管理に手間がかかるという側面も……。

tebikiの動画マニュアルなら、作成から管理が簡単になり、教育を受ける作業者も理解が容易で、標準作業が定着しやすくなります。「動画編集は難しそう」というイメージを持たれる方が多いですが、tebikiは簡単であることに重きを置いて開発されたため、誰でも編集が可能です。ぜひtebikiの動画マニュアルを導入して、一緒に生産性の向上を目指しましょう。

今すぐクラウド動画教育システムtebiki を使ってみたい方は、デモ・トライアル申し込みフォームからお試しください。