製造業のマニュアル、なに書けばいい？作成・運用の課題解決策も

製造業において、マニュアルは、製品の品質向上や従業員の安全確保のために重要な存在です。それだけにわかりやすく使いやすいマニュアルであることが求められますが、何をどのように書くとわかりやすくなるのでしょうか？

この記事では、製造業でマニュアルを作成する際に知っておきたい、作り方の基本やコツ、マニュアル作成 / 運用での課題やその解決方法について解説します。

わかりやすいマニュアルの作り方は、以下の「はじめてのマニュアル作成ガイド」でもご紹介しています。これまで何社ものマニュアル作成を支援してきたtebikiだからこそわかるノウハウを、資料でもぜひご覧ください。

作成前にチェック！製造業のマニュアルに記載すべき内容

製造過程でさまざまな人が関わり、扱いが難しい道具や機器を使うことがある製造業。このような特性があるからこそ、マニュアルには以下のような内容を記載すると良いでしょう。

• 業務の効率的な作業手順
• 機器や道具の扱い方
• 作業後の整理整頓方法
• 過去に発生したトラブルとその対処法
• 業務時に予想される危険とその対処方法
• 労働災害防止のための安全対策 など

そもそもマニュアルは、「作業に不慣れな人」や「作業方法を確認したい人」などが閲覧するものです。基本的な手順から高度な技術をともなう業務まで、網羅的に作成しましょう。そうすることで、新人従業員の早期戦力化 / 属人化の解消 / 現場全体のスキル向上などを実現できるでしょう。

具体的にどのように作成すれば良いかは、後述する『製造業向けマニュアルの作成のコツ＆ポイント』でご紹介します。

製造業におけるマニュアルの作り方

製造業向けのマニュアルを作成する際は、以下の7つのステップで進めていくのが良いでしょう。

1. マニュアル化する業務を洗い出す
2. フォーマットや作成ツールを決める
3. 作成者を決める
4. マニュアルの骨子を作成する
5. 内容を肉付けする
6. 社内で運用を開始する
7. 改善を重ねる

1つずつ詳しく解説します。

1.マニュアル化する業務を洗い出す

マニュアルを作成する目的に沿って、どの業務をマニュアル化するかを洗い出します。「新人の早期育成」といった目的があるとしたら、新人が担当する業務がマニュアル化対象となります。

業務の洗い出しを終えたら、どの業務のマニュアルから作成していくのかも決めると良いでしょう。優先順位を決めるためには、各業務の重要度 / 緊急度 / 影響度などを評価するとスムーズです。優先度が高い順にマニュアル化を進めるための計画を策定しましょう。

▼作成優先度が高いマニュアルの例▼

• 不良品の数が多い製品の製造手順
• 新人からの質問が多い作業手順
• 安全装置の使用方法 など

 

2.フォーマットや作成ツールを決める

どんな業務をマニュアル化するか / どのような形式で閲覧したいかによって、フォーマットやツールを決めます。

マニュアルと一口に言っても、「紙のマニュアル」「パソコンで閲覧できるWebマニュアル」「動画マニュアル」など形式はさまざま。フォーマットはマニュアルの見やすさに直結するため、自社に合うものを選びましょう。

製造業のマニュアル作成におすすめなのは？

製造業では、人の手先の動きや機械の動きなどが必要になる業務が多いです。そのため、視覚的にわかりやすい動画マニュアルがおすすめです。

製造業での動画マニュアル活用のメリットをより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。動画を取り入れた企業の事例つきで、動画の教育効果がわかりやすく紹介されています。

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【事例付】製造業における動画マニュアルの「メリット」とは？

3.マニュアル作成者を決める

マニュアル化する業務に関わる人なら、誰でもマニュアル作成が可能ですが、業務ノウハウをより理解している人が向いていると言えます。なぜなら、業務に詳しい人の方が、より詳細なコツや業務の背景などを踏まえた説明ができるため、わかりやすいマニュアルが作成できるでしょう。

「作成なんてめんどくさい」と嫌がる従業員への対応などを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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マニュアルは誰が作るのが正解？新人や派遣に依頼して良いのか

4.マニュアルの骨子を作成する

マニュアルのおおまかな組み立てを考え、骨子を作成します。骨子を考えるとき、基本的には要素を時系列順に並べると、作業時にわかりやすいマニュアルになるでしょう。

骨子は、抜け漏れのないマニュアルを効率的に作成するために重要です。

5.骨子を基に内容を肉付けする

作成した骨子に、詳しい内容を肉付けしていきます。わかりやすく作るためのコツについては、次章の『製造業向けマニュアルの作成のコツ＆ポイント』で解説します。

紙マニュアルの場合は、印刷 / ファイリングをした上で現場に配布しましょう。

6.社内で運用を開始する

マニュアルは、「作成し終えたらそれでおしまい」というわけではありません。必ず、従業員へマニュアルの存在を周知させて、活用を促しましょう。そうでなければ、いずれマニュアルが使われなくなってしまいかねません。

マニュアルを定着させるコツを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。形骸化しやすいマニュアルの共通点も解説しているため、作ったマニュアルは大丈夫かチェックしましょう。

▼関連記事▼
マニュアルの「定着」4STEP！効果的な周知方法とは？

7.改善を重ねる

マニュアルは、半年から1年に1度は定期的に見直しを行い、改善を重ねます。

改善するためには、現場で実際にマニュアルを使用している人の声を聞くことが重要です。「わかりにくい箇所はないか」「より効率化できる方法はないか」などのことをヒアリングして、マニュアルを育てていきましょう。

業務手順や原料、使用機械などの変更がある場合は、随時修正を行ってください。

製造業向けマニュアルの作成のコツ＆ポイント

製造業の方がマニュアルを作成する際に、見る人にわかりやすく作るコツを6つご紹介します。

わかりやすいマニュアル作成のポイントは、以下の記事でも詳しく解説しています。見やすくするための構成やレイアウトのコツなどもご紹介しているので、こちらも併せてご覧ください。

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【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？

危険事項など安全対策に関わるものは目立たせる

作業の手順や機械の操作などで、誤ると危険な事項については、目を引くよう目立たせます。

目立たせるためのポイントは、以下の通りです。

• 太字で強調する
• 文字を黄色や赤色などの目立つ色にする
• アテンションマークをつける

 

最初から作り込みすぎない

最初からマニュアルを完璧にしようとあれこれ作り込みすぎず、まずシンプルなマニュアルを作ることを目指しましょう。

マニュアルの作成者は業務に詳しく、初心者が迷うポイントを忘れている可能性があります。一度完成させた後に、初心者からヒアリングして改善を重ねると、効率的かつ初心者にわかりやすいマニュアルになります。

使う側の視点で内容や言葉を考える

マニュアルを使う業務初心者の視点で、内容や言葉選びをしましょう。

専門用語や難解な表現を避け、誰にでもわかりやすい言葉を使うことを意識してください。そうすることで、読者が内容をスムーズに理解し、正しく業務を実行できるようになります。

文字だけで説明しない

文書マニュアルでは、文字だけで説明してしまいがちですが、わかりやすくするために動画 / 写真 / 図などを使って説明しましょう。また、「少々」「パッと」などの抽象的な表現は避けて、数値化できる情報は、できる限り数字を入れるとよいでしょう。

5W1Hで内容を整理する

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ？（Why）
• どのように（How）

これを意識して内容を整理すると、情報の抜け漏れがなく、わかりやすいマニュアルにできます。

テンプレートを活用する

テンプレートを活用することで、デザインに迷うことなく統一感のあるマニュアルを効率的に作成できます。

しかし、テンプレートに依存しすぎると、特定の状況やニーズに対応できなくなる可能性があります。テンプレート活用の際は、マニュアル化する業務に合うようにカスタマイズしましょう。

テンプレートを活用してマニュアル作成したい方は、次章『【無料DL】製造業で使えるマニュアルテンプレート』でご紹介するテンプレートをぜひご活用ください。

【無料DL】製造業で使えるマニュアルテンプレート

製造現場で作業者に正しい作業手順をわかりやすく教えるための、マニュアルテンプレートをエクセル版 / ワード版でご用意しました。tebikiのメルマガにご登録いただければ、無料でダウンロードできるのでぜひご活用ください。

 

▼テンプレートDLフォーム▼

製造業におけるマニュアル作成の「よくある課題」とは

製造業においてマニュアルは欠かせない存在であるものの、さまざまな課題があり、「マニュアル作成が難しい」「作成後の運用が難しい」といった声を耳にします。ここでは、製造業ならではの課題を3つご紹介します。

文書マニュアルでは「動き」を伝えられない

文書マニュアルでは、人の動作や機械の操作など「動き」を伝えづらく、言葉や写真で説明しても、人によって受け止め方が異なる場合も……。特に製造業では、作業中の音 / 色の変化 / 液体や固体の状態 / 人の所作 / 機械の操作 / 画面の遷移など、言葉で表現しきれない要素が多く、文書マニュアルだけでは不十分なケースがあります。

その結果、次第にマニュアルが見られなくなり、形骸化してしまうことがあるのです。そうすると、作業手順がさらにバラついてしまい、製品の品質低下を招いてしまう可能性も考えられます。

マニュアルを作る時間がない

特に、中小企業や忙しい生産現場では、日常業務や緊急の対応に追われ、マニュアル作成に十分な時間を割くことが難しい場合があります。

効率的にマニュアルを作成するためには、ツールの導入がおすすめです。マニュアル作成ツールやツールの選び方を知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も

外国人の従業員向けに、マニュアルを翻訳するのに時間がかかる

製造業では、外国人の従業員が多く働いています。日本語を母国語としない従業員のためには、それぞれの言語に合わせた翻訳が欠かせません。もし多国籍のスタッフがいる場合は、さらに翻訳が必要に……。

日常会話ではなく仕事の現場であり、一つひとつの工程を理解してもらうためには正確な翻訳が必要です。その結果、翻訳作業にかなりの時間を要してしまいます。

マニュアルの翻訳方法やコツは、以下の記事で詳しく解説しています。外国人従業員を抱えている製造業の方は、こちらも併せてご覧ください。

▼関連記事▼
【マニュアル翻訳】自分でやる？会社に依頼？コツや料金相場を解説

製造業の課題解決には「動画マニュアル作成ツールtebiki」がおすすめ

『文書マニュアルでは「動き」を伝えられない』の章でもご紹介した通り、製造業のような「動きが多い業務」中心の場合、動画マニュアルの活用が有効です。しかし、動画作成はスキルがないと難しいと、諦めてしまう方も少なくないでしょう。

しかし、動画マニュアル作成ツールtebikiなら、誰でも動画マニュアルの作成が簡単に行えます。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

ここでは、製造業のマニュアルの課題を解決できる「tebikiのメリット」を3つご紹介します。

かんたんに動画を編集できる

「動画編集の経験もなくパソコンも苦手」と話す人も、tebikiだと直感的に操作できるほど、誰でもかんたんに動画を編集できるよう開発されています。また、tebikiでは、動画編集の作成工数を削減するために、音声認識による自動字幕生成機能も搭載されており、効率的な動画マニュアル整備を実現できます。

紙マニュアルの作成と比べて作成時間を75％も削減できたケースがあるほど、忙しい製造業においても効率的にマニュアルを整備できます。

100カ国以上の言語への自動翻訳機能あり

tebikiの動画マニュアル / 文書マニュアルは、ボタン1つで自動翻訳できます。

つまり、マニュアルの外国語への翻訳作業はゼロとなり、課題である「外国人の従業員向けに、マニュアルを翻訳するのが手間になる」点をクリア！ 作成したばかりの動画マニュアルを、海外拠点の外国人スタッフがリアルタイムに閲覧することももちろん可能です。

教育管理体制が整っている

tebikiには、現場教育を効果的に行う以下のような機能も揃っています。

• 誰が何時間動画を視聴したか、学習進捗を管理する「レポート機能」
• 動画内容をミニテスト化し、習熟度をチェックする「テスト機能」
• 特定のユーザーにマニュアルの閲覧を指示する「タスク機能」
• 従業員のスキルを評価 / 可視化できる「スキル機能」 など

このような機能により、マニュアルを作った後の現場もフォローできます。

tebikiの機能や効果をより詳しく知りたい方は、以下の「3分でわかるtebiki」をご覧ください。

事例からわかるtebiki導入のメリットと効果

さまざまな製造業の企業において、tebikiの導入が広がっています。tebikiを導入した製造業3社の事例をご紹介しますので、どのようなメリットや効果が得られたのかぜひご覧ください。

製造業以外にも、さまざまな業界の事例を知りたい方は以下の導入事例集もご覧ください。

 

手順書の作成工数が紙の1/3まで削減：児玉化学工業株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画:児玉化学工業株式会社▼

 

合成樹脂加工や産業機器の製造などを行う児玉化学工業株式会社。事業を支えるのはたくさんのマニュアルと、さまざまな母国語を持つ外国人を含む優秀な従業員の方々ですが、マニュアルの保管場所がわからず、人によっては手書きの自分用マニュアルを作ることも。文書のマニュアルでは、人の動きやコツを伝えられず、製品不良が発生する状態に。

複数の動画サービスを調べる中で、編集がかんたんなtebikiを導入しました。作成の工数は紙マニュアルの1/3ほどへ激減。tebikiの動画は学ぶ側にもわかりやすく、外国語にも自動翻訳されるのがメリット。スペイン語、ポルトガル語、中国語、ベトナム語などの言語が飛び交い、ほぼ日本語がわからない人もいる現場で、現場で外国人従業員へ作業のポイントを伝えやすくなりました。

「tebikiはクラウド型である点が良く、スマホのアプリのように継続的に機能が改善されます」と語る児玉化学工業株式会社の現場の皆さんへのインタビューは、こちらの記事もご参照ください。

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製造業の動画マニュアル導入事例 | 工場の作業手順や異常処置、安全指導を動画で作成。手順書作成の工数は紙の1/3に。自動翻訳で外国人教育にも活用

自動翻訳機能により、外国語翻訳の手間がゼロに：新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画:新日本工機株式会社▼

 

工作機械の製造販売で成長し続けている新日本工機株式会社。『標準化プロジェクト』を立ち上げ、マニュアルの整備に挑むも、紙マニュアル活用の限界に直面。また、海外7カ国に拠点があり、マニュアルを各国へ展開するための翻訳に膨大な時間を要することも課題でした。

複数の動画マニュアルサービスを比較し、かんたんに動画マニュアル作成できたtebikiを導入。簡単ゆえに、導入から1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成できました。また、字幕の自動翻訳機能により、翻訳作業をしなくても海外拠点スタッフへ母国語で教育できる点も魅力に感じていただいています。

ベテラン従業員に依存していた工程もtebikiで可視化でき、技術伝承を進められるように。tebikiで標準化された作業を正確かつわかりやすく伝えることで、作業品質も安定しています。

新日本工機株式会社の詳しいインタビュー内容は次の記事をご覧ください。

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人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現

紙では伝えにくい内容も、動画でわかりやすく標準化：サラヤ株式会社

消毒剤のトップシェアを誇るサラヤ株式会社。世界の人々の健康づくりに貢献するには、製品品質が重要であり、品質維持・向上のため従来から標準作業手順書の整備とその浸透に力を入れていました。ただ、今までの紙マニュアルは作業工程の細かなニュアンスが伝わらず、作業者によってバラつきが発生していました。

そこで、クラウド型ですぐに始められる /  アップロードしたらすぐに編集できる手軽さなどをメリットに感じて、tebikiを導入。機器が出す音や動き、見え方などの紙では伝えるのが難しい要素を、tebikiでそのまま伝えられるように。その日の温度や湿度に左右される感覚的な部分も、ノウハウ伝承ができるようになりました。

「海外工場でも動画の再生レスポンスがスムーズで、字幕が現地語に翻訳される」と語るサラヤ株式会社の詳しいインタビュー内容は次の記事でご覧ください。

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医薬品メーカーの動画マニュアル導入事例 | 消毒剤のトップシェアメーカーでSOPを動画で作成。動画標準で力量の均一化、安全性の向上、品質の向上を実現

作成の見本に！現場でリアルに使われている動画を紹介

前述した『事例からわかるtebiki導入のメリットと効果』でご紹介した、新日本工機株式会社で実際に活用されている動画をご紹介します。

▼新日本工機株式会社で使われている動画マニュアル▼
（音量にご注意ください）

 

この動画は、ジョイントの交換によるシールテープの巻き方を撮影したものです。このように文章だけでは表現しにくい動きを動画で示すだけで、初めて作業する人でもわかりやすいでしょう。

他にもtebikiを使って作成した動画マニュアルを見たい方は、以下の記事も併せてご覧ください。製造業以外にも、デスクワーク領域での動画活用方法も参考にしていただけます。

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【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

そもそも、製造業でマニュアルを作成すべき理由と目的とは？

そもそも製造業でのマニュアル作成の理由や重要性とは、どのようなものなのでしょうか？以下で解説します。

「マニュアルは必要ない」と言われる理由や、マニュアル作成の意味をより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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【事例あり】マニュアル作成の3つの意味。「必要ない」は本当？

労働災害やトラブルを未然に防ぐため

製造業の業務では、手順を誤ると人体への影響があるほど危険な作業があります。何をすると危険なのかをマニュアルによって伝え、作業に関わる人すべてに周知することで、事故やトラブルを未然に防ぐことができます。

品質を維持するため

製造業では、品質の維持は重要なポイントです。製造する場所の気候や従業員の作業1つで品質が左右されることがあるため、どんな状況でどのような手順で作業するかをマニュアルによって伝えることで、製品の品質を維持し、ひいては社会からの製品への信頼を得ることにつながります。

生産性を向上させるため

マニュアル作成 / 整備によって、作業手順を標準化でき、作業ミスや不良品の発生が減少します。その結果、生産性の向上につながると考えられます。生産性向上により、同じリソースでより多くの製品を製造できるため、売上と利益が増加します。

ノウハウやナレッジを蓄積して属人化を防ぐため

製造業では、材料の状態や機械の操作など、言語化しにくいノウハウが多く存在します。こういったノウハウを職場で共有しないと、特定の従業員しかできない技術となり業務が属人化してしまいます。最終的には、その従業員が退職するとノウハウが企業に残らなくなるおそれも……。マニュアルに記載することで共有でき、属人化を防ぎ、かつ企業にナレッジとして蓄積していくことができます。

まとめ

製造業でのマニュアルの作り方やコツ、マニュアル作成における課題やその解決方法について解説しました。

製造業で大切な「安全規定の遵守」「品質維持」「生産性の向上」を実現するためには従業員の教育は重要なテーマであり、特に製造業の言語化しにくい「動き」のノウハウを伝えるには動画マニュアルの活用が適していると言えます。

製造業に適した動画マニュアル作成ツールとして、動画マニュアルtebikiをご紹介しました。tebikiなら、製造業のマニュアルにおける課題を一つひとつクリアできます。ぜひご紹介した動画サンプルをご覧いただき、動画でのマニュアル作成をご検討ください。

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