マニュアルは誰が作るのが正解？新人や派遣に依頼して良いのか

社内でマニュアルを整備するとき、「誰が作るのが良いのか」「誰の仕事なのか」という疑問が浮かぶことがあるでしょう。教育や業務のためのマニュアル作成を外部に委託してしまうと、その後に更新ができずに形骸化する恐れがあるため、基本的には社内で作るのが望ましいです。

本記事では、社内マニュアルは誰が作るべきかご紹介します。マニュアル作成に向いている人／マニュアルを作れない人の特徴も解説するので、誰に任せれば良いかわからないときの参考にしてください。「新人や派遣社員にマニュアルを作らせるのは良い？」といった疑問にもお答えします。

また、簡単にわかりやすいマニュアルを作成したいのであれば「動画マニュアル」がおすすめです。動画マニュアルのメリットや導入方法を知りたい方は、以下の資料をチェックしてください。

マニュアルは誰が作るべき？

マニュアルを整備することで、業務効率化ができたり新人の教育工数を削減できたりする効果が期待できます。逆を言えば、マニュアルがない企業だと正しい業務ルールが守られず、生産性の低下を招く恐れも……。ここでは、本記事の本題である「マニュアルは誰が作るべき」なのかについて解説します。

マニュアルを作成する意味やメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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マニュアルの意味とは？わかりやすく作るコツと流れを解説

そもそも、マニュアル作成は誰の仕事？

マニュアル作成は、社内全員の仕事であると考えます。

社内でマニュアルが整備されていないと、仕事を進められない／効率化できないなどのデメリットが生じます。また、幅広い業務をカバーできるマニュアルを1人で作るのは難しいです。そのため、「特定の誰かの仕事」ではなく「全員で作り上げる」のが良いでしょう。

とはいえ、最初から「作成担当者を決めずに全員で作る」のは上手くいかないことが多いです。次にその理由を解説します。

誰が作るか決めずに進めない方が良い理由

マニュアル作成を「みんなで頑張る」と、責任と権限の所在が曖昧になり、作成が上手く進まないことが多いです。

また、複数の部門が横断的にマニュアル作成を開始するのもおすすめできません。誰がプロジェクトリーダーかが曖昧になってしまうためです。新しい取り組みを始める際は単独の部門で進めて、段取りを掴めてから他部門に横展開した方が、結果的に早く進められるでしょう。

マニュアル作成は責任者を立てて進めるべし

マニュアル作成を始める際は、責任者を立てて、その責任者から作り始めると良いでしょう。「① 責任者が1人で作る → ② 2～3名のチームで作る → ③ チーム全員で作る」の順番で作成するのがおすすめです。

責任者から作り始めた方が良い理由としては、以下の通りです。

• 「本気でやる」という姿勢をチームに見せるため
• みんなが作りやすいサンプルを作るため
• こんなものでいいんだ、とチームにわかってもらうため

この中で、「こんなものでいいんだ、とチームにわかってもらうため」という点が、1番大事です。

多くの人は、「マニュアルは完璧じゃないといけない。だから作成工数がかかる」と思っています。ところが実際は、簡単に早く作って早く公開する方が、結果的に良いものが作れることが多いです。この思い込みはかなり強固で、最初にその思い込みを外す努力をしないと上手くいきません。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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マニュアル作成のコツ：最初から完璧を目指してはいけない6つの理由

マニュアル作成の責任者に向いている人

マニュアル作成の責任者には、以下の条件を満たす人が向いています。

• 業務ノウハウを理解している
• 教育が主要業務の1つ
• 新しい取り組みが好き

とはいえ、「責任者なんてめんどくさい」と嫌がる人も少なくないでしょう。そのため、マニュアル作成と社内評価と連動させる／取り組み状況を社内周知させるなどを行うことをおすすめします。そうすることで、仕事の1つとして真摯に取り組んでもらえるでしょう。

マニュアル作成において大事なのは、やる気です。そのため、マニュアルを作りたがる人に責任者を任せても良いでしょう。

 マニュアル作りは大変！ならば「動画」を活用しよう

マニュアルはあらゆる業務の地図となるため、読み手にとってわかりやすいものにしなくてはいけません。しかし、わかりやすいマニュアルを作るのは意外と大変……。そこで、作成工数を減らしながらわかりやすいマニュアル作りに活用いただきたいのが「動画」です。ここでは、動画の活用をおすすめする理由をご紹介します。

動画マニュアルのメリットをより詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてください。

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動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果

仕事の様子を撮影するだけでOK

文書ベースでわかりやすくマニュアルを作ろうとする場合は、説明文と工程ごとの複数の写真を用意しなくてはいけません。しかし、動画マニュアルならば、いつもの仕事の様子を撮影するだけでマニュアルの材料が揃うので、効率的に多くのマニュアルを整備できます。

撮影と言っても難しく考えないでOK！ お手持ちのスマートフォンで撮影してみましょう。スマートフォンを使った撮影のコツを詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてください。

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動画マニュアルの作り方：スマホ撮影の5つのコツ 

教育内容のバラつきを防ぎながら、わかりやすく伝えられる

マニュアルを用いながらOJTで教育をすると、指導者によって教育内容がバラついてしまうことがあります。その結果、作業の標準化ができず、生産性の低下を招くこともあるでしょう。しかし、動画マニュアルを活用すれば、教育内容の画一化が実現します。

また、よくある文字が多いマニュアルだと、文章読解能力や使用言語によって、理解度に差が生じてしまいます。動画の場合は、「動きを見て学習できる」ため、そういったリスクを防ぐことにもつながります。

繰り返し学習を行いやすい

動画マニュアルのメリットの1つとして、「いつでもどこでも動画を視聴できる」ということが挙げられます。

OJTを中心とした教育の場合、「先輩が忙しそうだから、以前習った手順を聞きづらい」「1回じゃ覚えきれなかった」ということが多々起こります。しかし、動画であれば、自分のペースで何度でも復習できるため、早期に独り立ちさせることもできるでしょう。

動画マニュアルを簡単に作るなら「tebiki」がおすすめ

動画マニュアルの有効性はお伝えしましたが、「動画を作るのが難しそう」と作成をためらわれる人も少なくないでしょう。動画マニュアル作成ツールtebikiであれば、誰でも簡単に動画マニュアルを作成から運用が可能です。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

スキルがなくても簡単に編集

tebikiは、簡単に操作ができることを重視して開発されたツールです。パソコンや動画編集の知識がなくても、感覚的に操作できます。ツールのデザインはとてもシンプルで使いやすい！ 現場教育に必要な機能をぎゅっと搭載しているため、tebikiがあれば効率的にマニュアル整備できます。

図形テンプレートの活用でよりわかりやすく伝えられる

編集時には図形テンプレートとして、以下が用意してあります。

• マル
• バツ
• ポイントマーク
• チェックマーク
• 警告マーク
• 矢印 など

強調したい箇所を簡単に目立たせられ、よりわかりやすい動画マニュアルに仕上げられます。

以下の動画は、tebikiで作った実際に企業で活用されている動画マニュアルです。このように、図形のテンプレートを活用しながら一時停止をして強調させると、印象に残りやすい動画マニュアルが完成します。

▼実際に企業で使われている動画サンプル▼
（音量にご注意ください）

 

より多くの動画マニュアルのサンプルが見たい方は、以下の記事もご覧ください。

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【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

文書マニュアルの作成も可能

動画マニュアル以外にも、文書マニュアルの作成が可能です。もちろん画像の追加もできるため、動画でない方がわかりやすいマニュアル作成にも対応できます。

Word／Excel／PDFファイルのアップロードもできるため、すでに社内でマニュアル整備が始まっている場合でも、tebikiへ移行させやすいです。

閲覧状況の把握により教育管理ができる

tebikiは単なる動画作成ツールではなく、教育管理もできるツールとなっています。具体的には、以下の項目などがtebikiで確認できます。

• マニュアルの総視聴時間
• できるようになったマニュアルの数
• マニュアルごとのアクセスランキング
• ユーザーごとのアクセスランキング など

閲覧状況を把握することで、「誰がどのくらい学習しているか」が一目瞭然。また、よく見られているマニュアルがわかることで、現場で必要とされているマニュアルを確認することができ、これからのマニュアル整備にも役立つでしょう。

作成者／更新者も確認できる

tebikiでは、誰がマニュアルを作成したのか／更新したのかを確認できます。これによって、マニュアルを多く作成した社員を評価しやすくなりますね。

また、更新履歴は自動で残る仕様になっているので、「マニュアルを改訂したけど、1つ前のやり方に戻したい」という場合もボタン1つで復元可能です。

動画マニュアルtebikiを活用して業務改善に成功している事例

tebikiの活用により、抱えていた課題を解決し業務改善を実現した企業事例を3選ご紹介します。より多くの企業事例と効果を知りたい方は、以下の動画マニュアル事例を1冊に凝縮したガイドブックをご覧ください。

株式会社GEEKLY

株式会社GEEKLYは、IT業界に特化した人材紹介事業を行っている企業です。求職者へ最適なマッチングを行うべく、tebikiを活用して新人教育／営業ノウハウ／システム操作／管理業務など様々な業務をマニュアル化しています。

もともと従来のOJT教育に、課題を感じていました。そこでtebikiを導入し、OJTの7割近くをtebikiに置き換えることでトレーナーの教育工数を約7割削減させることに成功。必要に応じてロープレを挟みながら、教育研修を進めているそうです。

より詳しい株式会社GEEKLYの導入事例は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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サッポログループ物流株式会社

サッポロビール株式会社などの商品の安定的な輸配送を事業の主軸としているサッポログループ物流株式会社。生産性を向上させるために、業務ノウハウを可視化／蓄積／社内共有を実行。tebikiはその体制を裏側で支えるために活用してくださっています。

以前より「動画で社員教育をやりたい」と考えており、シンプルな操作性が現場社員にハマっていくイメージがあったtebikiを導入。わかりやすい導入効果で言うと、マニュアル作成工数が以前の約3割までに削減。マニュアル作成の工数とOJT時間の削減による教育のコスト削減を金額で換算すると、月額30万円削減できていることになり、費用対効果の高さを感じていただいています。

サッポログループ物流株式会社の事例をもっと読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。動画マニュアルを社内に浸透させるコツなどもお話しいただいています。

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大同工業株式会社

大同工業株式会社は、1933年に自転車チェーンの製造会社として創業。現在では、オートバイ／自動車／産業機械などといった領域へ事業を展開し、海外11カ国に拠点を持つグローバル企業へと発展しています。

これまで文書マニュアルを中心に作成と改定を繰り返してきましたが、膨大な工数がかかっていたそう。そこで、tebikiを導入したところ、今まで2時間以上かかっていたものが、1時間以下でできるようになりました。メンバー全員でマニュアル整備をしたことで、部内全体で標準化を行えて、ヒヤリハットやエラーも削減できたと実感しています。

大同工業株式会社のより詳しい導入効果は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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新人や派遣社員にマニュアルを作らせるのは良い？

基本的にマニュアルは、対象業務を理解している社員が作った方が良いです。しかし、あえて新人社員や派遣社員にマニュアルを作らせるのも、教育手段の1つと言えるでしょう。

とはいえ、デメリットも存在します。新人や派遣社員にマニュアルを作らせるメリットとデメリットを比較して、社内で誰が作るべきなのかケースバイケースで決めると良いかもしれません。

▼新人や派遣社員にマニュアルを作らせるメリットとデメリット▼

メリット	デメリット
・新人ならではの視点で作成できる ・専門用語や難しい言葉が少ないマニュアルができる ・新人や派遣社員は業務を覚えることにつながる	・作成のために業務のレクチャーが必要 ・マニュアルの正誤の確認作業が必要 ・粒度の高いマニュアルは作れない ・熟練者よりも作成工数がかかる

マニュアルを作れない人の特徴

マニュアル作成は何度か重ねるうちに上達していくものです。そのため、最初は誰もが上手くはいかない可能性がありますが、そもそもマニュアル作成にあまり向いていない人もいます。特徴としては、以下の通りです。

• 社員教育へのモチベーションややる気がない
• 情報の整理が苦手
• 技術的なスキルが不足している
• 読み手への配慮が不足している

もちろん上記の人がマニュアルを作れないというわけではありません。作成のちょっとしたコツを掴めば、誰でもわかりやすいマニュアルを作れるようになります。マニュアル作成のコツを詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてください。

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マニュアルの基本的な作成手順

マニュアル作成の基本的な作成手順は以下の通りです。

1. 目的を明確にする
2. 利用ツール／作成フォーマットを決める
3. 作成担当者を決める
4. 作成スケジュールを計画する
5. マニュアルの骨子を作成する
6. 骨子をもとに内容を肉付けする

もっと詳しく作成手順を知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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まとめ

マニュアルは「誰が作るべき」と1人に作成を任せず、チーム全員でわかりやすいマニュアルを作り上げましょう。そのためにも、推進力のある責任者を立てて、進行していくのがおすすめです。

マニュアル作成は地味な作業に見えて、奥深いもの。さらに、社内で運用できれば大きな嬉しい効果を生み出すものです。チームでコツコツと作成を続けて、業務改善に役立ててください。

現場教育システム「tebiki」では、簡単にわかりやすい動画マニュアルの作成が可能です。動画での教育に少しでもご興味があれば以下のバナーをクリックして、tebikiについてご覧ください。

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