業務マニュアル作成の最初の手順：「誰が作るか」を決める

弊社が提供している現場向け動画教育システム tebiki は、変わり続ける現場の状況にあわせて、「現場が自分たちでマニュアルを作る」ことができるシステムです。

教育／業務マニュアル作りを外部に委託してしまうと、結局そのあと編集できずに埋もれてしまうので、最初から自分たちで作成して頂きます。この際、必ず議題に上がるのが「誰が作るか」です。この記事では、その「誰」の決め方について解説します。

最初から「みんなで頑張る」はうまくいかない

幅広い業務をカバーする教育／業務マニュアルを一人では作れないので、みんなで作るのが正しいですが、最初から「みんなで頑張る」でうまくいかない職場をたくさん見てきました。

「みんなで頑張る」は、責任と権限の所在が曖昧で、なんとなくお互いを見合っている間に熱が冷めてしまいますので、この順番で進めることが理想です。

① 責任者が一人で作る

② 2-3名のチームで作る

③ みんなで作る

尚、同じ理由で、複数の部門で開始するのもあまりオススメできません。誰がプロジェクトリーダーかが曖昧になってしまので、新しい取り組みをはじめる際は単独の部門で進めて、段取りが掴めてから他部門に横展開した方が、結果的に早く進めることができます。

はじめは責任者が自分で作るのが良い理由

• 本気でやるぞ、という姿勢をチームに見せる。
• みんなが作りやすいサンプルを作る。
• こんなものでいいんだ、とみんなにわかってもらう

という理由になります。この中で、「こんなものでいいんだ、とみんなにわかってもらう」という点が、実は一番大事です。

多くの人は、「マニュアルは完璧じゃないといけないから、作るのにすごい時間がかかる」と思っていて、実際にものすごく時間をかけて作ってしまいます。ところが実際は、かんたんに早く作って早く公開する方が、結果的に良いものが作れます。

この思い込みはかなり強固で、最初に意識してその思い込みを外す努力をしないとうまくいきません。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

参考記事:

マニュアル作成のコツ：最初から完璧を目指してはいけない6つの理由  

「この程度で良いんだ」とメンバーに実感してもらう

責任者がささっと簡単に作ったものを見せることで、メンバーが「この程度で良いんだ」とはじめて実感できます。外部の人ではなく、現場の責任者が作ることでリアリティがすごく出ます。

もちろん内容次第ですが、作成時間の目安はこのぐらいにお考えください。

• 文書マニュアル：1ファイル → 作成時間15分
• 動画マニュアル：長さ2分 → 作成時間30分 (撮影編集を含む)

もちろん時間をかけるべき種類のものもありますので、多くのものはささっと作って、その分、一部の重要なものに時間をかける、というメリハリが大事ですね。

参考記事:

マニュアル作りにメリハリを：時間をかけるかは「相手に伝わるか」で判断

マニュアル作成の責任者に向いている人

• 現場ノウハウを理解している
• 教育が主要業務のひとつ
• 新しい取り組みが好き

弊社が提供している動画マニュアルツールの tebiki の場合は、操作がかんたんということもあり、いわゆるITリテラシーは重要ではありません。やる気の方が10倍大事です。

「みんなで作る」の前準備

実際にマニュアルを使ってもらうのはもちろんですが、まずは、マニュアル内で使う写真や動画などで、モデルとして登場してもらうことをオススメしています。
「XXさん頑張ってるなー」 だと他人ごとですが、マニュアルに自分が登場することで、作成者の意図や作成の段取りを理解できますし、なにより自分ごとになります。
この段階で、「私も作りたい」と自分から言ってもらえると最高です。

かんたんに動画マニュアルを作成／共有できるtebiki

閲覧者／編集者／拠点が複数の場合は特に、いわゆるクラウドシステムを使わないと非常に効率が悪いです。作成と編集そのものが属人化してしまうので、主担当者が退職／異動してしまうとうまくいきません。また、共有フォルダに置くだけだと同期がうまくとれないことが多いです。弊社が提供しているクラウド型現場向け動画教育システム tebiki は、現場で使える動画をだれでもかんたんに作成／共有できるようにしたシステムです。

ご興味あれば、ぜひこちらのサービス紹介をご覧ください！