作業手順書を守らせる5つのポイント！守らない理由から考える対処法

作業手順書に沿って作業を正確に行うことは、製品の品質維持だけでなく、時には従業員の安全にも影響します。にも関わらず、作業手順書をよく読まない従業員や内容をきちんと守らない従業員がいて、お悩みではありませんか？

この記事では、作業手順書を守らない理由や、守ってもらうためにできることを詳しく解説します。従業員が「作業手順を守らない」「作業手順書があるのに見ていない」とお悩みの方に参考にしていただければ幸いです。

現場で使われる作業手順書の作り方は、以下の資料でも詳しく解説しています。正しい手順を守って、品質を担保するために、ぜひご覧ください。

 

作業手順書を守らない7つの理由

従業員は、なぜ作業手順書の内容を守らないで作業を行ってしまうのでしょうか。考えられる理由を7つご紹介します。

• 作業手順を理解していない、納得していない
• 作業が複雑で負担が大きい
• 作業手順書がわかりづらく実用的ではない
• 現場監督者が日常的に監視していない
• 現場の雰囲気が緩くなっている
• 従業員の能力に適した業務を割り当てていない
• 従業員の怠慢や手抜き

 

作業手順を理解していない、納得していない

従業員があまり手順やルールを理解していなかったり、わかっていても納得していないため実践していなかったりする、という理由です。

あやふやな点があるのに、疑問を解消せずに仕事を続けてしまうケースや、OJT指導を受けたときの先輩の説明が不十分で手順の必要性に納得していないケースなどがあります。

作業が複雑で負担が大きい

現場の作業が複雑で、従業員にとって負担が大きくなっている、という理由です。

細心の注意を払いながら遂行しなくてはならない作業を少ない人数で担っているなどすると、従業員は手一杯で、作業手順書通りにはできない状況に陥ってしまいます。

作業手順書がわかりづらく実用的ではない

わかりづらい作業手順書の共通点として、以下が挙げられます。

• 表現がわかりづらい
• 内容が古いままで改訂されておらず過不足がある
• 新人向けに易しいレベルになっていない など

これらは作業手順書がそもそも不適切である、といった状況です。そんな状況では「作業手順書を守ってきちんと行おう」という気持ちは起こらないでしょう。

次の記事では、作業手順書をわかりやすく作るための作り方やコツをご紹介していますのでぜひご覧ください。無料でダウンロードできる作業手順書のテンプレートもご用意しています。

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「作業手順書の正しい作り方」とは？テンプレートや作成例も紹介

現場監督者が日常的に監視していない

従業員の様子を確認するための監督者が、役割をきちんと果たしていない、という理由です。

監督者が、従業員の仕事ぶりを確認する役割以外の業務に追われていたり、従業員を信頼しきっていて作業チェックが甘くなっていたりすると、従業員は間違ったやり方をしていてもそれに気づかず、作業手順書通りであるかを振り返ることはなくなってしまうでしょう。

現場の雰囲気が緩くなっている

現場で働く従業員の雰囲気が緩くなり、作業手順書通りに緊張感を持って取り組もうという空気がない、という理由です。

私語をしながら作業をしていたり、真面目にやろうとしている従業員に「それは確認しなくても問題が起こったことはないよ」などと言い足を引っ張ったりするケースが考えられます。これをいさめる監督者もおらず、ルール違反やミスに対してペナルティなどもないといった状況でしょう。

従業員の能力に適した業務を割り当てていない

従業員はそれぞれ能力が異なりますが、その人に適した業務を割り当てていない際も手順書が守られにくくなります。

たとえば「高い集中力があるがマルチタスクを並行してこなすのは不得意」など、人には向き不向きや得意不得意があります。能力に適した業務を割り当てていないと、手順通りに遂行することへの意識が向きにくくなるでしょう。

従業員の怠慢や手抜き

やるべき手順や守るべきルールがわかっているにも関わらず、「面倒」「ルールを守らなくても事故は起こらない」などと軽く考えて怠ってしまいます。仕事にきちんと取り組もうという姿勢がないといった、従業員の資質の問題と言えるでしょう。

作業手順や現場ルールを順守させる5つのポイント

作業手順書を守ってもらうためには、以下のポイントを実践しましょう。

• 作業手順や負担が適切であるか観察する
• 現場で活用される作業手順書へ更新する
• 作業手順やルールの目的を理解させる
• 納得するまで繰り返し周知する
• 守っている従業員を評価する

正しい手順やルールを守ることで、品質向上や労働災害リスクの減少につながります。守られていないという状況がわかったらすぐに対処を行いましょう。

作業手順や負担が適切であるか観察する

作業手順や従業員への負担が、適切なものになっているかを観察しましょう。具体的には、以下の視点で見直してみるとよいでしょう。

• 不要な手順はないか？
• 複数の作業を1つにまとめられないか？
• 手順の順番は妥当か？
• 工程が多すぎないか？
• 作業は今いる人数で担えるものか？

現場のルールについては、ルールの目的があいまいなものがないか、ルール同士が矛盾しないかなどを確認し、必要最低限にすると「守ろう」という気持ちがわいてくるはずです。

現場で活用される作業手順書へ更新する

現場で活用したくなるような作業手順書へ作り変えましょう。

たとえば、手順を短く箇条書きにする、流れを図にするなど、やるべきこと・守るべきことが一目でわかるような作業手順書であれば、手元に置いて読みたくなります。

そもそも作業手順書は、本来定期的に見直されるべきものです。どんなタイミングで見直すとよいのかなどは、次の記事でご確認ください。

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作業手順書の見直しタイミングは？改訂手順や見直さないリスクを解説

作業手順やルールの目的を理解させる

作業手順やルールの目的について、現場の監督者が「作業手順書を見せながら説明し、理解させる」よう努めましょう。

手順やルールを理解したとしても、その目的が何なのかを理解しないと、ルールを守る気持ちが起こりません。

監督者は、自ら手順やルールを守り実行している姿を見せることも大切です。誰も見ていないところでも指差し呼称をするなど、手順を守っているところを従業員が見かけると「ベテランの人でもちゃんとやっている」と気づき、重要性を再認識するでしょう。

納得するまで繰り返し周知する

現場の監督者は、従業員が納得するまで繰り返し手順やルールを周知するようにしましょう。

従業員は、1度は手順の目的を理解したつもりでも、作業しているうちに別の疑問がわいて「やっぱり手順を省略しても問題ないのではないか」と自己判断してしまう、といったケースもあります。そのような従業員を見かけたら、監督者は「なぜ手順を守っていないのか」と理由を聞き出し、従業員が納得するまで説明しましょう。

守っている従業員を評価する

守らない場合のペナルティと同時に、守ると評価を得られる体制を作ることで、従業員に作業手順書を都度確認する癖をつけ、手順書通りに遂行するモチベーションを持たせることができます。

具体的には、以下のような評価制度を作ると良いでしょう。

• 人事評価項目に「ルールの順守」を設定する
• 順守できている従業員を、朝礼などで表彰する など

手順やルールの順守意識を高めるには、手順書の動画化が有効

作業手順書の内容を順守する意識を高めてもらうには、「作業手順書の動画化」がおすすめです。動画は以下のような特徴があるため、わかりやすい作業手順書を作成するのに最適と言えます。

• 聴覚情報も届けられるため、記憶に残りやすい
• 文章を読むのが苦手な人にも、手順やルールの目的を強く印象づけられる
• 内容変更を簡単に行える

動画は、「動くもの」を伝える手段として適しています。もしそういった業務内容が少しでも含まれるのであれば、動画で作業手順書を作ることをおすすめします。

動画マニュアルの教育効果をより詳しく知りたい方は、以下の資料も併せてご覧ください。

「tebiki」なら手順通りの作業を誰でも実行できる仕組みが作れる

作業手順書を動画化したいと考えても、「動画作成はスキルがないと難しい」と諦めてしまう方も少なくないでしょう。しかし、動画マニュアル作成ツールtebikiなら、操作画面がシンプルで誰でも動画マニュアルの作成が簡単に行えます。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

tebikiには、「簡単な動画作成」と「効果的な教育」を実現する以下の機能が搭載されています。

• 動画内の音声から自動で字幕が生成
• 動画字幕や文書マニュアルは、ボタン1つで100カ国語へ自動翻訳
• オフライン環境下での閲覧可能
• マニュアルの作成/保存数は無制限
• 安心のセキュリティ対策
• 習熟度やマニュアル閲覧時間の把握が可能 など

tebikiの機能や効果をより詳しく知りたい方は、以下の「3分でわかるtebiki」をご覧ください。

tebikiの動画マニュアルでの作業標準化成功事例

動画マニュアル作成ツールtebikiを導入し、手順書やマニュアルを動画化したことで、作業の標準化や品質の安定に成功した事例を3社ご紹介します。

より多くの企業事例を知りたい方は、以下の導入事例集も併せてご覧ください。 各社がどのような現場教育の悩みを抱えて、tebikiで解決してきたのかがわかりやすく1冊にまとまっています。

 

新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画:新日本工機株式会社▼

工作機械などの製造を行う新日本工機株式会社は、業務標準化ができていないという課題がありました。標準化を徹底すべく紙でマニュアルを作るも、文字ベースの情報は理解されにくく人によって理解が異なり、作業のバラつきが発生。海外拠点へのマニュアル共有にも、翻訳に膨大な手間がかかっていました。

そこで、tebikiを導入し、多岐にわたる業務を動画マニュアルに作り替えました。作成は簡単で、導入後1年間で1,500本以上の動画マニュアルを作成。視覚的にわかりやすくなり、理解のバラつきがなくなり、作業品質が安定しました。外国語への翻訳の手間はゼロになり、海外拠点でもリアルタイムでマニュアルを閲覧できる体制になっています。

次の記事で、新日本工機株式会社の事例を詳しくご覧ください。

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人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現

大同工業株式会社

バイクチェーンや自動車エンジン用チェーンなどを製造・販売している大同工業株式会社。独自の加工技術などを伝承し続けるために、OJT中心の教育を行うも、「言語化しにくいコツやポイントが指導者によって異なる」という教育内容のバラつきが発生していました。さらに、新人へ毎年同じ内容を指導している非効率さも課題に。

これらを解決するために、tebikiを導入してマニュアルを動画化。これまで文書マニュアルの作成に2時間以上かかっていたものが、1時間以下でできるようになりました。メンバー全員でマニュアル整備をしたことで、部内全体で標準化を行えて、ヒヤリハットやエラーも削減できたと実感しています。

大同工業株式会社のより詳しい導入効果は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化

株式会社神戸製鋼所

素材系事業、機械系事業、電力事業と3つの事業を展開する株式会社神戸製鋼所では、紙の作業手順書とOJTで教育を行っていました。しかし、教育内容にバラつきが生じて、作業者の習熟度に差が出てしまっていたそうです。

そこで、紙と動画を組み合わせた作業手順書の体制へ舵を切り、tebikiを導入。

OJTの前にtebikiを活用することで、教え方のバラツキがなくなり、手順間違いや理解不足が低減。指導者が近くにいない場合でも、自分で作業手順を確認でき、効率的な教育が実現しました。動画編集の簡単さ、安価な導入コスト・維持費、導入後のサポート体制の充実も、tebiki導入の決め手になったとお話くださいました。

「紙帳票を全てなくせない会社にもtebikiがおすすめ」と語る株式会社神戸製鋼所のインタビューは、以下の記事で詳しくご覧いただけます。

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動画を活用した現場の人材教育効率化と作業標準化

まとめ

作業手順書を守らないのは、作業手順書がわかりにくいため「守りたくても守れない」という状況も考えられます。作業手順書を見直すとともに、従業員に丁寧にヒアリングをして、現場改善を行いましょう。

わかりやすい作業手順書を作りたいなら、動画化もおすすめです。動画の作業手順書であれば視覚的に理解しやすく、作業の目的などが印象に残りやすくなります。動画マニュアル作成ツールtebikiでは、シンプルな操作画面ゆえに誰でも簡単に動画マニュアルの作成が可能です。デモンストレーションや無料トライアルで操作感や機能をじっくりと確認できますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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