マニュアルの効果的な「管理方法」とは？無料ツールも紹介

「業務マニュアルを作成したものの、あまり活用されていない」といったお悩みはありませんか？ これはマニュアル自体に問題があるというより、保管や更新といった「管理方法」が問題の場合があります。

この記事では、マニュアルの管理方法を解説し、マニュアルの管理がうまくいくツールの選び方や管理を効率的に行う企業の事例をご紹介します。マニュアル管理を成功させ、マニュアルが活用される体制を構築していきたい方はぜひご覧ください。

マニュアルを効果的に管理するためには、ツールの活用がおすすめです。中でも「tebiki」というツールは、動画マニュアルや文書マニュアルを簡単に作成でき、クラウド上で一元管理が可能！ 少しでもご興味のある方は、以下のマンガから詳細をご覧ください。

マニュアルを適切に管理する重要性とは

作成したマニュアルを適切に保管し、閲覧や更新のための体制を整え、維持するといった適切な管理がされていれば、「どこにあるか・どんな内容があるか」が誰にとっても明確になり、活用が活発化するでしょう。その結果、業務標準化につながり、引き継ぎに活用できたり、OJTの代わりとなって教育負荷を減らしたりすることも可能になります。

マニュアルの作成には、それなりのコストやエネルギーがかかります。せっかく作成したマニュアルを活用するために、適切に管理しましょう。

マニュアルの管理方法

マニュアルを適切に管理するために、重要な4つの要素をご紹介します。

• 保管ルールを決める
• 更新頻度や更新担当を決める
• 活用される仕組みを作る
• 活用状況を可視化する

保管ルールを決める

ルールが曖昧だと、担当者によって保管場所や方法がバラバラになり、マニュアルを探すのに時間がかかったり、最新版が見つからなかったりするなどの問題が発生する可能性があります。

以下の内容をルール化して、適切に管理できるようにしましょう。

• マニュアルの保管場所
• マニュアルのファイル名
• バージョン管理方法 など

ルールを明確化し周知徹底することで、マニュアルの管理を効率化し、業務の円滑な遂行につながります。

更新頻度や更新担当を決める

たとえば「半年に1度マニュアルを見直し、必要な更新を行う」など更新頻度を決めておきます。“形だけのマニュアル”とならないよう、継続的に更新することとし、業務と同じように期日の管理対象に含めましょう。

そして更新の担当者と責任者も決め、責任者が更新したかどうかをチェックする体制とするのがおすすめです。

以下の記事では、マニュアルを更新する際の具体的な手順やタイミングをご紹介しています。ぜひご覧ください。

▼関連記事▼
【マニュアル改訂方法】表紙の書き方から履歴の残し方まで！目的も解説

活用される仕組みを作る

せっかく作成したマニュアルも、活用されなければ意味がありません。従業員が積極的にマニュアルを参照し、業務に役立てられるよう、以下のような“活用される仕組み作り”を行いましょう。

• 社内ポータルサイトでマニュアルの存在を知らせる
• 新入社員研修などで、マニュアルの使い方を説明する
• 定期的にメールでマニュアルの更新情報を通知する
• マニュアルを活用した業務改善事例を共有する
• 上司が率先してマニュアルを活用する様子を見せる

マニュアルが「宝の持ち腐れ」になることを防ぎ、業務効率の向上や人材育成に繋げることが可能になります。

そもそも、活用されるためのマニュアルをどうやって作れば良いかわからないという方は、「手順書作成のポイント」が詰まったガイドブックも併せてご覧ください。

＞＞＞【無料】現場で使われる！手順書作成ガイドを見る

活用状況を可視化する

マニュアルが活用されているかどうかを把握するために、活用状況を可視化しましょう。

活用状況を可視化するためには、マニュアルをデジタル化して、アクセスログを確認できるようにするのがおすすめです。マニュアル専用ツールの中には、活用状況を自動で可視化できるものもありますので、ツール選びの参考にしてください。

▼活用状況が可視化できるツールの画面例▼

（「tebiki」というツールのレポート画面）

可視化されたデータに基づいて、マニュアルの内容や運用方法を改善することで、より効果的なマニュアル管理を実現できます。

マニュアルの作成・管理・活用状況の可視化までさまざまなことが行えるおすすめツールは、後述する『マニュアルの「作成から管理まで」は「tebiki」がおすすめ』でご紹介します。

マニュアルを管理できるツール

マニュアル管理ツールを活用することで、情報の一元管理が可能になり、活用しやすい体制を構築できます。管理ツールとしては、以下のようなものがあります。

• マニュアル作成・管理ツール
• ドキュメント管理ツール
• 社内wikiツール など

これらのうち、とくにおすすめなのが「マニュアル作成・管理ツール」です。こういった専用ツールは、マニュアルの作成から管理に必要な機能を取り揃えており、作成から管理まで一気通貫で行えるようになります。専用ツールだからこそ、使い勝手もよく、形骸化も防げるでしょう。

マニュアル作成・管理ツールを比較検討したい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
・【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も
・【2024年版】動画マニュアル作成ソフト14選を比較！無料ツールや事例も解説

マニュアル管理ツールの選び方

適切なツールを選定するために、まずは「どの形式のマニュアルを管理するか」を定めたうえで、ツールを絞り込みましょう。そのあとは、以下のポイントを参考にしてツールを選んでください。

• 直感的に操作できるツールか
• 保管できるマニュアルの量はどれくらいか
• アクセス権限機能はあるか
• 必要な機能は備わっているか
• 導入サポートは整っているか など

もし良いツールに出会っても、「〇KB分しか保存できない」ということであれば、今後マニュアルが増えたときに保存できなくなってしまいます。無料トライアルを活用し、実際にツールを使ってみて操作性を確認すると良いでしょう。

「誰でも簡単に使える」と好評のマニュアル作成ツールtebikiは、現在無料トライアルを受付中です。少しでも興味があれば、こちらのフォームよりお気軽にお問い合わせください。

無料で使えるツール3選

以下のツールは、Microsoftのワードやエクセルなどのツールで作ったマニュアルを管理できるものです。無料版であれば予算を気にせず気軽に使えるため、まずは使い始めてみるのも良いでしょう。

無料版の場合、保存容量や機能に制限があるため、どこまでが無料なのか、何をすると有料になるのかを確認するとよいでしょう。

マニュアルの「作成から管理まで」は「tebiki」がおすすめ

前述でさまざまなツールをご紹介しましたが、誰でもマニュアルを簡単に作成・管理ができる「マニュアル作成ツールtebiki」がおすすめです。

▼マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

tebikiでは、文書マニュアルだけではなく動画マニュアルの作成から管理が簡単に行えます。ワードやエクセルなどですでに作成したマニュアルもアップロードできるため、既存のマニュアルも集約し一元管理できるようになります。

詳細な機能や料金プランについては、以下のサービス紹介資料からぜひご確認ください。

＞＞＞3分で分かる「tebikiサービス資料」を見る

マニュアルが簡単に作れる

tebikiの最大の特徴は、文書マニュアルだけではなく動画マニュアルも誰でも簡単に作成できるという点です。

そもそも動画マニュアルは、文字や画像だけでは伝えきれない複雑な手順や操作を、視覚的にわかりやすく伝えることができるため、理解度と習熟度を向上させ、業務効率化に大きく貢献します。さらに、「撮るだけ」でマニュアル作成ができるため、マニュアル作りが短時間でできます。

「動画は編集が大変なのでは？」とお考えかもしれませんが、tebikiはマニュアル作りに必要な機能を厳選したシンプルな操作画面なので、動画編集の経験がない方でも、ツールを触ったその瞬間から編集が可能です。

活用状況の可視化が可能

tebikiには、以下のような活用状況を可視化できる機能があります。

活用状況を可視化することで教育の管理を行いやすくなっています。また、教育を管理することで「このマニュアルは視聴頻度が高い」などマニュアル自体の見直しにも役立てられます。

保存本数に制限なし

ワードやエクセルなどのファイルと比べると、動画ファイルは容量が重くなります。しかしtebikiは「保存本数やファイルの容量が無制限」なので、何本でもマニュアルを作成・保存できます。

クラウド型のサービスなので、パソコンが重くなる心配もナシ！ これによって容量を気にすることなくすべての業務のマニュアルを整備し、フル活用していくことが可能です。

安心のセキュリティ対策

tebikiでは、セキュリティの行き届いた場所にマニュアルを保管できます。次のような方法で、安心な体制を実現しています。

• BCP対策を実施しているデータセンターを採用
• システム障害などに備え複数のデータセンターを利用した冗長構成
• 国際規格ISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム)を取得
• 暗号化通信やログ監視、IP制限　など

見たいマニュアルがすぐに見つかる

社内のマニュアルを一括管理することで検索がかけやすい体制となるだけでなく、tebikiならではの検索性向上の工夫があります。

• マニュアルタイトルや本文、タグから検索ができる
• マニュアルをフォルダ分けして管理できる（コース機能）
• 細分化された階層で全体像をつかめる

これらの工夫により、tebikiでは見たいマニュアルをすぐ見つけることができます。

tebikiには、まだまだ現場教育に便利な機能が搭載されています。より詳細な情報や料金プランについては、以下のサービス紹介資料からぜひご確認ください。

tebiki活用によりマニュアルの作成/管理を成功させている事例

動画作成ツールtebikiを活用することで、マニュアルの作成と管理を成功させ、教育負荷を軽減し、業務標準化や生産性向上を実現した企業の事例を3社ご紹介します。

より多くの企業事例を知りたい方は、以下の導入事例集も併せてご覧ください。 各社がどのような現場教育の悩みを抱えて、tebikiで解決してきたのかがわかりやすく1冊にまとまっています。

株式会社GEEKLY

人材紹介事業を展開する株式会社GEEKLYでは、新人教育に際しトレーナーによるOJT指導を中心に教育を行っていましたが、トレーナーの負担が大きいため動画マニュアルによる教育へ切り替え、tebikiを導入しました。

その結果、OJTの約7割を動画に置き換えることに成功しただけでなく、マニュアル管理面もスムーズに。tebikiではマニュアルの保管が1カ所に集約され、見たいマニュアルを発見できる検索性が優れています。レポート機能で個人の学習進捗を可視化し、マニュアルの閲覧者や閲覧頻度といったデータを分析に活用することで、真にマニュアルを活かせる「作る→管理する→分析する」体制を構築できました。

導入効果をより詳しく見たい方は、以下の企業インタビュー記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！ 

東急リゾーツ＆ステイ株式会社

全国で100を超える施設を運営する東急リゾーツ＆ステイ株式会社では、サービスレベルのバラつきがあったため、業務の標準化や多能工化を目指し、業務標準化プロジェクトを開始しました。

運用の利便性を高めるためには全社統一のマニュアル共有プラットフォームを構築することが最適であり、複数のツールを検討したところtebikiはマニュアルを統一管理する際の運用汎用性が高く、簡単に動画マニュアルを作成できることから導入を決めました。

tebikiのフォルダの階層を深く設定できる点が他社にはない魅力であり、ホテル／ゴルフ場／スキー場など多様な施設での多様な業務について、全社共通のマニュアルデータベース構築を実現できています。

導入効果をより詳しく見たい方は、以下の企業インタビュー記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進。

大同工業株式会社

オートバイや産業機械などの製造を手がける大同工業株式会社では、文書のマニュアルとOJT指導で試験品質の改善や教育の効率化を実現するのは困難だと感じ、言語化しにくい動きのノウハウを伝承していくためにtebikiを導入しました。

tebikiの特徴として、作成した動画マニュアルのリンク先をQRコード化できるため、作業現場にコードとタブレット端末を置くことで、検索の手間をかけずに見たいマニュアルを視聴できる体制が整いました。

また、ツールでは常に最新版を視聴できるようになっているため、更新後もバージョンの周知徹底など管理の手間がなく、業務効率化につながりました。今では新入社員研修や現場OJTに至るまで幅広いシーンで活用しています。

導入効果をより詳しく見たい方は、以下の企業インタビュー記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
製造業の技術部門での動画マニュアル導入事例｜製造業の技術部門の業務を動画で標準化。品質評価に関わるヒヤリハットを8割削減して、多能工化を実現 

まとめ

マニュアルの管理方法や「作成から管理までうまくいくツール」について解説しました。

せっかく作成したマニュアルも、適切な管理ができていないと活用されないマニュアルになるおそれがあります。適切な管理を効率的に行い、マニュアルが活用される体制を整えることで、業務の標準化や生産性向上などにつながります。マニュアルを作ることだけでなく管理することにも注力していきましょう。

マニュアルの作成から管理までできるツールにはさまざまなものがありますが、tebikiならどれだけマニュアルを作成しても制限なく保存でき、大量のマニュアルであっても管理しやすい体制を築くことが可能です。

サポート体制もしっかりしており、ツールの導入前から「導入支援プログラム」を実施し動画作成や運用をサポートします。ぜひ無料のトライアルで「作成の簡単さ」「管理のしやすさ」を体感してみてください。