マニュアルの「定着」4STEP！効果的な周知方法とは？

業務効率や生産性の向上の1つの方法として、マニュアルを活用してもらうということが挙げられます。しかし「マニュアルを作っても活用されない」と悩んでいる方も少なくないでしょう。

そこで、この記事では、マニュアルを現場に定着させる方法を解説します。活用されないマニュアルのNG例や効果的な周知方法も紹介するので、マニュアル運用に課題を感じている方は最後までご覧ください。

マニュアルを定着させるには、わかりやすいマニュアルである必要があります。教育効果を出すためのマニュアル作成のコツを知りたい方は、以下のガイドを参考にしてください。これまで何社ものマニュアル整備をサポートしてきたtebikiだからこそわかる「作成の秘訣」が詰まった1冊になっています。

マニュアルを定着させる4つのSTEP

マニュアルを定着させるためには、以下の4つのSTEPを行いましょう。

1. マニュアルの内容／フォーマットを見直す
2. マニュアルが活用される仕組みを作る
3. 管理／運用ルールを定める
4. 定期的に更新を行う

 

STEP① マニュアルの内容／フォーマットを見直す

マニュアルの内容が複雑だったり見づらかったりすると、従業員に活用してもらえません。そのため、まずはわかりやすいマニュアルにするため、内容やフォーマットを見直すと良いでしょう。

▼内容やフォーマットの見直し方▼

内容	・マニュアルを使う人にヒアリングする 　⇒わかりにくい箇所や不足がないか聞く ・専門用語など難しい言葉は言い換える ・文章だけで説明せず、視覚的に理解できる工夫をする
フォーマット	・伝えたい内容に合わせる 　⇒動きを伴う作業手順を説明する場合、文章ベースのマニュアルではなく動画マニュアルがおすすめです◎

わかりやすいマニュアル作成のコツを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。執筆面だけではなく、構成やレイアウトデザインのポイントも解説しています。

▼関連記事▼
【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？

STEP② マニュアルが活用される仕組みを作る

マニュアルを配布するだけでは、現場に定着せず形骸化してしまいます。そのため、以下のようなマニュアルが活用される仕組みを作ると良いでしょう。

• マニュアルの使い方や管理方法を教える
• チェックリストを用いて、マニュアルの活用を促す

マニュアルが活用される仕組みづくりの具体的な方法については、次章『マニュアルの効果的な周知方法』でご紹介します。

STEP③ 管理／運用ルールを定める

「どこにどのマニュアルがあるかわからない」状態だと、必要なときに閲覧できず、活用されないままになってしまいます。管理方法や運用ルールを明確にして、全従業員がマニュアルにすぐアクセスできる環境を整えることが重要です。

STEP④ 定期的に更新を行う

マニュアルの内容が古いと、現場で使われなくなってしまいます。マニュアルは、決算期や繁忙期を避けて半年に1回／年に1回といったペースで定期的に更新を行いましょう。

マニュアルの更新に適したタイミングや改訂方法は、以下の記事で詳しく解説しています。改訂履歴の書き方や改訂手順なども解説しているので、更新前に参考にしてください。

▼関連記事▼
【マニュアル改訂方法】表紙の書き方から履歴の残し方まで！目的も解説

マニュアルの効果的な周知方法

マニュアルを現場に定着させるには、従業員にマニュアルの存在を周知させる必要があります。形骸化してしまうマニュアルの特徴の1つとして「マニュアルの存在を知らなかった」ということも挙げられるので、全従業員に知ってもらえるよう、以下の周知方法を行ってください。

メールや社内ポータルで公開する

メールや社内ポータルを通じてマニュアルを公開することで、全従業員に周知でき、必要なマニュアルにいつでもアクセスできるようになります。また、マニュアルの更新や変更を即座に全従業員に周知することで、最新の情報に基づいて作業してもらうことが可能です。

マニュアルを「確実に見る」仕組みを作る

マニュアルを効果的に活用するためには、参照機会を増やすことが重要です。たとえば、「業務の開始時にマニュアルを必ず確認する」といったルールを設定することで、マニュアルを閲覧する習慣がつくでしょう。

このような仕組みづくりを行うことで、不明点がある場合は「人に聞く」のではなく「マニュアルを参照する」という習慣がつき、効率的な教育体制を構築／質問を受けていたベテラン社員の機会損失の削減が可能になります。

マニュアルに記載している内容のチェックテストを実施する

従業員に業務内容のテストを実施し、「テスト対策としてマニュアルを参照して勉強してください」とアナウンスすれば、マニュアルを見たことがない／マニュアルの存在を知らないという人も、マニュアルを見ながら学習するでしょう。とくに、評価や報酬が関連付けられている場合、学習意欲が向上する傾向があります。

定期的にチェックテストを行えば、従業員は継続的にマニュアルの内容を復習し、周知だけではなく定着も促せます。

現場で定着／活用されないマニュアルのNG例

働く人の教科書となるマニュアルですが、以下のような特徴があると使われなくなってしまいます。自社のマニュアルが以下のNG例に当てはまっていないかチェックして、対策しましょう。

内容がわかりにくい

マニュアルの内容がわかりにくいと、従業員に活用してもらえません。以下は、内容に難があるマニュアルの例です。

• 専門用語や特定の部署でしか使われていない用語を多用している
• 情報が散見している
• 実際の業務に即した具体例がなく、抽象的な指示になっている
• テキストのみで説明されており、写真や動画などの視覚的サポートが不足している など

このようなわかりにくいマニュアルは、単純に見にくいだけではなく、ミスを招く可能性もあります。マニュアルの内容が明瞭でわかりやすいかどうかを定期的に確認することが重要です。

最新の情報が載っていない

業務内容や手順が変更された際にマニュアルを更新しないと、「古い情報のマニュアル」と認識されてしまい、みるみるうちに活用されなくなってしまいます。それどころか、情報が古いままだと、ミスや事故を引き起こす原因となります。マニュアルの内容は定期的に見直し、最新の情報に更新されているかを確認しましょう。

管理場所や管理方法が認知されていない

マニュアルの保管場所や管理方法が不明瞭だと、作っても活用されないという事態に陥ります。

ExcelやWordなどを使用してマニュアルを作成／管理している企業が多いですが、マニュアルの検索が難しく、閲覧権限や変更履歴の管理で戸惑うことも少なくありません。そのため、管理や運用の手間を削減したい方は、マニュアルの作成や管理ができるツールを使うのがおすすめです。

ツールをご検討の方は、無料で使用できるツールを含むおすすめ12選をご紹介している以下の記事もご参照ください。選び方のポイントも解説しています。

▼関連記事▼
【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も

現場で本当に活用されたいなら、動画マニュアルがおすすめ

文書のマニュアルを活用している企業も多いかと思いますが、「わかりやすさ」を求めるなら動画マニュアルがおすすめです。ここでは、動画マニュアルを活用する6つのメリットをご紹介します。

tebikiでは、「紙マニュアルの課題」から「動画マニュアルの教育効果」などを1冊にまとめた資料もご用意しています。活用のコツなども解説しているので、検討中の方は併せてご覧ください。

文書マニュアルより閲覧の心理的ハードルが低い

動画マニュアルは文書ベースのマニュアルと比べて閲覧の心理的ハードルが低いため、従業員が抵抗なく利用できます。長文を読むのが苦手な従業員でも、動画なら視覚と聴覚で情報を得られるため、スムーズに作業内容を理解することが可能です。

動きをそのまま伝えられる

動画を活用すると動きをそのまま伝えられるため、新人でもスムーズに作業の流れをイメージできます。また、動きだけでなく表情や声のトーンなども伝えられるため、細かいニュアンスも理解してもらえるようになります。

濃い情報を短時間で伝えられる

動画を活用すると濃密な情報を短時間で伝えられるため、教育の質が向上します。

たとえば、複雑な手順や細かいポイントを伝える場合、文書では長々とした説明が必要です。一方で、動画なら視覚と聴覚の両方を利用して情報を伝達するため多くの情報を効率よく伝えることが可能です。内容が記憶に残りやすく、理解度を高める効果も期待できます。

マニュアルの作成負担を削減できる

文書ベースのマニュアルでは、情報をわかりやすくするために写真や図を使用する必要があります。しかし、動画マニュアルなら、普段の業務の様子を撮影するだけでほぼ完成するため、短時間で効果的なマニュアルを作成することが可能です。

実際に、文書マニュアルから動画マニュアルに切り替えた企業では、「1ページにつき1時間ほどかかっていたところ、同じ内容を動画マニュアルで作成すると15分もかからずに作成できた」という効果があらわれています。

効率的に学習できる

動画マニュアルでは文字を読む必要がないため、文書マニュアルよりも効率的に学習を進められます。また、何度も繰り返し動画を視聴できるため、理解が不十分な部分を重点的に学習できます。そのため、複雑な手順や重要なポイントを効果的に覚えてもらいたい場合は、動画マニュアルを活用するのがおすすめです。

時間や場所を問わず、マニュアル閲覧ができる

動画マニュアルをクラウド上に保存すれば、時間や場所を問わずにアクセスできます。これにより、移動中や出張先でもマニュアルを確認し、更新作業や自学自習を進めてもらうことが可能です。さらに、拠点にかかわらず全社員が同じマニュアルにアクセスできるため、一貫した教育ができるというメリットもあります。

「tebiki」なら動画マニュアルの作成～運用までかんたん！

動画マニュアルを導入するなら、簡単に作成や管理を行えるツールを活用しましょう。近年さまざまなツールが登場していますが、中でも「tebiki」はパソコンの操作に不慣れな方でも動画編集ができるツールとなっています。ここでは、そんなtebikiの特徴をご紹介します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

マニュアル作成／動画編集／情報更新がとにかく簡単

簡単に動画マニュアルを作成できるよう、編集の工数がかかる字幕の作成を自動で行える機能を搭載しています。そのため、tebikiを使うと、以下の3ステップで動画マニュアルを作成できます。

1. スマホなどで撮影
2. 撮影した動画をtebiki上に保存
3. 自動生成された字幕を確認

動画マニュアルだけでなく、文書ベースのマニュアルも作成可能なため、作業内容や用途に応じて使い分けることも可能です。導入いただいている企業にtebikiのおすすめポイントを伺うと、多くの方に「操作の簡単さ」と言っていただけるほど、tebikiは簡単さが魅力なツールとなっています。

シンプルなサイトデザインで使いやすい＆見やすい

tebikiの画面デザインは非常にシンプルなので、パソコン操作やITスキルに自信がない方でも簡単に使いこなせます。また、直感的な操作で動画編集や字幕のチェックが行えるため、動画編集の知識がない方でも高品質なマニュアルを作成することが可能です。

トライアルやデモで実際の画面が見たい方は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

検索性が高く、見たいマニュアルがすぐ見つかる

tebikiで作成したマニュアルは、クラウド上で一元管理されます。そのため、「見たいマニュアルがどこにあるかわからない」という状態を防げるでしょう。また、検索性の高さも魅力で、マニュアルタイトル／説明文／タグなどからキーワード検索が可能です。

マニュアル一つひとつをQRコード化することもできるため、探さずとも瞬時にマニュアルを閲覧できます。

▼tebikiで作ったマニュアルをQRコード化している事例▼
（株式会社テック長沢の導入事例より）

 

タスク機能でマニュアルの周知／ノウハウの定着が効率的

「このマニュアルをいつまでに閲覧してください」という閲覧指示を期限つきで設定できるため、新しく作ったマニュアルの周知やノウハウ定着が効率的に行えるでしょう。閲覧したかどうかは、各マニュアルついている「できるボタン」を押してもらうことで管理できます。

ボタン1つで100か国語への自動翻訳

tebikiは100ヶ国語以上の言語に対応しており、ボタン1つで翻訳が可能です。そのため、外国人スタッフが多い職場でも、スムーズにマニュアル運用を進められるでしょう。実際に、tebikiを導入している企業からは「翻訳工数がゼロになった」「教育の定着度が向上した」などの嬉しい声をいただいています。

 

アクセス履歴や習熟度進捗の可視化が可能

tebikiでは、動画マニュアルを作成できるだけではなく、アクセス履歴や習熟度をグラフで可視化できるため、マニュアル運用を効率よく進めることが可能です。また、理解度テストを実施する機能も搭載されているため、教育の効果検証も簡単に行えます。

より詳しくtebikiについて知りたい方は、以下の概要をまとめた資料もご覧ください。機能の詳細やサポート体制などのご紹介もしています。

現場で重宝されているtebikiの導入事例

現場でtebikiを活用し、効果的な教育が行えている事例を3選ご紹介します。教育効果だけではなく、コスト削減や業績向上などの効果も出ている事例なので、運用や教育の参考にしてください。

より多くの企業事例を読みたい方は、『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介』という記事か、以下の導入事例集も併せてお読みください。

OJTの約7割をtebikiに置き換えて定着！教育工数の削減＆営業品質のバラツキが解消：株式会社GEEKLY

IT・WEB・ゲーム業界に特化した人材紹介を行っている株式会社GEEKLYでは、教え方のバラツキにより、新入社員の理解に差が生まれるという問題を抱えていました。そこで、教育内容を統一するためにtebikiを導入し、1年で1,300本以上の動画マニュアルを作成。

OJTの7割近くを動画マニュアルに置き換えることで、業務内容や営業品質のバラツキを解消することに成功しました。年間にするとOJTの時間を約3,700時間削減できたため、トレーナーが他の業務に集中できるようになり、目標未達の状態から脱却できました。

株式会社GEEKLYの導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上

操作が簡単だからこそ現場に浸透。月30万円の教育コストを削減：サッポログループ物流株式会社

食料品の輸配送を行っているサッポログループ物流株会社では、動きを伴う作業をうまく伝えられず、業務が属人化してしまうという問題を抱えていました。そこで、tebikiで動画マニュアルを作成し、業務内容やノウハウを可視化することに。

その結果、業務がわかりやすく伝えられるようになり、効率よく技術伝承を進めることに成功しました。また、従来の紙マニュアルよりと比べると3割程度の時間でマニュアル作成できるようになったため、作成の負担も大幅に軽減しました。

サッポログループ物流株式会社の導入事例を詳細に知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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物流現場の動画マニュアル導入事例│物流現場のノウハウを動画で可視化！ロジスティクスの生産性を上げるため人材教育の課題に挑む

読まれない紙マニュアルから、現場で使われる動画マニュアルに：株式会社安藤・間

土木事業や建築事業を行っている株式会社安藤・間では、国内外300以上の現場で利用されている現場サポートシステムの使い方を周知できず、大量の問い合わせに対応しなければならないという問題を抱えていました。そこで、利用者がアクセスしやすく簡単に社内展開できるtebikiを導入。

システムの操作方法を解説した1〜2分程度の動画を作成することで、問い合わせ数を7割削減することに成功しました。また、tebikiで動画マニュアルを展開できるため、動画マニュアルを掲載する社内ポータル作成や保守業務が不要になり、マニュアル運用のコストを約8割も削減できました。

株式会社安藤・間の導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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マニュアルの不定着によって起こりうる問題

マニュアルを定着させないと、以下のような問題が発生する恐れがあります。

• ルールが守られずに、トラブルや事故が起きる
• 手順が標準化されずに、業務効率が低下する
• OJT頼みの教育になってしまい、現場に負担がかかる

このような問題の発生を防ぐため、現場の役に立つマニュアルを作成し、実際に業務に取り入れてもらうことが重要です。

【Q＆A】マニュアル作成／管理でのあるある質問

Q.マニュアルとチェックリストの違いは何ですか？

A.「用途」と「内容」が異なります

マニュアルは業務や作業の手順を詳細に説明するための文書で、従業員が業務を正確に行うためのガイドとして使用されます。一方、チェックリストは重要なポイントや作業事項を簡潔にリストアップしたもので、業務の完了時に見落としがないかを確認するために使用されます。

Q.マニュアルを見直す頻度はどのくらいですか？

A.半年に1回／年に1回といったペースで定期的に更新しましょう

作業手順が変更になった場合は、すぐにマニュアルも変更する必要がありますが、作業手順が固定されていて滅多に変更がない場合は、繁忙期を避けて半年に1回／年に1回のペースで見直しすると良いでしょう。実用的なマニュアルにするためには、定期的に現場のフィードバックをもとに改良することが重要です。

Q.マニュアル作成で気を付けることは何ですか？

A.正確性やわかりやすさを重視して、作成しましょう

マニュアルは、従業員が業務を正確に実施するためのガイドとなるため、内容が正しく、わかりやすいものである必要があります。実際にマニュアルを使う人や業務の熟練者の意見を取り入れながら、マニュアル作成を行いましょう。

わかりやすいマニュアルを作るコツを知りたい方は、以下の作成ガイドを参考にしてください。これまで何社ものマニュアル整備をサポートしてきたtebikiだからこそわかる「作成の秘訣」が詰まった1冊を無料でご覧になれます。

まとめ

マニュアルを定着させるには、わかりやすいマニュアルであるかどうかを見直した上で、マニュアルが活用される仕組みを作ることが重要です。ただ、作っただけでは意味がないため、現場で活用／定着されるにはどうすれば良いか考えて、本記事の内容を参考にしてください。

わかりやすいマニュアルを作りたいなら、動画マニュアルがおすすめです。tebikiを使うと、作業の様子を撮影するだけで動画マニュアルがほぼ完成するため、マニュアルの作成効率を大幅に向上させられます。また、100ヶ国語以上の言語に対応した自動翻訳機能が搭載されているため、外国人労働者が多い職場でもスムーズにマニュアル運用が行えます。

動画マニュアルに興味がある方は、以下からtebikiの機能や導入事例をご確認ください。

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