マニュアルの「目次構成」の作り方5STEP！見やすい見出しを作るには？

わかりやすいマニュアル作成のためには、情報が適切に並んだ目次を作ることが重要です。しかし「目次をどうやって作ればいいかわからない」と悩んでいる方も多いでしょう。

そこで、この記事ではマニュアルの目次構成の作り方を解説します。見やすい見出しを作るコツや目次構成例も紹介するので、わかりやすいマニュアルを作りたい方は最後までご覧ください。

現場で活用されるわかりやすいマニュアルなら、動画形式のマニュアルがおすすめです。教育工数やマニュアルの作成工数を削減しながら、効果的に現場教育ができます。動画マニュアルの効果については、以下の資料で詳しく解説しています。

使えるマニュアルに！見やすい目次構成を作る5つの手順

現場で活用されるマニュアルを作りたい方は、以下の手順で目次構成を作るのがおすすめです。

1. マニュアルの内容を整理する
2. カテゴリーに分類する
3. 読み手の視点で並べ替える
4. 見出しにタイトルをつける
5. 目次全体を見直す

 

STEP① マニュアルの内容を整理する

初めにマニュアルに記載する内容を整理することで、「必要な情報」と「不要な情報」を明確に分けられます。さまざまな情報が載っている教科書のようなマニュアルを意識することも重要ですが、内容をつめこみすぎると使いづらいマニュアルになってしまいます。

整理するためには、マニュアルの読み手を意識して行いましょう。たとえば、新入社員用のマニュアルであれば、高度な技術よりも、基礎的な情報を説明した方が良いと言えます。

STEP② カテゴリーに分類する

カテゴリー分けすることで、求める内容を迅速に発見できるようになり、見やすいマニュアルになるでしょう。カテゴリは、目的別に分けるのがおすすめです。

たとえば、ソフトウェアの使用方法を説明するマニュアルの場合、「基本操作」や「トラブルシューティング」などに分類できます。このように、用途別にコンテンツを分けることで、利用者が問題発生した場合に「トラブルシューティング」のカテゴリーを選び、迅速に解決策を探し出すことが可能です。

STEP③ 読み手の視点で並べ替える

読み手が効率的に情報を探し出せる順序にしましょう。手順を解説するマニュアルの場合、時系列に並べるのがおすすめです。

たとえば、料理のレシピであれば「材料」「作り方」「コツ」の順に目次を配置することで、読者は自分に必要な情報を直感的に見つけられます。一方で、この流れがバラバラになっていると、情報を探すのに手間取り、スムーズに作業を行えなくなるでしょう。

STEP④ 見出しにタイトルをつける

見出しをつける際は「作業1」「作業2」などの抽象的な目次を避け、具体的なキーワードをタイトルに含めるのが重要です。

内容を端的に表した見出しをつけると、読者はその章に何が書いているかを一目で理解できるようになります。複雑な内容でも、必要な情報がどこに記載されているかをすぐに把握できるため、マニュアルの使いやすさが大幅に向上します。

STEP⑤ 目次全体を見直す

目次完成後は全体を見直して、情報が過不足なく整理されているかを確認しましょう。もしも、内容が理解しづらい場合は、以下をチェックしてください。

• 各見出しが明瞭かつ適切に配置されているか
• 内容が論理的な順序で並んでいるか

それでも読みづらい場合は、カテゴリーの分類分けが適切でない可能性が高いです。労力がかかりますが、マニュアルの品質を高めるためにも、情報の整理からやり直しましょう。実際にそのマニュアルをもとに作業を行ってみて、スムーズに作業を進められるかを確認するのもおすすめです。

分かりやすい目次構成の作り方（ポイント＆コツ）

目次構成を作る際は、読み手のことを考えることが重要です。以下のポイントやコツを押さえながら、読者が内容を理解しやすい目次構成を作ってみましょう。

• 見出しは、ほどよく具体的にほどよくシンプルにする
• 大見出しのほかに「小見出し」も用いる
• 基本的に見出しは時系列で並べる
• 内容を変更したら、目次も書き直す

 

見出しは、ほどよく具体的にほどよくシンプルにする

目次構成を作る手順の『STEP④ 見出しにタイトルをつける』でも説明しましたが、見ただけで内容を理解できるような具体的かつシンプルな見出しを設定しましょう。

見出しは、情報を適切に伝えるためのバランスが重要です。具体的すぎると情報を理解しづらいですし、シンプルすぎると自分に必要な情報が含まれているのかどうかを判断できません。

大見出しのほかに「小見出し」も用いる

小見出しを活用すると、章の内容を細かく区別できるため、読者が必要な情報をすばやく見つけられます。そのため、ボリュームがある章では小見出しを設定し、読者が短時間でどんな内容が記載されているかを理解しやすくすることが重要です。

基本的に見出しは時系列で並べる

時系列で情報を並べると、読者は作業の流れや順序を理解しやすくなり、必要な情報を効率的に見つけられます。さらに、時系列で記載すると、作業完了までの時間を計算しやすくなるでしょう。

とくに時系列がない見出しは、「全体的な情報」から「詳細な情報」で並べると見やすくなります。

内容を変更したら、目次も書き直す

内容に変更があった場合、その変更を目次にも反映させる必要があります。目次の変更を怠ると読者に誤った情報を伝えてしまい、事故や怪我を引き起こす可能性があります。また、見出しと実際の内容が一致していない場合、マニュアルが使い物にならないと判断されかねません。そのため、内容と見出しは同時に修正を行うことが重要です。

【OK例】社内で活用されるマニュアルの目次構成例

『分かりやすい目次構成の作り方』でも説明したように、社内で活用されるマニュアルの目次構成には、以下の2つの特徴があります。

• 目次が時系列で並んでいる
• 本文を読まなくても、内容がわかる

作業手順を説明するマニュアルの場合、本文を読まなくても、作業手順が伝わるように作るのがベストです。

▼マニュアルの目次構成のOK例▼

【NG例】読む気がなくなるマニュアルの目次構成例

社内で活用されないマニュアルには、この2つの特徴があります。

• 作業手順を想像しづらい
• 見出しが長すぎてよみづらい

上記のような目次構成の場合、具体的にどのような情報が含まれているかを直感的に理解できません。手順が不明瞭だと、誤った行動をするリスクがあり、機械の誤作動や使用者の怪我などを引き起こす可能性が高まります。

▼マニュアルの目次構成のNG例▼

わかりやすく伝えたいなら「動画マニュアル」がおすすめ

作業や業務をわかりやすく伝えたいなら、文書ベースのマニュアルではなく動画マニュアルを導入してみてはいかがでしょうか？ここでは、動画マニュアルならではのメリットをご紹介します。

動画マニュアルについて詳しく知りたい方は、別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説』か、動画による教育効果をまとめた以下の資料をご覧ください。

文章ではわかりにくい「動き」を伝えられる

複雑な動作やタイミングを文字だけで説明するのは限界があり、誤解を招くことも少なくありません。しかし、動画なら、実際の動作を映像でそのまま見せることができ、どのように手を動かし、どのタイミングで何をすべきかが直感的に理解させられます。

とくに、動きを伴う「製造業」や「建設業」、声色や表情まで気を付けなければいけない「接客業」などの業種は、動画マニュアルでの教育がおすすめです。

マニュアルの作成工数を削減できる

文書ベースのマニュアルでわかりやすさを求めるには、写真や図を多用する必要があるため、作成に時間がかかります。動画の場合、普段の作業の様子を撮影するだけでほぼマニュアルが完成するため、作成工数を大幅に削減できます。

効率的に学習できる

動画マニュアルを活用すると、文字を読む必要がなくなるため、効率的に学習を進められるようになります。とくに、繰り返し学習が必要な場合や複数の手順を覚える必要がある場合には、短時間で膨大な情報を伝えられる動画が有効です。

教育内容のバラつきがなくなる

人が直接指導する場合、その人の解釈や伝え方によって、教育内容にバラつきが出てしまいます。そして、その結果、品質不良や事故につながることも……。しかし、動画マニュアルを活用すると、何度でも同じ情報で教育できるため、教育の質を担保することが可能です。

時間や場所を問わず、内容確認ができる

OJTを中心とした教育体制の場合、内容を確認するには、指導者と話さなければいけません。指導者とのコミュニケーションが円滑でない場合、「復習したいけど、聞きにくい」と思って、遠慮してしまうこともあるでしょう。しかし、動画の場合は、復習したい内容を再生するだけでOK！ 時間や場所を選ばず、自主的な学習ができます。

動画マニュアルtebikiなら誰でもかんたんに作れる

動画の有効性については、前述した『わかりやすく伝えたいなら「動画マニュアル」がおすすめ』でわかっていただけたかと思いますが、「動画マニュアルを作るのは難しいのでは？」と考えていらっしゃるかもしれませんね。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」なら、パソコンのスキルがなくても誰でも簡単に動画編集が可能です。ここでは、そんなtebikiのおもな機能や特長についてご説明します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

マニュアル作成＆動画編集が超かんたん！

tebikを使えば、専門的な動画編集スキルがなくても編集を行うことができます。その秘密は、「シンプルな操作画面」と「動画編集を簡単にしてくれる以下の便利な機能がある」からです。

• 直感的に動画のカット／一時停止などができる
• 音声認識によって自動で字幕を生成してくれる
• 図形やスタンプのテンプレートがあり、簡単にわかりやすくできる など

tebikiを使った動画マニュアルの作成方法は、後記の『tebikiでマニュアルを作成する方法』で説明します。

文書ベースのマニュアルの作成も可能

tebikiは動画マニュアルだけでなく、文書ベースのマニュアルも作成できます。そのため、「作業の流れを伝えたい場合は動画マニュアル」、「細かい数値や設定項目を伝えたい場合は文書マニュアル」といった使い分けが可能です。テキストマニュアルの作成もとにかく簡単！ こちらもシンプルな操作画面で、直感的に作成できます。

ボタン1つで100か国語への翻訳可能

外国人労働者が多い職場では、tebikiの自動翻訳機能を活用するのがおすすめです。ボタン1つで100ヶ国語以上の言語に自動翻訳できるため、翻訳工数ゼロで外国人スタッフ教育ができます。言語によってバージョン違いのマニュアルを作る必要もありません。

検索性が高く、見たいマニュアルがすぐ見つかる

tebikiで作成したデータはクラウド上に保存されるため、検索機能を使うと簡単に必要なマニュアルを見つけ出せます。マニュアル名／タグ名／説明文から検索可能で、見たいマニュアルが見つからないというストレスから解放されるでしょう。tebiki上でマニュアルをブックマークすることもできるため、後から見返したいマニュアルを管理することもできます。

tebikiは単なる「作成ツール」じゃない！教育管理も可能

tebikiはマニュアルの閲覧データ／できるようになったマニュアルの数を可視化できるため、教育管理も行えます。これにより、より効果的な運用方法を検討することも可能です。

tebikiについてより詳しく知りたいという方は、以下の動画をクリックしてください。サービス概要や動画マニュアルのサンプルなどをご覧いただけます。

教育工数削減！動画マニュアルtebikiの導入事例

動画マニュアルtebikiを導入して、教育工数を削減した事例を3つ紹介します。

より多くの導入事例を知りたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か以下の導入事例集もご覧ください。

教育工数を7割削減、動画マニュアル効果で会社全体の営業成績も向上：株式会社GEEKLY

IT／WEB／ゲーム業界に特化した人材紹介事業を行っている「株式会社GEEKLY」では、教育担当者の負担が大きいという問題を抱えていました。たとえば、新入社員1人に対して月50時間程度教育を実施していたため、教育担当者が他の業務に集中できず、チームとしての目標が未達という状態に……。そこで、新人教育の工数を削減するために「tebiki」を導入しました。

従来のOJTの7割近くを動画マニュアルに置き換え、新入社員にはPCで動画マニュアルを視聴してもらうことにしました。すると、教育工数が7割程度減り、年間にすると教育担当者の教育時間を約3,700時間削減することに成功しました。

株式会社GEEKLYの導入事例をもっと詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！

導入1年で1,500本以上の動画を作成。効率的なマニュアル整備で作業品質が安定：新日本工機株式会社

▼動画マニュアル『tebiki』導入事例インタビュー：新日本工機株式会社▼

工作機械や産業機械の製造販売を行っている「新日本工機株式会社」では、作業手順が標準化されておらず、作業の品質にバラつきが生じるという問題を抱えていました。この問題を解消するために、紙マニュアルを整備しましたが、作業内容が正確に理解してもらえず、作業者による品質のばらつきが解消されませんでした。

そこで、「tebiki」を導入し、1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成。安全作業や保守点検作業など、多岐にわたる作業がマニュアル化されています。動画マニュアルで現場作業の手順を視覚的に伝えることで、ベテランの技術やノウハウを効率よく伝承できるようになり、作業品質を安定させることに成功しました。

新日本工機株式会社の導入事例をもっと詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定実現

動画マニュアル導入によって、業務負荷低減／新規サービス実行への時間へ転化：東急リゾーツ＆ステイ株式会社

ホテルやゴルフ場などの施設を運営する「東急リゾーツ＆ステイ株式会社」では、業態や施設によってスタッフ間のサービスにばらつきがあるという問題を抱えていました。業務のバラつきを解消するために、エクセルでマニュアルを作成していましたが、利便性を向上させるために「tebiki」を導入。

グラスの拭き方やワインの抜栓などを動画マニュアル化することで、従来よりも短時間で理解してもらえるようになりました。また、簡単に動画マニュアルを作成できることもあり、導入から2年で9,000本以上のマニュアルを作成。業態や施設ごとに異なっていたマニュアルを統一管理することで、業務のバラつきを解消でき、新たなサービスへの取り組みに注力できるようになりました。

東急リゾーツ＆ステイ株式会社の導入事例を詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進

tebikiでマニュアルを作成する方法

tebikiは、以下の手順で動画マニュアルの作成が誰でも簡単にできます。

1. スマートフォンやタブレットで撮影する
2. 撮影した動画をtebiki上で保存する
3. 自動で生成される字幕を確認する

tebikiは一般的な動画編集ソフトのような専門知識が不要なので、たったの3ステップで動画マニュアルが完成します。

自動生成された字幕は後から、自由に編集することができます。また、図形の挿入／一時停止／動画のカットなどの編集も直感的に行えるため、パソコンを使い慣れていない方にもおすすめです。

実際に導入いただいている企業からは、「撮影から編集までの流れがとてもスムーズで使い勝手が良い」「スマートフォンでtebikiからカメラを起動して撮影すれば、保存ボタン1つでそのままtebikiに動画がアップロードされます。カメラからUSBデータを取り出したり、動画アップロードしたりダウンロードしたりという手間がないので楽」という嬉しい声をいただいています。

tebikiについてより詳しく知りたい方は、以下の動画をクリックしてください。料金を知りたい／実際の画面が見たいという場合は、こちらからお気軽にお問い合わせください。

なぜ大事？マニュアルの目次構成が重要な理由

マニュアルの目次構成を整えることは、読み手にとっても作成者にとってもメリットがあります。

読み手のメリット：知りたい内容をすぐに見つけられる

目次でマニュアル全体の構造を示し、各章がどのような情報を含んでいるかを明確にすることで、求めている内容をすぐに見つけられます。長い文章を隅から隅まで読むことなく、必要な情報を発見できるようになるため、作業効率の向上が期待できます。

作成者のメリット：マニュアル作成しやすい

目次は文書の骨組みとなるため、論理的な構成にすることで情報を適切な場所に配置できます。その結果、情報の追記や修正がスムーズに行えるようになり、マニュアル運用にかかる時間や労力を削減できます。

まとめ

この記事では、マニュアルの目次構成の作り方や見出しを作るコツを紹介しました。情報が整理された目次構成を作ることで、マニュアルのわかりやすさが大幅に向上します。そのため、マニュアルを作成する際は、この記事で紹介した方法で目次構成を考えてみてください。

効率よくわかりやすいマニュアルを作りたい方は、動画マニュアルを活用するのがおすすめです。「tebiki」は動画編集スキルがなくても高品質な動画マニュアルが作成できるため、マニュアル運用を効率化できます。tebikiの機能や導入事例を知りたい方は、こちらのページもご覧ください。

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