動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説

更新日：2024年3月26日

職場でマニュアルが必要になる状況として、新人教育をするときや新しい機器を導入したとき、トラブルが発生したときなどがあります。これらに共通するのは「初めてのことを調べるとき」であり、マニュアルはわからないことがある人に情報をわかりやすく伝えることが求められます。

わかりやすく伝えるために有効な手段として、注目を集めているのが「動画マニュアル」です。本記事をご覧の方は、動画マニュアルの具体的な効果を知りたい、内製か外注かで迷っているといった方が多いのではないしょうか。

そこで記事では、動画マニュアルを導入するメリットやデメリット、動画マニュアルは内製／外注どちらがオススメか？実際に動画マニュアルを導入している企業の事例と効果を交えながら詳しく解説します。

動画マニュアルを活用して、人材教育や業務工数を効率化していきたいとお考えの方は、期待できる導入効果を具体的に解説している以下の資料をご覧いただくとメリット／デメリットをよりイメージしやすくなるのでご活用ください。

紙と動画、どちらがマニュアルとして便利？

結論、マニュアルとして便利なのは紙より動画です。さまざまな現場や場面で使用されている紙／文書マニュアルですが、徐々に「動画で視覚的に伝えた方が分かりやすい」という波が拡がりつつあります。

動画というフォーマットは、プライベート含め私たちの生活で当たり前のような存在となっており、ビジネスにおいても活用シーンは増えてきています。

ビジネスで動画マニュアルの需要が高まる背景

ビジネスシーンで動画マニュアルの需要が高まる背景として、以下のような理由が挙げられます。

• スマートフォンやタブレットなどのデジタル端末が普及している
• 4Gや5Gなどネットワーク回線が高速化し、動画をストレスフリーで見れる
• 若い世代がデジタル端末／YouTube等で動画に触れてきている

業界問わず、さまざまな現場でネットワークに接続されているデジタル端末を用いる場面が増えており、動画によるマニュアルを閲覧できる環境が整っています。またマニュアル以外にも、動画による広告やオンラインセミナー、社内教育など動画の活用シーンは多岐に渡ります。

また、これから新卒入社してくる若い世代は、子どものころからデジタルデバイスを介し、YouTubeなどで動画を介して情報を得ることに慣れている世代です。これからの世代を受け入れる際、動画マニュアルを活用することで効果的かつ効率的に教育を行うことが可能でしょう。

実際、私たちが運営するWebメディア「現場改善ラボ」で、製造業や建設業、物流業などデスクレス領域に従事する課長職以上の会員の方に実施した『動画マニュアル内製化の実態調査』の結果では、回答者100名のうち「動画マニュアルの作成経験がある」と43%の方が回答しており、ビジネスシーンでの需要が高まりつつある様子が伺えます。

動画マニュアルの需要が高まる背景、活用がオススメできる業界や会社を具体的に知りたい方は、以下の記事内で解説しているので併せてご覧ください。

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動画マニュアルの種類と活用例

• 業務マニュアル
• 教育マニュアル
• 営業マニュアル
• 操作マニュアル

業務マニュアル

業務マニュアルとは、作業手順などの流れを分かりやすく理解できるよう作成されたマニュアルです。動画を活用することで、言葉や文字だと伝わらない細かい作業動作を動画で視覚的に伝えることができます。

業務マニュアルの作り方やコツは、以下の記事で詳細に解説しているのでこちらをご覧ください。

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業務マニュアルの作り方は？初めてでもわかりやすく作るコツやポイントも解説

教育マニュアル

教育マニュアルとは、社内で必要なスキル・知識を身に付けるため、新人でも分かりやすく理解できるよう作成されたマニュアルです。動画化することで、新人は好きなタイミングで見たい箇所を繰り返し見ることができ、トレーナーも手取り足取りOJTで教える工数を削減できます。

教育マニュアルの効果的な作り方、新人／トレーナー双方が負担なく教育を行う方法は以下の記事で解説しています。

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新人教育マニュアルの効果的な作り方を解説！現場と新入社員が満足する簡単な方法とは

営業マニュアル

営業マニュアルとは、自社商品・サービスの営業方法を新人営業マンが分かりやすく理解できるよう作成されたマニュアルです。動画化することで、話す流れやリアクションなど基本的な教育を効率化することが可能です。

以下の動画は、動画マニュアル「tebiki」を活用して作成された動画による営業マニュアルのサンプルです。

【サンプル事例：テンプスタッフフォーラム株式会社】訪問営業 商談（音量にご注意ください）

（参照：人材業における動画マニュアル活用事例とサンプル動画）

操作マニュアル

操作マニュアルとは、製品や機械などの操作方法が記載されているマニュアルです。動画化することで、どのような手順で操作を行えばいいのか文字や写真では分かりにくい「動き」を伝えることが可能です。

操作マニュアルの作り方については、以下の記事で具体的に解説しています。

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動画マニュアルを活用する5つのメリット

動画マニュアルの活用にはさまざまなメリットがありますが、ここでは主なメリットを5つご紹介します。

• 文字や写真で表現できない三次元的な動きを伝えられる
• 人や時間といったリソース／コスト削減につながる
• 教育内容のバラつきがなくなる
• 言語の違いで理解度が左右されない
• いつ・どこでも業務内容を確認できる

文字や写真で表現できない三次元的な動きを伝えられる

動画マニュアルなら、文字や写真で表現しづらい内容を伝えることができます。

文字や写真、イラストなどの静止画像は二次元の表現であり、奥行きがあって立体的な様子などについては、言葉を尽くし多角度から何枚も写真を掲載しないと伝えにくいものです。

動画なら、手前から奥の方まで、あるいは対象物をぐるりと一周した様子をたった数秒の動画で表現でき、さらに音声情報も付加することが可能です。コマ送りではなく1つの動画の中で変化の様子を伝えることもでき、「時間」という軸を加えた三次元の情報をそのまま届けられます。

人や時間といったリソース／コスト削減につながる

動画マニュアルは紙ベース／文書マニュアルと比較し、短時間で作成・編集が可能であり、作成や編集にかかる人の手間や時間を抑えることができます。

文書マニュアルでは、まず業務に関わる担当者が執筆し、表現を推敲します。そして必要に応じ、写真やイラストを用意し適切な箇所に挿入します。これらが終わったら、内容や表現に問題がないかを別の担当者がチェックするといった流れになるため、マニュアル作成に時間をとられ、定常業務をしながらのマニュアル作成は残業で行うなど、現場に大きな負担がかかります。

動画マニュアルでは、業務を行う様子を撮影し、撮影した動画の編集を行います。撮影は実際の業務風景を撮影するので業務中と並行して行うことが可能です。

動画編集を一般的なクリエイター向けソフトで行う場合、作業時間やスキルが必要となりますが、動画マニュアル作成に特化したツールを使用することで、初心者でも簡単に作成時間を減らし、リソースや時間などのコスト削減につながります。

実際に動画マニュアル作成ツール「tebiki」を活用して動画マニュアルの整備を行ったサッポログループ物流株式会社では、紙マニュアルを動画に置き換えたことで、作成時間が2~3時間から30分と以前の3割までコスト／リソース削減を実現しています。マニュアル作成工数、OJTの削減による教育のコスト削減を金額で換算すると、月額30万円近くのコスト削減を実現しています。

より具体的なサッポログループ物流株式会社の動画マニュアル導入効果は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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教育内容のバラつきがなくなる

動画マニュアルでは正しく内容を1度作ってしまえば、口頭による教育を行う機会が減り、受講者の理解や解釈がバラつくことがなくなります。

文字や写真、イラストによる表現は、見る人の語彙力や業務経験に理解が左右されてしまいます。例えばその業務が初めてであっても、他に似た業務をしてきた中途採用者や社内異動者であれば、未経験の新人と違って飲み込みが早くなります。しかし、経験があるがゆえに思い込みなどでずれた解釈をしてしまうおそれもあります。

動画マニュアルなら、正しい動作や手順を見たままに伝えることができるため、解釈が分かれることなく新人でも経験者でも同じように理解することが可能です。動画を活用することで、教育内容のバラつきがなくなり業務の標準化を行えるメリットがあります。

実際に動画マニュアル作成ツール「tebiki」を活用した動画マニュアル整備によって教育のバラつきを抑えて標準化を実現した大同工業株式会社の事例をご紹介します。

同社では新人教育で動画を活用したことで、教育内容のバラつきを抑えつつも教育工数の8割削減しています。動画で正しい内容を等しく伝えたことで、結果的に部内全体で標準化を行うことができ、部内で発生していた試験中のヒヤリハットや評価エラーも削減しています。

大同工業株式会社の動画マニュアル活用事例や効果は、以下のインタビュー記事で詳しくご紹介しています。

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言語の違いで理解度が左右されない

動画によって説明をすると、日本語がまだ不慣れな外国人でも業務内容をつかみやすくなります。

日本語で作成されたマニュアルを外国語に翻訳して使う場合、おおまかな意味としては伝わっていても細かなニュアンスは伝えきれていない場合があります。そうすると解釈に幅が出て、人によって理解度が異なってしまうおそれがあります。

動画であれば、文字による説明がなくても動きを見れば伝わるため、言語の違いで理解度が左右されることがなくなります。動画マニュアル作成ツール「tebiki」の場合、日本語で作成された動画の字幕を100を超える国や地域の言語に自動翻訳が可能なので、視覚的に動きを伝えるだけでなく、文字による補足情報を外国人従業員に伝えることが可能です。

実際にtebikiを活用している新日本工機株式会社では、この翻訳機能の活用によって従来発生していたマニュアル／手順書の翻訳工数がゼロになっています。より具体的な導入効果は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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いつ・どこでも業務内容を確認できる

動画マニュアルは、いつでもどこでも業務内容を確認できます。文字のマニュアルは印刷して持ち歩けばいつでもどこでも閲覧可能ですが、多種類のマニュアルに分かれている場合やページ数が多い場合は、持ち運びが難しくなります。

一方で動画マニュアルの場合は、動画を閲覧できる端末やネットワーク環境が必要とはなりますが、それさえ整えばリモートワーク先や離れた事業所でも動画を閲覧でき、品質の均一な業務を遂行できます。

動画マニュアルを活用する4つのデメリット

動画マニュアルの活用にはメリットがありますが、デメリットもあります。主なデメリットを4つご紹介します。

• 動画編集ソフトを使いこなすのが難しい
• 作成者によってマニュアルの質が左右される
• 閲覧状況や内容の習熟度合いを可視化できない
• マニュアル管理に負担がかかる

これらのデメリットを踏まえると、動画マニュアル活用には『初心者でもかんたんに動画編集／管理／教育状況の可視化が行える環境』を整えることをオススメします。動画マニュアル作成ツール「tebiki」なら、この環境を構築することが可能です。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

動画編集ソフトを使いこなすのが難しい

動画編集ソフトを使いこなすのが難しいというデメリットがあります。私たちが運営するWebメディア「現場改善ラボ」において、会員の方へ行ったアンケート調査「動画マニュアル内製化の実態調査（回答数100件）」では、以下のような結果になりました。

• 回答者のうち、50％の方が動画マニュアル作成が「うまくいっていない」と回答
• うまくいっていない方の80％が「一般的な動画編集ソフト」を使用している

動画マニュアルを作成するには、撮影と動画編集が必要となります。撮影はスマートフォン操作などで慣れていても、動画編集はソフトを使うため、スキルの習得が求められます。一方で現場改善ラボの調査結果からも分かる通り、編集ソフトの操作は誰もができるわけではなく、使いこなすことが難しいです。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」のように、動画編集未経験者でもかんたんに動画マニュアルが作れるツールもあるので、動画マニュアル運用に特化したツールを用いて運用することがオススメです。

作成者によってマニュアルの質が左右される

動画の撮影や編集を担当する人によって、マニュアルの品質が左右されるデメリットがあります。動画マニュアルは撮影するだけといっても撮影に入り、その手順に問題があった場合は業務標準化につながらないマニュアルが出来上がってしまいます。

撮影前にマニュアルの構成を検討しておくだけでなく、そもそもその手順に改善点はないか？作成する機会に見直しを行うことがオススメです。また編集時に使用する図形やスタンプ、機能など、予めルールを定めておくことで編集方法のバラつきを抑えることが可能です。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」の場合、現場の教育に必要な編集機能を厳選して取り揃えているだけでなく、活用支援として専属サポートも付いているので、皆さん自身でルール整備を行う必要はありません。

閲覧状況や内容の習熟度合いを可視化できない

一般的な編集ソフトで動画マニュアルを作成した場合、作成後『実際に使われているか？理解されているか？』という点を可視化することが出来ません。動画マニュアルの目的はただ作ることではなく、教育の改善にあるはずです。改善度合いを可視化できない限り、施策による改善効果を図ることもできず何となく運用が続いているという可能性もあります。

動画マニュアルを選ぶ際は、閲覧状況や習熟度合いを可視化できるツールを選ぶことで、より具体的な費用対効果を算出することができ、改善度合いを定量的に測ることが可能です。動画マニュアル作成ツール「tebiki」なら、作成した動画マニュアルをいつ／誰が見ているか？管理者が見れるだけでなく、テスト機能を活用した理解度チェックが可能です。

マニュアル管理に負担がかかる

文書マニュアルと比較し、動画マニュアルは1本あたりのデータ量が多くなります。そのため、動画でマニュアルを作成すると動画本数が増えるにつれて、社内サーバーを圧迫するなど管理の手間や保存場所の確保に負担がかかるデメリットがあります。

動画マニュアルを導入する場合は、管理の手間や保存場所の確保も省力化できるサービスを検討するとよいでしょう。動画マニュアル作成ツール「tebiki」なら、1番お手軽なご契約プラン【エントリープラン】から動画アップロード本数を無制限に行うことが可能です。


ここまで動画マニュアルを活用する時に挙げられるデメリットに対し、動画マニュアル作成ツール「tebiki」で実現できることをセットでご紹介してきました。tebikiに関する、より具体的な機能は以下の資料でご覧いただけますので併せてご覧ください。

動画マニュアル制作は内製？外注/代行？どちらがよいか

結論、動画マニュアルの制作は社内で内製することがオススメです。外注／代行の場合、本数が増えるにつれて制作コストが増えるのは勿論のこと、動画を作成した業務で手順変更が発生した場合、修正依頼のコストも追加で発生します。

動画マニュアル作成ツールを活用して内製化することで、ツール使用料以外のコストは発生しません。また、マニュアルに落とし込むノウハウも実際の作業者が制作することで、質の高い動画マニュアルに仕上げることが可能です。外注より内製をオススメする理由について、より詳細な解説を知りたい方は以下の記事記事もご覧ください。

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動画マニュアルの制作は内製と外注／代行どちらがオススメ？

内製化で動画マニュアルのメリットを引き出している導入事例

ここまで動画マニュアルを活用するメリットとデメリット、制作する場合は内製で取り組む方がオススメという点をご紹介してきました。ここからは、実際に動画マニュアルを内製で制作し、改善効果を引き出している企業の事例をご紹介します。

より多くの事例を知りたい方や、動画マニュアルのサンプルを知りたいという方は、別記事「【業界別】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説」をご覧いただくか、事例企業の情報を厳選して取り揃えている以下の資料をご覧ください。

新日本工機株式会社

プレス機やシャーリング機、ベンディングロールなどの金属加工機械を製造・販売している工作機械メーカーの新日本工機株式会社では、現場でのOJTと紙マニュアルで人材育成を行ってきましたが、膨大な量がある製品のマニュアルを見ない作業者もいたため、品質のバラつきが生じていました。他にも、文章によるマニュアルでは作業の手順や注意点を正確に伝えきれず、ミスや事故のリスクを抱えていました。

そこで新日本工機株式会社では動画マニュアルを導入し、1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成しました。効果的かつ効率的にマニュアルを整備できたので、作業要領書の内容だけでなく安全作業や保守・点検作業など多岐に渡る作業もマニュアル化しています。

【動画マニュアルtebiki活用事例：新日本工機株式会社】

ベテラン作業者の技術の承継も行いつつ作業品質が安定した点のほか、外国語翻訳の手間がゼロになり、海外子会社の外国人スタッフの育成がスムーズになった点も大きな成果です。

より詳しい新日本工機株式会社の事例を知りたい方は、以下のインタビュー記事もご覧ください。

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東急リゾーツ＆ステイ株式会社

ホテル、ゴルフ場、スキー場、別荘地など、全国100を超える施設運営を手掛ける総合運営会社である東急リゾーツ＆ステイ株式会社では、スタッフごとのサービスレベルのバラつきや、働き方改革に伴うスタッフの勤務時間短縮を実現するための業務標準化と可視化が課題でした。

例えばワインの抜栓の手順など、動画化して動きで伝えた方がよい業務が多く、マニュアルを統一管理する際の運用汎用性も高いことから動画マニュアルを導入し、2年で9,000本以上のマニュアルを作成しました。

結果として業務の可視化・標準化に成功し、業態や施設ごとに異なっていたマニュアルを統一管理することで業務レベルのバラつきの解消や業務の標準化・平準化、多能工化につながっています。

より詳しい東急リゾーツ＆ステイ株式会社の事例を知りたい方は、以下のインタビュー記事もご覧ください。

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株式会社GEEKLY

IT・WEB・ゲーム業界への人材紹介事業を行う株式会社GEEKLYでは、OJT教育に課題がありました。トレーナーごとに教え方にバラつきがあることで新入社員の理解度に差があったり、新人教育の負担が大きいため新人を請け負った営業チームは目標が未達になったりしていました。

そこで株式会社GEEKLYでは動画マニュアルを導入し、新人教育の体制を改革しました。実際に、1年で1,300本以上のマニュアルの作成に成功しています。さらに営業チームに新人を配属するのではなく、研修担当者が動画マニュアルを活用しながら新人教育を行う体制としたことで、OJTの7割近くを動画マニュアルに置き換えることができました。

レポート機能で学習進捗を可視化し、習熟度を管理できる点が優れており、「マニュアルの閲覧頻度が多く視聴時間が長い新入社員はすぐに高いパフォーマンスを発揮する傾向がある」など分析ができる点でも成果を得ています。

より詳しい株式会社GEEKLYの事例を知りたい方は、以下のインタビュー記事もご覧ください。

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誰でもかんたんに動画マニュアルが作れるツール「tebiki」とは？

「tebiki」とは誰でもかんたんに、動画マニュアル作成／管理／習熟度チェックまで行えるツールです。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

動画マニュアル「tebiki」は動画マニュアルの作成・編集ができるツールであり、誰でもかんたんに動画を編集できるように開発されたツールです。特別なスペックのパソコンを用意することなく、スマートフォンなどで撮影した動画を通常のパソコンで編集できます。

誰が閲覧したか、どの動画の再生回数が多いかなどがアクセス履歴で一目瞭然で、理解度チェックテストもできるため、習熟度チェックや今後の動画作成方針の策定に役立てることができます。

動画はクラウドサービスに保存するため動画本数や容量の制限がなく、またキーワード検索で必要な動画をすぐ探し出せるので管理の手間もかかりません。クラウドに置いた動画マニュアルは適切なセキュリティで管理され、自社内ネットワークで快適に閲覧できます。

より具体的な機能面のご紹介は、以下のサービス資料をご覧ください。

動画マニュアルとは？作り方やコツなどの基礎知識

最後に、今回はじめて「動画マニュアル」という手法を知った方に向けて、基礎情報や作り方／コツをかんたんにご紹介します。

こちらでご紹介する内容について、より詳細に知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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失敗しない動画マニュアルを誰でも簡単に作成する6つのポイント、作成手順や活用事例集

そもそも動画マニュアルとは？

動画マニュアルとは、動画によって業務内容を説明するもので、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末で視聴します。撮影は、ビデオカメラのほか、近年はスマートフォンのカメラ性能が向上したことからスマートフォンで撮影することもできます。

特に人の動作や機械の動き、物質の状況などを伝える場合に向いており、作業しながら視聴することを想定して1〜2分程度の短い動画にまとめることがオススメです。

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失敗しない動画マニュアルの作り方

良質な動画マニュアルを作るには、基本に沿った作り方をすることと、それぞれの段階でポイントを押さえることの2つが大切です。作成は以下の流れに沿って進めることがオススメです。

• ターゲット、目的、ゴールを明確にする
• 必要な要素を洗い出す
• 構成案の作成
• 台本を作成
• 必要な機材の準備
• 動画を撮影
• 動画を編集

各手順におけるより意識したいポイントは、別記事内「3.　基本的な動画マニュアル作成の手順」で具体的に解説しているので、こちらをご覧ください。

すぐマネできる！動画マニュアル作成のコツ

動画マニュアルは誰が見ても分かりやすいと感じなければ、使われず形骸化してしまいます。そこで分かりやすく作るため、すぐに取り入れられるマネしやすいコツを2つご紹介します。

より多くのコツを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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マニュアル作成のコツ：最初から完璧を目指してはいけない6つの理由

あえてNG例も盛り込む

作業のNG例も記載することで、間違った作業をした場合にどのような問題が発生するのか理解できるため、労働災害や製品トラブルの未然防止に繋がります。そのため、正しい手順のみ記載するのではなくNGな作業も記載することをおすすめします。

見栄えにこだわりすぎない

動画マニュアルを作成する上で重要なのは誰でも理解ができる内容かどうかです。自分の求めている完成度まで長時間作業していることは非常に時間が勿体ないです。誰でも理解ができるよう、時間をかけず端的にマニュアルを作成しましょう。

まとめ

今回は、動画マニュアルを導入するメリットやデメリット、動画マニュアルは内製のほうがよいのか、失動画マニュアルの概要、実際に導入した企業の事例を交えながら解説しました。

動画マニュアルは動きを伝えるシーンで効率的に業務を伝えることができ、教育内容のバラつきがなくなる効果が期待できます。動画編集の難しさや動画ファイル管理の手間などのデメリットもありますが、どのようなツールを選ぶかによってデメリットを解消できますから、自社に合うツールを検討してみてください。

また、動画マニュアルのデメリットを解消するツールとして「tebiki」をご紹介しました。こちらのリンクから、動画マニュアルについての詳しい資料を無料ダウンロードできますので、ぜひご覧ください。