【例文あり】マニュアル作成での正しい言葉遣いは？伝わる文章の書き方

わかりやすいマニュアを作成のためには、正しい言葉遣いを意識することが重要です。しかし、「正しい言い回しが分からない」「読みやすい文章が書けない」という方も少なくないでしょう。

そこで、この記事ではマニュアル作成での正しい言葉遣いを解説します。伝わる文章の書き方や言葉遣いの注意点も紹介するので、マニュアルを作成する方は最後までご覧ください。

わかりやすいマニュアルを作りたい方は、以下の作成ガイドも併せてご覧ください。運用や管理のコツも解説していますので、マニュアルの整備に課題を抱えている方は必見です。

マニュアル作成前にチェック！言葉遣いのポイントや注意点

マニュアル作成では、書き言葉を使うことを意識しましょう。書き言葉は、話し言葉より正確かつ明確に表現できるため、情報が正しく伝わりやすくなります。具体的には、以下のポイントを押さえましょう。

「ら抜き言葉」や「い抜き言葉」は使わない

「ら抜き言葉」や「い抜き言葉」は文法的に正しくないため、使わないように気をつけましょう。

• 「見れる」→「見られる」
• 「食べれる」→「食べられる」
• 「食べてる」→「食べている」
• 「動かしてる」→「動かしている」

ビジネス文書では正確さが求められるため、正しい言葉遣いを心がけてください。

二重表現は避ける

同じ意味の言葉を重ねる二重表現を使うと、文章が冗長になって読みづらくなります。

• 「まず最初に」→「最初に」
• 「過去において」→「過去に」

簡潔で明確な文章を書くと、理解しやすいマニュアルが作成できます。

「～たり」の誤用に気を付ける

「〜たり」は複数の動作や状態を例示する際に使われますが、1つの動作や状態だけで使うと誤用になります。

たとえば、「本を読んだり映画を見たりする」は正しい使い方ですが「本を読んだりする」は「〜たり」が1つだけのため誤用です。「〜たり」を使う際は「〜たり〜たり」と併用しているかを確認しましょう。

「こそあど言葉」は乱用しない

「これ」「それ」「あれ」「どれ」といった指示語を使いすぎると、理解しづらい文章になります。

たとえば「この手順で」「それを実行して」などの表現を多用すると、何を指しているのかが不明確になるでしょう。具体的な名詞を用いて、読者にとってわかりやすい文章を書くことが大切です。

接続詞は正しく使う／多用しすぎない

接続詞は、文章の流れをスムーズにするために重要ですが、多用しすぎると読みづらくなります。

「しかし」「さらに」「そして」といった接続詞を適切に使えば、文章のつながりが明確になります。しかし、使いすぎると、重要な情報がどこにあるのかわかりづらくなってしまいます。接続詞は必要な箇所で適切に使い、多用しないように注意しましょう。

表記や表現方法を統一する

「メール」と「Eメール」を混在させたり、「ユーザー」と「使用者」を交互に使ったりすると、内容が理解しづらくなります。

複数のマニュアルで表記ゆれを防ぐには、社内である程度表記ルールを作り、そのルールに則り、マニュアル作成を行うと良いでしょう。

カジュアルすぎる表現はしない

カジュアルな表現は親しみやすさを与えますが、マニュアルで使用すると信頼性を損なう可能性があります。「～かも」「めっちゃ」「やばい」といった口語表現は避け、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。

マニュアルでは「ですます調」で良い？

文体には「ですます調」と「である調」がありますが、どちらを使うべきかは決まっていません。文体にはそれぞれ特徴があるので、用途やシーンに合わせて選ぶと良いでしょう。

▼「ですます調」と「である調」の特徴▼

ですます調	読みやすく、親しみやすい印象を与えるため、幅広い読者に向けたマニュアルに適しています。
である調	論理的で堅い印象を与えるため、権威性や信頼性を強調したい専門的なマニュアルに向いています。

 

原則的に「ですます調」「である調」は混在させない

文体が混在すると、リズム感や統一感がなくなり、読みにくくなります。

たとえば「このソフトウェアは初心者でも使いやすいです。インストール手順は以下に記載する。」と記載すると、違和感がありますよね。マニュアル作成時には、文体を統一させましょうに統一しましょう。

箇条書きでは「ですます調」と「である調」が混在する場合もある

箇条書きを「ですます調」で書くと、冗長的な表現になり、要点がぼやけやすいです。情報を短く簡潔に伝える必要がある箇条書きは、「である調」の使用が適切であることも多いため、意図的に「ですます調」と「である調」が混在する場合もあると覚えておきましょう。

マニュアルに「句点はつけない」って本当？

「結婚式の招待状などには、句読点をつけない」というルールはありますが、一部でささやかれている「マニュアルには句点（。）をつけない」というルールはありません。

マニュアルや手順書を作成するときも、普段と同じように句点をつけましょう。文章の終わりに句点をつけることで、文章の区切りが明確になって読みやすくなります。見出し／箇条書きなどでは、句点をつけない方が読みやすいこともあるため、パターンに応じて決めましょう。

例文付き！マニュアル作成における文章の書き方

マニュアル作成の際には、以下のポイントを押さえながら文章を書きましょう。

• 一文一義を意識し、できるだけ短く書く
• 難しい言葉は避ける
• 見出しやタイトルだけで意味がわかるようにする
• 要点には太字などで強調する
• 画像や動画で情報を補足する

文章の書き方だけではなく、網羅的にわかりやすいマニュアル作成の方法を知りたい方は、別記事『【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント』か以下の作成ガイドも併せてご覧ください。

 

一文一義を意識し、できるだけ短く書く

複数の指示や情報を1つの文章に詰め込むと、読者はどこに注目すべきか分からなくなり、混乱する可能性があります。そのため、1つの文章に1つの情報だけを盛り込み、各情報を明確にしましょう。

悪い例	新しいソフトウェアをインストールする際は、管理者権限が必要で、インストール後には、再起動が必要になることがあります。
良い例	新しいソフトウェアのインストールには、管理者権限が必要です。インストール後、再起動が必要になることがあります。

 

難しい言葉は避ける

専門用語や業界特有の言葉を多用すると、読者が意味を理解するために余計な時間を費やすことになります。そのため、簡単な言葉を使って、誰でもスムーズに理解できる文章にすることが大切です。

悪い例	プロジェクトのアロケーションは、各メンバーのスキルセットに基づいて行われます。
良い例	プロジェクトの担当は、各メンバーの得意分野に基づいて決まります。

 

見出しやタイトルだけで意味がわかるようにする

長い段落の中に重要な情報が埋もれていると、読者は必要な部分を見逃してしまう可能性があります。そのため、見出しやタイトルで内容を簡潔に伝えることを意識しましょう。

悪い例	見出しその1
良い例	データ保存時の注意点

 

要点は太字などで強調する

要点を太字で強調することは大切ですが、太字を多用するとどの情報が本当に重要なのかが分からなくなります。重要な部分だけを太字にすることで、読者は自然とそこに目がいき、必要な情報をスムーズに把握できます。

悪い例	更新中に操作するとデータが正常に保存されないことがあるため、定期的にバックアップを取ってください。
良い例	更新中に操作するとデータが正常に保存されないことがあるため、定期的にバックアップを取ってください。

 

画像や動画で情報を補足する

複雑な作業や業務を文章だけで説明すると、正確に理解してもらえない可能性が高いです。画像や動画を使って、具体的な動作や手順を視覚的に示すと良いでしょう。

伝わるマニュアル作成なら「動画」がイチオシ

作業手順を正しく伝えるマニュアルを作りたいのなら、動画マニュアルがおすすめです。動画マニュアルは、視覚的にわかりやすいというだけではなく、教育工数の削減といった効果も期待できます。ここでは、そんな動画マニュアルをおすすめする理由を解説します。

動画マニュアルの詳しいメリットを知りたい方は、別記事『動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果』か、以下の資料も併せてご覧ください。

 

動きや複雑な作業をそのまま伝えられる

動画を使うことで、文章だけでは伝えづらい複雑な作業や動作を円滑に伝えられます。たとえば、文章だけで機械の操作手順を説明するのが難しい場合でも、実際の操作を動画で見せることでスムーズに理解してもらえます。

また、文章より多くの情報を伝達できるため、効率的な教育が可能になります。

教育内容がバラつかなくなる

OJTの代わりに動画を視聴させることで、教育内容のバラつきを抑えられ、理解度の差がなくなります。これにより、作業手順を標準化でき、生産性や品質の向上が期待できるでしょう。

さらに、OJTを動画の視聴に置き換えることで、トレーナーの教育工数を年間3,700時間削減できたという事例もあります。詳しくは後述する『tebikiを業務で活用している企業事例』でご覧いただけます。

読み飛ばしを防止できる

作業手順を長い文章で説明すると、読み飛ばされてしまうことがあるでしょう。新人向けのマニュアルの場合、分厚いマニュアルがプレッシャーになることもあるかもしれません。

動画の場合、「読む」ではなく「見る」ことで情報を得られるため、学習の心理的ハードルが下がり、最後まで集中して見てもらいやすいです。動画は、巻き戻しやスロー再生で見逃した部分を再度確認できるため、理解不足や誤解を防げる効果も期待できます。

マニュアル作成の手間を削減できる

作業や業務の様子を動画で伝えることで、文書での説明が不要になり、作成にかかる時間や労力を削減できます。

たとえば、新しい設備での作業手順を文章で説明する場合、詳細な手順や手元の動きなどの写真を用意しなければならず、多くの時間がかかります。しかし、動画マニュアルであれば、作業している様子を動画撮影するだけでほとんど完成！実際に、紙マニュアルから動画マニュアルに変更した企業では、75％も作成時間を削減できたという事例もあります。

tebikiなら動画マニュアルが簡単に作成～運用できる

「動画編集スキルがないと、動画マニュアル導入は難しいのでは？」とお考えの方もいらっしゃるでしょう。動画マニュアル作成ツールtebikiであれば、シンプルな操作画面なので誰でも簡単に動画マニュアルの作成が行えます。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

以下に、tebikiの特徴や機能の一部をご紹介します。

スマホなどで撮った動画を、そのまま編集できる

一般的な動画作成ソフトの場合、動画の取り込みに手間や時間がかかります。tebikiの場合、撮影した動画をそのままtebiki上にアップロードできるため、編集までスムーズに行えます。

動画編集で手間のかかる字幕生成は、音声認識システムにより自動化！ 導入いただいている企業からは「自動字幕機能の精度がとても高く、95％ほど合っている」という声をいただいています。

「伝える工夫」は図形テンプレートにお任せ

tebikiには、マル・バツ・矢印・警告マークなどの図形スタンプがテンプレートとして用意されています。正しい手順にはマル、間違った手順にはバツなど、動画に図形を挿入することで簡単に見やすい動画マニュアルが完成します。

以下は、実際に企業で活用されている動画マニュアルです。このように図形を用いるだけで、パッと見るだけで内容が伝わるマニュアルが出来上がります。

▼記号を使った動画マニュアルサンプル▼
（音量にご注意ください）

 

ボタン1つで100か国語への翻訳ができる

tebikiはボタン1つで100ヶ国語以上に翻訳できるため、多国籍の従業員がいる職場でもスムーズに教育を行えます。また、翻訳された字幕は自由に編集でき、必要に応じて内容を調整することが可能です。

 

習熟度の可視化により教育管理も可能

マニュアルの閲覧状況や習熟度をグラフで可視化できる「レポート機能」が搭載されています。マニュアルの閲覧ランキングも確認できるため、どの部分でつまずいているかを把握でき、より詳細な手順を解説したマニュアルの拡充の計画を立てることも可能です。

tebikiは、動画マニュアルだけではなく文書ベースのマニュアル作成も可能です。上記でご紹介しきれなかった便利な機能については、以下の資料で解説しているため、「もっと詳しく知りたい！」という方はぜひこちらのサービス説明資料もご覧ください。

tebikiを業務で活用している企業事例

動画マニュアル「tebiki」を活用し、マニュアル整備を成功させている3社の事例を紹介します。

より多くの企業の導入事例を読みたい方は、全7つの業界の導入事例がまとまっている「tebiki導入事例集」を以下からぜひご覧ください。

 

教育工数を7割削減、動画マニュアル効果で会社全体の営業成績も向上：株式会社GEEKLY

IT・WEB・ゲーム業界に特化した人材紹介を行っている「株式会社GEEKLY」では、トレーナーごとの教え方の差が新人の理解度に大きな影響を及ぼしてしまうという問題を抱えていました。また、新人教育を担当する社員が教育に多大な時間を費やし、本来の業務に集中できないという課題も……。

そこで、教育内容の統一とトレーナーの負担軽減を目指してtebikiを導入。新人教育／営業ノウハウ／システム操作などの動画マニュアルを、1年で1,300本以上作成し、OJTの7割近くを置き換えることができました。

これにより、トレーナーの教育工数を年間で約3,700時間削減することに成功し、担当者が本来の業務に集中できるようになりました。さらに、動画による一貫した指導により、新入社員の営業品質のバラツキも解消しています。

株式会社GEEKLYの導入事例をより詳細に知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！

編集が簡単だから、マニュアル作成時間を30分に削減成功：アサヒ飲料株式会社

アサヒグループに所属する飲料の製造販売会社「アサヒ飲料株式会社」では、教育担当者の教え方にバラツキがあり、習熟者の力量が安定しないという問題を抱えていました。また、手順書の作成に多大な労力がかかるため、作成が後回しになっていることも社員の力量低下に影響を与えていました。

そこで、教育内容の統一と手順書作成の効率化を図るためにtebikiを導入し、新人教育や業務手順の動画マニュアルを作成。これにより、従業員全員が同じ質の教育を受けられるようになり、従業員の力量が安定するように。作成に3〜10時間かかっていた手順書が、tebikiを使うことで1本あたり30分程度まで短縮することにも成功しました。

アサヒ飲料株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化

紙マニュアルの運用失敗から一転。複雑な業務も動画で伝承：理研ビタミン株式会社

「ふえるわかめちゃん」や「リケンのノンオイル 青じそ」などを製造している理研ビタミン株式会社では、紙マニュアルでは教育のムラが発生し、技術伝承が難しいという問題を抱えていました。特に、品質保証部門での業務手順の伝達が難しく、業務の品質に悪影響を与えている状態。

そこで、教育内容の均一化と効率化を目指してtebikiを導入。動きや手順を視覚的に伝えることで、教育のムラをなくし、業務品質を向上させることに成功しました。また、品質保証部門では、OJT教育に使用していた紙マニュアルの4割を動画マニュアルに置き換え、OJT教育の時間を2割削減できました。

理研ビタミン株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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動画マニュアル導入事例│品質保証部門と製造部門がONEチームで取り組んだ業務標準化と技術伝承

実際によく見られている動画マニュアルサンプル

実際に企業で活用されている動画マニュアルを見たい方は、さまざまな業界の動画マニュアルが65本掲載されている以下の記事からご覧ください。各社それぞれ動画マニュアル作成ノウハウがつまっていますので、動画マニュアル導入の参考になるでしょう。

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【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

まとめ

マニュアル作成における「正しい言葉遣い」や「伝わる文章の書き方」を解説しました。適切な言葉を用いることで、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成することが可能です。

動画を活用すると情報を分かりやすく伝えられるため、業務効率を大幅に向上させられます。そのため、伝わるマニュアルを作成したい方は、今回紹介したポイントを押さえて、効果的な動画マニュアルを作成してみましょう。

動画マニュアルを作成する際は「tebiki」を活用するのがおすすめです。誰でも簡単に動画マニュアルの作成や教育管理を行えるため、短期間で作業品質や業務効率を向上させられます。「tebiki」に興味がある方は、以下の資料で詳細な機能や導入事例をご覧ください。

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