活用される社内マニュアルの作り方と管理方法は？Web化がおすすめの理由も解説

かつてマニュアルといえば紙のみでしたが、近年はWordなどのソフトで電子化しパソコンやタブレットなどの端末で閲覧したり、さらにはWeb化してインターネット経由でサーバに保存したマニュアルを閲覧する企業も増えつつあります。

選択肢が増えた今日では、どのように社内マニュアルを作成すると業務に役立つのか、またそのマニュアルは管理や共有もしやすいのかを各企業で見極め、選び取っていくことが求められます。

この記事では、どんな方法でマニュアルを作り管理していくと活用される社内マニュアルになるのかについて解説します。これから社内マニュアルを作成する人や、マニュアルはあるけれども管理方法にお悩みの人に参照していただければ幸いです。

また最近、こういったマニュアル作成や管理のお悩みを抱える現場で導入が進んでいる手段が動画マニュアルです。動画マニュアルの基礎知識や活用メリット、実際に活用している事例について『はじめての動画マニュアル作成ガイド』でご覧いただけますので、併せてご活用ください。

社内マニュアルの必要性やメリットは？

社内マニュアルとは、業務の目的や流れ、手順などをまとめたもので、従業員間でノウハウを共有することを目的としたドキュメントです。

社内マニュアルを使用している企業ではどのような必要性からマニュアルを作成し、どのようなメリットを得ているのでしょうか。主なものを3つご紹介します。

新人が早く業務を習得するため

社内マニュアルは、新人や職場への転入者など、業務を新たに覚えようとする従業員が早く業務を習得するために活用します。

マニュアルがない職場では、先輩のOJT指導頼みになります。先輩が忙しいとなかなか教えてもらうことができず、新人の早期戦力化は難しくなってしまいます。マニュアルがあれば、先輩が多忙な時間帯にも新人が自習でき、直接指導されなくてもできる業務も出てくるため、戦力化が早くなるメリットがあります。

しかし環境によっては新人教育マニュアルの整備とOJTの実施、適しているものが異なってくる場合があります。この違いについては、以下の記事で詳しく解説していますので併せてご覧ください。

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新人教育に特化した社内マニュアルを整備したいという方は、以下の記事をご覧ください。

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業務品質を一定にするため

社内マニュアルでは標準的な業務手順が記載されるため、マニュアルに沿って業務を行うことで業務品質を一定の水準に維持できます。

マニュアルがないと、先輩の指導がどのようなものかによって新人の業務品質が変わってきます。人によって説明の仕方が違い、抜け漏れが生じる可能性もあるため、、品質を一定に保ちにくくなります。

マニュアルに沿って業務を行えば手順や業務範囲が統一されるため、業務品質のバラつきを減らせるメリットがあります。

業務の属人化を防止するため

社内マニュアルによってその部署の業務範囲や内容が明確化すると、誰か特定の人しか行えない「属人化」した業務などが生まれにくくなります。

マニュアルが整備されていない状況では、業務内容の変更があっても周知されなかったり引き継がれなかったりする事態が発生します。例えばベテラン従業員が取引先に頼まれ、その人にしかできない特別な加工を行う場合、ベテラン従業員ならではのカンコツが発揮されるため一見良いことではありますが、その従業員がいなくなればサービスを継続できず、取引先との関係性に問題が生じるおそれがあります。

マニュアルで業務の範囲や内容を定めることは従業員へきちんと情報共有することにつながり、属人化を防止させるメリットがあります。

わかりやすい社内マニュアルを作る手順とコツ

社内マニュアルは新人や職場への転入者など、業務を初めて行う人が使用することが多いため、初心者にとってわかりやすい内容であることが求められます。

そこで、わかりやすい社内マニュアルを作る手順とそのコツをご紹介します。

わかりやすい社内マニュアルを作る手順

業務を初めて行う人にとってわかりやすい社内マニュアルとは、まず業務内容や手順がわかりやすく、そして業務を行うために必要な情報が漏れなくそろっていることが挙げられます。

そのようなマニュアルを作るための手順は、以下の通りです。

1. マニュアル化する業務を洗い出す
2. 利用するツール、フォーマットを決める
3. 作成する担当者を決める
4. 作成するスケジュールを計画する
5. マニュアルの骨子を作成する
6. 骨子を基に内容を肉付けしていく
7. 社内で運用をする
8. 改善を重ねていく

各手順における具体的な方法やポイントについては、以下の記事で解説していますのでぜひご覧ください。

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マニュアル作成『基本のき』5つのコツや手順、作成例やアプリ・ツールを徹底解説！

わかりやすい社内マニュアルを作るときのコツは？

わかりやすい社内マニュアルを作成するにはさまざまなコツがありますが、中でも重要な2つのコツについて解説します。

見栄えではなくわかりやすさを重視する

作成時にはマニュアルの見栄えではなく、マニュアルを使う従業員にとってわかりやすいかどうか、相手に伝わるかどうかを最優先にしましょう。

字体や色分けに凝ったり、写真のクオリティを上げることにこだわったりするよりも、業務のとき参照しやすくパッと見て内容をつかめることが重要です。

例えば危険な作業であれば赤や黄色などの目立つ色で禁止事項を表示することが重要ですし、従業員に「外国人スタッフが多い」「年齢層が高い」などの特徴がある場合は、日本語以外での表示や写真・図のわかりやすさ、文字の大きさなどがほしいところです。

ついつい作りこみすぎてしまうマニュアル作成にメリハリをつけるテクニックについて、以下の記事で詳しく解説しています。是非ご覧ください。

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新人教育マニュアルの作り込みすぎに注意！「相手に伝わるか」で作成時間を決める

最初から完璧を目指さず改善を重ねる

マニュアルを作るときに最初から完璧を目指さず、運用しながら改善を重ねていくことでわかりやすく活用されるマニュアルになります。

例えば「すべての業務についてマニュアルを揃え、内容を精査し、従業員が〇月までに読み終わっている」といった大きな計画を立てると、計画を遂行することが目的となってしまいがちです。

マニュアル作成には思いのほか時間がかかってしまうため、何とか計画を遂行しようと「わかりやすさ」よりも「とにかく何か作ること」が優先されるおそれも出てきます。

マニュアルの作成と運用をまず小さな範囲からスタートしてみて、うまくいったら対象業務の範囲を広げ、マニュアルの内容も見直すようにしていきましょう。

マニュアル作成や運用を成功させる他のコツについて、以下の記事でもご紹介しています。併せてご覧ください。

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マニュアル作成のコツ：最初から完璧を目指してはいけない6つの理由

活用を促進させる社内マニュアルの管理・運用方法

従業員が社内マニュアルを活用している企業では、社内マニュアルの管理や運用に成功の秘訣があります。

せっかく作った社内マニュアルが形骸化するという事態を避けるためにも、従業員が閲覧しやすいようきちんと保管や管理を行い、変更や修正があれば定期的に改善することが重要です。

ここで押さえておくとよい3つのポイントがありますので、ご紹介します。

保管方法のルールを決める

マニュアルが完成したら、まずは社内マニュアル保管のためのルールを決めましょう。

作成した社内マニュアルを保管しやすく閲覧もしやすい場所に保管し、必要なマニュアルを探せるよう整理して保管します。「人・場所・物」の3つの観点で決めておくと、担当者が入れ替わっても継続できるルールとなるのでおすすめです。

• 人 （誰が保管するか/変更や修正があった場合は誰が入れ替えるか）
• 場所 （どの場所に保管するか/紙バージョンはどの棚か、電子バージョンは階層分けをどう行うか、階層名やファイル名はどうするか）
• 物 （何を保管するか/変更や修正があった場合、古いマニュアルをどのように保管するのか）
  

活用状況を可視化できるようにする

社内マニュアルの活用状況を可視化できるようにしましょう。

作成した社内マニュアルが「どんな内容で・どの部署で」使われているのかを一覧にしておくと、似た業務が発生した場合にベースとして活用できます。また、どのマニュアルを誰がどの程度閲覧しているかを可視化できると、人材育成の進捗状況やマニュアル自体の改善に役立ちます。

マニュアルの変更や修正を行った際には改訂履歴を作り、改訂箇所や改訂理由をさかのぼれるようにしておくと、過去の経緯を活かすことにつながります。

必然的にマニュアルを使う仕組みを考える

業務を行う中で、必然的にマニュアルを使う場面が生じるような仕組みを考えましょう。

新人や転入者、指導者である先輩従業員だけがマニュアルを見るのではなく、さまざまな人がマニュアルに自然と関わるような体制を作ると、マニュアルを活用しようという意識が高まります。

例えば次のような工夫をしてみましょう。

• マニュアルを見ながら業務を行い、チェックリストに記録するフローにする
• 社内研修や勉強会など、マニュアルを使う場面を増やす
• できるだけ多くの業務をマニュアル化し、マニュアルの数を増やす
• マニュアルの内容を見直し、質を高める
• マニュアル改訂時期や改訂担当者を決める

時間や工数をかけて完成させたマニュアルを使いこなし、最大限活用できるような環境を整備することも「マニュアル作成」に必須だといえるでしょう。

社内マニュアルの作成と管理はWeb化するのがおすすめ

ペーパーレス化の流れが進み、リモートワークが普及した近年においては、マニュアルもWeb化しインターネットを介して閲覧する体制が整いつつあります。

マニュアルのWeb化とは、具体的にはツールやソフトで作成したマニュアルをクラウドや自社サーバに保存し管理・閲覧するものです。Web化するメリットやデメリット、Web化を推進していくコツについてご説明します。

代表的なWeb化の手段の一つである「クラウドへの切り替え」については、次の記事で詳細に解説しているため是非ご覧ください。

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マニュアルをクラウドに切り替える：Excel／Wordと比較したメリットとデメリット

Web化するメリットとデメリット

社内マニュアルをWeb化すると、従業員はパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末でツールを開き、マニュアルを閲覧することになります。

メリットとしては、マニュアルの保存場所が統一されることで、管理もしやすく閲覧するときに検索もしやすくなることが挙げられます。

紙のマニュアルは内容を改訂した際に差し替える手間がかかりますし、WordやPDFなどのソフトで電子化し、「とりあえずパソコンに取り込んでみた」だけのマニュアルはどこでも保存可能なため保存場所が統一しにくくバージョン管理に労力がかかります。「わからないことがあればこのツールを開く」というシンプルさが業務初心者にとって大きな助けになります。

デメリットとしては、端末がないとマニュアルを閲覧できないことや、スマートフォンなど小さな端末では文字が見えづらくなることが挙げられます。

業務上支給しているパソコンやタブレット、スマートフォンで閲覧できるツールを選ぶことや、小さな端末でも支障なく閲覧できるよう写真や動画を用いたわかりやすい内容にすることがポイントとなります。

活用頻度が多いマニュアルや新規作成分からWeb化を進める

マニュアルのWeb化は、すべてのマニュアルについて一度に行おうとせず、少しずつ行うことがコツです。

すべてのマニュアルを一度にWeb化しようとすると一定の時間がかかり、担当する従業員の負担が一時的に大きくなる可能性があります。

そのため、次のような条件で優先順位付けをするとスムーズにWeb化を進行できます。

• マニュアルを使う人が多い業務
• 活用する頻度が高い業務
• 基幹事業で重要度が高い業務
• これから新たにマニュアルを作成する業務

優先順位付けをしてWeb化を進めることで、従業員がWeb化されたマニュアルの閲覧に少しずつ慣れていくことができるメリットもあります。

わかりやすい社内マニュアルには動画がおすすめ

社内マニュアルをWeb化する場合、文字だけのマニュアルよりも動画入りのマニュアルにすると、従業員にとって端末で見やすくわかりやすいマニュアルになります。

なぜ動画を活用するとわかりやすいマニュアルになるのか、また動画入りのマニュアルを作成するためにどんなツールがおすすめなのかご説明します。

より具体的に動画マニュアルの全体像を知りたいという方は、以下の記事をご覧ください。

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失敗しない動画マニュアルを誰でも簡単に作成する6つのポイント、作成手順や活用事例集

動画を活用するとわかりやすい理由

社内マニュアルをWeb化する場合は、閲覧に端末が必要です。パソコンであれば大きな画面となりますが、業務を行う場所によってはパソコンを置けず、タブレットやスマートフォンなど画面の小さな端末で閲覧する状況もあります。

動画であればタブレットやスマートフォンなどの小さな画面でも内容をつかみやすく、しかも文字情報よりも情報量が多く短時間で内容をつかめるため、Web化したマニュアルを使うのであれば動画のマニュアルにするとわかりやすくなります。

おすすめの動画マニュアル作成・管理ツール一覧

動画で社内マニュアルを作成する場合は、動画マニュアル作成ツールを使用する、従業員が撮影した動画をYouTubeなどの動画再生サイトに掲載するといった方法があります。

動画マニュアル作成ツールであれば「マニュアルの本数が増えても容量を心配せずに使うことができる」「セキュリティ上も不安がない」「ツール内で作成・閲覧・管理が完結する」といったメリットがあります。

そこで、おすすめの動画マニュアル作成ツールをご紹介します。

tebiki

動画マニュアル作成ツール「tebiki」は、スマートフォンなどで撮影した動画を通常のパソコンで編集しマニュアル作成することができるツールです。誰でも簡単にマニュアルを作れることを重視しているため、例えば撮影した動画をツールにアップロードすれば字幕が自動生成される、マニュアル作成だけでなく作成後の管理についても無制限にサポートを受けられるといったメリットを備えています。

他にも、tebikiには社内でのマニュアル整備に役立つ機能を多数有しています。

• 「OK」「NG」など、動画への図形挿入も簡単
• 直感的な操作で、シーンのカットなど編集が簡単
• 生成された字幕を瞬時に100ヵ国以上の言語へ自動翻訳できる
• キーワード検索で必要な動画を探し出せる
• クラウドに保存する動画マニュアルを高度なセキュリティで管理し、自社内ネットワークで快適に閲覧
• レポート機能でいつ誰が何を閲覧しているか活用状況を可視化
• テスト機能で従業員の作業理解度を可視化
• 動画本数や容量の制限なし

これらの特徴により「tebiki」を導入した企業ではマニュアルを数多く作成し、人材育成にフル活用しています。

tebikiの詳細な情報や実際の導入事例について、次の画像より無料でダウンロードが可能です。是非ご覧ください。

その他の代表的なツール

動画マニュアル作成ツール「tebiki」の他にも代表的なツールはいくつかあります。

他のツールも知りたいという方は次の記事でより詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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動画マニュアル作成ソフト10選を比較！選び方、活用事例やサンプルも解説

まとめ

今回は、活用される社内マニュアルの作り方と管理方法について解説しました。

活用される社内マニュアルにするには、わかりやすい内容にすること、管理しやすいものにすることがコツです。凝った見栄えではなくても、パッと見て業務内容をつかめる内容で、マニュアル全体を一元管理できることがベストな条件ですが、「紙」「電子化」「Web化」とさまざまな作り方の選択肢がある中では、Web化して動画を用いたマニュアルが条件に適しているといえます。

特におすすめの動画マニュアル「tebiki」については、下のバナー画像からサービス概要や特徴、機能詳細、サポート体制や導入の効果などを知ることができるため是非ご覧ください。