かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki」を展開するTebiki株式会社です。
業務の目的や流れなどのノウハウをまとめた社内マニュアルは、業務品質の標準化や、新人教育などの場面で重宝する重要な存在です。作成する上で「活用される社内マニュアルはどのように作成すればよい？」「管理するうえではどんな点に注意すべき？」など疑問が浮かぶ方も多いかもしれません。
この記事では、活用される社内マニュアルの作り方や作成した後の管理方法などについて詳しく紹介していきます。
マニュアル作成や管理のお悩みを抱える会社で導入が進んでいるのが動画マニュアルです。動画マニュアルの基礎知識や活用メリット、実際に活用している事例について『はじめての動画マニュアル作成ガイド』でご覧いただけますので、併せてご活用ください。
目次
- 1. 社内マニュアルの必要性やメリットは？
1-1. 新人が早く業務を習得するため
1-2. 業務品質を一定にするため
1-3. 業務の属人化を防止するため
2. わかりやすい社内マニュアルの作り方
2-1. なぜ社内マニュアルを作成するのか、目的を明確化する
2-2. 作成するまでのスケジュールを組む
2-3. 社内マニュアルを何で作るのかを決める
2-4. 標準化（マニュアル化）する業務を決める
2-5. マニュアルの構成を作成する
2-6. 構成に沿って内容を作成する
3. わかりやすい社内マニュアルを作成するコツ
3-1. 複数人ではなく専任の担当者が作成する
3-2. 見栄えよりもわかりやすさを意識する
3-3. テキストだけではなく画像や動画を活用する
3-4. はじめから完璧を目指さずに改善を重ねる
4. 活用を促進させる社内マニュアルの管理・運用方法
4-1. 保管方法のルールを決める
4-2. マニュアルの更新頻度・更新担当者を決める
4-3. 活用状況を可視化できるようにする
4-4. 必然的にマニュアルが活用される仕組みを作る
5. 社内マニュアルの具体的な管理方法／手段
5-1. マニュアル作成ツール
5-2. 社内wikiツール
5-3. オンラインストレージ
6. 社内マニュアルの作成と管理はWeb化するのがおすすめ - 7. わかりやすい社内マニュアルには動画を活用
- 8. マニュアル作成ツールで制作／管理を効率化している事例
8-1. 株式会社GEEKLY
8-2. 東急リゾーツ＆ステイ株式会社
8-3. 大同工業株式会社 - 9. まとめ
社内マニュアルの必要性やメリットは？
社内マニュアルとは、業務の目的や流れ、手順などをまとめたもので、従業員間でノウハウを共有することを目的としたドキュメントです。
社内マニュアルを使用している企業ではどのような必要性からマニュアルを作成し、どのようなメリットを得ているのでしょうか。主なものを3つご紹介します。
新人が早く業務を習得するため
社内マニュアルは、新人や職場への転入者など、業務を新たに覚えようとする従業員が早く業務を習得するために活用します。
マニュアルがない職場では、先輩のOJT指導頼みになります。先輩が忙しいとなかなか教えてもらうことができず、新人の早期戦力化は難しくなってしまいます。マニュアルがあれば、先輩が多忙な時間帯にも新人が自習でき、直接指導されなくてもできる業務も出てくるため、戦力化が早くなるメリットがあります。
しかし環境によっては新人教育マニュアルの整備とOJTの実施、適しているものが異なってくる場合があります。この違いについては、以下の記事で詳しく解説していますので併せてご覧ください。
▼関連記事▼
・OJT研修とマニュアル教育の違い：「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か
・【早期の戦力化を！】新人教育マニュアルの作り方やコツ、注意点は？
業務品質を一定にするため
社内マニュアルでは標準的な業務手順が記載されるため、マニュアルに沿って業務を行うことで業務品質を一定の水準に維持できます。
マニュアルがないと、先輩の指導がどのようなものかによって新人の業務品質が変わってきます。人によって説明の仕方が違い、抜け漏れが生じる可能性もあるため、品質を一定に保ちにくくなります。
マニュアルに沿って業務を行えば手順や業務範囲が統一されるため、業務品質のバラつきを減らせるメリットがあります。
業務の属人化を防止するため
社内マニュアルによってその部署の業務範囲や内容が明確化すると、誰か特定の人しか行えない「属人化」した業務などが生まれにくくなります。
マニュアルが整備されていない状況では、業務内容の変更があっても周知されなかったり引き継がれなかったりする事態が発生します。例えばベテラン従業員が取引先に頼まれ、その人にしかできない特別な加工を行う場合、ベテラン従業員ならではのカンコツが発揮されるため一見良いことではありますが、その従業員がいなくなればサービスを継続できず、取引先との関係性に問題が生じるおそれがあります。
マニュアルで業務の範囲や内容を定めることは従業員へきちんと情報共有することにつながり、属人化を防止させるメリットがあります。
わかりやすい社内マニュアルの作り方
社内マニュアルは新人や職場への転入者など、業務を初めて行う人が使用することが多いため、初心者にとってわかりやすい内容であることが求められます。
ここでは、わかりやすい社内マニュアルの作り方について紹介していきます。
- なぜ社内マニュアルを作成するのか、目的を明確化する
- 作成するまでのスケジュールを組む
- 社内マニュアルを何で作るのかを決める
- 標準化（マニュアル化）する業務を決める
- マニュアルの構成を作成する
- 構成に沿って本文を作成する
なぜ社内マニュアルを作成するのか、目的を明確化する
まずは社内マニュアルを作成する目的を明確にしましょう。目的が不明確な状態でマニュアルを作成してもマニュアルの内容と実態が乖離してしまい、活用されない可能性があります。
社内マニュアルを作成する基本的な目的は以下のようなものがあげられます。
- 新人向けに業務の流れを理解してもらう
- 業務の効率化・標準化につながる
- 先輩従業員に教えてもらう手間と時間を省略する
以上のような点を踏まえ、社内マニュアルを作成する目的を踏まえて明確にしておくことによって、活用されるマニュアルを作成することができます。
自社に社内向けのマニュアルがそもそも必要なのか悩んでいる方は、「【事例あり】マニュアル作成の3つの意味。「必要ない」は本当？」の記事もチェックしてみてください。
作成するまでのスケジュールを組む
社内マニュアルを作成するうえでは情報の整理や構成／内容の作成、写真や図の用意など、数多くのステップを踏む必要があるため、完成までのスケジュールに見通しを立てておくのが大切です。
マニュアル作成は通常業務と平行して取り組む必要があるため「どのくらいの時間をかけるのか」「いつまでに作成するのか」などの目標がないと、作成が進まない／途中で頓挫してしまうなどの懸念があります。
完了後に関連する部署でのチェックや修正に時間がかかるケースもあるので、余裕を持ってスケジューリングするのが良いでしょう。
社内マニュアルを何で作るのかを決める
マニュアル＝紙のイメージが強い方も多いかもしれませんが、Excel／PowerPoint／Wordなど様々なツールがあるため、何で作るのかを決めておきましょう。それぞれのメリット・デメリットは以下のとおりです。
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メリット |
デメリット |
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Excel |
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PowerPoint |
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Word |
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一般的によく挙げられるツールは上記の3つですが、私たちは動画を用いたマニュアル整備もオススメしています。動画マニュアルであれば、スマホやPCの画面収録で撮影し、ちょっとした編集作業をするだけでカンタンに作成することができます。
紙のマニュアルにはない動画マニュアルのメリットを知りたい方は、「【紙と比較】動画マニュアル特有のメリットとデメリット」の記事もご覧ください。なお、動画マニュアの参考例や有効性を詳しく知りたい方は、以下の動画マニュアルサンプル集も併せてご覧ください。
標準化（マニュアル化）する業務を決める
一から社内マニュアルを作成するとなるとかなりの量になるので、どの業務をマニュアル化するのかを決めましょう。洗い出す際には以下の手順を参考にしてみてください。
- 対象となる業務をカテゴリごとにリストアップ
- マニュアルが必要なものの選定
- 選定した業務ごとに優先度を設定
優先度は独断で決めるのではなく、社歴が浅いもしくは年齢が若い従業員をはじめ、社内のリアルな意見をヒアリングしておくのが重要です。
マニュアルの構成を作成する
いきなり詳細を作成するのではなく、マニュアル全体の方向性を決める構成の作成からはじめましょう。事前に構成を作成しておけば、情報の抜け漏れがなく整理されたマニュアルを作成できます。
また、全体の流れを構成で決めておくことで、書くべき内容が定まるため、作成するスピードもアップします。
マニュアルの構成作成をより詳しく知りたい方は「マニュアルの「目次構成」の作り方5STEP！見やすい見出しを作るには？」の記事も参考にして見てください。
構成に沿って本文を作成する
構成の作成が完了したら、流れに沿って内容を書き出していきましょう。内容を書き出す際には以下のような点に注意すると、読みやすいマニュアルを作成できます。
- 一文を長くせずにコンパクトにまとめる
- 専門的な用語は使わずに平易な表現や用語を使う
- 文章だけではなくイラストや表を挿入する
「どのような言葉遣いでマニュアルを作ればいいんだろう？」「マニュアル作成が上手な人の特徴を知りたい」方は、以下の記事も併せてチェックしてみてください。
▼関連記事▼
・【即上達】マニュアル作成が上手い人の5つの特徴！コツやおすすめツールも
・【例文あり】マニュアル作成での正しい言葉遣いは？伝わる文章の書き方
わかりやすい社内マニュアルを作成するコツ
社内マニュアルを作成するうえでは、わかりやすく作成するコツを理解しておくのが大切です。ここでは、4つのコツを紹介していきます。
複数人ではなく専任の担当者が作成する
社内マニュアルを作成するうえでは、業務の洗い出しや作成、関係各所へのチェック依頼などの様々な業務が発生します。そのため、ついつい複数人の担当者を決めてしまいがちです。
担当者を複数人にすると作成業務の範囲が曖昧になってしまったり、担当者ごとに内容が偏ってしまったりするリスクがあります。結果として、時間がかかってしまう、もしくは不明瞭なマニュアルができてしまうこともあるでしょう。
このような状況を防ぐためにも、専任の担当者は一人にするのがベストです。
見栄えよりもわかりやすさを意識する
字体やテキストカラー、レイアウトなどの見栄えにこだわるよりも、社内マニュアルを活用する従業員にとって、わかりやすいかという視点を意識して作成しましょう。
例えば、危険な作業であれば赤や黄色などの目立つ色で禁止事項を表示することが重要です。従業員に「外国人スタッフが多い」「年齢層が高い」などの場合は、日本語以外での表示や写真・図のわかりやすさ、文字の大きさなどを意識すべきです。
見栄えは＋αの要素でしかないので、まずは読み手にとってわかりやすいかという点が非常に重要です。
テキストだけではなく画像や動画を活用する
テキストでの説明が多いマニュアルは読み手となる従業員の負担になってしまうため、形骸化して活用されない可能性が非常に高いです。
業務の流れや手順を説明する箇所で、フローチャートで表現したり、文章だけで伝えるのが難しい箇所では、イラストや画像などを活用するなど工夫しましょう。
なお、複雑なシステムの操作方法や長年のカンやコツを要する作業などの「動き」が伴う作業は、”動画”を活用するのも有効です。作業風景をスマホやタブレットで撮影し、説明文を添えるだけで文章で伝えにくい内容をカンタンに表現できます。
動画でのマニュアル作成を検討したい方は、以下の資料も併せてご覧ください。
はじめから完璧を目指さずに改善を重ねる
社内のルールや作業手順などは変更されることも十分に考えられるので、社内マニュアルははじめから作り込むのではなく、更新する前提で作成するのが大切です。
はじめに作成する段階で完璧なマニュアルを作るのは非常に難易度が高く、時間もかかってしまいます。ひとまず作成してみた上で、社内からの意見を取り入れたり、変更があった段階で更新したりなど改善を重ねることで良いマニュアルに仕上がっていくでしょう。
マニュアルの改訂方法を詳しく知りたい方は「【マニュアル改訂方法】表紙の書き方から履歴の残し方まで！目的も解説」の記事も併せてチェックしてみてください。
活用を促進させる社内マニュアルの管理・運用方法
従業員が社内マニュアルを活用している企業では、社内マニュアルの管理や運用に成功の秘訣があります。
せっかく作った社内マニュアルが形骸化するという事態を避けるためにも、従業員が閲覧しやすいようきちんと保管や管理を行い、変更や修正があれば定期的に改善することが重要です。ここで押さえておくとよい4つのポイントをご紹介します。
保管方法のルールを決める
マニュアルが完成したら、まずは社内マニュアル保管のためのルールを決めましょう。
作成した社内マニュアルを保管しやすく閲覧もしやすい場所に保管し、必要なマニュアルを探せるよう整理して保管します。「人・場所・物」の3つの観点で決めておくと、担当者が入れ替わっても継続できるルールとなるのでおすすめです。
- 人 （誰が保管するか/変更や修正があった場合は誰が入れ替えるか）
- 場所 （どの場所に保管するか/紙バージョンはどの棚か、電子バージョンは階層分けをどう行うか、階層名やファイル名はどうするか）
- 物 （何を保管するか/変更や修正があった場合、古いマニュアルをどのように保管するのか）
マニュアルの更新頻度・更新担当者を決める
作成した社内マニュアルは、社内ルールの変更などがあった際などに定期的に更新しましょう。社内マニュアルに記載して異なる内容と実態に乖離があると、活用されなくなり形骸化を招きます。
都度、更新をする方針だと抜け漏れが発生するため、変更などに関係なく、頻度を定めておくこともよいでしょう。また、マニュアルを更新する担当者を決めておくことも忘れないようにしてください。
マニュアルが形骸化してしまう理由や定着させる方法を詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
▼関連記事▼
・マニュアルが形骸化する原因は？「更新されない問題」を解消する整備方法
・マニュアルの「定着」4STEP！効果的な周知方法とは？
活用状況を可視化できるようにする
社内マニュアルの活用状況を可視化できるようにしましょう。
作成した社内マニュアルが「どんな内容で・どの部署で」使われているのかを一覧にしておくと、似た業務が発生した場合にベースとして活用できます。また、どのマニュアルを誰がどの程度閲覧しているかを可視化できると、人材育成の進捗状況やマニュアル自体の改善に役立ちます。
幅広い業界で導入されている動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、マニュアルの閲覧や活用状況をレポートで可視化することができ、テストで理解度を確認することも可能です。
「tebiki」についてより詳しく知りたい方は、以下のサービス説明資料も併せてご覧ください。
必然的にマニュアルが活用される仕組みを作る
業務を行う中で、必然的にマニュアルを使う場面が生じるような仕組みを考えましょう。
新人や転入者、指導者である先輩従業員だけがマニュアルを見るのではなく、さまざまな人がマニュアルに自然と関わるような体制を作ると、マニュアルを活用しようという意識が高まります。
例えば次のような工夫をしてみましょう。
- マニュアルを見ながら業務を行い、チェックリストに記録するフローにする
- 社内研修や勉強会など、マニュアルを使う場面を増やす
- できるだけ多くの業務をマニュアル化し、マニュアルの数を増やす
- マニュアルの内容を見直し、質を高める
- マニュアル改訂時期や改訂担当者を決める
時間や工数をかけて完成させたマニュアルを使いこなし、最大限活用できるような環境を整備することも「マニュアル作成」に必須だといえるでしょう。
社内マニュアルの具体的な管理方法／手段
社内マニュアルの作成後、長期的に活用されるためにもしっかりと管理方法を決めておくことも重要です。ここでは、3つの管理方法について紹介していきます。
- マニュアル作成ツール
- 社内wikiツール
- オンラインストレージ
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールでは、マニュアルの作成はもちろん、その後の運用や管理まで一貫して行えるのが特徴です。ツール内でマニュアルのフォーマットも用意されており、レイアウトなどを一から考えずに作成することができます。
大元となるマニュアルを更新するだけで、全てのマニュアルを同時に更新できるため、管理工数や手間を削減できるのも大きな特徴と言えます。
なお、マニュアル作成ツールは複数の種類があり、「違いがわからない」「どのツールが良いんだろう」とお悩みの方もいるかと思います。そんな方に向けて、マニュアル作成ツールを比較できる資料をご用意致しました。気になる方は以下より資料をご覧ください。
社内wikiツール
社内wikiツールとは、Web上の百科事典的な役割である「Wikipedia」の社内専用のツールであり、社内にある情報やノウハウの蓄積や管理が可能です。業務に関連するノウハウやプロセスを蓄積することにより、属人化の防止や業務品質を均一化することができます。
ツール上で付与された権限によって異なるものの、権限があれば企業に在籍する全ての従業員がドキュメントの作成や編集することができ、更新性を担保しての管理が可能です。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上でファイルやデータの保管や管理、共有ができるサービスのことです。ネットに接続できる環境であれば、どこでも利用が可能です。
googleドライブやOneDriveなど無料で利用できるものから、有料で利用するものまで様々なサービスが提供されています。
社内マニュアルの作成と管理はWeb化するのがおすすめ
ペーパーレス化の流れが進み、リモートワークが普及した近年においては、マニュアルもWeb化しインターネットを介して閲覧する体制が整いつつあります。
マニュアルのWeb化とは、具体的にはツールやソフトで作成したマニュアルをクラウドや自社サーバに保存し管理・閲覧するものです。マニュアルの保存場所が統一されることで、管理もしやすく閲覧するときに検索もしやすくなるのが大きなメリットとしてあげられます。
紙のマニュアルは内容を改訂した際に差し替える手間がかかりますし、WordやPDFなどのソフトで電子化し、「とりあえずパソコンに取り込んでみた」だけのマニュアルはどこでも保存可能なため保存場所が統一しにくくバージョン管理に労力がかかります。「わからないことがあればこのツールを開く」というシンプルさが業務初心者にとって大きな助けになります。
わかりやすい社内マニュアルには動画を活用
社内マニュアルをWeb化する場合、文字だけのマニュアルよりも動画のマニュアルにすると、従業員にとって端末で見やすくわかりやすいマニュアルになります。
動画であればタブレットやスマートフォンなどの小さな画面でも内容をつかみやすく、文字情報よりも情報量が多く短時間で内容を理解できます。
動画マニュアル作成ツール「tebiki」は、スマートフォンなどで撮影した動画を通常のパソコンで編集しマニュアル作成することができ、誰でも簡単にマニュアルを作れることを重視しています。撮影した動画をツールにアップロードすれば字幕が自動生成され、マニュアル作成だけでなく作成後の管理についても無制限にサポートを受けられるといったメリットを備えています。
他にも、tebikiには社内でのマニュアル整備に役立つ機能を多数有しています。
- 「OK」「NG」など、動画への図形挿入も簡単
- 直感的な操作で、シーンのカットなど編集が簡単
- 生成された字幕を瞬時に100ヵ国以上の言語へ自動翻訳できる
- キーワード検索で必要な動画を探し出せる
- クラウドに保存する動画マニュアルを高度なセキュリティで管理し、自社内ネットワークで快適に閲覧
- レポート機能でいつ誰が何を閲覧しているか活用状況を可視化
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- 動画本数や容量の制限なし
「tebiki」についてもっと詳しく知りたい方は、以下より「3分で分かる『tebikiサービス資料』」無料でダウンロードが可能です。是非ご覧ください。
マニュアル作成ツールで制作／管理を効率化している事例
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株式会社GEEKLY
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製造業の技術部門での動画マニュアル導入事例｜製造業の技術部門の業務を動画で標準化。品質評価に関わるヒヤリハットを8割削減して、多能工化を実現
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まとめ
一目で業務内容を理解でき、マニュアル全体を一元管理できることがベストな条件ですが、「紙」「電子化」「Web化」とさまざまな作り方の選択肢がある中では、Web化して動画を用いたマニュアルが条件に適しているといえます。
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