かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki」を展開するTebiki株式会社です。
社内で業務効率を上げるためには、具体的な作業手順や安全基準を明確に示したマニュアル／手順書が必要です。しかし、「どのように作成すればいいかわからない」「実用的なものが作れずに現場で使われない」と悩んでいる方も多いでしょう。
この記事ではマニュアル作成が上手い人に共通している特徴やスムーズに作成するコツなどを紹介するので、マニュアルの作成に悩んでいる方は参考にしてみてください。
なお、これから作成する方に”そのまま真似できる”マニュアルの見本を盛り込んだ『業務マニュアル作成の完全ガイド』をご用意いたしましたので、併せてご活用ください。
目次
- 1. マニュアル作成が上手い人の特徴
1-1. 読み手を意識してわかりやすい文章が書ける
1-2. マニュアルの対象となる業務に精通している
1-3. マニュアル作成に対して意欲がある
1-4. こだわりすぎない
1-5. 社内の声をよく聞いて素直に対応できる
2. 上手い人はやっている！マニュアル作成能力を上達させるコツ
2-1. コツ① マニュアル作成の目的を明確にする
2-2. コツ② スケジュールを決める
2-3. コツ③ 見出しだけで内容をわかるようにする
2-4. コツ④ 一文一義を心がける
2-5. コツ⑤ テンプレートを活用する
2-6. コツ⑥ 変更があった場合に抜け漏れなく更新する
2-7. コツ⑦ 文章だけで説明せずに図や動画を活用する - 3. 動画マニュアルなら、「上手い下手に関係なく」わかりやすく作成可能
3-1. マニュアル作成工数を大幅に削減可能
3-2. 文章よりも多くの情報量を伝えられる
3-3. 複雑な動作をそのまま伝えられる
3-4. 教育内容を統一できる
3-5. 読み飛ばし防止に効果的
4. 動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、編集技術がなくても誰でも簡単◎
4-1. スマホで撮った動画をそのまま編集
4-2. 図形テンプレートで、よりわかりやすい動画を簡単に
4-3. 文章ベースのマニュアルの作成も可能
4-4. タスク機能やテスト機能により、習熟度の可視化も実現
5. 操作性の良さと効果がわかるtebikiの導入事例
5-1. 【タマムラデリカ株式会社】動画マニュアル作成時間が75%削減！教育体制を強化し、お客様に喜ばれる商品を提供したい
5-2.【株式会社京急ストア】3,000人の従業員に効率よく精度の高い教育ができるのは「動画」だと考えました。
5-3. 【東急リゾーツ＆ステイ株式会社】従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進。
6. マニュアル作成が下手／苦手な人のNGポイント
6-1. NGポイント① 専門用語や難しい言葉を多用している
6-2. NGポイント② マニュアルの構成がバラバラ
6-3. NGポイント③ 文字だらけのマニュアルになっている
7. 企業で実際に活用されている動画マニュアル見本
8. マニュアル作成の基本的な手順
9. まとめ
マニュアル作成が上手い人の特徴
マニュアル／手順書作成が上手い人には、以下のような特徴があります。
1つずつ特徴を詳しく解説しますので、チェックしていきましょう。
読み手を意識してわかりやすい文章が書ける
マニュアルは、作業手順を知りたい作業者（多くは新人！）のために作られている文書です。そのため、作業の熟練者しかわからないような作業方法や専門用語を使ってしまうと、活用されないマニュアルになってしまいます。
そのため、読み手の文章読解能力や保有スキルを問わない文章を書くのが好ましいでしょう。一方で、マニュアル作成を担当する熟練者が言語化に長けているとは限りません。そのような場合には、作業手順を撮影して制作できる動画マニュアルの活用がオススメです。
動画マニュアルの有効性は、後述の【動画マニュアルなら、「上手い下手に関係なく」わかりやすく作成可能】をクリックしてご覧ください。
マニュアルの対象となる業務に精通している
マニュアルの対象業務について深く理解していないと、コツや注意点などが書かれていない簡略なマニュアルが完成してしまいます。しかし、実務経験がある人が自身の経験をもとに作成すると、実用的なわかりやすいマニュアル／手順書を作成できるでしょう。
わかりやすい手順書を作成するためには、以下を把握している人に任せてみましょう。
- 作業手順
- 使用機器
- 効率的に作業を行うためのコツ
- 注意点
- 対象作業の目的（全体像の把握） など
マニュアル作成に対して意欲がある
現場で使われるマニュアルを作成するためには、社内のノウハウ／コツを具体的な指示に変換する必要があるため、労力と時間がかかります。そのため、手順書作成に前向きでない人は、思考を凝らして作成していくことは難しいです。
一方で、マニュアルの作成などの新しいことへの取り組みが好きで前向きな意欲がある人は、わかりやすいマニュアルを作成できます。
社内の誰がマニュアル作成に適しているのか詳しく知りたい方は、「マニュアルは誰が作るのが正解？新人や派遣に作成を依頼しても良い？」の記事もチェックしてみてください。
こだわりすぎない
デザインや内容にこだわりすぎると、以下のようなデメリットが生じます。
- 必要な情報をすぐに見つけにくくなる
- 情報更新に手間
- 膨大な作成工数がかかる
そのため、マニュアル作成にはこだわりすぎず（時間をかけすぎず）、1度簡易的な手順書を作成し、必要に応じて更新していくようにしましょう。
作り込みすぎないことの重要性や、逆に時間をかけるべき内容については、以下の記事で詳しく解説しています。
▼関連記事▼
新人教育マニュアルの作り込みすぎに注意！「相手に伝わるか」で作成時間を決める
社内の声をよく聞いて素直に対応できる
手順書作成が上手い人は、社内の声をよく聞いて素直に対応しています。手順書作成では、対象業務を正確に理解するだけでなく、実際に作業を行う人の意見や要望を取り入れることが不可欠です。そのため、社内の声を反映させたマニュアルを作成することで、現場の社員が日常的に活用する実用的なものになります。
ここまで紹介してきたように、マニュアル作成が上手な人はセンスや特別なスキルがあるわけではありません。
要領を掴むまではうまく作れないかもしれませんが、作成に取り組んでいく中で工夫をすれば誰でも質の高いマニュアルを作成できます。質の高いマニュアルを作る「わかりやすいコツ」をまとめた資料をご用意していますので、以下の画像をクリックしてご活用ください。
上手い人はやっている！マニュアル作成能力を上達させるコツ
マニュアル作成が上手い人がやっている、「マニュアル作成能力を上達させるためのコツ」は以下の通りです。
- マニュアル作成の目的を明確にする
- スケジュールを決める
- 見出しだけで内容をわかるようにする
- 一文一義を心がける
- テンプレートを活用する
- 変更があった場合に抜け漏れなく更新する
- 文章だけで説明せずに図や動画を活用する
作成のポイントや構成／作成手順などについて詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
▼関連記事▼
見本テンプレ付！わかりやすいマニュアルの作り方とコツ。構成、レイアウト、作成ツールは？
コツ① マニュアル作成の目的を明確にする
マニュアルを作成する際は、マニュアル作成の目的を明確にしましょう。マニュアルの目的が明確になると、どの情報をどの程度詳細に説明すべきかが判断できるようになるため、読者にとって本当に必要な知識だけを伝えられるようになります。
目的がぼんやりしていると、重要な情報を見落としたり、必要以上に詳細な情報を盛り込んだりしてしまうため、必ず目的を明確にしておきましょう。
マニュアルの目的や作成する意味合いをより詳しく知りたい方は「【事例あり】マニュアル作成の3つの意味。「必要ない」は本当？」の記事もご覧ください。
コツ② スケジュールを決める
マニュアル作成を行う前に、スケジュールを決めることも重要です。マニュアル作成には、情報収集／構成の立案／動画撮影など、やるべきことがたくさんあります。そのため、スケジュールを決めて、各工程に具体的な期限を設けることで、予定通りマニュアル運用を行えるようになります。
「4月に入社する社員のためのマニュアル」や「新しく導入する機器の使用マニュアル」など、使用開始日が明確にあるマニュアルの場合、使用開始日から逆算してスケジュールを立ててください。
コツ③ 見出しだけで内容をわかるようにする
マニュアルを作成する際は、見出しだけで内容がわかるようにすることも大切です。見出しでどんな内容を扱っているかを明確に表すことで、マニュアル使用者は必要な情報をすばやく見つけられるようになり、マニュアルの使いやすさが大幅に向上します。
以下の図のように、大見出しのほかに小見出しも活用すると、より内容がわかりやすくなるでしょう。
コツ④ 一文一義を心がける
わかりやすいマニュアルを作成するためには、一文一義という「1つの文章に1つの情報だけを書く」ことを意識することが重要です。一文一義を心がけることで、文の構造がシンプルになり、マニュアル全体の読みやすさが向上します。
マニュアルの文章をより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
▼関連記事▼
【例文あり】マニュアル作成での正しい言葉遣いは？伝わる文章の書き方
コツ⑤ テンプレートを活用する
マニュアルのレイアウトやデザインなど一から作成するとなると、ある程度のセンスや経験が必要になり、ハードルが高くなります。そのため、マニュアルの参考となるテンプレートの活用がおすすめです。
見本となるテンプレートをはじめ、デザインのコツやExcelのテンプレートをまとめた資料をご用意しましたのであわせてご覧ください。
コツ⑥ 変更があった場合に抜け漏れなく更新する
マニュアルは一度作成したら終わりではなく、現場の変化に合わせて情報を更新し続けることが重要です。製品のアップデートや作業プロセスの改善など、日々変化が起こるため、常に使いやすいマニュアルにするために更新し続けていきましょう。
紙マニュアルの場合には、作業手順の変更があった際に逐一文書の更新や配布をする必要があるため、抜け漏れが発生しやすいのが課題です。一方で、動画マニュアルであればWeb上で作業するだけで更新が完了するため、抜け漏れを防止できます。
紙と動画の違いについては、「【紙と比較】動画マニュアル特有のメリットとデメリット」の記事で詳しく紹介しているので、併せてご覧ください。
コツ⑦ 文章だけで説明せずに図や動画を活用する
文章だけでは伝えられる情報に、限界があります。動画／図／写真などの視覚的な情報を入れることで、わかりやすさを向上できるでしょう。
とくに、以下の作業の場合は、視覚的な情報を入れることに向いています。
- 高度な技術が必要な作業
- 一連の動きが必要な作業
- 文章ではニュアンスが伝わらない作業 など
動画を用いたマニュアルの場合、これらの作業が写真やイラストよりも各段に伝わりやすくなります。実際に動画マニュアルを導入している「株式会社京急ストア」では導入から半年で約180本の動画を作成しています。
動画マニュアルを誰でも簡単に作るには『動画マニュアルtebiki』というツールがおすすめ。tebikiの機能や効果については、「3分でわかるtebikiサービス説明資料」をご覧ください。
次の見出しでは、紙のマニュアルにはない動画マニュアルならではのメリットを紹介していきます。
動画マニュアルなら、「上手い下手に関係なく」わかりやすく作成可能
動画マニュアルであれば、マニュアル作成の上手い下手に関係なく、読み手にとってわかりやすいマニュアルが完成します。ここでは、以下の動画マニュアルのメリットを詳しく解説するので、1つずつチェックしましょう。
動画マニュアルのメリットや導入効果を詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
▼関連記事▼
【紙と比較】動画マニュアル特有のメリットとデメリット
マニュアル作成工数を大幅に削減可能
紙ベースのマニュアルでは、文章執筆／写真撮影／図表の作成など、やるべきことが多いため、作成に膨大な時間がかかってしまいます。
しかし、動画マニュアルでは、実際の操作や作業を撮影するだけで作成できるため、作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。弊社が提供している動画マニュアル作成ツール「tebiki」を活用している「児玉化学工業株式会社」では、紙ベースのマニュアルを動画にしたことで、作成工数が1／3まで削減に成功しています。
同社の事例を詳しく見たい方は「児玉科学工業株式会社のインタビュー記事」もご覧ください。
なお、様々な企業の動画マニュアルの導入事例をまとめた「tebiki導入事例集」もご用意しております。興味のある方はぜひチェックしてみてください。
文章よりも多くの情報量を伝えられる
動画マニュアルは、テキストベースのものよりも多くの情報量を伝えられます。動画は視覚と聴覚で情報を伝えられるため、同じ内容を文章で読むよりも理解しやすく、記憶に残りやすいです。
そのため、業務手順や操作方法などを動画で解説することで、教育の質を向上させられます。
複雑な動作をそのまま伝えられる
文章や静止画では伝えきれない、細かな手順や動作の流れを動画で解説できるため、直感的に理解させられるようになります。そのため、動画マニュアルを活用することで、教育にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。
また、動画によって動きをそのまま伝えられるからこそ、以下の方にもおすすめです。
- 属人化している高度な技術を伝承したい
- 外国人従業員へ言語の壁を乗り越えて、作業の動きを理解させたい など
外国人従業員への教育で動画マニュアルを活用するメリット、効果については「外国人社員の教育課題は、動画マニュアルで解決できる！」で具体的にご紹介しているのでこちらもご覧ください。
教育内容を統一できる
文章や口頭での説明では、伝える人によって言い回しが異なったり、重要なポイントの解説がバラついたりします。
しかし、動画マニュアルは「教えたいことを、動画で見せるだけ」なので、教育者によって指導内容がバラつくことを防げるでしょう。また、動画で学習者側の解釈の差異も防げる効果が期待できます。
読み飛ばし防止に効果的
紙ベースのマニュアルと比べて、読み飛ばしされづらいというメリットもあります。文字ばかりの手順書は読みづらいため、飛ばし飛ばしで読まれることが多いですが、動画は一連の流れがあるため、自然と最初から最後まで視聴してもらいやすいです。
動画マニュアルの作成には様々な業界で導入されている動画マニュアル作成ツール「tebiki」がおすすめです。次の見出しでは、tebikiならではの特徴やメリットをご紹介いたします。
動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、編集技術がなくても誰でも簡単◎
動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、主に以下の機能が搭載されているため、編集技術／パソコンの知識がなくてもわかりやすいマニュアルが作成できます。
導入いただいている企業からは、操作性の簡単さ／運用のしやすさなどが好評です。主な機能を、1つずつ詳しく解説します。
スマホで撮った動画をそのまま編集
一般的な動画ソフトの場合は、動画の取り込みが複雑で時間がかかることが多いです。しかし、tebikiではスマホなどで撮った動画を、tebiki上でそのまま編集することが可能！ そのため、動画編集経験がない方でも、簡単に動画マニュアルを作成できます。
図形テンプレートで、よりわかりやすい動画を簡単に
tebikiには図形テンプレートが用意されていて、マル・バツ・矢印・警告マークなどの図形スタンプを簡単に挿入できます。そのため、短時間で誰でもわかりやすい動画マニュアルが作成できます。
▼実際に企業で使われている動画サンプル▼
（音量にご注意ください）
文章ベースのマニュアルの作成も可能
tebikiは、動画マニュアルを作成するサービスですが、文字ベースのマニュアルを簡単に作成することも可能です。そのため、操作に必要なパラメータや品質に関するデータなど、テキストとして記載した方が理解しやすい情報もわかりやすく伝えられます。
タスク機能やテスト機能により、習熟度の可視化も実現
tebikiには、タスク機能やテスト機能が搭載されているため、習熟度の可視化が可能です。
マニュアルの目的は「作成し終える」ことではなく、「作業内容を理解して、業務を効率的に行う」ことです。tebikiであれば、作成だけではなく教育管理も可能なため、内容が定着しやすく、人材の早期戦力化といった効果が期待できます。
操作性の良さと効果がわかるtebikiの導入事例
動画マニュアル作成ツール「tebiki」を使って、工数をかけずに業務効率化している企業を3社紹介します。より多くの事例と導入効果を見たい方は、さまざまな業種の事例が掲載されている以下の資料をご覧ください。
タマムラデリカ株式会社
タマムラデリカ株式会社は、大手コンビニエンスストアの専用工場として軽食惣菜などの開発製造を手掛けている食品メーカーです。同社では、紙やOJTを中心に一部動画編集ソフトでマニュアルを作成し、新人教育を実施しておりましたが、細かい動きが伝わらない・外国籍の従業員向けに翻訳するのが負担になるなどの課題がありました。
そこで、従来の課題を解消でき、カンタンに操作できる「tebiki」を導入。これまで1時間ほどかかっていた作成作業が、わずか15分まで短縮することができております。
タマムラデリカ株式会社の事例をより詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。
▼インタビュー記事▼
動画マニュアル作成時間が75%削減！教育体制を強化し、お客様に喜ばれる商品を提供したい
株式会社京急ストア
株式会社京急ストアは、駅前立地を活かしてスーパーマーケット事業をはじめ、様々な事業を担っております。同社では、OJTと紙ベース新人教育に十分な時間を割けない」ことからトレーナー不足の課題を抱えておりました。
そこで、全社的に教育改革に取り組む一環として、動画マニュアルの「tebiki」を導入。YouTubeでの動画作成のようなイメージで楽しみながら運用ができており、導入から半年で約180本もの動画を作成しています。
株式会社京急ストアの事例をより詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。
▼インタビュー記事▼
3,000人の従業員に効率よく精度の高い教育ができるのは「動画」だと考えました。
東急リゾーツ＆ステイ株式会社
東急リゾーツ＆ステイ株式会社は、ホテルやスキー場などの施設運営を手掛ける総合運営会社です。同社では、従業員ごとにサービスレベルのバラつきがあり、多能工化に向けた業務の標準化と可視化が急務の課題となっておりました。
マニュアル作成がしやすいサービスを模索する中でtebikiを導入し、約2年で9,000本以上の動画マニュアルを作成しています。結果として、業務のバラつきを解消し、課題であった業務の標準化・平準化を実現しています。
東急リゾーツ＆ステイ株式会社の事例をより詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。
▼インタビュー記事▼
従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進。
マニュアル作成が下手／苦手な人のNGポイント
マニュアル作成が下手／苦手な人がやりがちな、マニュアル作成のNGポイントは以下の通りです。
NGポイントと同じ間違いをしないように、1つずつ解説します。
NGポイント① 専門用語や難しい言葉を多用している
マニュアル作成が苦手な人は、専門用語や難しい言葉を多用している可能性が高いです。専門用語が多いと、新入社員や異動してきた人が内容を理解できないため、業務でミスをする可能性が高まります。
とはいえ、専門用語を覚えないと業務がスムーズに進みません。別途、専門用語集を作ってあげると良いでしょう。
NGポイント② マニュアルの構成がバラバラ
マニュアル作成が苦手な人は、構成がバラバラで、正しく情報をまとめられていないことが多いです。
構成が適切でないと、必要情報をすぐに見つけられないため、重要な情報を読み飛ばされてしまうリスクが高まります。基本的には、作業を時系列に沿って解説するのがおすすめです。
NGポイント③ 文字だらけのマニュアルになっている
文字だらけのマニュアルにしがちなのも、マニュアル作成が苦手な人の特徴です。文字ばかりだと内容を理解しづらいだけでなく、読む気がなくなってしまいます。そのため、画像や動画を使って、読んでもらえるマニュアルを作成することが重要です。
企業で実際に活用されている動画マニュアル見本
動画マニュアルの見本を見たい方は、こちらの記事もご覧ください。製造業／物流業／サービス業／建設業／介護業など10の業界の動画マニュアル見本や活用例を掲載しています。
▼関連記事▼
【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説
マニュアル作成の基本的な手順
マニュアルの基本的な作成手順は、以下の通りです。
- 目的を明確にする
- 利用ツール／作成フォーマットを決める
- 作成担当者を決める
- 作成スケジュールを計画する
- マニュアルの骨子を作成する
- 骨子をもとに内容を肉付けする
マニュアル作成方法や作成のコツについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。作成を効率化するアプリ／ツールの紹介もしているので、効率よくマニュアル作成／運用したい方は必見です。
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見本テンプレ付！わかりやすいマニュアルの作り方とコツ。構成、レイアウト、作成ツールは？
まとめ
マニュアル作成が上手い人の特徴やコツ、おすすめのツールを紹介しました。現場で使われる実用的なマニュアルを作成することで、業務効率や製品の品質を向上できます。そのため、現場の社員の声をよく聞いて、この記事で紹介した方法に沿って、実用的なマニュアルを作成してみてください。
実用的なマニュアルを効率よく作成したい方は、動画マニュアル「tebiki」を導入するのがおすすめです。OJTの様子をスマホで撮影するだけで動画マニュアルが作成できるため、マニュアル作成にかかる時間を大幅に短縮できます。ツールの機能や導入事例などを知りたい方は、以下の資料をご覧ください。
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