【即上達】マニュアル作成が上手い人の5つの特徴！コツやおすすめツールも

社内で業務効率を上げるためには、具体的な作業手順や安全基準を明確に示したマニュアル／手順書の運用が重要です。しかし、「どのように作成すればいいかわからない」「実用的なものが作れずに現場で使われない」と悩んでいる方も多いでしょう。

そこで、この記事ではマニュアル作成が上手い人の5つの特徴を解説します。スムーズに作成するためのコツや作成効率を向上させるおすすめのツールなどを紹介するので、手順書の作成や運用方法に悩んでいる方は参考にしながら作成を始めてみてください。

また、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成したいなら「動画マニュアル」の導入を検討してみてはいかがでしょう？ 動画マニュアルを活用することで、教育工数の削減／業務品質や生産性の向上などにつながる可能性があります。動画マニュアルの導入方法や効果については、以下の資料で詳しく解説しているので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

マニュアル作成が上手い人の特徴

マニュアル／手順書作成が上手い人には、以下のような特徴があります。

• 読み手を意識した文章が書ける
• 対象業務に精通している
• マニュアル作成に前向き
• こだわりすぎない
• 社内の声をよく聞いて素直に対応できる
  

1つずつ特徴を詳しく解説しますので、チェックしていきましょう。

読み手を意識した文章が書ける

マニュアルは、作業手順を知りたい作業者（多くは新人！）のために作られている文書です。そのため、作業の熟練者しかわからないような作業方法や専門用語を使ってしまうと、活用されない手順書になってしまいます。

読み手の文章読解能力や保有スキルを問わない文章を書くのが好ましいでしょう。

対象業務に精通している

マニュアルの対象業務について深く理解していないと、コツや注意点などが書かれていない簡略なマニュアルが完成してしまいます。しかし、実務経験がある人が自身の経験をもとに作成すると、実用的なわかりやすいマニュアル／手順書を作成できるでしょう。

そのため、わかりやすい手順書を作成するためには、以下を把握している人に任せると上手くいきやすいです。

• 作業手順
• 使用機器
• 効率的に作業を行うためのコツ
• 注意点
• 対象作業の目的（全体像の把握） など

 

マニュアル作成に前向き

マニュアル作成に前向きな人は、わかりやすく作れる可能性が高いです。

現場で使われるマニュアルを作成するためには、社内のノウハウ／コツを具体的な指示に変換する必要があるため、労力と時間がかかります。そのため、手順書作成に前向きでない人は、思考を凝らして作成していくことは難しいです。社員教育に積極的な人に任せると、上手に進行してくれるでしょう。

こだわりすぎない

デザインや内容にこだわりすぎると、以下のようなデメリットが生じます。

• 必要な情報をすぐに見つけにくくなる
• 情報更新に手間
• 膨大な作成工数がかかる

そのため、マニュアル作成にはこだわりすぎず（時間をかけすぎず）、1度簡易的な手順書を作成し、必要に応じて更新していくようにしましょう。

作り込みすぎないことの重要性や、逆に時間をかけるべき内容については、以下の記事で詳しく解説しています。

▼関連記事▼
新人教育マニュアルの作り込みすぎに注意！「相手に伝わるか」で作成時間を決める

社内の声をよく聞いて素直に対応できる

手順書作成が上手い人は、社内の声を聞いて素直に対応しています。手順書作成では、対象業務を正確に理解するだけでなく、実際に作業を行う人の意見や要望を取り入れることが不可欠です。

そのため、社内の声を反映させたマニュアルを作成することで、現場の社員が日常的に活用する実用的なものになります。

上手い人はやっている！マニュアル作成能力上達のコツ

マニュアル作成が上手い人がやっている、「マニュアル作成能力を上達させるためのコツ」は以下の通りです。

• マニュアル作成の目的を明確にする
• スケジュールを決める
• 見出しだけで内容をわかるようにする
• 一文一義を心がける
• 更新し続ける
• 文章だけで説明しようとしない

作成のポイントや構成／作成手順について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？

コツ① マニュアル作成の目的を明確にする

マニュアルを作成する際は、マニュアル作成の目的を明確にしましょう。マニュアルの目的が明確になると、どの情報をどの程度詳細に説明すべきかが判断できるようになるため、読者にとって本当に必要な知識だけを伝えられるようになります。

目的がぼんやりしていると、重要な情報を見落としたり、必要以上に詳細な情報を盛り込んだりしてしまうため、必ず目的を明確にしておきましょう。

コツ② スケジュールを決める

マニュアル作成を行う前に、スケジュールを決めることも重要です。マニュアル作成には、情報収集／構成の立案／動画撮影など、やるべきことがたくさんあります。そのため、スケジュールを決めて、各工程に具体的な期限を設けることで、予定通りマニュアル運用を行えるようになります。

「4月に入社する社員のためのマニュアル」や「新しく導入する機器の使用マニュアル」など、使用開始日が明確にあるマニュアルの場合、使用開始日から逆算してスケジュールを立ててください。

コツ③ 見出しだけで内容をわかるようにする

マニュアルを作成する際は、見出しだけで内容がわかるようにすることも大切です。見出しでどんな内容を扱っているかを明確に表すことで、マニュアル使用者は必要な情報をすばやく見つけられるようになり、マニュアルの使いやすさが大幅に向上します。

以下の図のように、小見出しも活用すると、より内容がわかりやすくなるでしょう。

コツ④ 一文一義を心がける

わかりやすいマニュアルを作成するためには、一文一義という「1つの文章に1つの情報だけを書く」ことを意識することが重要です。一文一義を心がけることで、文の構造がシンプルになり、マニュアル全体の読みやすさが向上します。

コツ⑤ 更新し続ける

マニュアルは一度作成したら終わりではなく、現場の変化に合わせて情報を更新し続けることが重要です。製品のアップデートや作業プロセスの改善など、日々変化が起こるため、常に使いやすいマニュアルにするために更新し続けていきましょう。

コツ⑥ 文章だけで説明しようとしない

文章だけでは伝えられる情報に、限界があります。動画／図／写真などの視覚的な情報を入れることで、わかりやすさを向上できるでしょう。

とくに、以下の作業の場合は、視覚的な情報を入れることに向いています。

• 高度な技術が必要な作業
• 一連の動きが必要な作業
• 文章ではニュアンスが伝わらない作業 など

動画を用いたマニュアルの場合、これらの作業が写真やイラストよりも各段に伝わりやすいです。動画マニュアルを誰でも簡単に作るには『動画マニュアルtebiki』というツールがおすすめ。tebikiについては、以下からご覧ください。

マニュアル作成が下手／苦手な人のNGポイント

マニュアル作成が下手／苦手な人がやりがちな、マニュアル作成のNGポイントは以下の通りです。

• 専門用語や難しい言葉を多用している
• マニュアルの構成がバラバラ
• 文字だらけのマニュアルになっている

NGポイントと同じ間違いをしないように、1つずつ解説します。

NGポイント① 専門用語や難しい言葉を多用している

マニュアル作成が苦手な人は、専門用語や難しい言葉を多用していることが多いです。専門用語が多いと、新入社員や異動してきた人が内容を理解できないため、ミスをする可能性が高まります。

とはいえ、専門用語を覚えないと業務がスムーズに進みません。別途、専門用語集を作ると良いでしょう。

NGポイント② マニュアルの構成がバラバラ

マニュアル作成が苦手な人は、構成がバラバラで、正しく情報をまとめられていないことが多いです。構成が適切でないと、必要情報をすぐに見つけられないため、重要な情報を読み飛ばされてしまうリスクが高まります。基本的には、作業を時系列に沿って解説するのがおすすめです。

NGポイント③ 文字だらけのマニュアルになっている

文字だらけのマニュアルにしがちなのも、マニュアル作成が苦手な人の特徴です。文字ばかりだと内容を理解しづらいだけでなく、読む気がなくなってしまいます。そのため、画像や動画を使って、読んでもらえるマニュアルを作成することが重要です。

動画マニュアルなら、「上手い下手に関係なく」わかりやすく作成可能

動画マニュアルならば、マニュアル作成の上手い下手に関係なく、読み手にとってわかりやすいマニュアルが完成します。ここでは、以下の動画マニュアルのメリットを詳しく解説するので、1つずつチェックしましょう。

• 文章よりも多くの情報量を伝えられる
• 複雑な動作をそのまま伝えられる
• 教育内容を統一できる
• 読み飛ばし防止に効果的
• マニュアル作成工数を大幅に削減可能

動画マニュアルのメリットや導入効果を詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

▼関連記事▼
動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果

文章よりも多くの情報量を伝えられる

動画マニュアルは、テキストベースのものよりも多くの情報量を伝えられます。動画は視覚と聴覚で情報を伝えられるため、同じ内容を文章で読むよりも理解しやすく、記憶に残りやすいです。

そのため、業務手順や操作方法などを動画で解説することで、教育の質を向上させられます。

複雑な動作をそのまま伝えられる

文章や静止画では伝えきれない、細かな手順や動作の流れを動画で解説できるため、直感的に理解させられるようになります。そのため、動画マニュアルを活用することで、教育にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

また、動画によって動きをそのまま伝えられるからこそ、以下の方にもおすすめです。

• 属人化している高度な技術を伝承したい
• 外国人従業員へ言語の壁を乗り越えて、作業の動きを理解させたいなど

外国人従業員への教育で動画マニュアルを活用するメリット、効果については以下の資料で具体的にご紹介しているのでこちらもご覧ください。

 

教育内容を統一できる

文章や口頭での説明では、伝える人によって言い回しが異なったり、重要なポイントの解説がバラついたりします。

しかし、動画マニュアルは「教えたいことを、動画で見せるだけ」なので、教育者によって指導内容がバラつくことを防げるでしょう。また、学習者側の解釈の差異が防げる効果も期待できます。

読み飛ばし防止に効果的

紙ベースのマニュアルと比べて、読み飛ばしされづらいというメリットもあります。文字ばかりの手順書は読みづらいため、飛ばし飛ばしで読まれることが多いですが、動画は一連の流れがあるため、自然と最初から最後まで視聴してもらいやすいです。

マニュアル作成工数を大幅に削減可能

紙ベースのマニュアルでは、文章執筆／写真撮影／図表の作成など、やるべきことが多いため、作成に膨大な時間がかかってしまいます。

しかし、動画マニュアルでは、実際の操作や作業を撮影するだけで作成できるため、作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、編集技術がなくても誰でも簡単◎

動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、主に以下の機能が搭載されているため、編集技術／パソコンの知識がなくてもわかりやすいマニュアルが作成できます。

• スマホで撮った動画をそのまま編集
• 図形テンプレートで、よりわかりやすい動画を簡単に
• 文章ベースのマニュアルの作成も可能
• タスク機能やテスト機能により、習熟度の可視化も実現

導入いただいている企業からは、操作性の簡単さ／運用のしやすさなどが好評です。主な機能を、1つずつ詳しく解説します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

スマホで撮った動画をそのまま編集

一般的な動画ソフトの場合は、動画の取り込みが複雑で時間がかかることが多いです。しかし、tebikiではスマホなどで撮った動画を、tebiki上でそのまま編集することが可能！ そのため、動画編集経験がない方でも、簡単に動画マニュアルを作成できます。

図形テンプレートで、よりわかりやすい動画を簡単に

tebikiには図形テンプレートが用意されていて、マル・バツ・矢印・警告マークなどの図形スタンプを簡単に挿入できます。そのため、短時間で誰でもわかりやすい動画マニュアルが作成できます。

▼実際に企業で使われている動画サンプル▼
（音量にご注意ください）

 

文章ベースのマニュアルの作成も可能

tebikiは、動画マニュアルを作成するサービスですが、文字ベースのマニュアルを簡単に作成することも可能です。そのため、操作に必要なパラメータや品質に関するデータなど、テキストとして記載した方が理解しやすい情報もわかりやすく伝えられます。

タスク機能やテスト機能により、習熟度の可視化も実現

tebikiには、タスク機能やテスト機能が搭載されているため、習熟度の可視化が可能です。

マニュアルの目的は「作成し終える」ことではなく、「作業内容を理解して、業務を効率的に行う」ことです。tebikiであれば、作成だけではなく教育管理も可能なため、内容が定着しやすく、人材の早期戦力化といった効果が期待できます。

操作性の良さと効果がわかるtebikiの導入事例

動画マニュアル作成ツール「tebiki」を使って、工数をかけずに業務効率化している企業を3社紹介します。より多くの事例と導入効果を見たい方は、さまざまな業種の事例が掲載されている以下の資料をご覧ください。

 

【サッポログループ物流株式会社】動画による業務ノウハウの可視化と共有で、理解度向上と教育コスト削減を実現

サッポログループ物流株式会社は、サッポロビール株式会社やポッカサッポロフード＆ビバレッジ株式会社の商品を輸配送している企業です。同社では、物流特有の「動きが伴う業務」が多いため、紙のマニュアルでは上手く業務内容を伝えられないという問題を抱えていました。

そのため、業務のブラックボックス化を解消するために、動画マニュアル「tebiki」を導入。業務手順や労働災害の事例を視覚的に伝えられるようになったことで、教育の質が大きく向上しました。また、マニュアル作成にかかる時間を7割まで減少、OJTにかかる時間を5割程度まで減少させられました。これにより、月に30万円程度のコスト削減に成功しています。

サッポログループ物流株式会社の事例をより詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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物流現場の動画マニュアル導入事例│物流現場のノウハウを動画で可視化！ロジスティクスの生産性を上げるため人材教育の課題に挑む

【株式会社GEEKLY】直感的に操作できるから、導入1年で1,300本以上作成＆総視聴時間は550時間超

株式会社GEEKLYは、IT／WEB／ゲーム業界に特化した人材紹介事業を行なっている企業です。同社では、OJT担当者ごとの教え方にばらつきがあり、新入社員の理解度に差が生まれるという問題を抱えていました。また、1ヶ月50時間程度OJT教育を行なっていたため、担当者の負担が大きいという問題もありました。

そこで、OJT教育を効率化するために動画マニュアル「tebiki」を導入。OJTの約7割をtebikiに置き換えることで、新入社員の理解度のばらつきの軽減に成功しました。さらに、直感的な操作性により導入1年で1,300本以上の動画を作成し、総視聴時間は550時間を超えるほど活用されています。

株式会社GEEKLYの事例をより詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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【御幸毛織株式会社】動画なら細かいニュアンスまで伝わる！低工数で進める技術伝承

御幸毛織株式会社は、テキスタイル事業やオーダースーツ事業、ユニフォーム事業などを行なっている企業です。こちらの企業では、40〜50代のベテラン社員の技をうまく若手に伝承できないという問題を抱えていました。従来の紙ベースのマニュアルだと、手の細かな動きや微妙なニュアンスが伝えづらいため、動画マニュアル「tebiki」を導入。

動画マニュアルを活用することで、マニュアル作成工数を3〜4割削減でき、紙では伝わりづらい細かいニュアンスまで伝えられるようになりました。その結果、これまで行っていた外部研修を行う必要がなくなり、年間で数百万円のコスト削減に成功しました。

御幸毛織株式会社の事例をより詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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企業で実際に活用されている動画マニュアル見本

動画マニュアルの見本を見たい方は、こちらの記事もご覧ください。製造業／物流業／サービス業／建設業／介護業など10の業界の動画マニュアル見本や活用例を掲載しています。

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【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

マニュアル作成の基本的な手順

マニュアルの基本的な作成手順は、以下の通りです。

1. 目的を明確にする
2. 利用ツール／作成フォーマットを決める
3. 作成担当者を決める
4. 作成スケジュールを計画する
5. マニュアルの骨子を作成する
6. 骨子をもとに内容を肉付けする

マニュアル作成方法や作成のコツについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。作成を効率化するアプリ／ツールの紹介もしているので、効率よくマニュアル作成／運用したい方は必見です。

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【8つのコツ】マニュアル作成方法まとめ！無料ツールの紹介あり

まとめ

マニュアル作成が上手い人の特徴やコツ、おすすめのツールを紹介しました。現場で使われる実用的なマニュアルを作成すれば、業務効率や製品の品質を向上できます。そのため、現場の社員の声をよく聞いて、この記事で紹介した方法に沿って、実用的なマニュアルを作成してみてください。

実用的なマニュアルを効率よく作成したい方は、動画マニュアル「tebiki」を導入するのがおすすめです。OJTの様子をスマホで撮影するだけで動画マニュアルが作成できるため、マニュアル作成にかかる時間を大幅に短縮できます。ツールの機能や導入事例などを知りたい方は、以下の資料をご覧ください。

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