【8つのコツ】マニュアル作成方法まとめ！無料ツールの紹介あり

わかりやすいマニュアル作成のためには、基本的な作成手順を踏みながら、ポイントを押さえて行う必要があります。本記事では、そんなマニュアル作成の手順やコツを徹底的に解説。ツールやマニュアル作りが上手い人の特徴なども解説しますので、参考にしながらマニュアル作成を進めましょう。

マニュアル作成にあたり、作りやすさ／わかりやすさの観点から「動画」を用いたマニュアル整備を進める企業が増えつつあります。以下は、動画マニュアルに関する基礎知識と作り方を網羅的に解説しているガイドブックですので、併せてご覧ください。

 

【進め方】マニュアルの作成手順

適切な手順を踏まずにマニュアル作成してしまうと、作成が頓挫してしまう／質の悪いマニュアルになってしまうなどの恐れがあります。そのため、「とりあえず作り始める」のではなく、上の図の手順で作成を始めましょう。手順1つ1つを詳しく説明します。

1. 目的を明確にする
2. 作成フォーマット／作成ツールを決める
3. 作成責任者を決める
4. 作成スケジュールを決める
5. マニュアルの骨子を作成する
6. 骨子をもとに内容を肉付けする
   

 

手順1:目的を明確にする

目的を明確にしないままマニュアルを作成すると、誰が／どの場面で／何のためにマニュアルを見るのかわからなくなる可能性が高いです。その結果、作っただけで誰にも使われないマニュアルになってしまいかねません。

作成前にマニュアルの目的を明確にすることで得られる効果は、以下の通りです。

• 用途が明確になるため、長く使われる
• 必要な情報が絞り込まれた読みやすいマニュアルになる
• 作成に必要な情報や手順を把握しやすくなり、作業がスムーズに行える

つまり、目的を明確にすることで、効率的な作業を実現しながら、マニュアル作成の質を向上させ、読み手の満足度を高められるということにつながります。

手順2:作成フォーマット／作成ツールを決める

作成ツールやフォーマットは、マニュアルの使いやすさや情報の伝わりやすさに直結します。そのため、どのツールを使用するか、またどのようなフォーマットで作成するかを決めましょう。これらは、マニュアル化する業務によって決めるのがおすすめです。

作成ツールに関しては、後述する『無料あり◎マニュアル作成ツールやアプリ』でも解説します。

▼主な作成ツール／作成フォーマット▼

作成フォーマット	・動画  ⇒ 動きのある業務におすすめ！ ・文書 ・フローチャート など
作成ツール	・動画マニュアルtebiki ・ワード／Googleドキュメント ・エクセル／Googleスプレッドシート ・パワーポイント／Googleスライド など

チーム全体でリアルタイムにマニュアルの編集や更新をしたい場合は、クラウド型のツール利用が良いでしょう。情報の一貫性と最新性を保てます。

一方で「まずはExcelやWordなど身近なツールで作りたい」という方もいらっしゃるでしょう。そのような方に向けて、クラウド型のツールとExcelやWordを比較した場合のメリット／デメリットを解説する記事をご用意しています。ぜひ以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
マニュアルをクラウドに切り替える：Excel／Wordと比較したメリットとデメリット

手順3:作成責任者を決める

マニュアル作成の際は、「みんなで頑張る」のではなく作成する責任者を決めることが重要です。

「みんなで頑張る」にしてしまうと、責任と権限の所在が明確になりません。そのため、誰が／どの作業を行うのか決めないままマニュアル作成を進めてしまい、チェック漏れや記載ミスといったトラブルが発生する可能性が高まります。マニュアルは、「① 責任者が1人で作る → ② 2～3名のチームで作る → ③ チーム全員で作る」の順番で作成するのがおすすめです。

「マニュアルは誰の仕事なのか？」「責任者に向いているのは誰？」などの疑問の答えは、以下の記事で解説しています。

▼関連記事▼
マニュアルは誰が作るのが正解？新人や派遣に依頼して良いのか

手順4:作成スケジュールを計画する

マニュアル作成の担当者が決まったら、作成を始める前にマニュアル作成のスケジュールを計画しましょう。スケジュールを計画するにあたり、以下のことを確認してください。

• マニュアルのボリューム
• 利用できる人的リソース
• 利用できる金銭的なリソース
• 締切

新人受入のためのマニュアルのように、明確な締め切りがある場合があります。このような場合は、締切日から逆算してスケジュールを計画しなければなりません。上司のチェックなど、予想外に時間が掛かることもあるため、余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

手順5:マニュアルの骨子を作成する

骨子を作ることで、抜け漏れのない整理されたマニュアルを作成しやすいです。骨子がないまま書き始めてしまうと、どこにどの要素入れれば良いか迷ってしまい、効率的に作成できない／要素がバラついている見にくいマニュアルになる可能性があります。

骨子には、マニュアルの有用性を高めるために、作業手順のほかに以下の要素も記載することがおすすめです。

• 作業の注意点
• 作業効率化のためのヒント
• 作業者がよく疑問に思う点

 

手順6:骨子をもとに内容を肉付けする

マニュアルの骨子が整った段階で、内容を詳しく記載し、肉付けしていきます。

業務の洗い出しと骨子の作成が適切にできていれば、作業内容の詳細を記入するだけで完了します。必要な業務手順が抜けていたり、作業手順に誤りがあったりした場合は、前のステップに戻り内容の追加や変更を行いましょう。

マニュアルの肉付けを行う際／骨子を考える際は、これからご紹介する『【コツ】わかりやすいマニュアル作成のポイント』を参考にしてください。

【コツ】わかりやすいマニュアル作成のポイント

現場でマニュアルが活用されるかどうかは、「わかりやすさ」「伝わりやすさ」が重要です。そのため、わかりやすいマニュアルを作るために、以下の8つのコツを意識しましょう。

1. 5W1Hで内容を整理する
2. シンプルに伝えることを意識する
3. 読み手をイメージして作成する
4. 完璧を目指さない
5. パッと見で内容がわかる見出しにする
6. 要点を強調する
7. テンプレートを活用する
8. 文字だけで説明しない

よくある失敗例も交えながら、1つずつ詳しく解説します。

5W1Hで内容を整理する

5W1Hとは、「Who（誰が）／When（いつ）／Where（どこで）／What（何を）／Why（なぜ）／How（どうやって）」の英単語の頭文字を取ったものです。伝えたい内容を5W1Hに沿って構成すると、情報を整理しやすく、内容の充実したマニュアルを作成できます。

たとえば、マニュアルの骨子を検討する際、以下のように5W1Hを活用しましょう。

• 誰がマニュアルを使う？
• いつ／どこで／どんな情報を知りたくて、マニュアルを参照する？
• なぜマニュアルが必要？
• どのようにマニュアルが活用される？

このように、5W1Hでマニュアルの内容を整理することで必要な情報を漏れなく記載できます。

▼よくある失敗例

• マニュアル閲覧対象者が明確になっておらず、内容が散らばっている
• 何を伝えたいマニュアルなのかわからず、形骸化してしまう

 

シンプルに伝えることを意識する

業務に必要なマニュアルでも、長く複雑な文章では読む気がなくなってしまいますよね。使われ続けるマニュアルを作成するためには、文章をシンプルに書くことを意識しましょう。シンプルに伝えるためのコツは、以下の通りです。

• 不要な接続詞を使わない
• 冗長表現などのまわりくどい表現は避ける
• 意味が重複する表現を避ける
• クッション言葉を多用しない

▼よくある失敗例

• 不要な文章が多いため、読み手の負担が増える
• 丁寧な言葉遣いを意識しすぎて、想定以上の作成工数がかかった

 

読み手をイメージして作成する

マニュアルの内容や使う言葉は、読み手の視点で考えることが重要です。

たとえば、新人教育用のマニュアルの場合、「社会人だからこれくらいは知っているだろう」と考えて、用語の解説を行わないと、新入社員がマニュアルの内容を十分に理解できない可能性が考えられます。知識がある前提で、専門用語やビジネス用語をマニュアルに使用するのは控えましょう。

利用者のニーズを満たすマニュアルにするためには、読み手の意見を聞いて更新するのもおすすめです。

▼よくある失敗例

• 専門用語が多く、新人が作業内容を理解できなかった
• 難しい用語の質疑応答時間が発生し、マニュアル整備をしているのに教育工数がかかる

 

完璧を目指さない

マニュアル作成がうまくいかない理由の1つとして「完璧を目指す」という点が挙げられます。

最初から完成度の高いマニュアルを作成しようとすると、細かい言葉にこだわったり、マニュアルの内容をチームで長時間話し合ったりして、マニュアルの完成が遅くなる場合があります。

マニュアル作成に時間を掛けすぎるよりも、まずは簡単な内容で構わないのでマニュアルを作成することをおすすめします。作成後に利用者の意見を集めて、その意見を元にマニュアルを改善する方が、結果として効率的に完成度の高いマニュアルを作れるでしょう。

以下の記事は、「マニュアル作成に時間をかけすぎてしまう理由」や「作り込みが必要な内容」を解説しています。作成スケジュールを決める際の参考にもなりますので、併せてご覧ください。

▼関連記事▼
新人教育マニュアルの作り込みすぎに注意！「相手に伝わるか」で作成時間を決める

▼よくある失敗例

• 完成度を意識したゆえに、膨大な作成工数がかかってしまった
• 「伝わること」が大事なのに、作成につれて「デザイン性の高さ」を意識してしまった（目的の形骸化）

 

パッと見で内容がわかる見出しにする

マニュアルを利用する際は、「どこに必要な情報が載っているか」がすぐにわかることが重要です。そのためには、すぐに内容がわかる見出しにする必要があります。

たとえば、「製品Aの作業マニュアル」を作成する場合、見出しを「作業1、作業2、作業3…」と記載すると、どのような作業内容なのか見出しを見ただけでは理解できません。一方、見出しを「1. 部材準備、2. 素材検査、3. 加工...」と記載すれば、それぞれの見出しの作業内容がわかるだけでなく、全体の流れを把握できるというメリットもあります。

さらに、次のように小見出しも活用することで、より詳しい情報を読み手に伝えられます。

▼よくある失敗例

• 見出しがわかりにくく、知りたい情報をすぐに探し出せない

 

要点を強調する

業務において重要な点は、太字／文字色を変える／強調記号を使うなどで目立たせましょう。

▼よくある失敗例

• 文章がダラダラと長く、どこが重要なのかわからない
• 重要な箇所を読み飛ばしてしまう

 

テンプレートを活用する

効率的にマニュアルを作成するには、テンプレートを活用するのも1つの方法です。テンプレートを活用するメリットとしては、以下の通りです。

• 効率的にマニュアル作成が可能
  ⇒ イチから文章を作る必要がなく、工数削減につながる
• 内容の抜け漏れを削減できる
  ⇒ すでにベースとなる要素が組み込まれてるため、情報の抜け漏れを防げる
  
• マニュアルのフォーマットが揃っていて読みやすい
  ⇒ 同じテンプレートを活用すれば、マニュアルに一貫性が出て読みやすくなる

業務マニュアルのおすすめのテンプレートや、テンプレートの活用方法については、以下の記事をご覧ください。

▼関連記事▼
効率的に業務マニュアルを作成するためのテンプレートと活用方法 

▼よくある失敗例

• フォーマットをイチから作成するところから始めたため、作成締め切りに間に合わなかった
• マニュアルによってフォーマットがバラバラで読みにくい

 

文字だけで説明しない

文字ばかりのマニュアルは、読みづらいという印象を与えるだけでなく、マニュアルの内容が理解されにくいという悪影響があります。そのため、以下のような視覚的に理解できる工夫を行いましょう。

• 作業の流れを動画化する
• 画像やイラストを活用する

物理的な動きや言葉のニュアンスを伝えるためには、文字と写真だけでは十分に伝えられない可能性があります。そのため、動きや流れを伝えるためには、動画がおすすめです。動画マニュアルを活用するメリットや効果は、以下の資料でわかりやすくお伝えしています。

 

▼よくある失敗例

• 文字が多いマニュアルのため、作業手順をイメージできなかった
• 細かいニュアンスまで伝わらず、作業品質がバラついた

無料あり◎マニュアル作成ツールやアプリ

マニュアル作成ツールには、ワード／エクセル／パワーポイントといったオフィス系のソフトや作成専用ツールなどがあります。ここでは、ツールの選び方やおすすめツールをご紹介しますので参考にしてください。

「より多くのマニュアル作成ツールを見てみたい」という方は、マニュアル作成の目的別にツールを比較している記事をご用意していますので、以下の記事もぜひご活用ください。

▼関連記事▼
【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も

マニュアル作成ツールやアプリの選び方

マニュアルを作成できるツールやアプリはさまざま。そのため、どれで作成すれば良いか迷ってしまいますよね。マニュアル作成ツールやアプリを選ぶ際は、以下のポイントをチェックすると良いでしょう。

• 作成や更新が簡単にできるか
• 必要な機能は搭載されているか
• 管理や共有がしやすいか
• セキュリティ体制は万全か

1番重要だと言えるのは、「作成や更新が簡単にできるか」という点です。どんなに機能性が高いツールやアプリでも、操作が容易でなければ使いこなせません。マニュアルの作成／更新が誰でも簡単に行えるか確認すると良いでしょう。

おすすめのマニュアル作成ツールやアプリ4選

ワード／Googleドキュメント

ワード／Googleドキュメントを、文書作成ツールとして使用している企業は多いですよね。そのため、ワード／Googleドキュメントでマニュアル作成すれば、スムーズでしょう。図や画像の挿入もできるため、業務内容をわかりやすく伝えられるというメリットもあります。

しかし、次のようなデメリットがある点には注意が必要です。

• 管理や共有に手間がかかる
• スマートフォンやタブレットで見づらい
• 文書作成の機能が多すぎて使いこなせない可能性がある

 

操作性	○
機能面	○
管理／共有のしやすさ	△
セキュリティ体制	△（専門のツールよりは劣る）

エクセル／Googleスプレッドシート

エクセルには、ページの制約がありません。この点は、「ページ」という制約があるワードやパワーポイントとは大きく異なる点です。画像やグラフの挿入ができる／使い始めるハードルが低いという点も、エクセルのメリットとして挙げられます。

しかし、ワード／Googleドキュメントと同じように、管理や共有に手間がかかる／スマートフォンやタブレットで見づらいなどというデメリットは存在します。また、エクセル／Googleスプレッドシートは、「印刷が難しい」「思い通りに印刷できない」という意見もよく聞くので、紙で運用したい方は要注意です。

 

操作性	○
機能面	○
管理／共有のしやすさ	△
セキュリティ体制	△（専門のツールよりは劣る）

パワーポイント／Googleスライド

パワーポイントは、写真／グラフ／動画といった視覚的にわかりやすい情報を入れられるという特徴があります。また、ページの順番の入れ替えが簡単に行える操作性の高さも魅力です。

しかし、まとまった文章を記載するには不向き／デザインやレイアウトの調整が必要／ファイルサイズが大きくなりやすいといったデメリットがあります。

 

操作性	△（ある程度のデザインのコツが必要）
機能面	○
管理／共有のしやすさ	△
セキュリティ体制	△（専門のツールよりは劣る）

 

パワーポイントを活用して動画マニュアルを作る方法は、以下の記事で実際の動画を交えて詳細に解説しています。パワーポイントでマニュアル作成を考えている方は、併せてご覧ください。

▼関連記事▼
パワーポイントやGoogleスライドを動画マニュアル化する方法と手順

マニュアル作成専用ツール

マニュアル作成に特化した専用ツールであれば、ワード／エクセル／パワーポイントなどのデメリットを解消できる場合が多いです。ツールによって異なりますが、専用ツールを使用する主なメリットとしては、以下が挙げられます。

• スマートフォン／タブレットでも閲覧しやすい
• 動画を用いたマニュアルを作成しやすい
• 共同編集が可能
• 常に最新版が公開される
• マニュアルのデータは、常にクラウド上に保存される
• マニュアルの管理／共有などの運用が行いやすい

この中でも、最新版の内容が常に公開されており、動画を用いたマニュアルを作成しやすい点は、クラウドサービスのマニュアルの大きなメリットだと言えるでしょう。

 

操作性	◎
機能面	◎
管理／共有のしやすさ	◎
セキュリティ体制	◎

※「動画マニュアルtebiki」の場合。機能やセキュリティ対策などはツールによって異なります。

別記事では、動画を用いたマニュアルが作れるツールだけを厳選し比較している記事もご用意してます。ぜひ『動画マニュアル作成ソフト10選を比較！選び方、活用事例やサンプルも解説』もご覧ください。

製造業や物流／建設／サービス業など幅広い業界や業種で導入実績がある、動画マニュアル「tebiki」のサービス概要や動画サンプルについては、以下からご覧いただけます。

作って終わりじゃない！活用されるマニュアルの運用ポイント

マニュアルは、作り終えることがゴールではありません。現場で使われて業務改善するのが目的です。作成したマニュアルを形骸化させずに、現場で使い続けられるためには仕組み化が必要不可欠です。ここからは、マニュアルを運用するポイントを解説します。

改善を重ねる

実際にマニュアルを使用している方へ、定期的に以下をヒアリングして内容を改善しましょう。

• 分かりづらい表現はあるか
• より効率的に作業できる箇所はあるか
• 作業手順に変更はあるか

マニュアルは、現場で育てていくもの。常に使いやすいマニュアルを目指すと良いでしょう。マニュアルの更新方法や、更新に適したタイミングについては、以下の記事もチェックしてください。

▼関連記事▼
【マニュアル改訂方法】表紙の書き方から履歴の残し方まで！目的も解説

管理者を決める

マニュアルの内容を定期的に確認し、必要に応じて修正を呼びかける管理者を決めましょう。管理者がいることで、マニュアルが古くなることを防ぎ、常に最新の情報が共有できます。

管理者が1人だけでは、負担が偏る可能性があります。チームや部署単位で管理者を決めると良いでしょう。

マニュアルが使われる仕組みを作る

せっかくマニュアルを作ったのに「存在を知らなかった」「見たいマニュアルが見つからない」という状態では、意味がありません。部署やチームで、マニュアルが使われる仕組みを作りましょう。具体的には、以下の通りです。

• 検索性を高めるために、タイトルやフォルダ名を工夫する
• 「製品にQRコードつけて、すぐに見られるようにする」などの工夫をする
• マニュアルの保管場所を全体に周知させる
• 常に最新の情報が載っているようにする
• マニュアルの閲覧数を可視化する など

マニュアルを形骸化させないためのより詳しい方法は、以下の記事に書かれています。運用方法を知りたい方は、ぜひご覧ください。

▼関連記事▼
形骸化させないマニュアル整備の進め方は？活用される更新・運用方法を解説

わかりやすい＆簡単に作りたいなら「動画マニュアル」がおすすめ

マニュアル作成のコツなどをお伝えしてきましたが、「やっぱりマニュアル作成には手間がかかりそう……」と感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか？ そこで、手間を省きつつもわかりやすいマニュアルを作成する方法として、動画の活用を検討することをおすすめします。

ここでは、動画マニュアルの代表的なメリットをご紹介します。

• 伝わる情報量が多い
• 文書マニュアルより作成工数を削減できる
• 細かい動きもそのまま伝わる
• 自分のペースで学習できる

より具体的に動画マニュアルのメリットなどを知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説

伝わる情報量が多い

動画は、ほかの情報伝達手段と比べて「伝わる情報量が多い」と言われています。文字と比較した場合は、なんと5,000倍もの情報を伝えられるとも。 短時間で多くの情報を伝えられると、教育時間の削減／早期に戦力化につながります。

文書マニュアルより作成工数を削減できる

文書ベースのマニュアルの場合、文章を考える時間／画像やイラストを用意する時間がかかります。しかし、動画マニュアルであれば、一連の作業を撮影するだけでわかりやすいマニュアルがほぼ完成！ 作成工数の削減が実現できます。

後述の「マニュアルを動画化している事例」のうち、製造業の児玉化学工業株式会社では、紙マニュアルの1/3の工数で動画マニュアルが完成したという実例もあります。

細かい動きもそのまま伝わる

動画マニュアルでは、文字だけのマニュアルでは伝えきれない微細な動きや、操作の流れを視覚的に捉えられます。

とくに製造業の現場では、機械の操作方法や製品の組み立て方など、視覚的な理解が必要な場面が多いでしょう。そんなとき、動画マニュアルであれば細かい動きを「そのまま」伝えることが可能です。そのため、技術伝承／属人化の解消を進めることにも役立つと考えられます。

自分のペースで学習できる

動画マニュアルは、学習者が自分のペースで学べるというメリットもあります。1度に多くの情報を処理するのは難しいですが、動画なら一時停止／巻き戻しなどの操作を、自分の理解度に合わせて行えます。

また、時間や場所を選ばず、お手持ちのデバイスで学習できるのも、動画の魅力の1つです。

「動画マニュアルtebiki」ならスキルがなくても動画編集できる！

動画マニュアルによって作成工数を削減できると聞いても、「動画編集スキルがなければ、作成はできないのでは？」と思われる方も少なくないでしょう。しかし、動画マニュアル作成ツールtebikiであれば、誰でも簡単に動画マニュアルを作成／運用が可能です。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

とにかく簡単にこだわられた編集操作

tebikiは、パソコンや動画編集の知識がなくても、直感的に操作できます。tebikiを導入いただいている企業からは「こんなに簡単だとは思わなかった」などという嬉しい声もいただいています。その理由は、以下の通りです。

• ツールのデザインがシンプル
• 現場教育に必要な機能を厳選している

そもそも、動画マニュアル作成に、高度な編集技術は必要ありません。動画編集と聞いて敬遠している方も、ぜひ気軽に動画マニュアル作成にチャレンジしてみてはいかがでしょう。

一方で「まずは無料でできる範囲で動画を試したい」という方もいらっしゃるでしょう。そのような方に向けて、動画マニュアルを作成する手順を解説する記事や、以下のような作成ガイドをご用意しているのでぜひご活用ください。

 

図形テンプレートを使えばもっとわかりやすくなる

動画というわかりやすい形式を、よりわかりやすくするための工夫がtebikiにはあります。それは、図形のテンプレートです。図形テンプレートを用いることで、要点を簡単に強調でき、理解度が深まるでしょう。

以下の動画は、tebikiで作った動画マニュアルです。この動画マニュアルのように図形を活用すると、インパクトを残せて、作業内容を覚えてもらいやすいマニュアルになります。

▼実際に企業で使われている動画サンプル▼
（音量にご注意ください）

 

より多くの動画マニュアルのサンプルが見たい方は、以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

検索性が高く、見たいマニュアルがすぐに探し出せる

マニュアル運用のあるある課題として、「マニュアルはあるはずなのに、すぐに見つからない」ということが挙げられます。tebikiでは、この課題を解決するために検索性の高さを実現。以下から検索が可能です。

• 動画のファイル名
• 動画の説明文
• 動画につけたタグ など

これでマニュアルを探し出すストレスから解消でき、運用される体制が整います。

習熟度の把握ができるから、教育管理も可能

tebikiは、単なる動画作成ツールではなく、教育管理ツールでもあります。そう言えるのは、編集機能だけではなく、以下の機能が搭載されているためです。

• 習熟度把握のためのテスト機能
• マニュアル閲覧時間等のレポート機能 など

tebikiでは、「作って終わり」ではなく「作った後の理解度／閲覧状況」などが把握できるようになっています。

tebikiによってマニュアルを動画化している企業事例

tebikiを導入して、マニュアルを動画化している企業の事例を3選ご紹介します。より多くの企業事例を知りたい方は、以下の動画マニュアル事例を1冊に凝縮したガイドブックをご覧ください。

 

児玉化学工業株式会社

▼tebiki導入インタビュー動画：児玉化学工業株式会社▼

 

児玉化学工業株式会社は、住宅設備・自動車向け合成樹脂加工や産業機器の製造などを行っている会社です。同社では部品を製造するための要領書を文字／写真ベースのマニュアルで作成していましたが、新規作成や更新に膨大な工数がかかっていました。また、外国人従業員を多く抱えていたことで、文字／写真ベースのマニュアルの内容が伝わらずに、製品の品質不良にもつながっていたという課題がありました。

紙マニュアルでは理解に限界を感じ、動画で視覚的に人の動きやコツを伝えていこうという取り組みの一環で、かんたんに動画マニュアルを作成できる現場教育システム『tebiki』を導入しました。

マニュアルを動画化したことによって作成工数を従来の1/3まで削減しただけではなく、従業員に対する「伝わりやすさ」も向上したことで、作業不順守が9割も減り、品質不良も改善しています。

より詳細なインタビュー記事をご覧になりたい方は、以下もチェックしてください。

▼インタビュー記事はこちら▼
手順書作成の工数は紙の1/3になったと思います。動画で作るのはかんたんだし、学ぶ側にもわかりやすいですよね。

サラヤ株式会社

サラヤ株式会社は消毒剤のトップシェアメーカーで、洗浄剤や医薬品、食品等も製造する化学・日用品メーカーです。同社では、作業マニュアルを文字／写真ベースの紙マニュアルで作成していましたが、マニュアルにない内容は口頭ベースで伝えていたことから、作業手順が人によってバラつき、品質にも影響を及ぼしていました。

そこで、動画で視覚的に伝えるために現場教育システム『tebiki』を導入。tebikiの動画編集が容易なことから、導入半年で400個を超えるマニュアルを整備することを実現しています。また、動画を作成するにあたって、必然的に業務フローを見直し、作業手順が改善されて、業務効率化にもつながっています。

より詳細なインタビュー記事をご覧になりたい方は、以下もチェックしてください。

▼インタビュー記事はこちら▼
消毒剤のトップシェアメーカーでtebikiを活用。半年で400動画作成！世界の「衛生・環境・健康」に貢献！

株式会社いなげや

株式会社いなげやは1都3県を中心に、133店舗を展開している地域密着型の食品スーパーです。各店舗で新人トレーニングを実施する必要があったものの、トレーニングに割く時間を捻出できない課題がありました。

文字／写真ベースの紙マニュアルはあったものの、ページ数が膨大で「ちょっと見ておいて」と新人に渡すには負担が大きい状況に。また、文章で表現しようとすると、どうしても堅い表現になり、実態と乖離が起き、動作が伝わりにくいことも課題になっていました。

そこで、動作を視覚的に伝えられる動画の導入を『tebiki』を活用して推進。その結果、トレーニング工数削減を実現しています。また使用者視点では、何度も繰り返し同じ内容を見れることによって、分からない部分を自身で解消できるようになりました。

より詳細なインタビュー記事をご覧になりたい方は、以下もチェックしてください。

▼インタビュー記事はこちら▼
133店舗ある小売業の現場で動画を活用。スピーディな店舗教育を実現し、地域に愛されるスーパーであり続ける。

作成前に知っておきたいマニュアルの基礎知識

マニュアル作成の目的

マニュアル作成の主な目的は、教育の仕組みを作ることにあります。

社内にマニュアルがあることで、作業手順が明確になり、現場の一貫した作業を実現できます。よって、マニュアルは「現場改善の重要なツール」と言えるでしょう。マニュアル整備によるメリットは、以下の通りです。

• 業務品質の向上
• 生産性の向上
• コスト削減 など

マニュアルについて詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
マニュアルの意味とは？わかりやすく作るコツと流れを解説

マニュアルと手順書は何が違う？

「マニュアル」と「手順書」は、どちらも業務に必要な手順が書かれているイメージのため、混同しやすいです。しかし、主に以下の3つが異なります。

• 導入の目的
• 記載する内容
• 想定する役割

詳細な違いについては、以下の記事をご覧ください。

▼関連記事▼
マニュアルと手順書って何が違うの？特徴や作り方のコツをそれぞれ解説

マニュアル作りが上手い人の特徴

マニュアル作りが上手い人の、1番の特徴としては「読み手を考えられる人」と言えるでしょう。

もちろん、業務のことを熟知している人／論理的に構成を考えられる人などもマニュアル作りが上手い人の特徴として挙げられますが、マニュアル作りにおいて1番大切なのは、読み手が理解しやすいマニュアルを作れるかどうかです。

そのため、マニュアル作成者は、読み手のニーズ／レベルを考慮して、適切な言葉や表現を選択する必要があるため、読み手のことを考えられる人がマニュアル作りが上手い人と言えます。

▼関連記事▼
【即上達】マニュアル作成が上手い人の5つの特徴！コツやおすすめツールも

まとめ

マニュアル作成するための、基本的な手順／わかりやすく作るコツ／おすすめ作成ツールなどをご紹介しました。マニュアルの目的は、「教育の仕組み作り」です。現場で活用される、完成度の高いマニュアルを作るためには、本記事で解説したコツや手順を参考に作成してください。

また、動画を用いたマニュアルの場合、文字や画像だけでは伝えきれない情報を伝えられます。文書マニュアルと比較して作成工数を削減できたケースや、効率的な教育を実現したケースもありますので、マニュアル作成に迷っている方は、ぜひ動画マニュアルを検討してください。

現場教育システム『tebiki』では、スマートフォンなどで動画を撮影し、誰でもできる簡単な編集機能でわかりやすく伝えられます。誰がマニュアルを閲覧しているか／どれほど理解できているかなどの、教育状態の可視化も可能です。興味のある方は、以下の資料をご覧ください。

 

今すぐクラウド動画教育システムtebiki を使ってみたい方は、デモ・トライアル申し込みフォームからお試しください。