【例あり】マニュアルと手順書の違いは？わかりやすくするコツも解説

社員教育をする際、マニュアルや手順書があれば効率的に情報を共有できますが、マニュアルと手順書の違いは何なのでしょうか？この記事では、仕事の場で使うマニュアルと手順書について、違い／作成方法／作成のコツなどをご紹介します。具体例とともに違いを解説しますので、マニュアルや手順書を整備する前にチェックしましょう。

また、社内で活用されるようなわかりやすいマニュアルや手順書を整備したいのなら「動画」の活用がおすすめです。動画によるマニュアルの教育効果については、以下の資料をダウンロードの上ご覧いただけますと幸いです。

 

マニュアルと手順書の違いは？具体例も解説

マニュアルと手順書は、目的／内容／役割に違いがあります。これらの3つの違いを一言で表すと、「マニュアルは幅広い内容を詳しく説明するもの」「手順書は限定的な内容をわかりやすくまとめるもの」と表現できます。

手順書は英語で「procedure manual（訳：手順マニュアル）」と表記されるため、大枠で言うと似ています。しかし、先述の通り細かい部分では異なる点があるのです。ここでは、マニュアルと手順書の3つの違いについて詳しく解説します。

導入の目的

マニュアルを導入する主な目的は、「業務を網羅的に理解させるため」が多いです。一方、作業書を導入する主な目的は、「特定の作業を、安定的に問題なく行わせるため」だと言えます。

記載する内容

目的が異なるのなら、それぞれに記載する内容ももちろん異なります。具体的には「業務について、どんなことをどのレベルまで説明するのか」が異なると覚えておきましょう。

マニュアルは、対象となる業務について、手順だけでなくその業務に必要な知識についてまとめたものです。たとえば、業務の概要／目的／全体の流れ／必要なシステムやツール／トラブルシューティングなど、業務を行う上で知っておくとよい内容を掘り下げて記載します。

手順書は、対象となる業務の手順をわかりやすく説明するものです。業務を行う前の準備／業務の手順／業務を行った後の処理などを、業務の流れに沿って手順をピンポイントで記載します。

▼記載する内容の違いの具体例▼
（飲食店の場合）

マニュアル	・飲食店の運営について ・メニューについて ・サービスについて ⇒対象業務に関連するあらゆる物事を記載
手順書	・オーダー受ける方法 ・ハンバーグの調理方法 ・皿やカトラリーの洗浄方法 ⇒対象業務が一通りできるよう、手順を中心に記載

 

想定する役割

マニュアルや手順書が、どのような場所で／いつどのように使用されるか、想定する役割も異なります。

手順書は、基本的に業務に携わる人が業務の場で使用する一方で、マニュアルは、以下のように必要に応じてさまざまな場面で使用されるものです。そのため、「業務に携わる人が業務の場」で使用するだけでなく、「他部署の人も閲覧する想定」で詳しく記載しましょう。

• 引き継ぎ
• トラブルやイレギュラーな事態が発生した時
• 点検／検査の時 など

本記事では「マニュアル」と「手順書」の違いをメインで取り上げていますが、他にも、作業標準書／手引書／業務マニュアル／操作マニュアルなどの種類があります。これらの違いについてご紹介している記事もありますので、より詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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マニュアルとは：「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など

マニュアルと手順書は作り方も違う？

『マニュアルと手順書の違いは？』で解説した通り、マニュアルと手順書は記載する内容が異なります。そのため、共通している部分も多くありますが、作り方が少し異なる部分があるのです。

次の章で、『マニュアルの作り方 』『手順書の作り方』をステップごとにわかりやすく解説します。

マニュアルの作り方

マニュアルは多くの内容を盛り込み、業務について広く深く説明していくため、文章を書く前に「準備」が必要です。マニュアルの作成はいわば「集めた材料をさらに詳しくしていく」イメージだと言えるでしょう。

ここではマニュアルの作り方を簡単にご紹介します。より具体的にマニュアル作成方法を知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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【8つのコツ】マニュアル作成方法まとめ！無料ツールの紹介あり

ステップ① マニュアル化する業務を決める

マニュアルが不必要な業務までマニュアル化していては、効率的に整備できず、マニュアル作成の目的を果たすまでかなりの時間を要してしまいます。そのため、どの業務をマニュアル化する必要があるかを確認しましょう。

マニュアル化する業務を決めるためには、作成の目的から逆算して考えるのがおすすめです。たとえば、「接客におけるサービス品質の向上」を目指すのであれば、「接客の基礎」や「従業員のトレーニング方法」などが網羅的にわかるマニュアルを作ると良いでしょう。

ステップ② 構成を作成する

執筆を始める前に、マニュアルの骨組みとなる構成を作成してください。構成を作るメリットは以下の通りです。

• 目的に沿ったマニュアルができる
• 抜け漏れのないマニュアルができる
• 執筆をスムーズに進められる

構成作成の段階では、概要を記載する程度にとどめてください。全体の流れが把握できるか／必要な情報が記載されているか、という点を重視して作成しましょう。

ステップ③ 内容を執筆する

業務について、抜け漏れのないように書いていきましょう。

「実際に行っている業務」と「マニュアルの内容」の整合性を取るために、実務を行っているスタッフにヒアリングしながら作成することをおすすめします。作成のコツについては、後述の『マニュアルと手順書の作成に共通するコツ5選』で詳しく解説します。

ステップ④ 運用と改善を繰り返す

マニュアルは、効果を出してこそ作る意味があります。そのため、作成を終えた後は、必ず現場で運用を始めてください。

運用していく中で「ここがわかりにくい」「この方法より効率的にできる」などの改善点が見つかるはずです。こうした現場からの声は無視せず、マニュアルの変更に役立てましょう。運用と改善を重ねると、現場で長く使われるマニュアルになります。

手順書の作り方

手順書は、対象となる業務について、わかりやすくパッと見ただけで内容を掴めるようにする必要があります。そのため、手順書の作成は「集めた材料をシンプルにまとめる」イメージで進めると良いでしょう。

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「作業手順書の正しい作り方」とは？テンプレートや作成例も紹介

ステップ① 正しい手順を明確にする

正しい手順が明確になっていないと、手順書を使う人が適切に作業できず、不良やトラブルを招く恐れがあります。

正しい手順を明確にするには、作業の担当者に現行の手順方法をヒアリングしましょう。そのうえで、その手順が本当に正しいか／効率化できる方法はあるかなどを確認するのがおすすめです。

ステップ② 構成を作成する

マニュアルの作成と同じく、作業の流れを明確に示すため、執筆前に構成を作りましょう。

適切に構成された手順書は、読み手が素早く読みたい項目を見つけられるため、使いやすさが向上します。作業者が迅速に作業に移れるよう、情報を整理して構成を作ることを心がけてください。

ステップ③ 内容を執筆する

対象となる業務の手順を、正確に記していきます。手順書を見ながら業務を行えるよう、「箇条書きのような短文」で要点を押さえた表現にすると現場で活用されやすいでしょう。

手順を書き出し、それだけでは不十分であれば必要なデータや用語説明などを加えます。

ステップ④ 運用と改善を繰り返す

こちらもマニュアルの作成と同じように、手順書も運用と改善を繰り返すことが重要です。

効率化を図るために、作業手順の細かな部分は現場でたびたび変更されることがあります。その変更に柔軟に対応できるよう、手順書の管理者や変更担当者を決めるのがおすすめです。

マニュアルと手順書の作成に共通するコツ5選

マニュアルや手順書を作成するにあたって、どちらにも共通するコツがあります。ここからは主な作成のコツを5つご紹介します。マニュアルや手順書作成のコツをより多く知りたいという方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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・【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？
・マニュアル作成のコツを紹介！わかりやすく作成する方法や事例も解説 

5W1Hに沿って書く

5W1Hとは、「When（いつ）／Where（どこで）／Who（誰が）／What（何を）／Why（なぜ）／How（どのように）」を表す用語です。マニュアルや手順書を作成する人にとっては当たり前となっており、省略してしまいがちですが、これらを意識して文章を書くことで、新しく入った人にも内容がわかるように表現できます。

ただ、これらを全ての文章に入れると、かえってわかりにくくなる場合があります。「読みやすさ」も意識して、執筆するようにしてください。

イレギュラー対応も記載する

• トラブルへの対処法
• 不規則に発生する業務

などのイレギュラー対応も、忘れずに記載しましょう。イレギュラーに発生する事柄だからこそ、対応方法を知っている人が少なく、マニュアルや手順書が活躍します。従業員が適切に対処できるように、問題の解決方法／作業手順などを明記しましょう。

「過去に1度だけあり、今後は発生する可能性がほとんどない」といったような重要度の低いものであれば、無理して網羅しなくても良いと言えます。

新人でも理解できるようにする

新しく入った従業員でも、理解できる粒度（詳しさ）で説明してください。

マニュアルや手順書を使うのは、その業務に携わるのが初めての人である可能性が高いです。初めての人にとって、あまりにも高度で専門的な文章では、読んでも理解できないおそれがあります。

テンプレートを活用する

構成が整っていれば、作成者も文章を充実させることに力を注げますし、読み手も統一感のあるフォーマットで内容をより把握しやすくなります。tebikiのメルマガにご登録いただくとダウンロードできる、作業手順書のテンプレートをエクセル版／ワード版でご用意しました。作成の効率化を図るためにぜひご活用ください。

▼tebikiメルマガ登録フォーム▼

テンプレートの活用方法を詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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効率的に業務マニュアルを作成するためのテンプレートと活用方法

動画も使用し、文字だけで説明しない

抜け漏れなく情報を網羅しようとすると、文字数が多くなり、文章が長くなってしまいがちです。そこで、内容を把握しやすくするために、図や写真などを活用して、読まずに「見る」だけで読み手が理解できるようにするとよいでしょう。

ただ、図や写真だけでは、状況などが把握しにくい業務もありますよね。そんなとき、動画であれば「見るだけで内容が理解」できます。さらに、撮影するだけで説明する素材が揃うので、図や写真を作成する手間や時間がかかりません。

次の章で動画マニュアルのメリットなどについてご紹介しますが、「教育を目的とした動画マニュアルの有効性」については、以下でより詳細にご紹介していますので併せてご覧ください。

わかりやすいマニュアル/手順書を作るなら「動画」がおすすめ

マニュアルや手順書を、読み手にとってわかりやすく、かつ作成者にとって手間なく作るには、「動画マニュアル」という選択肢もあります。ここでは、動画化のメリットやおすすめのツールをご紹介します。

マニュアル／手順書を動画化するメリット

マニュアル／手順書を動画化する代表的なメリットとしては、以下の通りです。

• 複雑な動きや細かい動きを、「見たまま」伝えられる
• 文章読解力使用言語によって、理解度が左右されない
• 作成の工数を削減できる
• 自分のペースで何度も復習できる など

つまり、動画化は、作り手にも読み手にもメリットがあると言えます。動画マニュアルのメリットや導入効果をより詳細に知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果

動画の作成は、動画マニュアル「tebiki」で誰でも簡単に

動画マニュアルtebikiは、動画マニュアルが簡単に作成できるクラウド型のツールです。動作を視覚的にわかりやすく説明する必要がある、製造業／物流業／建設業／小売業などの現場で広く活用されています。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

ここでは、tebikiが現場で活用される理由をおすすめポイントとしてご紹介します。

動画マニュアル「tebiki」のおすすめポイント

スマートフォンで撮影するだけで簡単に作成できる

お手持ちのスマートフォンなどで業務の様子を撮影し、職場の一般的なパソコンで編集作業を行うだけで、簡単に動画マニュアルを作成できます。高額なカメラやハイスペックな編集機器を用意する必要はありません。いつもの業務の様子を撮影した動画をtebikiにアップロードし、そのままtebiki上で編集作業を行うことが可能です。

tebikiの編集画面は「現場の教育」に必要な機能を厳選しているため、一般的な動画編集ソフトと比較して非常にシンプル！ それゆえに、動画編集未経験者でも直感的に使用可能です。

音声認識システムによる字幕の自動生成

業務の様子を説明しながら撮影するだけで、音声認識システムによって字幕を自動生成します。

正しい手順の画面に「〇」、間違えた手順の画面に「×」を挿入するなどの図形挿入をすれば、パッと内容をつかめる動画マニュアルが誰でも作れます。

ボタン1つで100ヵ国語以上へ自動翻訳できる

外国人労働者を抱える企業では、マニュアルや手順書の翻訳作業にかなりの工数がかかってしまいますよね。しかし、tebikiであれば、言語を選択するだけで字幕が自動的に翻訳されるため、言語によっていくつもマニュアルや手順書を用意しなくて済みます。

動画マニュアルによる外国人従業員の教育効果については、以下の資料で詳しく解説しています。外国人の方が働いている企業の方は、ダウンロードして課題解決のためにご活用ください。

 

習熟度がチェックできる

動画マニュアルへのアクセス数などの全体数の把握だけでなく、誰がいつ動画を見たのか個々に把握もできます。業務開始前に視聴が済んでいるか／何回も視聴していて習熟が十分ではないのかなど、従業員の教育状況やスキル習熟度のチェックが可能です。

マニュアル/手順書をtebikiで動画化した企業事例

紙だったマニュアルや手順書を動画へと変えた企業では、ノウハウの伝わりやすさ、マニュアル作成にかかる時間の短さにより、さらなる品質向上／業務効率化を実現しています。今回は動画マニュアルtebikiを導入した、3つの企業の事例をご紹介します。

より多くの企業事例を読みたい方は、別記事『【業界別】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か、以下の資料をご覧ください。

 

サラヤ株式会社

サラヤ株式会社は、化学／日用品メーカーです。紙の手順書の「微妙なニュアンスが伝えにくい」という課題を解消すべく、手順書を動画化するためにtebikiを導入していただきました。

もともと動画内製の挫折経験がある同社ですが、tebikiの導入によって短期間で400個以上のマニュアルを作成。さらに、作業標準がわかりやすくなったことから、作業者の力量が均一化し、品質向上やOJT負担の軽減も実現しています。

デバイスを問わず編集作業を行える点や、複数動画の連続再生をスムーズに行える点などもご好評をいただき、クラウドサービスで海外拠点でも使えることから、外国語への自動翻訳機能をフル活用しタイなどの拠点への導入も予定しています。

より詳しくサラヤ株式会社の事例を知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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消毒剤のトップシェアメーカーでtebikiを活用。半年で400動画作成！世界の「衛生・環境・健康」に貢献！

児玉化学工業株式会社

化学メーカーの児玉化学工業株式会社では、部品作成だけでも500以上ある多数の紙マニュアルの動画化に取り組みました。

これまでは、マニュアル化されていない部分もあり、「不明確な社内ルール」や「暗黙の了解」が存在……。そのうえ、作業現場には多様な言語を使う従業員がいて、動きやちょっとしたコツを伝えられないという課題もありました。

動画マニュアルtebikiを導入したところ、動作やノウハウが見える化され、日本語以外でも教育できる体制の整備が実現。さらに、マニュアル作成の工数は紙で作成する場合の1/3となり、総務的な内容のマニュアルも作成できました。tebikiはサブスクリプションサービスのため、継続的に機能改善がされる点も魅力に感じていただいています。

より詳しい児玉化学工業株式会社の事例を知りたい方は、以下のページもご覧ください。

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手順書作成の工数は紙の1/3になったと思います。動画で作るのはかんたんだし、学ぶ側にもわかりやすいですよね

株式会社GEEKLY

株式会社GEEKLYは、ITやゲーム業界などに特化した転職エージェントです。OJTを社員教育のメインにしていましたが、「トレーナーごとに教育内容がバラつく」「トレーナーの負担が大きい」という2点を、課題として抱えていました。

そこでtebikiを導入し、まず新人教育の体制を変えることに成功。なんと、OJTの7割近くをtebikiに置き換えることでトレーナーの教育工数を約7割削減できたのです。これにより、エース社員に新人教育を任せずに済むようになったため、新人を請け負うチームが目標未達になるという課題が解消されました。

tebiki導入時に不安に感じていた「途中で挫折してしまわないか」という点は、tebiki特有の操作の簡単さ／管理のしやすさによってクリア。今後は既存社員の営業方法を改善するツールとして、活用の幅を広げていただく予定です。

より詳しい株式会社GEEKLYの事例を知りたい方は、以下のページもご覧ください。

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マニュアルと手順書に関するよくある質問

最後に、マニュアルと手順書に関するよくある質問にお答えします。作成のために役立つ知識や概要を改めてチェックして、より効果的／効率的なマニュアルや手順書の整備にお役立てください。

マニュアル／手順書作りが上手い人の特徴は？

マニュアル／手順書作りが上手い人には、以下であることが多いです。

• 読み手を意識して、構成作成～執筆ができる
• 対象業務の経験が豊富で詳しい
• デザインやレイアウトにこだわりすぎない
• 社内の声をよくヒアリングできる など

上手い人の特徴を真似するだけでも、早く上達できるので、作成の際に意識してみると良いでしょう。作成上手な人がやっているコツなどについては、以下の記事もぜひ参考にしてください。

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【即上達】マニュアル作成が上手い人の5つの特徴！コツやおすすめツールも

「ルール」「取り扱い説明書」「規定」との違いは？

「ルール」「取り扱い説明書」「規定」は、マニュアルや手順書とは異なります。それぞれ、一般的に認識されている言葉の意味などをご紹介します。

 

ルール	規則／習慣／支配などの意味を持つ英語表現。「守らなければならない決まりごと」の意味を持ち、スポーツや社会などの規範や基準を定めるために使用されます。
取り扱い説明書	幅広い製品の安全な取り扱い方法／トラブルシューティングなどに関する情報を提供するものです。家具などの組み立てる製品や、家電などの操作や組み立てを必要としない製品を対象としています。
規定	決まりごとを指す言葉。一般的に法的な拘束力を持つ場合があり、組織内の運用や決定において重要な役割を果たすことがあります。

まとめ

マニュアルや手順書の作成はある程度の工数がかかるため、整備を億劫に感じることがあるかもしれません。しかし、マニュアルや手順書を導入することで、教育工数の削減／新人従業員の早期育成／ノウハウの伝承などの効果が得られますので、今回お伝えした、マニュアルと手順書の違いや、それぞれの作成方法などを参考に、整備を始めてみましょう。

業務内容や従業員数、事業所や工場数が増えていくほど、ノウハウを共有し承継していくことが大変になります。動画でなら、紙のマニュアルよりも大幅に作成時間や手間を削減できますので、ぜひ動画マニュアルの導入を検討してください。

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