効率的に業務マニュアルを作成するためのテンプレートと活用方法

業務マニュアルとは、業務効率化や業務品質の均一化を目的に作成される、業務の概要・ルール・注意事項などをまとめた文書のことです。業務マニュアルを作成する際は、テンプレートを活用することで、作成者のスキルにかかわらず実用的でデザイン性の高いマニュアルを作成できます。

当記事では、テンプレートを使って業務マニュアルを作るメリットのほか、業務マニュアルの作り方、作成する場合のポイントなどを紹介します。業務マニュアルにテンプレートを活用し効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

また最近では、その作りやすさ／わかりやすさの観点から業務マニュアルを「動画」によって整備するケースが増えています。動画マニュアルの基礎知識や作成ノウハウを凝縮したガイドブックもございますので、以下の『はじめての動画マニュアル作成ガイド』も併せてご活用ください。

1.　テンプレートを使って業務マニュアルを作る4つのメリット

業務マニュアルとは、業務品質の均一化・業務効率化を目的として、業務全体の概要やルール、注意事項などをまとめた文書のことです。従業員が業務の達成目標や基準を理解し、問題なく業務を進めるために役立ちます。

業務マニュアルと似ているものに「業務手順書」と「引継書」があります。業務手順書は各業務の作業工程を詳細に記したもので、従業員が実践するにあたって参考となるものです。

引継書とは、前任者から後任者へと引き継ぐ際に、担当業務のノウハウを記した文書です。後任者がスムーズに引継ぎを完了するためには、業務全体を理解できる業務マニュアルと併用することが望ましいと言えます。

業務マニュアルは、作成の効率化を図るためにテンプレートを使用して作る場合が多いでしょう。ここでは、テンプレートを使って業務マニュアルを作成するメリットを解説します。

業務マニュアルを作る目的や作り方については下記の記事をご覧ください。

業務マニュアルの目的と作り方：内容を改善し続けるためには

1-1.　効率的・短時間で業務マニュアルを作成できる

テンプレートを活用することで、短時間で実用的な業務マニュアルを作成できます。テンプレートには業務マニュアルに必要な記載事項が定められているので、構成を一から考える必要がありません。テンプレートに沿って必要事項を埋めるだけで、実用に即した業務マニュアルが完成します。

業務マニュアルの作成には複数の工程が必要となるものの、テンプレートを利用すると労力を最小限に抑えることが可能です。企業活動に必要な業務に時間を充てるためにも、テンプレートを使ってスピーディーに業務マニュアルを完成させましょう。

1-2.　デザイン・スキルに左右されない品質を維持できる

テンプレートがあれば作成者のスキルにかかわらず、デザイン性の高い業務マニュアルを作成することが可能です。作成者にとってデザインを考えるのは負担であり、本来の業務に悪影響を及ぼしかねません。また、ページによってデザインが異なると、読み手も混乱してしまいます。

テンプレートを使えばデザインを考える煩わしさから解放され、誰に依頼しても一定の品質を保てます。デザインを考えずに済む分、業務マニュアルの内容を充実させることに注力できるでしょう。

1-3.　フォーマットを統一できる

読みやすい業務マニュアルを作成するには、書式や形式といったフォーマットを統一することも大切です。ページによりフォントの種類や表のレイアウトが異なると、どこに何が記載されているのかが分かりにくくなります。テンプレートによってフォーマットが指定されると、必要な情報が分かりやすく整理されるので、従業員の理解も促進されるでしょう。

また、テンプレートには汎用性の高いフォーマットが用意されているので、多くの人に受け入れられやすい業務マニュアルを作成できます。見やすい業務マニュアルを簡単に作成するためにも、テンプレートを役立てるとよいでしょう。

1-4.　抜け漏れを防げる

テンプレートにはあらかじめ記載事項が用意されているので、項目を埋めるだけで必要な情報を網羅できます。情報の記載漏れがあると、従業員は業務について正しく理解できず、業務マニュアル本来の効果を発揮できません。また、抜け漏れが発覚した際には修正の手間と時間がかかるので、効率よく進めるには原稿の執筆段階で正確に記載することが大切です。

テンプレートがあると記載事項に従って内容を埋めればよいので、作成者は書く内容に迷わずに済み、抜け漏れを大幅に軽減できます。完成度の高い業務マニュアルをスピーディーに作成するためにも、積極的にテンプレートを活用しましょう。

2.　業務マニュアルの作り方

質の高い業務マニュアルを作成するには、正しく手順を踏むことが大切です。ここでは、業務マニュアルの作り方を順を追って解説します。

なお、伝わるマニュアルの作成手順は以下の記事で解説しています。合わせてご覧ください。
伝わるマニュアルの作り方：すぐに実践できる4つのポイント

2-1.　業務マニュアルの目的・対象者・要点を整理する

業務マニュアルの作成にあたって、まずは「なぜ作成するのか」「誰が使うのか」「何を伝えるのか」を明確にします。業務マニュアルの方向性が定まっていなければ、誰にとっても読みにくいものとなってしまいます。継続的に利活用される業務マニュアルを作成するには、方向性を定めることが大切です。

新入社員の研修用、中堅社員の人材育成用など、業務マニュアルにはさまざまな用途が考えられます。場合によっては、数種類の業務マニュアルが必要となることもあるでしょう。業務マニュアルが使用されるシーンを想定して、目的・対象者・要点を設定してください。

2-2.　業務マニュアルの作成スケジュールを立てる

業務マニュアルの作成が後回しにならないように、最初の段階でスケジュールを設計します。運用開始日が決まっている場合は、逆算してスケジュールを立てるとよいでしょう。従業員へのヒアリング、原稿作成開始日、原稿納品日、原稿チェック、修正など、工程ごとに細かく予定を立てます。

業務マニュアル作成にあたっては、従業員の協力も必要です。従業員は仕事の合間に業務マニュアル作成に参加するため、通常業務に支障が出ないよう余裕を持った時間配分でスケジュールを組みましょう。実際に作業に取り掛かったら日々スケジュールを確認し、進捗に合わせて軌道修正を行いつつ、計画的に業務マニュアル作成を進めてください。

2-3.　業務内容を洗い出し手順を整理する

業務マニュアルに記載する業務範囲について、全体像を把握した上で手順を整理します。いきなり細かな手順から始めるのではなく、まずは業務全体の内容を掴むことがポイントです。業務そのものへの理解が深まれば、手順で伝えるべき内容の目安がつきます。

業務内容の洗い出し・手順の整理については、実際に対象業務に関わる従業員へのヒアリングを必ず行ってください。役員や管理職だけで作成すると、実務に即していない業務マニュアルとなる恐れがあるので注意しましょう。

2-4.　業務マニュアルの構成を組む

洗い出した業務内容と手順をもとに、業務マニュアルの構成案を考えます。無駄な内容は省き、業務開始から終了までを時系列で区切って必要な手順を書き出してください。全体の構成案ができたら、目次を振り分けます。コンテンツごとにまとめ、大見出しと小見出しを立てると、テンポよく読み進めることができます。

構成は業務マニュアルの骨組みとなる重要な部分です。手順が網羅できているか、客観的に見て読みやすいかなどを、複数人で検討してください。

2-5.　業務マニュアルの本文を作成する

構成と目次を設定できたら、いよいよ業務マニュアルの本文作成に取り掛かります。目次や工程ごとに担当者を選び、手際よく執筆を進めましょう。

業務マニュアルを書く際には、時系列と重要度を基準に記載順序を定めてください。手順は時系列通りに整理し、注意事項は重要度の高いものから記載することで、一目で分かる業務マニュアルとなります。

文字だけでなく図表やイラストも挿入し、メリハリのある表現を心がけてください。特に、新入社員向けの業務マニュアルでは、積極的に視覚的にアピールできる素材を使い、理解を深めてもらいましょう。

2-6.　業務マニュアルを確認・修正する

業務マニュアルの本文が作成できたら、最終チェックに入ります。業務マニュアルに誤りがあると、業務品質や業務効率化が低下する可能性があります。従業員のケガや事故、品質の低下などにもつながる恐れがあるため、チェックは念入りに行ってください。下記の点に基づいて、業務マニュアルのチェックを進めましょう。

• 誤字・脱字はないか

• 手順に抜け漏れはないか

• 数値に誤りがないか

• 重要な部分が伝わる内容であるか

• 対象者のレベルに応じた内容となっているか

チェックは複数人の目から客観的に行い、必要に応じて修正します。現場の従業員にも目を通してもらい、実用に値するかも確認するとよいでしょう。

2-7.　作成した業務マニュアルを運用する

業務マニュアルが完成したら、運用に入ります。業務マニュアルは交付して終わりではなく、最新情報を取り入れて常にアップデートし続けなくてはなりません。現場からフィードバックを受けて適宜加筆・修正を加え、常に利用価値の高い業務マニュアルをめざしましょう。

運用にあたっては、業務マニュアルの運用担当者を決めておき、定期的に見直しができる体制を整えることも大切です。業務マニュアルの交付範囲が広い場合は、まずは部署やチームといった小規模単位で試用を始め、効果を確認できてから本運用に入ってもよいでしょう。

3.　業務マニュアルを作成する場合のポイント5つ

活用される業務マニュアルを作るためには、読み手に内容が伝わるかが重要です。ここでは、業務マニュアルを作成する際のポイントを解説します。

以下の記事でも業務マニュアルを作成するコツを紹介しているので、合わせてご覧ください。

参考：業務マニュアルの目的と作り方：内容を改善し続けるためには
参考：伝わるマニュアルの作り方：すぐに実践できる4つのポイント

3-1.　伝えたい内容を明確化する

従業員が業務マニュアルを開いたときに、パッと見るだけで重要な箇所が分かるよう、構成や内容を工夫しましょう。目次を見れば何がどこに書いてあるかが分かる、見出しを見るだけで必要な工程を理解できるなど、一目で見て分かるということがポイントです。

業務の質の維持・向上を図るには、必要な手順だけでなく、「なぜこの業務を行うのか（目的）」「どのレベルが求められるのか（基準）」を明確にすることも大切です。企業の理念・方針が念頭にあると、従業員の業務に対する理解も深まります。

3-2.　5W1Hを意識する

5W1H（When：時間／Where：場所／Who：誰が／What：何を／Why：理由／How：手段」を意識すれば、正確に理解しやすい業務マニュアルとなります。

以下は、5W1Hを取り入れて具体化した文章の例です。

• 「不備がある場合は再発行を依頼する」→「不備がある場合は3日以内（When）に総務課（Who）に再発行を依頼する」
• 「請求書を受け取ったら社内システムに入力する」→「取引先から（Who）請求書を受け取ったら、社内システムに請求情報（What）を入力する」

分かりやすい業務マニュアルを作るには、「説明しなくても分かるだろう」という思い込みを持たずに、5W1Hを用いて確実性の高い文章を書くことがポイントです。

3-3.　簡潔な文章を書く

分かりやすさが求められる業務マニュアルでは、文章を簡潔に短く書くことが大切です。長文では要点が分かりにくくなり、理解するまでに時間がかかってしまいます。

具体的には、一文は80〜100字以内に収め、一文に盛り込む内容を1〜2つに絞ると、読みやすい文章になります。また、いわゆる「こそあど言葉」の使用は控え、一文で意味が通じる文章にすることも心がけましょう。場合によっては、文章ではなく箇条書きで記載すると伝わりやすくなるケースもあります。

3-4.　読み手にとって分かりやすい内容にする

業務マニュアルの作成にあたって、対象者となる層にとって分かりやすい内容にすることも大切です。たとえば、新人社員用の業務マニュアルであれば、専門用語の使用を控えて注釈をつけるなど、丁寧な説明が必要です。

一方で、技術職など特定の業務にあたる従業員や、中堅社員に向けた業務マニュアルでは、あまりにも初歩的な内容だと敬遠される可能性もあります。それぞれの立場に求められるマインドセットを促すような、読む価値のある業務マニュアルを作成してください。

3-5.　デザインはシンプルにする

業務マニュアルは視認性が高いことが第一であるため、シンプルなデザインが適しています。デザインに凝りすぎると作成に時間がかかる上に、結果として要点が伝わりにくい業務マニュアルになりかねません。加筆修正を行う可能性も考慮して、シンプルなデザインにしましょう。

色を使いすぎるとまとまりに欠けるため、業務マニュアルに使用する色は5色以内に収めるのが理想です。余白も上手に取り入れて、重要なポイントが分かりやすい業務マニュアルを作成しましょう。

4.　定番の業務マニュアル・テンプレート3選

ここでは、おすすめの業務マニュアルテンプレートの配布サイトを紹介します。いずれも分かりやすく実用性に長けたテンプレートを配布しているので、業務マニュアル作成に活用できるでしょう。

4-1.　SILAND.JP

「SILAND.JP」は、個人制作によるExcel・Wordのテンプレート配布サイトです。業務マニュアルには、Wordのマニュアルテンプレートが活用できます。ブルー・グリーン・モノクロの3色展開で、シンプルかつ実用的な業務マニュアルを作成することが可能です。

見出しを設定するだけで、目次作成やナビゲーションによる移動・編集ができます。文字入力さえできれば業務マニュアルが作れる、初心者にやさしいテンプレートです。見栄えのよい業務マニュアルを簡単に作りたい場合におすすめです。
参考：SILAND.JP　Word「マニュアル」

4-2.　［文書］テンプレートの無料ダウンロード

送付状や見積書・請求書など、ビジネスから日常まで237カテゴリに及ぶExcel・Wordテンプレートを無料で提供するサイトです。「その他の文書テンプレート」カテゴリの「マニュアル・作業手順書」では、業務マニュアルに使用できるExcelテンプレートをダウンロードできます。

Excelで業務マニュアルを書くメリットは、ページの差し替えや追加が容易にできるという点です。目次用シートを作成すると各ページへのジャンプ機能が使用できるので、シートが増えてもスムーズに作業できます。

参考：［文書］テンプレートの無料ダウンロード「マニュアル・作業手書」

4-3.　bizroute

「bizroute（ビズルート）」は、株式会社エクシアによるビジネス情報発信サイトです。ビジネスシーンで活用できる各種テンプレートも配布しており、Wordの業務マニュアルテンプレートの無料ダウンロードが可能です。

サイト上では使い方を画像付きで解説しているので、初心者の方でも簡単に業務マニュアルの作成に取り掛かれます。ブルー・モノクロの2色展開によるシンプルなデザインは、幅広い世代に受け入れられやすいでしょう。
参考：bizroute　業務マニュアルテンプレート | ワード無料ダウンロード 

5.　写真・文字情報だけの業務マニュアルの問題点

写真や文字情報のみの業務マニュアルでは、作業の動きが断続的な情報になってしまい、作業手順やプロセスが伝わりにくいというデメリットがあります。特に、人・モノ・機械が動く業務や複雑な手順・操作方法をテキストで正確に理解するのが難しいため、人による解釈がバラついてしまうことで、実際の作業で誤解が生じるケースがあります。

また、写真やテキストベースの業務マニュアルで分かりにくい部分は、現場の教育担当者に質問が集まってくるため、担当者の業務負荷が増加し本来の業務に注力できない恐れがあります。このような状況下では、業務マニュアルを作成する目的である業務品質の均一化・業務効率化を図る事は叶わないでしょう。

業務マニュアルにおいて、伝わりやすさ・現場の負担軽減を重視する場合は、「動画マニュアル」の導入がおすすめです。動画マニュアルには、下記のようなメリットがあります。

• 手順の流れや細かい動きを直接見せることができる
• 個人の理解度に合わせて繰り返し再生できる
• 教育コストを削減できる
• ネット環境があればいつでも確認できる
• 言語に依存せず視覚的なアピールができる
• 教育の質を均一にできる

手軽に動画マニュアルを作る方法として、動画マニュアル作成や管理、従業員の習熟度管理まで行えるクラウドサービス「tebiki」があります。「tebiki」はスマートフォンなどで撮影した動画を、誰でも簡単に編集して動画マニュアルを作成できるのが特徴です。字幕の自動作成や自動翻訳に対応しており、高度な動画編集スキルがなくてもかんたんに動画マニュアルが作れます。

またテスト機能も併用することで、管理画面で従業員のアクセス解析・進捗確認ができるため、習熟度の可視化を行うことも可能です。技術伝承や業務標準化に課題を抱える企業は、「tebiki」を活用して手間なく動画マニュアルの導入を検討してみてください。

「3分で分かるtebikiとは？」資料を見に行く。

動画マニュアルは「編集や撮影が大変」というイメージがあるかもしれませんが、初心者でも動画マニュアルをかんたんに作成するポイントがあります。

失敗しない動画マニュアルの作成方法とポイントについては下記の記事をご覧ください。

失敗しない動画マニュアルを誰でも簡単に作成する6つのポイント、作成手順や活用事例集

効率的に業務マニュアルを作成するためのテンプレートと活用方法　ーまとめー

業務マニュアルは、テンプレートを活用すれば短時間で効率的に作成できます。作成者のスキルにかかわらず、実用的でデザイン性の高いマニュアルを作成できるため、デザインを考える煩わしさからも解放されるでしょう。

業務マニュアルの作成では、マニュアルの使用シーンを想定して目的・対象者・要点を設定します。手順を踏んで業務マニュアルを作成した後は、「誤字・脱字はないか」「重要な部分が伝わる内容であるか」などを複数人の目でチェックすることが大切です。