2019.12.30 マニュアルの作り方

伝わるマニュアルの作り方:すぐ実践できる4つのポイント

貴山 敬
執筆者:貴山 敬

動画教育システムtebikiを提供するピナクルズ株式会社代表取締役。元食品工場長、ISO9001導入責任者。現場の使いやすさを1番に考えてサービス開発しています。

弊社が提供する、現場向け動画教育システム tebiki は、ユーザーが自分でかんたんにマニュアルを作成/共有できるシステムです。誰が作っても相手に伝わりやすいように、システム的に様々な工夫と仕掛けがあるのですが、やはり作成者によって、伝わりやすい/わかりにくい、という差は出てきます。

この記事では、弊社の導入実績から見えてきた、相手に伝わるマニュアルを作るのがうまい人が実践しているコツについて解説します。

 

目次

タイトルだけで内容がわかるようにする

タイトルは超重要です。とても地味で当たり前のことのようですが、最初から伝わりやすいタイトルを作成できる人はほとんどいません。誤解を恐れずに言えば、中身よりもタイトルが大事なくらいです。

「みんなちゃんと読むはず」という作り手の思いとは違って、タイトルだけを見て、読む読まないを判断する人がほとんどです。業務で使うものなので、一般的な宣伝メール等よりは読んでくれますが、タイトルでぴんとこなければ、たとえ教育マニュアルでも同じようにスルーされてしまいます。

タイトルだけで内容がある程度わかることが重要です。

  • 悪いタイトル(例):「仕分け1」「仕分け2」
  • 良いタイトル(例):「仕分け台車は1度に3台まで」「仕分け時は箱投げ禁止」

文字数を極力少なくする

文字が多いマニュアルは、見た目は格調高くなりますが、実際は読みにくく、相手に伝わりにくいだけです。一番大事なことは、作り手の満足感でも、上司からの評価でもなく、教える相手に伝わるかどうかです。

文字をたくさん書く方が大変な気がしますが、実際はそうではなく、相手に伝わる内容を少ない文字数で書く方がはるかに難しいです。単語/接続詞/助詞などを駆使して、1文字でも減らせるように努力してください。

  • 【例(文字数を減らす前)】: 動画にマルバツなどの図形を挿入することで、大事なポイントを明確にして、より伝わりやすいマニュアルを作成することができます。
  • 【例(文字数を減らした後)】: 動画にマルバツなどの図形を挿入して、大事なポイントが伝わるマニュアルを作成できます。

そもそも文字を使わない

文字よりも写真や動画の方が、直感的で情報量が多いので、できるだけ文字を使わずに視覚に訴えると、より伝わるマニュアルを作成できます。

言葉では伝わらない内容は写真か動画にする

デスクワークなら文字だけで伝わる内容も多いですが、物理的なヒト/モノの動きや、営業トークなどのニュアンスが大事なものを文字に落とし込むのはとても難しく、かなりの国語力が要求されます。

なお、写真の方が文章よりはわかりやすいですが、動きや流れを伝えるためには、写真と文章を組み合わせて、パラパラ漫画のようにシーンごとに作成する必要があり、伝わりやすい内容にするにはコマ割りを工夫する必要があるので、可能であれば、動画が最も伝わりやすいと言えます。

外国人スタッフ向けに文字は伝わらない

日本でも本当にたくさんの外国人の方が働くようになりました。過去10年で、外国人労働者はなんと3倍になっています(詳しくは厚生労働省の発表資料をご覧ください )。

言葉で伝えることが前提の教育の仕組みを変えて、写真と動画に置き換えていかないと、現場の教育は成り立たない時代になったと言えます。

完璧を目指さない

逆説的ですが、「完璧を目指さない」ことが、伝わるマニュアルを作る秘訣のひとつです。

新人教育で教える側も、かつては新人だったはずですが、よほど相手目線にたてる人でなければ、教わる側の気持ちを忘れてしまっていることがほとんどです。

最初のマニュアル作りに時間をかけるよりも、多少イマイチでもまずは新人スタッフに実際にマニュアルを見せることで、教わる側の気持ちをはじめて理解できます。教わる相手からフィードバックをもらえるので、結果的に、伝わるマニュアルを早く作ることができるようになるわけです。

この「完璧を目指さない」は、意外と難しいところで、最初は戸惑う人が多いポイントでもあります。ぜひこちらの記事もご覧ください。

マニュアル作成のポイント:最初から完璧を目指してはいけない6つの理由 

伝わる動画マニュアルをかんたんに作成/共有できるtebiki

弊社が提供する現場向け動画教育システム tebiki は、最新の動画技術を駆使して、誰でもかんたんに動画マニュアルを作成して、PC/スマホ/タブレットで快適に閲覧できるシステムです。

動画をさらにわかりやすくするための図形挿入機能や、自動音声認識/自動翻訳がついた字幕機能もございます。ご興味あればぜひこちらのサービス紹介をご覧ください!

クラウド動画教育システムtebiki

row-img

クラウド動画教育システム tebikiならスマホで撮影した現場の動画をマニュアル化し現場教育の課題を解決できます。ぜひお試しください!

詳しくみる

カテゴリー: マニュアルの作り方