2020.9.22 マニュアルの作り方

マニュアル作成方法のまとめ:コツ/目的/手順/進め方など

貴山 敬
執筆者:貴山 敬

動画教育システムtebikiを提供するピナクルズ株式会社代表取締役。元食品工場長、ISO9001導入責任者。現場の使いやすさを1番に考えてサービス開発しています。

マニュアルを作成するときに、何をどの程度まとめるか、誰がどういうスケジュールで進めるかなど、考えることはとてもたくさんあります。
本記事では、現場で効果的に使えるマニュアルを、効率的に作成するための様々なノウハウをまとめました。

 

目次

「マニュアル」とは

「マニュアル」と一言でいってもイメージするものは人によって差があります。
業務/教育/作業マニュアルでも意味は少しずつ違いますし、「作業手順書」「SOP」「工程表」など、類似用語がたくさんあり、それぞれ使われるシーンと目的が異なるので注意が必要です。

【詳細記事】マニュアルとは:「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など 

最初から完璧を目指さない

「マニュアルを作るのは手間がかかって面倒だ」という考えの人は多いですが、マニュアル作成に必要以上に時間をかけていないか、まずは疑ってみてください。

職場の他社員や上司に見せるものなので、ついつい最初から完璧を目指しがちですが、まずはかんたんに作って使い始める方が、見る側の意見を聞いてすぐ修正することができるので、結果的に早く良いマニュアルを作ることができます。

【詳細記事】マニュアル作成のコツ:最初から完璧を目指してはいけない6つの理由

「みんなで頑張る」は間違い

マニュアルを整備しよう!というとき、最初からみんなで頑張ろうとする職場が多いですが、責任と権限が曖昧になって「XXさんがやってくれるはず」となってしまうので、大抵うまくいきません。

まずは責任者が1人でマニュアルを作り始めて、段取りや基準をチームメンバーが理解してから「みんなで頑張る」ようにするとスムーズに進めることができます。

【詳細記事】業務マニュアル作成の最初の手順:「誰が作るか」を決める

その他のマニュアルづくりのコツ

良いマニュアルを作るためのたくさんのコツをご紹介します。

相手に伝わるなら見栄えは気にしない

文章や装飾など、どこまでマニュアル作成に時間をかけるべきかは、相手が理解できるかどうかで判断してください。相手に伝わるものでありさえすれば、見た目の美しさは重要ではありません。

【詳細記事】新人教育マニュアルの作り込みすぎに注意!「相手に伝わるか」で作成時間を決める 

 

タイトルだけで内容がわかるようにする

マニュアル本文を頑張る前に、みんなが読んでくれるように、まずは一目で中身がわかるタイトルにしましょう。わかりやすいタイトルを心がけていれば、自然とマニュアル全体が良くなっていきます。

【詳細記事】伝わるマニュアルの作り方:すぐに実践できる4つのポイント

 

使いながら改善する

変わり続けるマニュアルが、良いマニュアルです。商品/スタッフ/機械/法制度など、現場をとりまく環境は変化し続けます。誰かに見せる都度、少しでも良いから中身を修正する、という姿勢を持つだけでも、継続的に改善し続けることができます。

【詳細記事】業務マニュアルの目的と作り方:内容を改善し続けるためには 

「OJTの方が早い」は本当か

「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は現場でよく聞くフレーズで、マニュアルを使って現場管理の仕組みを作りたい管理者にとっては大きな障害となります。
実際のところ、新入社員がとても少ないなど、OJTの方が早い状況は確かにあります。しかし、教える人によってやり方が違う/予習復習できないなど、「OJTだけ」のデメリットは大きく、多くの場合はマニュアルを整備すべきと言えます。

【詳細記事】OJT研修とマニュアル教育の違い:「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か 

マニュアルシステム(ソフト/ツール)

一般的にマニュアルといえばWordとExcelを使って作成することが多いですが、近年は様々なツールが出てきました。

クラウド型マニュアルシステムのメリット/デメリット

紙と比べた場合、共有がかんたんで常に最新版を見せることができ、旧版の回収が不要といったメリットは大きい一方で、インターネット接続が必要など、様々なデメリットもあります。
Word/Excelのような汎用的なファイル作成ソフトの場合、誰もが使い慣れていますが、現場でマニュアル運用しようとすると使いにくい点もありますので、クラウド型マニュアルシステムを導入するかはメリット/デメリットの総合判断となります。

【詳細記事】マニュアルをクラウドに切り替える:Excel/Wordと比較したメリットとデメリット 
 

ユーザーIDを個人単位でわけるべきか

多くのクラウド型マニュアルシステムは月額課金で、IDが増える毎に「1IDにつきXXX円」という形で料金が増えます。
複数の社員で共通IDを使うと利用料を抑えられる一方で、セキュリティや教育レベルの底上げという点では効果が落ちるので注意が必要です。

【詳細記事】マニュアルシステムを個人ID(アカウント)でわけるメリットとデメリット 

 

tebikiを使ってクラウド動画マニュアルを作成/共有する

現場向け動画教育システム tebiki は、動画マニュアルを誰でもかんたんに、日々更新しながら使い続けることができるマニュアルソフトです。自動字幕生成や外国語翻訳、動画シーンの静止とカット、図形挿入、音声上書きなど、現場に必要な豊富な動画編集機能が揃っています。
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