2020.6.21 マニュアルの作り方

マニュアル作りにメリハリを:時間をかけるかは「相手に伝わるか」で判断

貴山 敬
執筆者:貴山 敬

動画教育システムtebikiを提供するピナクルズ株式会社代表取締役。元食品工場長、ISO9001導入責任者。現場の使いやすさを1番に考えてサービス開発しています。

弊社が提供している現場向け動画教育システム tebiki をご提供する中で、教育/業務マニュアルを作るのはすごく手間がかかる、と考えているお客様がいらっしゃいます。
実際のところ、ものすごく時間をかけるべきときもありますが、多くの場合、それほど時間をかける必要がないことを解説します。

目次

時間をかけるべきかは「相手に伝わるか」で判断する

一番大事なことは、見た目の美しさではありません。
そのマニュアルが「相手に伝わるかどうか」、言い換えると「仕事で使えるかどうか」でご判断ください。相手に伝わりさえすれば、できるだけ少ない手間をかけたマニュアルが良いマニュアルです。

多くの場合、時間をかけすぎてしまう罠はこの2つにあります。
・上司や他部門からの指示
・マニュアル作りそのものが楽しくなってしまう

 

上司や他部門からの指示

現場から離れている上司/部門ほど、作成にどのぐらい時間がかかるか知らないまま、見た目の美しさを期待してしまう傾向があります。
そんなときは、
「新人に内容が伝わりさえすれば良いので、完璧なものは費用対効果にあいません。まずはこれで使い始めて、徐々によくしていくのでご期待ください!」
と回答してください。

 

マニュアル作りそのものが楽しくなってしまう

弊社のような教育システムを提供している会社からすると嬉しいかぎりですが、やはりこれもバランスですので、やりすぎはほどほどに。
手間がすごくかかってるときは、「これは本当に仕事に必要でやっているのか、それとも自分の趣味か?」と自問自答してみてください。

 

ガッツリ作り込みが必要なものもある

以下のような、時間をかけて作り込む価値があるものもあります。

  • 絶対に間違えてはいけないもの(例:安全対策)
  • 考え方がものすごく重要なもの(例:返品判断の基本方針)
  • 使い機会がすごく多いもの(例:挨拶の仕方)

正しく100%確実に伝えたいときや、よく使うものは、そのマニュアル作成に時間をかけて良いと言えます。

大事なのはメリハリ

すべてに同じ手間をかけるのではなく、大部分のものはポイントだけ押さえてちゃちゃっと作ってすぐ公開、一部の重要なものはしっかりと手間ひまかけて作り込む、というメリハリが大事です。

弊社の経験上、「ついつい作り込みすぎる」という場合が圧倒的に多いのでご注意ください。実際に弊社が導入支援する際は、「早く作って早く公開した方が結果的に良いので、最初は作り込まないでください。」ということを最初にお願いしています。

参考記事

マニュアル作成のポイント:最初から完璧を目指してはいけない6つの理由 
「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か:新人教育コストの計算方法 
変わり続けるマニュアルが良いマニュアル

動画マニュアルは短い方がオススメ

文章マニュアルの文字数と同じで、動画の場合も長い方が編集に時間がかかります。特に動画の場合は、文章と違って途中のシーンの削除/追加をするのは手間がかかるので、長い時間の動画マニュアルは作成にとても時間がかかってしまいます。

「現場で新人教育に使う」という目的のためには、作成者にとっても閲覧者にとっても、1分ほどの長さが良いことがほとんどですので、作り込みすぎにご注意ください。

 

参考記事

動画マニュアルの長さは1分がオススメの理由

かんたんに動画マニュアルを作成できるtebiki

動画マニュアルの場合、ただの動画でやる場合と、字幕や図形なども追加して作り込む場合とあります。
字幕やマルバツなどの図形は、動画をさらにわかりやすくするものなので追加したいところですが、一般の動画編集ソフトは操作が難しく、とにかく時間がかかります。

弊社が提供している現場向け動画教育システム tebiki は、現場で使える動画編集をだれでもかんたんにできるようにしたシステムです。ご興味あればぜひこちらのサービス紹介をご覧ください!

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