2020.8.22 マニュアルの作り方

業務マニュアルの目的と作り方:内容を改善し続けるためには

貴山 敬
執筆者:貴山 敬

動画教育システムtebikiを提供するピナクルズ株式会社代表取締役。元食品工場長、ISO9001導入責任者。現場の使いやすさを1番に考えてサービス開発しています。

弊社が提供している現場向け動画教育システム tebiki の主要機能の一つが、マニュアルの作成と共有です。

マニュアル管理の仕組みを提案する中で、「業務マニュアルは1回作成したら終わりなので、システムが必要なのは最初だけでは?」と聞かれることがあります。

この記事では、「マニュアルは1回作成したら終わり」という認識が間違っている理由と、継続的にカイゼンし続ける仕組みについて解説します。

目次

「教育の仕組みを作る」ことが本来の目的

マニュアルは1回作って終わりと思うかは、業務マニュアル作成の目的を「作業手順を作成する」と「教育の仕組みを作る」のどちらで考えるか次第です。


「作業手順を作成する」ことが目的であれば、今ある手順を文章/画像/動画の形で見える化すれば確かに終わりです。

しかし、「教育の仕組みを作る」ことが目的であれば、誰がいつどうやって使うか、という運用方法とセットでの設計となります。現場で効果的/効率的に使うためには、常に今の現場にフィットしたものに更新し続ける必要があるので、1回作って終わり、とはなりません。

変わり続けるマニュアルが良いマニュアルと言えます。

現場の最新に常にあわせないと使われなくなる

現場は変わり続けます。商品/設備/機械/システム/法制度/担当者などなど、様々な理由で作業プロセスが変更し続けます。
最初のマニュアル作りは気合の問題ですが、大事なのはその後。各種変更に伴って内容を更新しないと、現場の現在と違うものになってしまいます。

実際の手順と少しでも違っていると現場はすぐ使わなくなるので、「OJTの方が早い」という罠にはまってしまい、業務マニュアルあるけど誰も使ってないです、というよくある景色が広がってしまいます。

 

参考記事

「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か:新人教育コストの計算方法 

使いながらカイゼンし続ける姿勢を持つ

最初は簡単なものでいいので、まずは運用開始するのがオススメです。とにかくささっと作って使い始めることが大事です。

継続的なカイゼンのコツ

新人教育などで使った後に、必ずなにかを修正すると決めること。
使う都度、少しでもいいので改善します。足りないな/伝わってないな、という点をその度に追加/修正するなら、かんたんに改善活動を継続できます。ちょっとしたことですが、これさえ心がけていれば、現場で使っていく都度、自然と内容がよくなっていきます。

参考記事

マニュアル作成のコツ:最初から完璧を目指してはいけない6つの理由

マニュアルを更新し続ける仕組みを作る

上述の「使いながらカイゼンし続ける姿勢」はもちろん大切ですが、現場教育の仕組みとして、内容を日々更新させていく仕掛けが大事です。
「頻繁に更新しよう!」と声をかけるだけでは、誰も動いてくれません。
(たまに動いてくれる人がいますが、そういう人は超貴重です。)

マニュアル編集者に日々更新してもらうためには、次のような仕組みが必要です。

  • 責任者が自らやる。みんな上司の背中を見ています。
  • 1ヶ月に1回など、定期的なルーティンワークとしてマニュアルを見直す。
  • マニュアル更新時に、関係者に自動通知を飛ばす。メンバーからの興味関心が、作成者のやる気につながります。

かんたんに動画マニュアルを作成できるtebiki

業務マニュアルを改善していくためには、マニュアル作成ソフトが誰でもかんたんに扱えることが前提です。特に動画マニュアルの場合、パソコン/スマホ/タブレットによってはうまく再生できない、ファイル容量が大きすぎて固まる、特別な編集スキルが必要、などなど、さまざまな課題がありますが、「動画」を現場でかんたんに作成/編集できるようにしたのが tebiki です。

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