執筆者：貴山 敬
動画教育システムtebikiを提供するTebiki株式会社代表取締役。元食品工場長、ISO9001導入責任者。現場の使いやすさを1番に考えてサービス開発しています。
弊社が提供している現場向け動画教育システム tebiki の主要機能の一つが、マニュアルの作成と共有です。
マニュアル管理の仕組みを提案する中で、「業務マニュアルは1回作成したら終わりなので、システムが必要なのは最初だけでは？」と聞かれることがあります。
この記事では、「マニュアルは1回作成したら終わり」という認識が間違っている理由と、継続的にカイゼンし続ける仕組みについて解説します。
「教育の仕組みを作る」ことが本来の目的
マニュアルは1回作って終わりと思うかは、業務マニュアル作成の目的を「作業手順を作成する」と「教育の仕組みを作る」のどちらで考えるか次第です。
「作業手順を作成する」ことが目的であれば、今ある手順を文章／画像／動画の形で見える化すれば確かに終わりです。
しかし、「教育の仕組みを作る」ことが目的であれば、誰がいつどうやって使うか、という運用方法とセットでの設計となります。現場で効果的／効率的に使うためには、常に今の現場にフィットしたものに更新し続ける必要があるので、1回作って終わり、とはなりません。
変わり続けるマニュアルが良いマニュアルと言えます。
現場の最新に常にあわせないと使われなくなる
現場は変わり続けます。商品／設備／機械／システム／法制度／担当者などなど、様々な理由で作業プロセスが変更し続けます。
最初のマニュアル作りは気合の問題ですが、大事なのはその後。各種変更に伴って内容を更新しないと、現場の現在と違うものになってしまいます。
実際の手順と少しでも違っていると現場はすぐ使わなくなるので、「OJTの方が早い」という罠にはまってしまい、業務マニュアルあるけど誰も使ってないです、というよくある景色が広がってしまいます。
参考記事
「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か：新人教育コストの計算方法
使いながらカイゼンし続ける姿勢を持つ
最初は簡単なものでいいので、まずは運用開始するのがオススメです。とにかくささっと作って使い始めることが大事です。
継続的なカイゼンのコツ
新人教育などで使った後に、必ずなにかを修正すると決めること。
使う都度、少しでもいいので改善します。足りないな／伝わってないな、という点をその度に追加／修正するなら、かんたんに改善活動を継続できます。ちょっとしたことですが、これさえ心がけていれば、現場で使っていく都度、自然と内容がよくなっていきます。
参考記事
マニュアル作成のコツ：最初から完璧を目指してはいけない6つの理由
マニュアルを更新し続ける仕組みを作る
上述の「使いながらカイゼンし続ける姿勢」はもちろん大切ですが、現場教育の仕組みとして、内容を日々更新させていく仕掛けが大事です。
「頻繁に更新しよう！」と声をかけるだけでは、誰も動いてくれません。
（たまに動いてくれる人がいますが、そういう人は超貴重です。）
マニュアル編集者に日々更新してもらうためには、次のような仕組みが必要です。
- 責任者が自らやる。みんな上司の背中を見ています。
- 1ヶ月に1回など、定期的なルーティンワークとしてマニュアルを見直す。
- マニュアル更新時に、関係者に自動通知を飛ばす。メンバーからの興味関心が、作成者のやる気につながります。
参考：マニュアル作成方法のまとめ
マニュアルの作り方に関する豊富なノウハウ集です。
かんたんに動画マニュアルを作成できるtebiki
業務マニュアルを改善していくためには、マニュアル作成ソフトが誰でもかんたんに扱えることが前提です。特に動画マニュアルの場合、パソコン／スマホ／タブレットによってはうまく再生できない、ファイル容量が大きすぎて固まる、特別な編集スキルが必要、などなど、さまざまな課題がありますが、「動画」を現場でかんたんに作成／編集できるようにしたのが tebiki です。
詳しくはこちらのサービス紹介ページをご覧ください！
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