分かりやすい業務マニュアルの作り方！真似できる見本あり

かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」を展開する、tebikiサポートチームです。

本記事では、誰が読んでも理解でき、すぐに実践できる「わかりやすい業務マニュアル」の具体的な作り方から、継続的に活用されるための運用・改善ポイントまで、手順を追って解説します。

さまざまな教育現場を目の当たりにし、支援してきた弊社の現場知見に基づいて解説しているため、単なる一般論ではなく、より実践的なヒントや手法が分かるはずです。

なぜ今、わかりやすい業務マニュアルが必要なのか？

まず、「そもそもなぜ業務マニュアルが必要なのか？」その目的と効果を改めて考えてみましょう。

弊社が日々、様々な企業の現場教育に携わる中で、わかりやすい業務マニュアルの整備が、単なる「あれば便利」なものではなく、事業成長や課題解決に不可欠な要素となっていることを強く実感しています。

多くの企業がマニュアル作成・改善に取り組む背景には、主に以下の4つの切実な理由があります。

属人化を防ぎ、業務品質を安定させる【標準化】

「あの人にしかできない」「人によってやり方がバラバラで、品質も安定しない」…こうした業務の属人化は、多くの現場が抱える深刻な課題です。特定の担当者が不在になると業務が滞るだけでなく、作業ミスや品質のばらつきを引き起こし、顧客満足度の低下や無駄なコスト増加に繋がるリスクがあります。

例えば製造業の「大同工業株式会社」でも以前、属人化の課題に直面し、わかりやすい業務マニュアルの整備が急務でした。

基本的な内容は文書マニュアルに記載されていますが、実際に実務をおこなう時のちょっとしたコツやポイントは言語化しにくく、動作を見せて伝え、その実務を通じて担当者が会得するしかなく、しかも担当者によってコツやポイントに差があり、それゆえ業務手順も異なるという”我流化”（業務品質のバラつき）が起こっていました。

※同社の詳細な課題と、そこから改善に向かった事例については以下の記事で紹介しています。

▼インタビュー記事▼
製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化も実現。

わかりやすい業務マニュアルを整備することで、誰が担当しても一定の基準で業務を遂行できるようになり、業務プロセスの統一と品質の安定化につながります。これは、製品やサービスの品質向上、ひいては顧客満足度の向上にも貢献します。

新人・異動者の早期戦力化と教育コスト削減【効率化】

新人や部署異動者の教育はOJT（On-the-Job Training）が中心である企業・職場は少なくありませんが、「教える側の負担が大きい」「指導者によって教え方にムラがある」といった声は後を絶ちません。特に、慢性的な人手不足や多忙な現場では、十分なOJT時間を確保すること自体が困難になっています。

例えば人材紹介サービスを展開する「株式会社GEEKLY」では、かつて新人教育に膨大な時間を費やしており、それがトレーナー自身の営業活動を圧迫していました。

※同社の詳細な課題と、そこから改善に向かった事例については以下の記事で紹介しています。

▼インタビュー記事▼
年間の新人教育時間を3,700時間削減。 トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！

わかりやすい業務マニュアルがあれば、新人は自分のペースで予習・復習ができ、OJTの効果を最大化できます。指導者も、繰り返し同じ説明をする手間から解放され、より重要な指導やフォローアップに時間を割くことが可能になります。

結果として、教育期間の短縮や指導工数の削減が実現し、新人・異動者の早期戦力化と教育コストの最適化につながるのです。

ナレッジの共有と組織全体のスキルアップ【資産化】

日々の業務の中で培われる優れたノウハウ、改善のヒント、トラブルシューティングの知見などは、個人の頭の中に留まっているだけでは組織の力になりません。これらは、意識的に形式知化（マニュアル化）し、組織全体で共有して初めて、価値ある「知的資産」となります。

例えば、大手飲料メーカーの「アサヒ飲料株式会社」では、工場現場における熟練者の持つ貴重な「暗黙知」を、マニュアルを通じて形式知化し、組織全体の知識ベースとして蓄積・活用することで、OJT工数の削減と技術伝承を進めています。

※同社の詳細な課題と、そこから改善に向かった事例については以下の記事で紹介しています。

▼インタビュー記事▼
OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化

マニュアルは、単に作業手順を記録するだけでなく、組織全体のスキルレベルを底上げし、継続的な業務改善を促進するための土台となるのです。

コンプライアンス遵守とリスク管理【ガバナンス】

企業の信頼性を維持し、安定した事業運営を行うためには、定められたルールや手順を全従業員が正しく理解し、遵守することが不可欠です。特に、安全衛生、品質管理、情報セキュリティなどに関わる業務では、業務ミスが重大な事故や損失に繋がるリスクを抱えています。

例えば情報セキュリティに細心の注意を払う必要がある金融業の業務プロセスは、個人間で手順のバラつきがあってはなりません。

「わかりやすい」業務マニュアルの条件やコツとは？

では、「わかりやすい」業務マニュアルとは、具体的にどのようなものでしょうか？ 単に手順が書かれているだけでなく、以下の条件を満たしていることが重要です。

資料「成功に導く「わかりやすいコツ」つき はじめてのマニュアル作成ガイド（pdf）」では、わかりやすい業務マニュアルを作成するための重要エッセンスが凝縮してまとめられています。本記事よりも要点が明確なので、本格的にマニュアル作成を検討している方は以下の画像をクリックして、本資料をダウンロードしてみてください。

誰に向けたマニュアルか明確になっているか？（ターゲット読者の設定）

読む人の経験やスキルレベルを具体的に想定し、その読者が理解できる言葉遣いや情報レベルで書かれていることが大前提です。例えば、新人向けなのか、経験者向けなのかによって、説明の詳しさや専門用語の使い方は変わってきます。

担当者は誰で、その人に何を期待するのかを明確にしましょう。

何をどこまで伝えるマニュアルか明確になっているか？（目的と範囲）

このマニュアルを読むことで、読者に「何を」「どこまで」できるようになってほしいのか、その目的が明確である必要があります。また、マニュアルが対象とする業務の開始地点と終了地点（範囲）がはっきりと示されていることも重要です。これにより、読者はマニュアルを読む前に全体像を把握しやすくなります。

必要な情報が構造的に整理されているか？（構成と網羅性）

業務の全体像を示した上で、各手順が論理的な順序で記載され、見出しや目次によって構造化され、知りたい情報に迷わずアクセスできることが求められます。また、業務を正しく遂行するために必要な情報（手順、判断基準、注意点、コツ、トラブルシューティングなど）が網羅されていることも重要です。

専門用語や曖昧な表現が避けられているか？（表現の平易性）

専門用語や社内特有の略語などは、読者によっては理解できない可能性があります。できるだけ平易な言葉を選び、専門用語には注釈を入れるなどの配慮が必要です。

また、「適切に」「しっかり」「なるべく」といった曖昧な表現も避け、具体的な行動を示しましょう。

テキストだけでなく視覚情報が効果的に活用されているか？（視覚的理解）

文章だけでは伝わりにくい内容は、図、イラスト、写真、スクリーンショット、そして動画などを効果的に活用することで、直感的な理解を助けることができます。特に、業務の「動き」や「流れ」、操作手順などを伝える場合は、動画を用いることが極めて効果的です。

動画マニュアルの例となるサンプル動画が業界ごとにまとまった記事を参考にすると、動画マニュアルの具体的なイメージがつくでしょう。動画マニュアルがどのように作られ、どのような教育が実施されているのか気になる方は、業界ごとの動画マニュアルサンプルがまとめられた記事もご覧ください。

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【動画マニュアル事例集】業界別26社のサンプルを多数紹介

マニュアルが運用・更新される仕組みが作られているか？（形骸化の防止）

「せっかく時間をかけて作成したのに、マニュアルが全然使われない…」これは、弊社が現場で非常によく耳にする悩みです。その原因としては、以下のような点が挙げられます。

例えば、ある農業法人では、大量の紙マニュアルが作成されたものの、更新もされずに書庫に眠っており、現場のスタッフは存在すら知らない、という状況に陥っていました。また、ある小売チェーンでは、各店舗で手順書が独自に改変され、どれが最新のマニュアルになっているか分からず、読まれなくなったという事例があります。

マニュアルは、作成すること自体が目的ではありません。現場で活用され、業務改善や人材育成に貢献してこそ、その価値が発揮されます。「作って終わり」にせず、運用を見据えた作成と改善を心がけることが重要です。「「作って終わり」にしない！現場で本当に活きるマニュアル整備の教科書（pdf）」は、マニュアルを継続的に活用するための具体的な整備方法や、形骸化を防ぐためのポイントが詳しく解説されています。下の画像をクリックして、ダウンロードしてみてください。

わかりやすい業務マニュアルの作り方6ステップ

ここからは、実際にわかりやすい業務マニュアルを作成するための具体的な手順を6つのステップで解説します。

そのまま真似するだけでわかりやすい業務マニュアルが作れる資料「そのまま真似できる「見本」付き 業務マニュアルの作り方完全ガイド」では、本記事よりもよりカンタンにマニュアルの作成が可能です。下の画像をクリックすると資料ダウンロードができるので、よければ参考にしてみてください。

ステップ1：目的とターゲット読者を明確にする

まず、「なぜこのマニュアルを作るのか（目的）」と「誰に読んでほしいのか（ターゲット読者）」を具体的に決定します。 

例えば、「新入社員が3日で基本的な〇〇業務を一人でできるようになること」を目的とし、「〇〇業務の経験がない新入社員」をターゲット読者と設定する、といった具合です。これがブレると、後続のステップで内容が散漫になってしまいます。

ステップ2：マニュアルに記載する業務範囲を決定する

次に、ステップ1で定めた目的とターゲット読者に基づき、マニュアルでカバーする業務の範囲を明確にします。どの業務の、どこからどこまでを記載するのかを具体的に定義しましょう。

関連する業務との繋がりなども必要に応じて示します。

ステップ3：業務の洗い出しと手順の整理（5W1Hの活用）

対象業務の具体的な手順を洗い出します。実際に業務を行っている担当者にヒアリングしたり、業務を観察したりしながら、一つ一つのタスクを細分化していきます。 

各タスクについて「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」行うのかという5W1Hの観点で情報を整理すると、必要な要素を漏れなく洗い出すことができます。洗い出した手順は、業務の時系列に沿って並べ替えます。

ステップ4：構成案（目次）を作成する

洗い出して整理した業務手順をもとに、マニュアルの骨子となる構成案（目次）を作成します。章立てや見出しを考え、業務の全体像が把握しやすく、論理的な流れになるように組み立てます。この段階で構成をしっかり練っておくことで、手戻りを防ぎ、効率的に執筆を進めることができます。

ステップ5：本文を執筆する（わかりやすい文章のコツ）

ステップ4で作成した構成案に沿って、ステップ3で整理した業務内容を具体的な文章に落とし込みます。後述する「わかりやすさを格段に上げる！マニュアル作成のコツ」を意識しながら、ターゲット読者が理解しやすい言葉で、丁寧かつ正確に記述します。

ステップ6：図・画像・動画などを活用し、視覚的に補強する

文章だけでは伝わりにくい箇所や、より直感的な理解を促したい箇所には、スクリーンショット、図解、写真などを効果的に挿入しましょう。

特に、現場作業の動きや機械操作、ソフトウェアの操作手順など、カンコツが重要になる業務や、一連の流れを正確に伝える必要がある場合には、動画の活用が非常に効果的です。テキストや静止画では伝わりにくい細かなニュアンスや、作業のスピード感なども、動画なら視覚と聴覚を通じて直感的に理解できます。

例えば、自動車部品や住宅設備等のプラスチック成形品を手掛ける製造企業である「児玉化学工業株式会社」では、現場従業員が以下の動画マニュアル「ヤスリでバリを取る業務プロセスの解説」を作成し、技術をスムーズに共有しています。

▼動画マニュアルによる技術継承の例（音量にご注意ください）▼

※現場従業員が「tebiki」で作成

一目で「何をどうすればいいか」が把握でき、文字では伝えにくい動きもすべて理解できるようになっています。逆にこの業務プロセスを言語化するのは難しく、紙マニュアルやテキストではなかなか理解を促せないと言えるでしょう。

他にも、動画マニュアルの具体的なサンプルを見てみたい方は、「実際に業務で使われている動画マニュアルのサンプル集（pdf）」が役立ちます。様々な現場の動画サンプルがまとめられており、自社での活用イメージを膨らませるのに最適です。下のリンクをクリックして、ダウンロードしてみてください。

＞＞＞「実際に業務で使われている動画マニュアルのサンプル集（pdf）」を見てみる

業務マニュアル作成を効率化するツール・手段

業務マニュアルの作成は、時間と手間がかかる作業です。ここでは、その負担を軽減し、効率的に作成を進めるための様々なツールや手段をご紹介します。

わかりやすさを追求するなら「動画マニュアル作成ツール」

業務の「動き」や「複雑さ」といった、言語化しにくい手順を直感的かつ正確に伝えられるため、テキストや静止画中心のマニュアルに比べて、理解度や学習効果が格段に高いという大きなメリットがあります。

特に、営業職の教育、製造現場での作業手順、物流倉庫でのピッキング作業、小売店舗でのレジ操作や接客応対、介護施設での介助方法、ソフトウェアの操作説明など、具体的な動きや手順を示す必要がある場合に、その効果を最大限に発揮します。

「動画編集なんて難しそう…」と思われるかもしれませんが、編集スキルも特別な技術も一切不要な動画マニュアル作成ツールを使えば、むしろ通常のマニュアルよりも工数はグッと減ります。

例えば、かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」なら、スマートフォンで撮影した動画をアップロードし、簡単な操作で字幕や図形、ナレーションなどを追加するだけで、誰でもわかりやすい動画マニュアルを作成できます。さらに、自動翻訳機能を使えば、外国人スタッフ向けの教育にもスムーズに対応できます。

動画マニュアルの作成や導入をこれから検討される方、あるいは、より効果的な活用方法を知りたい方は、「はじめての動画マニュアル作成ガイド（pdf）」が参考になります。動画マニュアル作成の基本的な進め方から、導入を成功させるためのポイントまで、わかりやすくまとめられています。下のリンクをクリックして、ダウンロードしてみてください。

＞＞＞はじめての動画マニュアル作成ガイド（pdf）を見てみる

手軽に始められる「Word」「Excel」「PowerPoint」

多くの企業で日常的に使われているMicrosoft Office製品（Word, Excel, PowerPoint）は、特別なツールを導入しなくてもすぐにマニュアル作成を始められるというメリットがあります。操作に慣れている担当者も多いでしょう。

しかし、作成後のファイル管理、版数管理、共有の手間、表現力の限界（特に動画の埋め込みなど）、複数人での同時編集が難しいといった課題もあります。

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【徹底比較】Microsoftの中で、マニュアル作成に最適なのはどれ？

パワポのマニュアルを「劇的に見やすく」作成する8つのコツ【テンプレート有】

PowerPointを使って動画マニュアルを作成する方法もあります。具体的な手順やコツについて詳しく知りたい方は、「パワーポイントで実践する動画マニュアル作成ガイド（pdf）」をご覧ください。PowerPointのアニメーション機能や画面録画機能を活用した作成方法がまとめられています。下の画像をクリックして、ダウンロードしてみてください。

作成・管理に特化した「マニュアル作成専用ツール」

マニュアルの作成、共有、運用管理を効率化するために開発された専用ツールも数多く存在します。テンプレート機能、編集・承認ワークフロー、改訂履歴の自動管理、閲覧権限設定、多言語翻訳機能など、マニュアル運用に特化した便利な機能が搭載されています。

これらのツールを導入することで、作成工数の削減だけでなく、マニュアルの品質向上や管理の効率化も期待できます。ただし、様々なツールがあるため、自社の目的、課題、予算に合ったものを選ぶことが重要です。

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プロに任せる「作成代行サービス」

社内にマニュアル作成の十分なリソースがない場合や、短期間で高品質なマニュアルを整備したい場合には、**専門業者に作成を依頼する（外注する）**という選択肢もあります。プロの視点でわかりやすい構成や表現を提案してくれるメリットがあります。

ただし、当然ながらコストがかかります。また、自社の業務内容やニュアンスを正確に伝えるための、業者との密なコミュニケーションが不可欠となります。

作成した業務マニュアルを「活きた資産」にする運用・改善のポイント

素晴らしい業務マニュアルを作成できたとしても、それが現場で活用されなければ意味がありません。マニュアルが形骸化せず、継続的に業務改善に貢献する「活きた資産」となるためには、作成後の運用と改善の仕組みづくりが非常に重要です。

定期的な見直しと更新の仕組みを作る

業務プロセスは、改善活動や市場の変化、技術の進歩などによって常に変化していくものです。そのため、作成したマニュアルも定期的に内容を見直し、常に最新の状態に維持することが不可欠です。

「いつ」「誰が」「どのように」マニュアルを見直し、更新するのか、具体的なルール（例：半年に一度、各部署の担当者がレビューするなど）を明確に定め、運用を徹底しましょう。更新履歴をきちんと残すことも重要です。

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周知と活用を徹底する文化を醸成する

マニュアルの存在が従業員に知られていなければ、活用されることはありません。作成・更新したマニュアルは、朝礼や社内報、ポータルサイトなどを通じて全体に周知し、「業務で困ったら、まずはマニュアルを見る」という文化を醸成することが大切です。

新入社員研修やOJT、業務手順の変更説明時などに、マニュアルを積極的に活用する場面を作ることも有効です。

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利用者からのフィードバックを収集し、改善に繋げる

実際にマニュアルを利用する現場の従業員からのフィードバックは、マニュアルをより良くするための貴重な情報源です。「ここがわかりにくい」「この情報が足りない」「もっとこうしてほしい」といった現場の声を収集する仕組みを作り、改善に繋げることが重要です。

フィードバックを反映し、継続的にマニュアルの品質を向上させていくことが、利用率を高める鍵となります。

アクセスしやすく管理しやすい保管・共有方法を選ぶ

必要な時に、誰でも、すぐに目的のマニュアルを見つけられるように、保管場所と共有方法を整備することが重要です。

従来の紙ベースやファイルサーバーでの管理は、検索性や更新の手間、拠点間での共有などに課題がありました。近年では、クラウド型のツールを活用し、マニュアルを電子化（Web化）する企業が増えています。これにより、検索性の向上、版数管理の自動化、スマートフォンやタブレットからのアクセス可能化など、多くのメリットが得られます。

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まとめ：わかりやすい業務マニュアルで、現場の生産性を向上させよう

この記事では、現場で本当に活用される「わかりやすい業務マニュアル」の作り方について、目的設定の重要性から具体的な作成手順、わかりやすさを高めるコツ、そして作成後の運用・改善のポイントまで、私たちの現場知見を交えながら詳しく解説しました。

業務マニュアルは、単なる手順書ではなく、業務の標準化による品質向上、教育効率化によるコスト削減、ノウハウ共有による組織力強化、そして属人化の解消に繋がる、企業の成長に不可欠な経営資源です。

特に、複雑な業務手順や、言葉だけでは伝えにくいカンコツを正確に伝えるためには、動画を活用したマニュアルが非常に効果的です。わかりやすさが格段に向上し、従業員の理解促進と教育時間の短縮に大きく貢献します。

本記事でも紹介した、誰でも気軽に動画マニュアルが作成できる「tebiki現場教育」は多くの業界・職種で導入されているので、少しでも気になる方はtebikiのサービス資料をご覧ください。下の画像をクリックするとダウンロードできます。