【徹底比較】Microsoftの中で、マニュアル作成に最適なのはどれ？

業務マニュアルをどのソフトで作るべきかと考えたとき、多くの方のパソコンにある「Microsoftのソフト」が候補に挙がるのではないでしょうか。ワード（Word）、エクセル（Excel）、パワーポイント（PowerPoint）のどのソフトでも作成できますが、マニュアルの内容や種類に合わせた適切なものを選ぶとよいでしょう。

この記事では、それぞれのソフトがどのようなマニュアルに適しているか解説し、Microsoftのソフトでマニュアルを作る際のメリット／デメリットについてもご説明します。デメリットの解消方法もご紹介しますので、ぜひご覧ください。

現場で活用され続けるわかりやすいマニュアルを作りたい方は、以下の作成ガイドも併せてご覧ください。運用や管理のコツも解説していますので、マニュアルの整備に課題を抱えている方は必見です。

Microsoftの中で、マニュアル作成に最適なのはどれ？

Microsoftのワード／エクセル／パワーポイントの中でどのソフトを使うかは、マニュアルの内容・種類によって決めるとよいでしょう。以下で「どんな内容がどのソフトに向いているか」をご説明します。

なお、「マニュアル」と一口に言っても職場によって「手順書」「作業標準書」「SOP (Standard Operating Procedures)」などさまざまな呼び方があります。マニュアルの種類についてはこちらの記事をご参照ください。

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マニュアルとは：「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など 

文章中心のマニュアル作成なら「ワード（Word）」

ワードは、長文のドキュメント作成に適したソフトであり、ページレイアウトが印刷を意識した作りである、という特徴があります。そのため、次のようなマニュアルに適しています。

• 印刷・製本などを行い使用するもの
• 言語化しやすい業務を説明するもの など

 

業務マニュアル作成なら「エクセル（Excel）」

エクセルは、表計算やデータ分析に適したソフトであり、シートを広く活用できる特徴があります。そのため、次のようなマニュアルに適しています。

• 表計算や関数による計算プロセスがあるもの
• 一覧表やグラフで表現するもの
• 項目や内容のボリュームが揃っていて、1ページ1枠におさめるもの
• 箇条書きの作業チェックリスト など

 

視覚に訴えるマニュアル作成なら「パワーポイント（PowerPoint）」

パワーポイントは、プレゼンテーションに適したソフトであり、図や写真を自由に配置したり、スライドショーで動画のように展開して閲覧できる特徴があります。そのため、次のような内容のマニュアルに適しています。

• 文字よりも写真／図／グラフなどが多いもの
• アニメーションなど視覚的に表現するとわかりやすいもの
• 作業工程のフローチャート など

次の記事では、パワーポイントでのマニュアル作成のコツを詳しく解説していますので、こちらもご参照ください。

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パワポのマニュアルを「劇的に見やすく」作成する8つのコツ【テンプレート有】

ワード／エクセル／パワーポイントでマニュアル作成する「メリット」

ワード／エクセル／パワーポイントの、それぞれのソフトでマニュアルを作成する場合のメリットをご紹介します。Microsoftを使ったわかりやすいマニュアル作成の方法を知りたい方は、後述する『Microsoftでのマニュアル作成のコツ』をご覧ください。

ワード（Word）でマニュアル作成するメリット

ワードでマニュアルを作成する場合、長文のドキュメントを快適に執筆し、体裁を揃えるためのさまざまな機能を活かせるため、次のようなメリットが得られます。

• 大見出し／中見出し／小見出しなどのスタイル設定が簡単
• 目次が自動的に作成される
• テキストボックスや写真を挿入してもレイアウトを整えやすい
• 変更履歴の記録ができるため、校閲しやすい

 

エクセル（Excel）でマニュアル作成するメリット

エクセルは、行／列／セルによって見た目を整えやすいことや、データ／シートを1つのファイルに多く盛り込めることなどから、マニュアル作成をする際に次のようなメリットがあります。

• ガントチャートなどのテンプレートで作業スケジュールを作成できる
• 表の先頭行や先頭列を固定でき、閲覧しやすい
• タブを分け、複数のシートを盛り込める
• 表計算やデータ集計の機能を活用できる

 

パワーポイント（PowerPoint）でマニュアル作成するメリット

パワーポイントでマニュアルを作成する場合、テンプレートが豊富であることやレイアウトイメージができていることから、次のようなメリットがあります。

• テンプレートにより、デザインに統一感のあるマニュアルを作れる
• 写真や図を挿入しやすい
• YouTube動画や音楽、アニメーションの挿入ができる
• スライドショーで動画化できる

マニュアル作成にも便利なMicrosoftのツールですが、一方でデメリットもあります。次章で、Microsoftツールでマニュアルを作る際に発生するデメリットをご紹介します。

Microsoftでマニュアル作成する際の共通の「デメリット」

Microsoftのソフトに使い慣れていれば、操作方法に迷いませんが、各ソフトに共通するデメリットもあります。5つのおもなデメリットをご説明します。

• 作成者によってマニュアルの品質が異なる
• 作成工数が膨大になる
• 機能が多すぎる
• 写真や動画を挿入するとファイルが重くなる
• マニュアルの管理に手間がかかる

 

作成者によってマニュアルの品質が異なる

社内の全パソコンにMicrosoftのソフトが搭載されていても、使いこなせている人とそうでない人がいるでしょう。そのため、スキルの個人差により、作成者によってマニュアルの品質がバラつく可能性があります。

たとえば、ソフトの機能をフル活用して作成されたマニュアルをスキルの低い人が修正すると、レイアウトが崩れてしまったり、データが正しく表示されなくなってしまったりなど内容への影響が出てしまうおそれも……。マニュアルは業務に変更があれば修正対応が必要であるため、誰でも修正できるわけではない状態は要注意です。

作成工数が膨大になる

わかりやすい文書マニュアルを作成するには、執筆を始める前にまず「統一感のあるフォーマットを作成」する必要があります。Microsoftのツールは高いカスタマイズ性を持っていますが、その分、デザインやレイアウトの調整に時間がかかりすぎてしまうおそれがあります。特に、統一性を保つために細かな調整を行うと、作成時間が増加してしまうでしょう。

機能が多すぎる

ワード／エクセル／パワーポイントは多機能ゆえに、各機能の使い方を習得するのに時間がかかることがあります。

慣れていないと操作が難しい機能の例として、エクセルの関数、パワーポイントでのスライドマスターの活用など。上級者向けの高度な機能も豊富に揃えられています。Microsoftのソフトの操作方法を解説した書籍や動画が多く存在するほど、多機能ゆえに複雑化しているため、「誰もが参加できるマニュアル作り」の体制を実現するにはそぐわない面も出てくるでしょう。

写真や動画を挿入するとファイルが重くなる

文字や表だけであれば重くなりませんが、写真や動画を挿入するとファイル容量が重くなります。そのため、以下のようなデメリットが生じる可能性があります。

• ファイルの読み込み時間が増える
• 編集などの操作が遅くなり、効率が低下する
• 通常使用しているデータ保存先に負担がかかる
• メールやクラウドでの共有が行いにくくなる など

詳細な情報をわかりやすく伝えるためには、画像や動画は必要不可欠。そのため、どうしてもファイル容量が大きくなってしまう場面が出てきてしまうでしょう。

マニュアルの管理に手間がかかる

共同編集機能がサポートされていないMicrosoftツールの場合、変更がリアルタイムで反映されず、管理に手間がかかってしまうおそれがあります。たとえば、複数の従業員が同じマニュアルを編集している場合、それぞれ別のコピーファイルを持つことになります。これにより、異なるバージョンが存在することになり、どのバージョンが最新なのかが不明瞭になる可能性があるでしょう。

その結果、実務とマニュアルのミスマッチから混乱が起こり、マニュアルが使われなくなる事態にもつながりかねません。

マニュアル作成は専用ツールの活用がおすすめ

マニュアルはスムーズな業務の助けになるだけでなく、企業秘密の製造手順やノウハウなど「社内ナレッジの集積場所」にもなります。そのため、作成だけでなく、作成後の「管理方法」にも目を向けましょう。

Microsoftのソフトより多少コストはかかりますが、作成から管理を行うなら「マニュアル専用ツール」の活用がおすすめです。以下に専用ツールの活用メリットをご紹介します。

専用ツールを比較検討したい方は、以下の記事も併せてご覧ください。無料で使用できるソフトもご紹介します。

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【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も

効率的にマニュアル作成ができる

多くのマニュアル作成ツールには、工数をかけずに効率的に作成できる機能が備わっています。

文章のマニュアル作成であれば、業務マニュアルに最適化されたテンプレートやデザインオプションが豊富に用意されていたり、動画のマニュアル作成であれば、字幕の自動生成を行えるなど。

「マニュアル作りに時間がかかる」というお悩みを抱えている方は、専用ツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

誰でも高品質なマニュアルを作りやすい

多くのマニュアル作成ツールで共通するのは、「高度なスキルがなくても大丈夫」であること。

マニュアル作成に必要な機能だけを搭載しており、Microsoftのようにスキル差が生じやすい複雑なソフトではありません。そのため、初めて操作する人でもすぐに使い慣れるよう工夫されていることが多いです。

これにより、誰でも一定水準以上のマニュアルを作ることができ、各人のスキルによってマニュアルの品質が異なる状況を防止できるでしょう。

マニュアルの共有／管理を行いやすい

マニュアル管理の課題としてよく挙げられるのが、「マニュアルが散逸していて、どこになにがあるかわからない」というものです。マニュアル専用ツールの多くは、データを一元管理できるため、情報の集約が可能！ 見たいマニュアルをすぐに見つけ出すことができます。

わかりやすく＋かんたんにマニュアル作成するなら「動画マニュアルtebiki」

業務内容をわかりやすく伝えるなら、断然「動画形式のマニュアル」がおすすめです。その中でもさまざまな動画マニュアル作成ツールがありますが、「tebiki」というツールの活用がイチオシ！ ここでは、動画マニュアルのメリットや、tebikiの特徴・教育効果などをご紹介します。

動画マニュアルのメリット

文章中心の表現で業務内容を伝えるには、文章を端的にしたり写真を選んだりする表現の取捨選択が必要となります。しかし、動画であれば「業務の様子をそのまま撮るだけ」で伝えることが可能です。

動画マニュアルのメリットについて、以下でより詳しくご紹介します。

動きをそのまま伝えられる

人の動作や機械の操作、画面遷移、営業のロールプレイング、材料の変化など、動きを伴う業務内容は多岐にわたります。動画は映したい部分だけでなく周囲の様子や音、明るさなど多くの情報を届けられるため、業務の様子をまるごと伝えられます。

マニュアル作成工数／コストを削減できる

文章中心のマニュアルで伝えたいことを正確に伝えるには、文字だけでなく写真や図、表、イラストなどを多用する必要があります。文章の推敲だけでなくそれらの素材を用意する工数がかかりますが、動画であれば動きを撮影するだけ。マニュアル作成工数を削減し、人の手間や時間をできるだけかけずに効率的にマニュアルを作成できます。

効率的な学習をサポートできる

動画は文章を読んで意味を理解するよりも早く、見たままに理解できます。また、一時停止やスロー再生、危険なNG例の挿入といった工夫でメリハリをつけると「印象に残ってほしい部分」が自然と記憶に残り、効率的な学習を促します。

教育内容のバラつきをなくせる

OJTの代わりに動画を視聴させることで、教育内容のバラつきを抑えられ、理解度の差がなくなります。これにより、作業手順を標準化でき、生産性や品質の向上が期待できるでしょう。

動画マニュアルのより詳しい教育効果を知りたい方は、別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説』か、以下の資料も併せてご覧ください。

動画マニュアルtebikiの特長

わかりやすく＋かんたんにマニュアル作成するなら、動画マニュアル作成ツールの「tebiki」がおすすめです。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

以下、おもな5つの特長を詳しくご紹介します。

マニュアル作成／動画編集が誰でもかんたん

tebikiは誰でも直感的に行える、シンプルな操作画面です。動画編集の経験がない人から「操作がとてもわかりやすくて安心しました」という声をいただけるほどかんたんにマニュアル作成を行うことができます。

動画マニュアルだけではなく、文書ベースのマニュアルも簡単に作成できます。

一元管理で「どこに何がある」のか迷わない

tebikiでマニュアルを作成すると、セキュリティ対策が施されたクラウドにデータが保存されます。

マニュアルの本数やデータ量がどれだけ多くても無制限に保存できるため、マニュアルを一元管理でき「どこにどのマニュアルがあるのか」に迷わなくなります。また検索性も高く、見たいマニュアルがキーワード検索ですぐ見つかります。

100か国語への翻訳がボタン1つでOK

撮影した動画をtebikiに取り込むと、動画内の音声から自動的に字幕が生成されます。さらに、それらの日本語の字幕を言語選択ボタンで言語を選ぶだけで100か国語へ翻訳され、「マニュアルを多言語へ翻訳する手間」はゼロに。

外国人社員が多い職場や海外の拠点でも、多くの言語に対応できています。

テスト機能により教育効果の向上を図れる

tebikiはマニュアルを作るだけでなく、閲覧した人の教育効果も確認できます。オリジナルのテストを作成できるテスト機能も搭載。内容をどれだけ理解できているか自動採点で確認でき、マニュアルによる学習効果をさらに高めていきます。

（株式会社大商金山牧場の導入事例より）

教育状況の可視化が可能

マニュアルの閲覧状況や習熟度をグラフで可視化できる「レポート機能」が搭載されています。

マニュアルの閲覧ランキングも確認できるため、どの部分でつまずいているかを把握でき、より詳細な手順を解説したマニュアルの拡充の計画を立てることも可能です。

tebikiでマニュアル作成～運用を行った企業事例3選

動画マニュアルtebikiでマニュアルの作成から運用まで一気通貫で行い、作成工数を抑えながら業務品質を向上させている企業の事例を3つご紹介します。

より多くの企業事例と効果を知りたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か、以下の事例集をご覧ください。事例集は異なる7つの業界の事例をまとめてご覧になれます。

教育工数を7割削減、動画マニュアル効果で会社全体の営業成績も向上：株式会社GEEKLY

人材紹介事業を展開する株式会社GEEKLYは、IT業界専門ならではの納得の転職サポートやマッチングを行っています。人材育成にも力を入れ、マニュアル活用とOJT指導により新人育成を行うも、OJT指導者によって理解度に差が生まれることや指導者の負担が大きいことが課題となっていました。

そこで、上記の課題解決のため、動画マニュアルの内製に取り組むことに。しかし、「どのマニュアルがどこにあるかわからない状況」となり、運用の難しさから断念。マニュアルを作りやすく、動画をクラウドに集約できるサービスを探し、tebikiの導入に至りました。

tebiki導入後の1年で動画マニュアルを1,300本以上作成。直感的な操作でかんたんにマニュアルを作成でき、検索性も優れ、社員のマニュアルの総視聴時間はあっという間に550時間を超えました。教育の7割をtebikに置き換えることができており、年間では指導者の教育にかかる時間を約3,700時間削減。教育工数やコスト削減に大きく貢献しています。

次の記事で、株式会社GEEKLYでの動画マニュアル導入の具体的な効果をご覧いただけます。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！

導入1年で1,500本以上の動画を作成。効率的なマニュアル整備で作業品質が安定：新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画：新日本工機株式会社▼

1898年に創業された歴史ある新日本工機株式会社では、工作機械などの製造を手がけています。『人が育つ環境づくり』を掲げ、紙の作業要領書と丁寧なOJT指導によって人材育成を行っていました。しかし、文字ベースのマニュアルではノウハウを正確に伝えきれず、品質のバラつきや作業の手戻りが発生。業務の標準化が不十分な部分をカバーしつつ品質のバラつきを解消するために、動画マニュアルtebikiを導入しました。

動画撮影もスマートフォンやタブレットといった現場にあるデバイスで撮影でき、tebiki導入後の1年で動画マニュアルを1,500本以上作成。作業要領書の内容だけでなく、安全作業や保守／点検作業など多岐に渡る作業をマニュアル化できました。ベテラン従業員に依存していた工程も動画によってノウハウを可視化でき、後輩への技術伝承を以前よりも推進できたことや、翻訳作業ゼロで海外拠点のスタッフに母国語で教育できる点も大きなメリットとなっています。

次の記事で、新日本工機株式会社のtebiki導入の過程や具体的な効果について、より詳しくご覧いただけます。

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人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現。

操作が簡単だからこそ、拠点／部門問わずtebikiが浸透。月30万円の教育コストを削減：サッポログループ物流株式会社

サッポログループ物流株式会社では、サッポロビール株式会社などの商品配送を中心にグループ外企業の共同配送も広く手がけています。順調な経営の中にも課題があり、物流特有の明文化しづらい「動き」の業務を文字ベースのマニュアルでは伝承しづらく業務の属人化が起こり、またOJT指導では人によって教え方が違うことで業務品質のバラつきが発生していました。

これらの課題の解決やさらなる生産性の向上を目指し、動画化によるノウハウ可視化に取り組むことに。さまざまな動画マニュアルツールのうちいくつかを試験導入したところ、tebikiは動画編集などの操作性が抜群に良く、現場のマニュアル運用に必要な機能が厳選されており、現場の社員に最もフィットしました。

まずマニュアル作成工数が激減。文字ベースのマニュアルでは、読み手のために表現を考え、画像を入れることで作成の工数がかかっていました。しかし、動画だとそれらが一切なく「動き」や業務全体の様子がそのまま伝わります。普段のOJT指導を撮影する感覚であり、作成の負担が一気に軽減されました。1か月間で40時間以上も動画マニュアルが視聴され、社内横断的にtebikiの利用が広まり、知識や経験の属人化の防止につながっています。

次の記事で、マニュアル作成工数やOJTの時間削減で生産性が上がったサッポログループ物流株式会社のより詳しいインタビュー内容をぜひご覧ください。

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物流現場の動画マニュアル導入事例│物流現場のノウハウを動画で可視化！ロジスティクスの生産性を上げるため人材教育の課題に挑む

Microsoftでのマニュアル作成のコツ

Microsoftのソフトでマニュアルを作成する際のコツを4つご紹介します。

• 冒頭に目次を作る
• 画像／動画／イラストを挿入する
• ページ番号を表示させる
• テンプレートを活用する

次の記事では、わかりやすいマニュアルを作る流れやコツについてご紹介していますので、こちらもぜひご覧ください。

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【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？

冒頭に目次を作る

マニュアルに目次があると読み手が目的のページを探しやすくなるため、できるだけ作成しましょう。

ワードでは、各段落の見出しを「スタイル」で「見出し1」などに指定しておくと、「参考資料」タブの「目次」機能で目次のテンプレートを選択し自動的に作成できます。エクセルでは、あらかじめ目次用のシートを作成しておき、見出し文言を入力したセルを選択して「挿入」タブの「リンク」機能で目次用シートを選択します。

画像／動画／イラストを挿入する

文字だけで説明しようとせず、写真や動画、イラストなどを挿入すると伝わりやすいマニュアルになります。

ワード／エクセル／パワーポイントともに「挿入」タブから「画像」「図形」「スクリーンショット」などを選択すれば、挿入できます。

ページ番号を表示させる

ワードやパワーポイントは画面上でも印刷時でもページ番号があると読み手の助けになるため、できる限り挿入しましょう。ワードでは「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」から、パワーポイントでは「挿入」タブの「スライド番号」からページ番号を挿入できます。

テンプレートを活用する

テンプレートの活用により、デザインやレイアウトの調整にかかる時間を大幅に削減でき、内容の更新や修正も容易になります。また、テンプレートは一貫性を保つため、全体の品質が向上し、利用者にとっても見やすく、理解しやすいマニュアルが作成できるでしょう。

ワード／エクセル／パワーポイントともに、ソフトを開いた画面でテンプレートを選択できます。「ビジネス」のテーマを選ぶと、マニュアルに使用できそうなテンプレート候補が表示されるでしょう。

当サイトでもオリジナルのテンプレートをエクセル版／ワード版でご用意しています。テンプレートを活用して効率的にマニュアル作成を行いたい方は、以下からテンプレートを無料ダウンロードしてください。

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「作業手順書の正しい作り方」とは？テンプレートや作成例も紹介

まとめ

Microsoftのソフトでのマニュアル作りについて、ワード／エクセル／パワーポイントがどんなマニュアルに適しているか解説しました。

Microsoftのソフトは、使い慣れていればすぐ使えるメリットがありますが、機能がかなり豊富であり、作成する人のスキル次第で他の人が扱いづらいマニュアルになる可能性もあります。また、保存場所をきちんと定めないとファイルがあちこちに散逸するおそれもあるため、「作るは易し管理は難し」といった状況にならないよう注意しましょう。

「作るも易し、管理も易し、マニュアルもわかりやすい」を目指すなら動画マニュアル作成ツールで作成する動画マニュアルがおすすめです。特に「動画マニュアルtebiki」は作成のかんたんさ、共有／管理のかんたんさ、マニュアルの伝わりやすさに定評をいただいています。無料トライアルで動画マニュアル作りを試験導入できますので、ぜひお試しください。

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