【見本あり】マニュアル作成のための「見やすいデザイン」3つのポイント

視覚的に「読みやすいな」と感じるマニュアルに、出会ったことはありませんか？それは、デザインのポイントを押さえた作り方をしているから読みやすいのかもしれません。

この記事では、マニュアルを見やすくするデザインのポイントをご紹介します。良いデザインの見本や注意点、わかりやすく見やすいマニュアルを作るおすすめの方法などについても解説します。

見やすくわかりやすいマニュアルなら、マニュアルの動画化がおすすめです。デザインを考える必要がなく「撮るだけ」で完成するため、作成の手間を大幅に削減できます。動画マニュアルに少しでもご興味のある方は、以下のマンガから詳細をご覧ください。

マニュアル作成のための見やすいデザインのポイント

マニュアルが読みやすいと、読み手は自然に先を読み進められます。業務に詳しくない人にとってはマニュアルの内容は未知のものですから、見やすいデザインになっていないと読む気が失せてしまうことも……。

見やすいデザインに仕上げるコツは「読み手のことを考える」ことが大切です。そのために、押さえておきたい具体的な以下の3つのポイントをご紹介します。

【ポイント1】視認性が高いレイアウトを意識する

視認性とは、目で見たときに認識しやすいことを指す言葉であり、視認性が高ければ一目見ただけで内容がつかめます。マニュアルの視認性を高めるには、以下のようなレイアウトでのコツを押さえましょう。

• 適度な余白を作る
• 段落や写真の縦／横配置を揃える
• 箇条書きや表を活用する
• 要点は文字の色や太さで強調する
• 読みやすいフォントを選ぶ　など

マニュアルでの最適なフォントや、反対におすすめしない読みにくいフォントについては、以下の記事で解説しています。

▼関連記事▼
マニュアル作成での「最適な字体」は？見やすいフォント＆デザインのポイント

【ポイント2】写真や動画を挿入する

文章がずっと続くマニュアルは、目で文字を追って意味を考えるため理解に時間がかかり、視認性が高いとは言いにくいものです。パッと見て内容をつかめるよう、写真や動画、図、イラストなどをできるだけ挿入しましょう。

特におすすめなのが動画です。動画は、文字や画像だけでは伝えきれない複雑な手順や操作を、視覚的にわかりやすく伝えられます。そのため、理解度と習熟度を向上させ、業務効率化に大きく貢献します。

【ポイント3】わかりやすい構成にする

わかりやすい構成になっていると、「次はこのような内容だな」と読み手が想像できるようになります。視認性などの見た目を整えるとともに、構成もわかりやすいことが「見やすい」の秘訣です。

業務内容に合わせて次のような構成にするとよいでしょう。

• 体系化する（概要→詳細説明など、大まかに説明したあと詳しく説明する）
• 論理的にする（結論→理由など、やるべきことの次に理由を説明する）
• 時系列で並べる（前工程→中工程→後工程など、手順の流れに沿う）　など

より詳細に目次構成を作る手順やコツを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
マニュアルの「目次構成」の作り方5STEP！見やすい見出しを作るには？

やってしまいがちなマニュアルデザインのNG例／OK見本

マニュアルを作るとき、ついやってしまいがちなNGデザインの例と、見やすいデザインのOK見本をご紹介します。

情報を詰め込みすぎて、余白がない＋文字だらけ

マニュアルは業務に詳しい人が作成することが多いため、「あれもこれも伝えておかなければ」と頭に浮かぶことを全部書き出して、情報を網羅しようとしがちです。その結果、説明が長く文字だらけになり、ページ数を抑えようと余白を狭くして……、などと1ページに情報を詰め込みすぎてしまうことに。これは見やすいマニュアルとは言いがたいでしょう。

【解決策】ほどよく余白をつくり、写真や動画で情報を補足

情報の詰め込みすぎを解決するには、次のような工夫をしてみましょう。

• 全ページのレイアウトの余白をあらかじめ決める
• 改行を増やし、見出しと文章のあいだ、段落と段落のあいだを一行空ける
• 文章の内容を表す写真を入れたり、短い動画を挿入したりする　など

文字が多いと感じるページでは、余白を作り、写真や動画で情報を補足すると見た目も見やすくなり、内容も理解しやすくなります。

たくさんの色やフォントを使って装飾している

「重要な箇所は赤字にして、その中でも重要な箇所は赤字に黄色い網掛けにする」などあれこれ手を加えてしまうことはありませんか？これではどれが重要かわからなくなり、重要な箇所を見落とされかねません。

【解決策】フォントは統一し、3色までに抑える

読み手にマニュアルをスムーズに読んでもらうために、装飾を減らし見た目をすっきりさせるとよいでしょう。そのために、次のような工夫をしてみてください。

• 本文だけでなく、見出しや囲みの文章内でもフォントを統一する
• マニュアルで使う文字色は3色以内に抑え、多色にしない　など

マニュアル作成にあたり、デザインに凝りすぎるのはダメ！

「できるだけきれいな見た目に整えたい」という気持ちがあるかもしれません。あなたが資料作成に長けていて、あれこれデザインすることが苦にならないとしても、デザインに凝りすぎると以下のようなデメリットが生じる場合があります。

「おしゃれなデザインにしたい」は危険…その理由とは

「おしゃれなデザインで作れば見やすくなるだろう」と親切心から考えたとしても、いくつかのリスクがあるためおすすめできません。理由を見ていきましょう。

重要な情報が欠落する可能性がある

「段落のボリュームを揃えたい」「見出しは〇文字までにしたい」などと、内容より見た目を意識しすぎると、重要な情報を削ってしまう可能性があります。

マニュアルの要点を掴むのが難しくなる

囲みやイラストなどの装飾が目立つと読み手は自然とそちらに意識を向けてしまい、マニュアルの本質的な情報をつかめなくなります。

更新が難しくなる

複雑で装飾が多いデザインは、それなりに作成のスキルが必要です。誰もがそのようなスキルを持っているとは限らず、今後マニュアルを更新していく人が困るおそれがあります。

工数がかかりすぎる

マニュアル作成は業務時間を使って行うものです。デザインに凝ることでより多くの時間がかかってしまうと、業務時間をムダに使うことになります。

マニュアルの本来の目的は「伝える」こと

マニュアル作りは、業務をきれいなフォーマットで書き残すことが目的ではありません。「業務内容を伝えてわかってもらう」ことが目的です。

この目的のためには、次の流れが必要となります。

• わかりやすく見やすいマニュアルを作成する
• 読み手に共有し、理解してもらう
• マニュアルの内容に変更があればタイミングよく更新する

きれいなマニュアルを作っただけでは単なる「業務の記録」です。作成したマニュアルを共有し、伝え、更新していく一連の流れが重要です。共有や更新のことも意識してマニュアル作りに取り組みましょう。

マニュアル作成において、どんなことに時間を割くべきかは次の記事をぜひご参照ください。

▼関連記事▼
新人教育マニュアルの作り込みすぎに注意！「相手に伝わるか」で作成時間を決める

わかりやすく見やすいマニュアルを作りたいなら「動画」がおすすめ

マニュアル作成のデザインを悩むことから卒業するには、動画マニュアルの導入がおすすめです。

動画を活用することで、文章では伝わりにくい内容も抽象的な内容も、「業務の様子を撮影するだけ」で簡単に作成できます。具体的な動画マニュアルのメリットや教育効果は、以下の通りです。

• 複雑な動きや工程もわかりやすく伝えられる
• 撮ればOK！だからマニュアルの作成時間を削減
• 効率的な学習をサポート
• 教育内容のバラつきを防げる

次の記事では、動画マニュアルのメリット／デメリットを解説し、どんなマニュアルに向いているのかご紹介しています。併せて参考にしてみてください。

▼関連記事▼
動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果

複雑な動きや工程もわかりやすく伝えられる

複雑な内容を説明するには、動画が最もわかりやすく伝えられます。言葉では解釈の幅があり、写真では何枚も必要になってしまう、そのような「動き」がある内容をわかりやすく伝えられます。

撮ればOK！だからマニュアルの作成時間を削減

文章のマニュアルで見やすさ・わかりやすさを工夫すると、言葉の取捨選択に悩み、写真を撮り、図やイラストを用意して……と作成時間がかなりかかります。動画のマニュアルは業務の様子を撮るだけ。

動画編集もマニュアル作りにおいては凝る必要はなく、不要なシーンの削除や「OK」「NG」などのマーク挿入だけで見やすいマニュアルが完成します。

効率的な学習をサポート

動画は情報量が多く、画面には業務の様子以外にも周辺環境の様子や音などが入ります。それゆえ文字を目で追うよりも短時間で状況を理解できるため、効率的な学習を実現できます。

複雑な言語化しづらい内容を伝えるときや繰り返し学習が必要なときは、動画が有効な手段です。

教育内容のバラつきを防げる

動画は、標準的な手順／作業範囲／作業レベルを指し示せます。指導者の説明の仕方によって指導レベルが異なるといったことが発生せず、教育のバラつきや学習者の理解の差を防止できます。

外国人スタッフにも、文章を外国語へ翻訳する必要もなく、動きを見て理解してもらうことが可能です。

従来の教育方法が抱える課題や動画マニュアルの有効性をより詳しく知りたい方は、以下をクリックしてご覧ください。

＞＞＞動画マニュアルの効果がわかるマンガを読む

マニュアル作成ツール「tebiki」なら、誰でも簡単に動画編集～運用が可能

業務のための動画マニュアルを作るなら、マニュアル作成ツール「tebiki」がおすすめです。tebikiには、「誰にでも動画編集できる」「無制限でクラウドに保存できる」「文章形式も動画形式も1つのツールで作成共有できる」などの特長があります。どのようなツールなのか、その魅力をご説明します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

詳細な機能や料金プランについては、以下からサービス紹介資料でご確認ください。

＞＞＞3分で分かる「tebikiサービス資料」を見る

テンプレートあり！デザイン不要でわかりやすいマニュアルが完成

動画であれば、文章のマニュアルのようなデザインに悩む必要はありませんが、さらにtebikiには見やすくわかりやすいマニュアルにするために「動画内に挿入できるスタンプのテンプレート」が備えられています。

たとえばマル／バツ／矢印／警告マークなどのスタンプがあり、簡単に動画内に挿入できます。

難しい操作がないから、撮影～編集がとにかく簡単

マニュアルを作るために必要な機能を厳選したシンプルな操作画面のため、パソコン操作が苦手な人でも、使い始めたその日から動画マニュアルの作成が行えます。編集に時間がかかる字幕追加を自動で行う機能も搭載！ 1つの動画を5分程度で作成できたという事例もあります。

具体的には、以下の3ステップで動画マニュアルの作成が可能です。

文章ベースのマニュアル作成も可能

tebikiでは、動画だけでなく文章のマニュアルも作成できます。「動画だけでなく文章の作業手順書も必要」「既存の文章のマニュアルも保存したい」といった声にも対応しており、1つのツール上で文章のマニュアルも動画のマニュアルも閲覧することが可能です。

クラウド上で一元管理だから、社内で共有しやすい

tebikiは「データ量を気にせずマニュアル作りに取り組んでいただきたい」という想いから、無制限にクラウド上に動画ファイルを保存できます。文章のマニュアルも動画のマニュアルも1つのツールで一元管理できるため社内で共有しやすく、検索性も高くなっています。

特に「マニュアルタイトルや本文、タグから検索可能」「マニュアルをフォルダ分けして管理」などの機能で、見たいマニュアルがすぐに見つかります。

習熟度や閲覧時間を可視化でき、教育管理ができる

tebikiには、視聴状況を可視化し、教育効果を確認できる機能があります。そのため、「マニュアルを作って終わり」ではなく、技術の定着向上を促せるでしょう。

マニュアルの目的は「業務内容を伝えてわかってもらう」ことです。わかってもらえたかを確認することで真に目的が達成できたと言えるでしょう。

tebikiには、まだまだ現場教育に便利な機能が搭載されています。より詳細な情報や料金プランについては、以下のサービス紹介資料からぜひご確認ください。

実際に企業で使われている動画マニュアル見本

動画マニュアルのイメージを掴んでいただくために、実際に企業で使われている動画マニュアルのサンプルをご紹介します。

製造業で使われている動画マニュアル

守ってほしい箇所の画面を一時停止させ「POINT」というマークを入れることで注目をひいています。また、後半の「最後にはがれないようしっかり押さえたら出来上がりです」という字幕の箇所では、文字では「しっかり押さえる」という表現になりますが、動画で「指をくるりと一周させ1、2秒押さえている様子」が伝わり、細かいノウハウを具現化できています。

接客業で使われている動画マニュアル

「解説／OK例／NG例」の流れが論理的で、頭に入りやすい構成です。また、「前向きなお答えをすることでお客様に期待感を持ちながらお待ちいただく」ためには具体的にどんな受け答えをすればよいのかがわかり、実践的な内容となっています。

より多くのサンプル動画を見たい方は、業界別に26社の動画導入事例と65個のサンプル動画を紹介している以下の記事も併せてご覧ください。それぞれの動画の優れた点や、動画マニュアルを作成する際のコツもご紹介しています。

▼関連記事▼
【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

tebikiで動画マニュアル作成を行った企業事例3選

マニュアル作成ツールtebikiを導入してマニュアルを動画にしたことで、マニュアル作りが短時間で済むようになり、人材教育の面でも効果が得られた3社の事例をご紹介します。

より多くの企業事例を知りたい方は、以下の導入事例集も併せてご覧ください。 各社がどのような現場教育の悩みを抱えて、tebikiで解決してきたのかがわかりやすく1冊にまとまっています。

教育の8割を動画化！ベテラン社員のノウハウを可視化し、業務レベルの底上げを実現：株式会社メディカルジョブセンター

医療・介護・保育業界への人材紹介を手がける株式会社メディカルジョブセンターでは、新人への研修対応の負担や教え方のバラつきが課題でした。スキルや経験がさまざまな新人が頻繁に入社するため頻繁な研修が必要となっており、指導者によって教え方が異なることも。それにより、新人の業務理解には差ができていました。

研修をtebiki動画化すると、講師担当者の手間を削減。「いつでも復習できる状態」になり、繰り返し動画を見ることでどんどん学習が進むように。活躍している社員の高いスキルをtebikiで共有でき、新人だけでなく既存社員のレベル底上げにもつながりました。

tebikiのおすすめポイントは手厚いサポートです。操作に関することだけでなく、具体的な運用方法まで踏み込んでサポートを受けられます。毎月実施する定例ミーティングで細かく認識を擦り合わせながら進捗管理してくれるので、やる気も継続しやすくなっています。

株式会社メディカルジョブセンターの事例について、詳しくは次の記事をご覧ください。

▼関連記事▼
人材紹介業の動画マニュアル導入事例 | 新人研修を動画に置き換え。教育工数が削減され、スキルアップ教育に時間を掛けられるようになりました。 

導入1年で1,500本以上の動画を作成。効率的なマニュアル整備で作業品質が安定：新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画：新日本工機株式会社▼

工作機械などの製造販売を展開する新日本工機株式会社では、紙のマニュアルを使用していましたが、文字ベースの情報では内容が正確に理解されにくく、品質のバラつきが生じていました。海外拠点用にマニュアルを翻訳する作業にも大きな負担に……。

tebiki導入後1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成しました。動画マニュアルと聞くと撮影が難しそうな印象ですが、スマートフォンやタブレットといった、現場にあるデバイスで簡単に多くの動画マニュアルを作成できます。マニュアルを動画にしたことで標準的な作業を正確に伝えられるようになり、作業品質が安定しています。

字幕の自動翻訳機能によって、翻訳作業をしなくても海外拠点のスタッフが母国語で学習できる点も、導入を決めたポイントの1つです。

新日本工機株式会社でのtebiki導入過程や効果は、次の記事で詳しくご覧いただけます。

▼関連記事▼
人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現。

動画マニュアル導入によって、業務負荷低減／新規サービス実行への時間へ転化：東急リゾーツ＆ステイ株式会社

『東急ステイ』『東急ハーヴェストクラブ』など全国100を超える施設を運営する東急リゾーツ＆ステイ株式会社。同社では、多様な職種の多様な業務がある中でサービスレベルの均質化が難しく、かつ「動き」のある業務では文字や写真のマニュアルでは正確に伝えられず、動画のマニュアルで動きを伝えることが急務でした。

tebikiは、簡単に動画マニュアルを作れることと、全社でマニュアルを統一管理する際の運用汎用性が高いことから導入。導入後2年で9,000本以上のマニュアルを作成しました。施設ごとに異なっていたマニュアルを統一管理することで業務の標準化が実現でき、業務のバラつきを解消できています。

業務の標準化により従業員の多能工化を進められ、労働時間の短縮や負担軽減につながりました。浮いた時間で新たなサービスへの取り組みに着手できています。

「現場スタッフがマニュアルを作成することで、現場主導で業務改善の風土が醸成されつつある」と語る東急リゾーツ＆ステイ株式会社の事例は、次の記事をご覧ください。

▼関連記事▼
従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進。

まとめ

マニュアルでの見やすいデザインのポイントについて解説しました。「レイアウト」「写真や動画」「構成」の3つのポイントを押さえると、見やすいマニュアルを作れます。

また、ついやってしまいがちな「文字だらけ」「色やフォントが多すぎる」などに気をつけましょう。情報を多く詰め込んだりおしゃれなデザインを目指したりするのは、マニュアルを読む人にもわかりづらく、今後の更新が難しくなったり作成に時間がかかりすぎたりするおそれもあります。

デザインに悩まなくて済み、わかりやすく見やすいマニュアルを作る方法としてマニュアル作成ツール「tebiki」をご紹介しました。動画マニュアルはどんな業務にも向いています。無料トライアルで、デザインや操作性を確認できますので、ぜひお試しください。