【例文つき】マニュアル作成での目標設定方法とは？重要性やコツも解説

製品の品質や業務効率を向上させるためには、作業内容や手順を正確に伝えるマニュアルの作成が不可欠です。しかし「どのような目標を立ててマニュアル運用を進めればいいかわからない」とお悩みの方も少なくないでしょう。

そこで、この記事ではマニュアル作成における目標設定方法を紹介します。目標設定の目的／コツ／例文も解説するので、効果的なマニュアルを作成したい方は最後までご覧ください。後輩指導としても役立つでしょう。

高い教育効果を出すには、一般的な文書ベースのマニュアルではなく「動画マニュアル」がおすすめです。動画マニュアルの教育効果については、以下の資料も併せてご活用ください。

 

マニュアル作成での適切な目標設定「方法とコツ」

マニュアル作成を行う際は、以下の6つのポイントを押さえて目標設定をしましょう。

• 「マニュアルの作成完了」を目標のゴールに設定しない
• マニュアルの目的を明確化する
• what／when／whyに分解して、具体的に設定する
• 中間目標と最終目標を設定する
• 高みを目指しながらも達成可能な目標にする
• 達成基準を設ける

 

「マニュアルの作成完了」を目標のゴールに設定しない

マニュアルの完成を目標にして作業を進めると、作業を終わらせることに意識が向いてしまいます。すると、現場の声を十分に反映できず、使い勝手の悪いマニュアルになってしまいがちです。

単に「完成」を目標にせず、マニュアルを活用した先のことを考えて目標を設定しましょう。

マニュアルの目的を明確化する

目的が明確であれば、何を達成したいのか／何が重要なのかが明確になり、具体的に目標設定できるでしょう。目標が具体的であれば、達成すべきステップや行動が明確になり、効率的かつ効果的なマニュアル作成が可能になります。

what／when／whyに分解して、具体的に設定する

目標を設定するには、"what"（何を）／"when"（いつまでに）／"why"（なぜ）の3つに分解して考えましょう。こうすることで、目標の具体性を高められます。

	例文
What (何を)	「毎日30分の読書をする」といった具体的な行動を明確にします。
When (いつまでに)	「1ヶ月以内に10冊の本を読む」というように、具体的な期限を設定します。
Why (なぜ)	「毎日30分の読書をすることで、知識を増やし、自己成長を促すため」というように、目標の意義を明確にします。

これらの要素を組み合わせれば、具体的で実現可能な目標設定が可能です。目標の内容／期日／理由を明確にすればするほど、計画を立てやすくなり、後輩指導も行いやすくなるでしょう。

中間目標と最終目標を設定する

中間目標を設定することで、各ステップの進捗を確認しつつ計画通りに作業を進められるため、効率的に作業を完了させる見通しを立てられます。また、最終目標を明確にすると、全体の方向性がはっきりするため、質を保ちつつ最終目的に向かってスムーズに作業を進められるでしょう。

高みを目指しながらも達成可能な目標にする

達成不可能な難易度が高すぎる目標ではなく、「頑張れば達成できる目標」を設定することで、モチベーションを維持しながら成功体験を積み重ねられます。

達成可能とはいえ、容易に達成できる目標ではなく、適度な挑戦がある目標が最適です。現状のスキルレベルを考慮したうえで、目標設定しましょう。

達成基準を設ける

目標の達成基準をあらかじめ設けて、マニュアルに記載しましょう。達成基準を設けるメリットは、以下の通りです。

• 進捗を可視化しやすくなる
• モチベーションを維持しやすくなる
• 方向性を確認できる
• 評価をしやすく／されやすくなる
• 振り返りしやすくなる など

達成基準は、数字や指標を用いて、目標がどの程度達成されたとみなすかを定義しましょう。たとえば、期限／数量／品質などの指標を使って達成基準を設定できます。達成基準を設けるためにも、目標設定は具体的にしましょう。

職種／部門別のマニュアル作成における目標「例文」

マニュアル作成における目標の例文を、職種／部門別に紹介します。以下の例文をフォーマットにして目標設定するのもおすすめです。

営業職でのマニュアルの目標例

• 新規営業マニュアルを作ることで、9ヶ月後までに、新規顧客を15件獲得して、半期売上2,000万円を達成する
• 営業ロールプレイングマニュアルを作ることで、次月までに、合計10回の営業ロープレを行い、成約率を20％向上させる

 

事務職でのマニュアルの目標例

• 帳票管理マニュアルを作ることで、今季の最終月までに、帳簿の90%を電子化して、管理スペースを70%削減する
• 日報作成マニュアルを作ることで、今月末までに、テンプレートを用いた日報に移行して、引き継ぎのミスを70%削減する

 

企画／マーケティング部門でのマニュアルの目標例

• メディア運用マニュアルを作ることで、2ヶ月後までに、25本の記事を公開して、自社サイトのPV数を10%アップさせる
• 広告出稿マニュアルを作ることで、3ヶ月後までに、リスティング広告を15本出稿し、商品販売ページからの売上を20%向上させる

 

製造部門でのマニュアルの目標例

• 品質管理マニュアルを作ることで、3ヶ月後までに、社員全員に品質管理業務を実施させ、不良品を40%削減する
• 備品管理マニュアルを作ることで、1ヶ月後までに、作業スペースの整理整頓を行い、生産効率を15%向上させる

マニュアル作成における目標設定の重要性とは

目標設定をする重要性を、「企業」と「従業員」それぞれの目線で紹介します。

企業にとっての重要性やメリット

業務進捗を把握しやすくなる

目標設定を行うことで、何をいつまでに達成すべきかが明確になるため、それぞれの進行状況を具体的に把握できます。そのため、作業の遅れが生じている部分を早期に発見し、必要な調整を行うことが可能です。

成果を可視化し、評価をしやすくする

目標を設定することで、どの程度目標達成できたかを明確に比較／評価できます。しかし、目標がないと成果や効果を判断する基準が不明確になり、適切な評価を行えません。これは、人事評価だけではなく、マニュアルの効果を測定することにもつながります。

従業員のモチベーションを保ちやすくなる

目標を設定することで、従業員に明確な方向性を提供でき、達成感や自己成長の機会を与えられます。その結果、従業員は仕事へのモチベーションを保ちやすくなります。モチベーションを維持することで、生産性の向上／離職率の低下など企業側にとってのメリットを享受できるでしょう。

従業員にとっての重要性やメリット

タスクが明確になる

マニュアル作成を行っている時点で、ある程度タスクを明確にできますが、目標設定を行うことで、より「自分のやるべきこと」を明確にすることができます。また、優先すべきタスクや重要なタスクが明確になり、自主性を持って仕事に取り組めるでしょう。

スケジュールが立てやすくなる

適切な目標設定がされていれば、目標達成に向けて必要なステップやタスクを逆算できます。達成期限までに必要なタスクやステップを逆算し、それをスケジュールに組み込むことで、目標達成に向けた進行計画を立てられるでしょう。

達成感によりモチベーションを維持／向上できる

「ただマニュアルに従う」だけではなく、「目標に向けてマニュアルを活用できる」ようになります。これにより、俗に言う“マニュアル人間”にならずに、モチベーション高く、仕事に取り組めるでしょう。高いモチベーションで仕事に取り組むことで、キャリアの発展／幸福度の向上にもつながる可能性があります。

業務改善を効果的に進めるなら「動画マニュアル」がおすすめ

マニュアルを使って業務改善を進めたい方は、動画マニュアルを活用するのがおすすめです。文書ベースのマニュアルを活用するよりも、効率的に教育できる／工数削減ができるなどのさまざまなメリットが期待できます。ここでは、動画マニュアルのメリットをご紹介します。

より詳しく動画マニュアルのメリットを知りたい方は、別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説』か、動画マニュアルについて解説した以下の資料も併せてご覧ください。

伝わる情報量が多い

動画は、「映像」と「音声」が組み合わさっています。そのため、文章だけの説明よりも多くの情報を短時間で伝えられます。そのため、業務内容や作業手順などを効率よく覚えてもらうことが可能です。文章では伝えにくい、3次元的な動きや細かいニュアンスを伝えることもできます。

教育内容のバラつきを防げる

教育のよくある課題として、「トレーナーによって教育内容が異なり、品質に差が生まれる」ということが挙げられます。しかし、動画マニュアルであれば、毎回同じ内容を伝えられるため、教育担当者によるバラつきを防げます。その結果、作業の品質を均一に保ち、品質向上／業務の効率化／労災防止などの効果を得られるでしょう。

効率的に学習できる

動画を使ったマニュアルは、文字を読む必要がないため、文書マニュアルよりも効率的に学習を進められます。また、動画は繰り返し視聴できるため、理解度に応じて何度も見返し、全員が必要な知識をしっかり身につけることが可能です。さらに、時間や場所を選ばずに学習を進められるため、通勤中や空き時間など、自分のペースでスキルアップできます。

マニュアルの作成時間を削減できる

文書ベースのマニュアルでわかりやすさを求めるには、伝わりやすい文章を書いたり、写真や図を多用したりする必要があります。しかし、動画だと動きを撮影するだけで作業内容や業務手順を伝えられるため、少ない工数で効率よくマニュアル作成できます。実際に、「紙マニュアルと比べて、動画マニュアルは1/3の工数で作成できた」という事例もあります。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」は、スキルいらずで簡単編集＆運用可能！

動画マニュアルの活用を考えている方は、簡単に動画編集／運用ができる「tebiki」がおすすめ！ tebikiとは、動画マニュアルの作成からスタッフの習熟度管理まで行えるクラウド型のツールです。ここでは、tebikiの特長をご紹介します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

編集経験がなくても動画編集ができる

一般的な動画編集ソフトの場合、高機能だからこそ操作方法が難しく、カットや字幕の挿入などの基本的な編集でさえ、慣れない人だと時間がかかってしまいます。しかし、tebikiはシンプルな操作画面なので操作に迷うことはありません！

実際に導入いただいている企業からは、「これまで1本の動画マニュアルを作るのに1時間かかっていたけれど、tebiki導入後は15分ほどでマニュアルを作成できています」という声もいただいています。このように、スキルがなくても作成工数を1/4まで減らすことが可能なのです。

▼tebikiでの基本的な動画マニュアル作成手順▼

tebikiを使った動画マニュアルの作成手順を詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

文章ベースのマニュアルの作成にも対応

tebikiで作れるのは、動画マニュアルだけではありません！ 文書ベースのマニュアルも作成できるため、用途によって使い分けることが可能です。こちらももちろん作成は簡単で、文字サイズや色の変更／画像の挿入／ファイルの添付などを行えます。

▼tebikiでできる動画と文書の使い分け例▼

上図のようにさまざまな情報を、tebikiで作成／共有できます。公開範囲は任意で設定できるため、「営業部署だけで共有したい」という場合もOKです。

テスト機能やレポート機能により、習熟度が把握できる

tebikiは「どの動画マニュアルがよく視聴されているのか」「誰がどの程度マニュアルを視聴したか」などを可視化できます。これにより、運用データをもとに最適な教育管理とマニュアル運用を実施することが可能です。

▼レポート画面▼

さらに、オリジナルのテストの作成も可能。これにより、スタッフの習熟度を管理できます。

そのほか便利な機能も搭載

その他にも、以下のような便利な機能がたくさん搭載されています。

• 音声認識システムによる字幕自動生成
• 100ヶ国語以上の言語に対応した自動翻訳機能
• 字幕の読み上げ機能（多言語にも対応）
• システムの操作方法の説明に便利な画面録画機能
• タイトル／タグ／説明文からのキーワード検索
• タスクの通知機能 など

そのため、動画編集やマニュアル作成の経験がない方でも、効率的にマニュアル運用を進めることが可能です。tebikiについてより詳しく知りたい方は、以下から詳細や事例をご覧ください。

tebikiによって教育や業務が効率的に行えた企業事例

動画マニュアル「tebiki」を導入し、社員教育を効率的に行えた3社の事例を紹介します。

より多くの業種の企業事例を読みたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説 』か、以下の導入事例集をご覧ください。

教育工数を7割削減、動画マニュアル効果で会社全体の営業成績も向上：株式会社GEEKLY

IT／WEB／ゲーム業界に特化した人材紹介事業を行っている「株式会社GEEKLY」では、新人社員の教育負担が大きいという問題を抱えていました。新人1人につき月50時間の教育が必要であり、これがチームの目標未達につながっているという現状でした。

この問題を解決するために「tebiki」を導入し、新人教育を動画マニュアルで代替することに。その結果、新人は自学自習を進められるようになり、教育に要する時間が年間3,700時間程度削減され、目標未達になる問題も解消されました。

株式会社GEEKLYの導入事例を詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！

操作が簡単だからこそ、拠点／部門問わずtebikiが浸透。月30万円の教育コストを削減：サッポログループ物流株式会社

飲料／食品メーカーの商品を輸配送している「サッポログループ物流株式会社」では、物流特有の動きを伴う業務が多く、テキストベースのマニュアルでは技術伝承できないという問題を抱えていました。そこで、業務属人化の解消や技術伝承を達成するために「tebiki」を導入し、動画マニュアルを作成。

業務内容や作業手順を、動画で視覚的に伝えられるようになったことで、効率よく技術伝承を進められるようになりました。また、テキストベースのマニュアルと比べると1/4程度の時間で作成できるようになり、マニュアル運用にかかる手間も大幅に削減できました。その結果、マニュアル作成と教育にかかるコストを月30万円削減することに成功しています。

サッポログループ物流株式会社の導入事例を詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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物流現場の動画マニュアル導入事例│物流現場のノウハウを動画で可視化！ロジスティクスの生産性を上げるため人材教育の課題に挑む

導入1年で1,500本以上の動画を作成。効率的なマニュアル整備で作業品質が安定：新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画：新日本工機株式会社▼

 

工作機械や産業機械の製造販売を行っている「新日本工機株式会社」では、作業手順が標準化されておらず、作業品質にバラつきが出てしまうという問題を抱えていました。この問題を解決するために、作業手順を視覚的に伝えられる「tebiki」を導入し、1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成しました。

朝礼で全員が動画マニュアルを視聴し、作業ごとにタブレットで手順を確認することで、若手社員や中堅社員への技術伝承を進めることにも成功。また、紙マニュアルでは伝えられなかったコツやノウハウも正確に伝えられるようになり、作業品質のバラつきも安定しました。

新日本工機株式会社の導入事例を詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現

マニュアルの基本的な作成手順

マニュアルの基本的な作成手順は、以下の通りです。

1. マニュアルを作る目的を明確にする
2. 使用ツールやフォーマットを決定する
3. 作成責任者を決定する
4. 完成までのスケジュールを立てる
5. マニュアルの骨子を作る
6. 内容を肉付けする

上記の手順で作成を進めることで、教育に効果的なマニュアルが効率的に作れるでしょう。見切り発車でマニュアル作成を開始すると形骸化する恐れがあるため、順序立てて進めるのが無難です。

マニュアル作成の具体的な手順や作成例を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

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まとめ

マニュアル作成での、目標設定方法を紹介しました。適切な目標を設定することで、「ただマニュアルに従う」だけではなく「自主性を持って、成果を出せる」ようになるでしょう。そのためには、この記事で紹介したポイントを押さえながら、現実的で達成可能な目標を立てることが重要です。

わかりやすいマニュアルを作成したいと考えている方は、動画マニュアルを活用するのがおすすめです。「tebiki」を活用すると誰でも簡単に動画マニュアルを作成できるため、短時間で作業品質や業務効率を上げられます。「tebiki」に興味がある方は、以下の資料で詳細な機能や導入事例などをチェックしてみてください。

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