【テンプレ付】SOP(標準作業手順書)の作成手順や失敗例！マニュアルとの違いも紹介

かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki」を展開するTebiki株式会社です。

製造業や医療の現場など、手順を統一し作業者の業務品質を担保したい場合にSOP（標準作業手順書）を活用します。これだけを聞く「マニュアルと何が違うの？と感じると思います。そこで今回は、SOPとは何か？そもそも標準作業の意味を踏まえて、マニュアルとの違いをご紹介します。

またSOPを作りたい、既に使っている方の中には、作成手順とテンプレートを探している方もいらっしゃるでしょう。本記事ではSOPを作りたい方に向けてテンプレートの提供、独自のアンケート調査から紐解く作成のコツも解説しています。

SOPが形骸化してしまいカンコツが伝わらない理由や、どうすれば現場で活用されるのかなどをより理解したい方は、「カンコツが伝わる！『現場で使われる』作業手順書のポイント」の資料もご覧ください。

SOP（標準作業手順書）とは？基本を整理

SOPとは「Standard Operating Procedures」の略称で、作業品質のバラつきをなくして均一化する目的で、業務手順を記載した指示書のことです。日本語では標準作業手順書、標準操作手順書と呼ばれます。

標準作業として定められた内容を手順書に落とし込むことで、作業手順の不遵守による製品の品質不良や医療ミスなど、重大なヒューマンエラーを未然防止するために活用されています。

SOP（標準作業手順書）とマニュアルの違い

SOPは標準作業手順書の略称と解説しましたが「マニュアルと何が違うの？」と感じたかもしれません。SOPとマニュアルには以下のような違いがあります。

よりイメージしやすく表したものが以下の画像です。SOPとマニュアルは、どちらも業務を遂行する上で必要な文書などを指しますが、SOPは業務プロセスの一部に関する文書であり、マニュアルは業務プロセス全体に関する文書という違いがあります。

SOPとマニュアルの違いを知ったうえで「SOPを作りたい」という方は、後述する『【無料DL可能】SOP（標準作業手順書）のテンプレート/フォーマット』でテンプレートを無料ダウンロードしてぜひご活用ください。

▼【図解】SOPとマニュアルの違い▼

SOPとマニュアルの違い、作業手順書など類語と何が違うのか？一覧で詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
・マニュアルとは：「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など
・【例あり】マニュアルと手順書の違いは？わかりやすくするコツも解説

SOP（標準作業手順書）とGMPの違い

製造現場でよく聞く言葉として「GMP」もあります。GMPとは、Good Manufacturing Practiceの略称で「適正製造基準」のことを指します。SOPとGMP、どちらも品質を担保するために活用されるものですが、目的や内容が異なります。

つまり、両者の関係は「GMPで定められた基準を守るために、SOPを用いて手順を明らかにする」ものだと考えると良いでしょう。

▼【図解】SOPとGMPの違い▼

SOP（標準作業手順書）の作成手順6ステップ

SOPの作成から展開まで、以下の6ステップがあります。各企業ごとで適した進め方は異なるため、参考の1つとしてご覧ください。

1. SOPを作る業務／作業を決める
2. SOPの目的／使う場面を明確にする
3. SOPのテンプレートやフォーマットを決める
4. 各手順ごとに内容を盛り込んでいく
5. 一部の現場で試す
6. 組織全体へ展開する

“形だけの手順書”にならないためには、手順を知るだけではなく、以下のガイドブックで作成のポイントも併せてチェックしておきましょう。運用時のコツも一緒に、図解つきでわかりやすく解説しています。

① SOPを作る業務／作業を決める

まずは、どの業務や作業にSOPを導入するのかを決めます。例えば、顧客対応や品質管理、製造工程など、組織内で重要な役割を担っている業務や作業が候補になります。

SOPを作る業務や作業を決める際には、効率的かつ安全に作業を行うために必要な手順を明確にすることが大切です。

② SOPの目的／使う場面を明確にする

SOPの目的は、業務や作業の手順を標準化することで、効率的かつ安全な作業を行うことです。また、SOPを使う場面は、誰でも簡単に手順を確認できるようにするためです。

5W1Hの形（いつ／どこで／誰が／何を／なぜ／どのように）の視点で実際のSOP運用シーンを整理することで、必要な項目や内容に目星が付けやすくなります。SOPの目的や利用する場面が不明確な場合、現場で利用されずに形骸化につながる可能性も。私たちが運営するWebメディア「現場改善ラボ」で、製造業に従事する318名の会員の方へ【作業手順書の形骸化に関する実態調査】を行ったところ、90％の方の現場で「形骸化」していることがわかりました。

形骸化する詳しい原因や解消するポイントを知りたい方は、以下より資料をご覧ください。

＞＞＞「作業手順書が形骸化する原因と意味のある手順書の作成方法」を読んでみる

③ SOPのテンプレートやフォーマットを決める

SOPのテンプレートやフォーマットを決めることは、SOPのわかりやすさや使いやすさに大きく関わってきます。例えば、手順書の最初に目次をつけることで、手順の流れを把握しやすくなるでしょう。また、見出しの大きさや色を統一することで、読みやすくなります。

また、SOPを記述するフォーマットも統一することで、作成者が異なっても同じルールで作成されるため、一貫性が保たれます。具体的な形式例としては、以下の3つの形式があります。

• フローチャート形式：手順を図や図表で表現する
• テーブル形式：表形式で手順を示す
• プロセスマップ形式：手順を段階的に示して関連する情報を追加していく

ベースとなるSOPのテンプレートについては、後述の「【無料DL可能】SOP（標準作業手順書）のテンプレート/フォーマット」でダウンロードできます。テンプレートを活用して効率的にSOPを作りたい方は、ぜひご覧ください。

④ 各手順ごとに内容を盛り込んでいく

SOPの本体である各手順について、具体的な内容を盛り込んでいくことが必要です。手順ごとに細かく分け、作業者が理解しやすいように説明することが重要です。

また、作業者が実際に作業を行う上で必要となる情報や注意点、必要な機材・道具なども含め、できるだけ詳細に記述することが望ましいといえます。

そのほか、手順ごとにチェック項目を記載することで、作業の確実性を高めることが可能です。

⑤ 一部の現場で試す

SOPの作成が完了したら、一部の現場で実際に試してみることが必要です。現場で試すことで、実際の作業現場での適用性や不足点などを把握できます。結果をフィードバックとして取り入れ、必要に応じて改善を行い、最終的なSOPの作成が可能になります。

⑥ 組織全体へ展開する

SOPの全体像を把握しているスタッフに対して、SOPの導入について説明を行い、質問や疑問点に回答します。

この段階で、SOPに関する情報の共有を行い、スタッフ全員がSOPを理解することが重要です。また、スタッフのフィードバックを受けることでSOPを改善できるでしょう。

次に、SOPの遵守を徹底するために、スタッフにトレーニングを行います。トレーニングの方法としては、SOPを読んで理解するだけではなく、実際に手順を実践する練習をすることが重要です。

最終段階では、トレーニングを受けたスタッフの理解度や実行能力を確認することも必要です。

形骸化しないわかりやすいSOP（標準作業手順書）を作るポイント

形骸化を防ぎ、現場で使われるSOPを整備するためには「標準や手順がシンプルで表現も分かりやすいSOP」を作ることがポイントです。そこでこのようなSOPを作るために必要なコツをご紹介します。

• 情報量を少なくして難しい用語を使わない
• SOP（標準作業手順書）の存在を周知する
• 定期的に内容を更新する
• 文章だけではなく動画を活用する

カンコツ作業のような暗黙知を手順書に落とし込む場合、他にも必要なコツやポイントがあります。その視点については、以下の作成ガイドブックで詳しく解説しているので、併せてご覧ください。記事で読みたい方は、こちらからご覧ください。

情報量を少なくして難しい用語を使わない

SOPは、現場作業者全員が標準作業を理解し、作業手順通りに業務を進めるために利用されます。そのためSOPは、配属したての新人であっても理解できる状態を目指しましょう。

業務に慣れている方がSOPを作る場合、専門用語や社内用語を使用してSOPを作成する場合があります。SOPを見た作業者が言葉の意味合いを理解できない場合【直接聞いた方が早い⇒口頭ベースで内容がバラつく⇒手順不遵守が起きる】という負のサイクルを繰り返すだけでなく、教育者のフォロー工数も発生してしまいます。

また、情報を詰め込み過ぎてしまうとどの部分を参照すればよいのかがわからなくなる可能性もあります。できるだけ情報は精査して取捨選択を行い、新人であってもわかるように専門的な用語を使わずに平易な表現を心がけましょう。

SOP（標準作業手順書）の存在を周知する

SOPを作成してあっても従業員側で存在を把握していない場合も考えられます。特に、SOPを作成してから期間が経過していたり、従業員の入れ替わりが多かったりする場合などは存在が忘れられてしまう可能性が高いです。

そのため、SOPの存在を全従業員が把握しているように存在を周知するようにしましょう。どの場所に保管してあるのかはもちろん、どのタイミングで利用するのか、何が記載されているのかなど、詳細に周知すれば利用率も上がるはずです。

定期的に内容を更新する

SOPの見直しタイミングとして、手順不遵守による品質不良やケガ発生など、重要度や緊急性が高い問題が発生した際に行うことが鉄則です。まずは問題箇所の記載があるか確認をしましょう。記載があるにも関わらず問題が発生した場合、SOPの内容や表現方法に不備や欠陥があるので改善が必要です。

▼SOP更新の流れと例▼

一方で、重要度や緊急性が低い改善点は「今度でいいか」と、更新の優先度として後回しになりやすいでしょう。細かい改善点が複数蓄積し、手順書へ反映されずに放置されると『現場の実情と手順書の大きな乖離』という形で問題が顕在化します。顕在化するころには現場作業者の気持ちとして、SOPは役立たないという状態になってしまいSOPが形骸化してしまいます。

このような状態を未然に防ぐために、大きな問題が起きていないとしても【3か月に1回】【半年に1回】など、定期的にSOPの内容を見直して更新するようにしましょう。内容だけでなく、表現方法もより分かりやすい言葉選び／フォーマットはないか？考えるきっかけになり、徐々にシンプルで分かりやすいSOPへ近づきます。

手順書の見直しタイミングや具体的な方法を知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
作業手順書の見直し・改訂のタイミングは？手順や見直さないリスクを解説

文章だけではなく動画を活用する

ヒト／モノ／機械の動きといった、文字化すると文章量が膨れ上がるノウハウは『動画』を活用し、視覚的に見ればわかる状態にすることがオススメです。

例えば以下のようなカバーサイドの組み立て作業の場合、情報量が多いため文字で説明しようとするとかなりの文章量になりますが、動画であれば2分ほどで伝えることができます。

▼カバーサイドを組み立てる動画マニュアル（音量にご注意ください）▼

上記以外でも、動きをわかりやすく伝える手段として製造業や物流業、小売業など幅広い領域で、動画マニュアルが注目を集め活用され始めています。

動画マニュアルが注目を集めている背景については、別記事内「【動画マニュアル事例集】業界別26社のサンプルを多数紹介」で詳しく解説しています。また、製造業における動画マニュアルの導入事例をまとめた資料もご用意しています。6つの活用ケースにわけてご紹介しておりますので、ぜひ参考にチェックしてみてください。

＞＞＞製造業における動画マニュアル活用事例集を読んでみる

次章では、SOPを紙から動画化に成功している企業の事例について紹介していきます。

SOP（標準作業手順書）を動画化した企業の事例

SOPの作成工数を1/3まで大幅に削減【児玉化学工業株式会社】

（視聴される際は音量にご注意ください。）

児玉化学工業株式会社は、住宅設備や自動車向けの合成樹脂加工、産業機器の製造などを行っているメーカーです。同社では、紙の作業手順書の作成に膨大な時間が発生する、手順書の内容が正しく伝わらないなどの課題を抱えていました。

その課題を解決するために、動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」を導入。紙から動画に変更したことで、簡単にSOPを作成することができ、作成工数を1/3まで削減に成功しており、作成後の管理もスムーズになったと効果を実感しています。

同社のインタビュー記事は、以下のリンクをクリックしてご覧ください。

▼インタビュー記事▼
手順書作成の工数は紙の1/3になったと思います。（児玉化学工業株式会社）

SOPの作成工数が大幅削減！暗黙知も動画で形式知化【アサヒ飲料株式会社】

アサヒ飲料株式会社は、三ツ矢サイダーや十六茶、ウィルキンソンなどの著名な飲料水を製造・販売している企業です。同社では1つの手順書を作成するのに3時間～10時間ほどかかっていたことや、新人のOJTにも一日の半分以上の時間が取られるなどの課題を抱えていました。

これらの課題を解決すべく、動画マニュアル「tebiki現場教育」を導入。動画を簡単に編集でき、1本あたりの作成時間がわずか30分にまで短縮することに成功しています。

「動画をきっかけに拠点を越えたコミュニケーションが活性化してほしい」と語る同社のインタビュー記事は、以下のリンクをクリックしてご覧ください。

▼インタビュー記事▼
OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化（アサヒ飲料株式会社）

SOP（標準作業手順書）の動画化には「tebiki現場教育」がおすすめ

SOPに落とし込むような動きが伴うノウハウは『動画』で伝えることがオススメです。SOPの動画化は「わかりやすさ」という点で行うのは勿論、製造現場のペーパーレス化推進を目的に行われているケースもあります。

動画と聞くと『編集が難しいのでは…？』と感じるかもしれませんが、動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」はシンプルな画面設計と直感的な操作性で誰でも簡単に動画作成が可能です。

ここでは、「tebiki現場教育」ならではのメリットについて紹介していきます。

文章では伝えるのが難しい「動き」を動画で伝えられる

紙でSOPを作成する場合、複雑な動きや機械の操作などを文章で伝えようとするとかなりの文字量になってしまい、伝えるのが難しくなります。図解や写真などを用いても枚数が多くなってしまうのは割けられません。

動画マニュアルを利用することによって、SOP内で文章や写真などでは伝えるのが難しい絶妙なニュアンスを動画として見せられるので、閲覧者の理解も深まるでしょう。

実際の動作が上手に伝わらず新人教育に苦戦していた「株式会社テック長沢」では、「tebiki現場教育」の導入によって、動画で学ぶことができて作業の標準化を実現しています。同社の事例を詳しく知りたい方は、「こちら」のインタビュー記事をご覧ください。

自動字幕作成・図形挿入などの動画作成に役立つ豊富な機能を搭載

「tebiki現場教育」では、撮影した動画内で発している音声を認識して字幕に自動変換できます。作業風景の様子を動画で撮影してアップロードすれば、自動で字幕が生成されるので、とてもカンタンに作成することが可能です。

また、注目してほしいポイントにマルやバツなどの図形挿入もでき、動画の静止と組み合わせれば手軽に見やすい動画を作成できます。

従業員ごとの習熟度を把握できる

tebiki現場教育では、作成したSOPを誰が・いつ閲覧したのかを把握できるアクセス状況を把握できます。また、閲覧履歴だけではなく、視聴したSOPが理解できた場合、閲覧者が「できる」ボタンをクリックしてもらうことで、全従業員の習熟度も把握可能です。

閲覧していない人、できるボタンを押していない従業員に対しては、管理者からタスク付けすることの可能です。

100ヶ国以上の言語に自動翻訳できる

tebiki現場教育では、ワンクリックで動画内の字幕やタイトルを100ヶ国以上の言語に自動翻訳する機能が搭載されています。外国人労働者が増えている製造業界においては、SOPの多言語化は非常に重要な機能の一つです。翻訳にかかる費用や手間がかからないのは大きなメリットと言えるでしょう。

tebiki現場教育についてもっと詳しく知りたい方はこちらの3分でわかるtebikiサービス資料をご覧ください。また、実際の現場でtebikiが活用されている事例を見てみたい方は以下の資料をチェックしてみてください。

＞＞＞tebiki動画活用事例を見てみる！

【無料DL可能】SOP（標準作業手順書）のテンプレート/フォーマット

製造現場で使用するSOP（標準作業手順書）のテンプレートをExcel／Word形式で多数ご用意しました。以下のフォームからDLし、ぜひこの機会にテンプレートをご活用ください。

▼テンプレートDLフォーム▼

＜ダウンロードできるExcel／Wordテンプレート一覧＞

• 製造工程の作業用（1作業ごとに作業方法、写真や図、注意事項を記入するタイプ）
• 製造工程の作業用（1枚に作業全部を記入するタイプ）
• 建設現場における安全管理用
• 業務の標準化用（品質管理および事務作業）

テンプレートと併せて、以下からご覧いただける「作業手順書のポイント」もぜひ参考にしてください。「伝わりにくい高度なカンコツを手順書に落とし込むコツ」などがわかる内容となっていますので、手順書作成の教科書としてご活用いただけますと幸いです。

【補足】SOP（標準作業手順書）を作成する効果やメリット

ここからはSOPを作成することで得られる効果や、メリットを詳しく解説していきます。SOPを整備することで、以下の効果／メリットを教授することができます。

1. 業務プロセスの効率化
2. 業務品質の向上
3. 新人教育の効率化

業務プロセスの効率化

SOPには業務プロセス全体が記載されており、各ステップにおける具体的な作業内容や手順が明確に定義されているため、業務プロセスが明確になり、各ステップが正確に定義できます。業務のムダが削ぎ落されたものをSOPとして落とし込むので、結果的に各工程～業務プロセス全体の効率化につながっていきます。

業務プロセス全体の理解を促したい場合は、業務マニュアルと併用して活用するのがおすすめです。

業務品質の向上

SOPには各工程の作業内容や手順が明確に定義されているため、従業員は常に一定の品質で作業を行えるようになり、業務品質の向上が期待できます。

特に製造業の場合、品質管理のためのチェックリストや数値的な基準が記載されているため、従業員は品質管理の観点からも作業を行うことが可能です。

新人教育の効率化

SOPで詳細な手順を分かりやすく記述することで、OJTなど口頭で教育を行っていた部分を「まずはSOPを見ておいて」と、トレーナーの負担を減らしつつ一定の水準まで業務理解を促すことが可能です。

SOPのような手順書を活用し、作業者の教育を効果的かつ効率的に行いたい方は「教育に役立つ作業手順書のポイントは？管理監督者が考えるべき標準化教育のあり方」の記事もご覧いただくと、標準を浸透させるポイントを詳しくご理解いただけます。

まとめ

SOPとは標準作業手順書(Standard Operating Procedures)のことで、業務の手順を統一化して作業結果や品質のばらつきを防ぐためのマニュアルです。作業手順を文章やフローチャートなどで詳細に示し、正しい手順を従業員に徹底させることが目的です。

動画によるSOP作成は作業効率を高め、業務負荷を減らし、作業品質を高めることが可能です。「tebiki」では、SOPを作成する際、作業内容をスマートフォンやタブレットで撮影し、tebikiのクラウドに保管可能です。また、音声認識システムにより動画撮影時の音声が自動的に字幕になるので、動画編集知識がない人でも簡単に動画を作成できます。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」に関する詳しい機能は、以下より概要をまとめた資料をご覧ください。