2024.4.2 マニュアルの作り方

【テンプレ付】SOP(標準作業手順書)とは?作り方は?マニュアルとの違い、分かりやすくするコツを解説

tebikiサポートチーム
執筆者:tebikiサポートチーム

製造/物流/サービス/小売業など、数々の現場で動画教育システムを導入してきたノウハウをご提供します。

更新日:2024年06月05日

製造業や医療の現場など、手順を統一し作業者の業務品質を担保したい場合にSOP(標準作業手順書)を活用します。これだけを聞く「マニュアルと何が違うの?と感じると思います。そこで今回は、SOPとは何か?そもそも標準作業の意味を踏まえて、マニュアルとの違いをご紹介します。

またSOPを作りたい、既に使っている方の中には「作成手順とテンプレートを探している」「現状のSOPでは手順が統一できないのでコツを知りたい」という方もいらっしゃるでしょう。本記事ではテンプレートのプレゼント、独自のアンケート調査から紐解く作成のコツも解説しています。

SOPについて知らない人でも、この記事を読めば標準作業手順書の基礎知識や作成手順、分かりやすく作成するコツまで熟知できるので、ぜひ最後までご覧ください。


作成のポイントは、以下の資料でも詳しくご紹介しています。これまで何社ものマニュアル作成を支援してきたtebikiだからこそお伝えできる、
使われない手順書」から「現場で活用される手順書」に変えるコツを知りたい方は、ぜひご覧ください。

目次

SOP(標準作業手順書)とは?基本を整理

SOPとは「Standard Operating Procedures」の略称で、日本語では標準作業手順書、標準操作手順書と呼ばれます。SOPは業務手順を統一させ、作業結果/作業品質のバラつきを抑えるために作成します。

製造業や医療/製薬業など、さまざまな場面で活用されますが、各業界で利用目的は異なります。以下のような現場では、標準作業として定められた内容を手順書に落とし込むことで、作業手順の不遵守による製品の品質不良や医療ミスなど、重大なヒューマンエラーを未然防止するために活用されています。

  • 製造業:機械の操作手順、商品の製造方法
  • 医療/製薬業:手術や検査方法、治験など守るべき手順
  • 農業:農薬の利用方法


一方でSOPという用語は、自動車産業や塗装の領域でも略称として使用されています。意味を混同しないように注意しましょう。

  • 自動車産業におけるSOP:量産開始(Start Of Production)
  • 塗装におけるSOP:合成樹脂調合ペイント

 

SOPとマニュアルの違い

SOPは標準作業手順書の略称と解説しましたが「マニュアルと何が違うの?」と感じたかもしれません。SOPとマニュアルには以下のような違いがあります。

SOP

ある業務工程において『特定の業務手順』を詳細に示したもの

マニュアル

ある業務工程の『流れ全体』を体系的に示したもの


よりイメージしやすく表したものが以下の画像です。SOPとマニュアルは、どちらも業務を遂行する上で必要な文書などを指しますが、
SOPは業務プロセスの一部に関する文書であり、マニュアルは業務プロセス全体に関する文書という違いがあります

▼【図解】SOPとマニュアルの違い▼

図解 SOPとマニュアルの違い


SOPとマニュアルの違い、作業手順書など類語と何が違うのか?一覧で詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
マニュアルとは:「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など
マニュアルと手順書って何が違うの?特徴や作り方のコツをそれぞれ解説

トヨタ生産方式における標準作業とは?

SOP(標準作業手順書)の理解を深めるためには、そもそも「標準作業」とは何かを知る必要があります。標準作業のことを知るために、まずはトヨタ生産方式についてご紹介します。

トヨタ生産方式とは、トヨタ自動車が製造工程のあらゆる「ムダ」を排除し、高品質で低価格な自動車を製造するために確立した生産方式のことです。
トヨタ生産方式におけるムダには、手持ちのムダや動作のムダ、不良をつくるムダなど、さまざまな視点(7つのムダ)があります。

トヨタ生産方式を構築した大野 耐一氏の著書によると、
これらのムダを徹底的に排除し、生産効率を最大化させるために人・モノ・機械の動きを効果的に組み合わせたものを標準作業と定義しています。(参考:大野 耐一著「トヨタ生産方式――脱規模の経営をめざして」

つまりSOPは、作業者に効率的な標準作業を浸透させるために活用する手順書といえます。そのため、SOP作成時はただ手順を落とし込むのではなく「生産性が高い手順を分かりやすく伝えられるか」という視点がとても重要になります。

SOPを作成する効果やメリット

ここからはSOPを作成することで得られる効果や、メリットを詳しく解説していきます。SOPを整備することで、以下の効果/メリットを教授することができます。

  1. 業務プロセスの効率化
  2. 業務品質の向上
  3. 新人教育の効率化

 

業務プロセスの効率化

SOPを整備することにより、業務プロセスが明確になり、各ステップが正確に定義できます。なぜなら、SOPには業務プロセス全体が記載されており、各ステップにおける具体的な作業内容や手順が明確に定義されているからです。

SOP作成時には「トヨタ生産方式における標準作業とは?」で解説したように、そもそもムダな作業がないかを見直しする必要があります。業務のムダが削ぎ落されたものをSOPとして落とし込むので、結果的に各工程~業務プロセス全体の効率化につながっていきます。

業務プロセス全体の理解も促したい場合は、業務マニュアルと併用して活用することをおすすめします。業務マニュアルの作り方は以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

▼関連記事▼
業務マニュアルの作り方は?初めてでもわかりやすく作るコツやポイントも解説

業務品質の向上

SOPには各工程の作業内容や手順が明確に定義されているため、従業員は常に一定の品質で作業を行えるようになり、業務品質の向上が期待できます。

特に製造業の場合、品質管理のためのチェックリストや数値的な基準が記載されているため、従業員は品質管理の観点からも作業を行うことが可能です。業務プロセスの品質が一定に保たれ、品質低下や不具合発生のリスクが軽減できるでしょう。

新人教育の効率化

SOPを整備することにより、新人教育の効率化が期待できます。SOPで詳細な手順を分かりやすく記述することで、OJTなど口頭で教育を行っていた部分を「まずはSOPを見ておいて」と、トレーナーの負担を減らしつつ一定の水準まで業務理解を促すことが可能です。

また、SOPには業務プロセスの背景や目的、実施上の注意点なども記載されているため、SOPを整備することで、作業ミスの発生を未然に防ぐことも期待できます。

SOPのような手順書を活用し、作業者の教育を効果的かつ効率的に行いたい方は以下の記事もご覧いただくと、標準作業を分かりやすく伝えるポイントを詳しくご理解いただけます。

▼関連記事▼
教育に役立つ作業手順書のポイントは?管理監督者が考えるべき標準化教育のあり方

分かりやすいSOPを作成する6ステップ

SOPの作成から展開まで、以下の6ステップがあります。各企業ごとで適した進め方は異なるため、参考の1つとしてご覧ください。

  1. SOPを作る業務/作業を決める
  2. SOPの目的/使う場面を明確にする
  3. SOPのテンプレートやフォーマットを決める
  4. 各手順ごとに内容を盛り込んでいく
  5. 一部の現場で試す
  6. 組織全体へ展開する


後述の「【見本付き】現場で形骸化しないSOPを作るコツやポイント」とセットで進めていただくことで、分かりやすく作業者に伝わりやすいSOPを作成することが可能です。

SOPを作る業務/作業を決める

まずは、どの業務や作業にSOPを導入するのかを決めます。例えば、顧客対応や品質管理、製造工程など、組織内で重要な役割を担っている業務や作業が候補になります。

SOPを作る業務や作業を決める際には、効率的かつ安全に作業を行うために必要な手順を明確にすることが大切です。

SOPの目的/使う場面を明確にする

次に、SOPの目的や使う場面を明確にします。SOPの目的は、業務や作業の手順を標準化することで、効率的かつ安全な作業を行うことです。また、SOPを使う場面は、誰でも簡単に手順を確認できるようにするためです。

5W1Hの形(いつ/どこで/誰が/何を/なぜ/どのように)の視点で実際のSOP運用シーンを整理することで、必要な項目や内容に目星が付けやすくなります。SOPは、トレーニング用の教材としても役立つので、SOPを利用して付随的な効果も得られるでしょう。

SOPのテンプレートやフォーマットを決める

SOPのテンプレートやフォーマットを決めることは、SOPのわかりやすさや使いやすさに大きく関わってきます。例えば、手順書の最初に目次をつけることで、手順の流れを把握しやすくなるでしょう。また、見出しの大きさや色を統一することで、読みやすくなります

また、SOPを記述するフォーマットも統一することで、作成者が異なっても同じルールで作成されるため、一貫性が保たれます。具体的な形式例としては、以下の3つの形式があります。

  • フローチャート形式:手順を図や図表で表現する
  • テーブル形式:表形式で手順を示す
  • プロセスマップ形式:手順を段階的に示して関連する情報を追加していく

 

後述する「【無料DL可能】SOP(標準作業手順書)のテンプレート/フォーマット」で、テンプレートをダウンロードできます。テンプレートを活用して効率的にSOPを作りたい方は、ぜひご覧ください。

各手順ごとに内容を盛り込んでいく

SOPの本体である各手順について、具体的な内容を盛り込んでいくことが必要です。手順ごとに細かく分け、作業者が理解しやすいように説明することが重要です。

また、作業者が実際に作業を行う上で必要となる情報や注意点、必要な機材・道具なども含め、できるだけ詳細に記述することが望ましいといえます。そのほか、手順ごとにチェック項目を記載することで、作業の確実性を高めることが可能です。

一部の現場で試す

SOPの作成が完了したら、一部の現場で実際に試してみることが必要です。現場で試すことで、実際の作業現場での適用性や不足点などを把握できます。

結果をフィードバックとして取り入れ、必要に応じて改善を行い、最終的なSOPの作成が可能になります。

組織全体へ展開する

SOPの全体像を把握しているスタッフに対して、SOPの導入について説明を行い、質問や疑問点に回答します。この段階で、SOPに関する情報の共有を行い、スタッフ全員がSOPを理解することが重要です。また、スタッフのフィードバックを受けることでSOPを改善できるでしょう。

次に、SOPの遵守を徹底するために、スタッフにトレーニングを行います。トレーニングの方法としては、SOPを読んで理解するだけではなく、実際に手順を実践する練習をすることが重要です。

最終段階では、トレーニングを受けたスタッフの理解度や実行能力を確認することも必要です。

【無料DL可能】SOP(標準作業手順書)のテンプレート/フォーマット

【無料DL可能】SOP(標準作業手順書)のテンプレートフォーマット-1

製造現場で使用するSOP(標準作業手順書)のテンプレートをExcel/Word形式で多数ご用意しました。以下のフォームからDLし、ぜひこの機会にテンプレートをご活用ください。

<ダウンロードできるExcel/Wordテンプレート一覧>

  • 製造工程の作業用(1作業ごとに作業方法、写真や図、注意事項を記入するタイプ)
  • 製造工程の作業用(1枚に作業全部を記入するタイプ)
  • 建設現場における安全管理用
  • 業務の標準化用(品質管理および事務作業)


▼テンプレートDLフォーム▼


テンプレートと併せて、以下からご覧いただける「作業手順書のポイント」もぜひ参考にしてください。「伝わりにくい高度なカンコツを手順書に落とし込むコツ」などがわかる内容となっていますので、手順書作成の教科書としてご活用いただけますと幸いです。

 

アンケート調査から見る【SOP作成~運用の課題】

ここまでご覧いただいた方の中には、既にSOPを作成し運用している方がいらっしゃるのではないでしょうか。既に活用している方の中には『SOPは重要だが、更新がされず現場で形骸化している…』という方もいらっしゃると思います。

私たちが運営するWebメディア「
現場改善ラボ」で、製造業に従事する318名の会員の方へ【作業手順書の形骸化に関する実態調査】を行ったところ、手順書が重要であるにも関わらず活用できていない実態が明らかになりました。

▼作業手順書はどの程度重要だと考えますか?▼
作業手順書はどの程度重要だと考えますか?
▼作業手順書が形骸化していると感じたことはありますか?▼
作業手順書が形骸化していると感じたことがはありますか?


上記の結果から分かるように、
96%の方が手順書は「重要」「やや重要」と考える一方で、90%の方の現場で「形骸化」していることから、SOPのような手順書を効果的に活用しきれていない現状が伺えます。

ではなぜ手順書が形骸化してしまっているのでしょうか?その背景として、以下の内容が挙げられています。

  • 作業手順書を更新する時間がない:172件
  • 作業手順書が現場の実態と合っていない:136件
  • 作業手順書が分かりづらい:113件
  • 作業手順書を守るという風土がない:111件
  • 作業手順書の管理が難しい:108件
  • 上層部や経営者が作業手順書の重要性を理解していない:67件
  • 作業者が作業手順書の存在を知らない:29件


これらの中でも特に選択されているものが、SOPを現場で活用する際に課題となりやすいボトルネックと考えられます。
作成時点からこれらのボトルネックを意識して作成することで、形骸化しないSOPを活用することができ、効果を教授することができるでしょう。

現場で形骸化しないSOPを作るポイントやコツ

アンケート調査から見る【SOP作成~運用の課題】」でお分かりいただいたように、手順書が形骸化する背景を踏まえると、以下のようなSOPは現場で使われない悪いSOPの例となります。

<悪いSOPの例>

  • 文字量が多い/難しい用語で作られているSOP
  • 現場の実態が反映されていない未更新のSOP
  • 標準(ルール)が抽象的なSOP

 

形骸化を防ぎ、現場で使われるSOPを整備するためには「標準や手順がシンプルで表現も分かりやすいSOP」を作ることがポイントです。そこでこのようなSOPを作るために必要なコツを4つご紹介します。

  • 前提となる標準(ルール)を見直しする
  • 定期的に中身を更新する
  • わかりやすい言葉を用いる
  • 文章だけで説明しようとしない


カンコツ作業のような暗黙知を手順書に落とし込む場合、他にも必要なコツやポイントがあります。その視点については以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

▼関連記事▼
カンコツを標準化する作業手順書のポイント【暗黙知を伝える方法やオススメ手段は?】

前提となる標準(ルール)を見直しする

SOPでは作業手順を流れに沿って記載することは勿論、動き方や基準値などルールを具体的に分かりやすくできないか確認しましょう。

例えばロール台車の運び方を伝える場合、単に「移動時は必ず一段開いてください」とだけ記載されていると、なぜ開かないといけないのか?どこの段を開けばいいのか?背景や対象作業の内容は伝わりません。曖昧な部分があると、そこが将来的な手順不遵守などトラブルの原因となります。

標準や守るべき理由を具体的にする


そのため「閉めて運ぶとロールが倒れてケガをします。移動時には必ずロール台車の一番下の段を開いてください」といったように、
標準(ルール)を具体的にできないか見直しを図り、守らないと何が起きるのか?誰にでもイメージできるようにすることがコツです。

定期的に内容を更新する

SOPの見直しタイミングとして、手順不遵守による品質不良やケガ発生など、重要度や緊急性が高い問題が発生した際に行うことが鉄則です。まずは問題箇所の記載があるか確認をしましょう。記載があるにも関わらず問題が発生した場合、SOPの内容や表現方法に不備や欠陥があるので改善が必要です。

▼SOP更新の流れと例▼

SOP更新の流れと例


一方で、重要度や緊急性が低い改善点は「今度でいいか」と、更新の優先度として後回しになりやすいでしょう。
細かい改善点が複数蓄積し、手順書へ反映されずに放置されると『現場の実情と手順書の大きな乖離』という形で問題が顕在化します。顕在化する頃には現場作業者の気持ちとして「SOPは役に立たない」という状態になってしまいSOPが形骸化してしまいます。

このような状態を未然に防ぐために、大きな問題が起きていないとしても【3か月に1回】【半年に1回】など、定期的にSOPの内容を見直して更新するようにしましょう。内容だけでなく、表現方法もより分かりやすい言葉選び/フォーマットはないか?考えるきっかけになり、徐々にシンプルで分かりやすいSOPへ近づきます。

手順書の見直しタイミングや具体的な改訂方法を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
作業手順書の見直しタイミングは?改訂手順や見直さないリスクを解説

わかりやすい言葉を用いる

SOPは、現場作業者全員が標準作業を理解し、作業手順通りに業務を進めるためにあります。そのためSOPは、配属したての新人であっても理解できる状態を目指しましょう。

SOPを作成するのは、該当作業を知る熟練者であるケースが多いと思います。業務に慣れている方が作る場合、専門用語や社内用語を使用してSOPを記述してしまう場合があります。

SOPを見た作業者が言葉の意味合いを理解できない場合【直接聞いた方が早い⇒口頭ベースで内容がバラつく⇒手順不遵守が起きる】という負のサイクルを繰り返すだけでなく、教育者のフォロー工数も発生してしまいます

SOPをわかりやすく言葉で表現することで理解しやすくなるのは勿論、結果的に教育担当の作業者がフォローする工数も減り教育負荷が減るという効果につながります。

文章だけで説明しようとしない

基本的にSOP=紙/Excelベースの文書であるケースは多く、文章を中心に作成することが多いのではないでしょうか。しかし高度な作業や複雑な作業であればあるほど、文字で伝えるべき情報量が多くなり結果的に文章がわかりにくくなってしまいます。この場合、わかりやすい言葉/単語を用いても限界があります。

そのためヒト/モノ/機械の動きといった、文字化すると文章量が膨れ上がるノウハウは『動画』を活用し、視覚的に見ればわかる状態にすることがオススメです。実際、動きをわかりやすく伝える手段として製造業や物流業、小売業など幅広い領域で、動画マニュアルが注目を集め活用され始めています。

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動画マニュアルが注目を集めている背景については、別記事内「動画マニュアルの導入が進む背景とおすすめの業界や会社」で詳しく解説しています。SOPの動画化がオススメな理由について、より詳しく知りたい方は次の章をご覧ください。

SOPを分かりやすくするには『動画化』がオススメ

SOP作成のポイントやコツでご紹介した通り、SOPに落とし込むような動きが伴うノウハウは『動画』で伝えることがオススメです。SOPの動画化は「わかりやすさ」という点で行うのは勿論、製造現場のペーパーレス化推進を目的に行われているケースもあります。

▼関連記事▼
事例から学ぶ作業手順書のペーパーレス化!目的・タイプ別のツール選定法

動画と聞くと『編集が難しいのでは…?』と感じるかもしれませんが、私たちがご提供する動画マニュアル作成ツール「tebiki」は誰でも直感的に動画作成が可能です。実際、編集初心者の方でもtebikiによるSOPの動画化で、従来の手順書より作成工数が1/3まで削減している事例があります

SOP作成には「動画」が効果的かつ効率的

ここまでご紹介したように、SOPをわかりやすく誰にでも伝わるように作成するには、手順の詳細な説明や、作業中のポイントなどを細かく記載する必要があります。

そのため多大な作成工数が発生するだけでなく、作成者によるSOPそのものの品質がバラつきやすくなるのは否めません。また文字/写真ベースのSOPでは、作業者も動作が伴う内容を三次元的に理解することが難しいです。

そこで「動画」をSOPに使用することで、作業の流れや手順の詳細を視覚的に理解しやすくなり、その分かりやすさから現場でSOPが活用されて結果的に業務標準化につながります。また、動画を作成することで、必要な情報だけを抽出し、冗長な情報の削減が可能です。

そのため、作業者がSOPを見るときの情報の取捨選択が容易になり、教育効率が向上するというメリットにつながります。

より具体的な動画マニュアルの概要や効果、作り方を知りたい方は別記事「失敗しない動画マニュアルを誰でも簡単に作成する6つのポイント、作成手順や活用事例集」か、以下の参考資料をご覧ください。


動画化でSOP作成工数を紙の1/3にした企業事例

動画を活用することで、SOPの本来の目的や効果を最大限引き出せるようになることをお伝えしてきました。一方で、動画編集に対して抵抗感や難しさを感じている方もいらっしゃると思います。

結論、この不安は「動画マニュアル作成に特化した編集ツール」を活用することで解決が可能です。今回は、多くの製造現場で活用されているtebikiを使用し、SOPの作成工数を1/3まで大幅に削減した児玉化学工業株式会社の事例をご紹介します。

▼tebiki活用事例:児玉化学工業株式会社▼

インタビュー記事はこちらからご覧ください

 

児玉化学工業株式会社では、tebikiを用いてSOPを動画で作成することにより、SOP作成にかかる時間が従来の1/3程度に短縮されました。また、従来のSOPでは作業者が誤解しやすいとされた部分も、動画による説明によって明確になり、手順不遵守による品質不良を9割削減し作業品質の向上につながりました

SOP作成において動画を活用することで、効率化につながるだけでなく、作業者の理解度や作業品質の向上にもつながることが期待できるでしょう。企業がSOP作成に取り組む際には、ぜひ動画作成の導入を検討してみることをオススメします。

より多くの動画活用事例とサンプルを見たい方は、別記事の【業界別】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介!参考ポイントや作り方も解説をご覧いただくか、活用例を1冊にギュッと凝縮した以下の動画マニュアル「tebiki」活用事例集をご覧ください。

 

まとめ

SOPとは標準作業手順書(Standard Operating Procedures)のことで、業務の手順を統一化して作業結果や品質のばらつきを防ぐためのマニュアルです。作業手順を文章やフローチャートなどで詳細に示し、正しい手順を従業員に徹底させることが目的です。

<SOP作成のメリット>

  • 業務プロセスの効率化
  • 業務品質の向上
  • 新人教育の効率化


<SOP作成のポイント>

  • 現場の実態を反映した標準を設定
  • わかりやすい言葉で手順を記載
  • 動画を活用して視覚的に伝える
  • 定期的に内容を更新


動画によるSOP作成は作業効率を高め、業務負荷を減らし、作業品質を高めることが可能です。「tebiki」では、SOPを作成する際、作業内容をスマートフォンやタブレットで撮影し、tebikiのクラウドに保管可能です。また、音声認識システムにより動画撮影時の音声が自動的に字幕になるので、動画編集知識がない人でも簡単に動画を作成できます。

動画マニュアル「tebiki」の詳しい機能は、以下より概要をまとめた資料をご覧ください。

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