事例から学ぶ作業手順書のペーパーレス化！目的・タイプ別のツール選定法

「ペーパーレス化」とは、紙の作業手順書やマニュアルを電子化し、紙をなくすことを指します。

DXの推進やSDGsのニーズが高まっている現在、ペーパーレス化は企業が取り組むべき重要な課題の1つですが、紙文化が根付いている企業も多いことから、以下のようにお考えの方も多いのではないでしょうか。

• 「ペーパーレス化を実現して業務効率化と時間の節約をしたい！」
• 「ペーパーレス化でコスト削減をするためにおすすめのツールについて知りたい」
• 「DXの一環としてペーパーレス化を進めたいが方法がわからない」

 

そこでこの記事では、ペーパーレス化に成功した企業の事例を紹介します。加えてペーパーレス化の意義やメリット／デメリット、目的別のツール選定ポイント、実際に利用されるツールについても詳しく解説します。自社や現場に合ったペーパーレス化の導入に役立つ情報が満載ですのでぜひ参考にしてみてください。

また、マニュアルや作業手順書をペーパーレス化する手段として、動画化にも注目が集まっています。動画マニュアルの具体的な効果やメリット、取り組み事例を知りたい方は、動画マニュアル「tebiki」を活用した事例集も併せてご覧ください。

 

マニュアル／作業手順書のペーパーレス化における成功事例

「ペーパーレス化」とは、紙の作業手順書やマニュアルをデータ化し活用することを意味します。紙の削減にも貢献できるペーパーレス化ですが、製造業では重要なマニュアルや作業手順書などを紙で保管・運用している場合が多く、ペーパーレス化になかなか踏み切れていない企業も多いのではないでしょうか。

そこで、ペーパーレス化の成功事例として以下の3社を紹介します。

• 株式会社ネクスコ・メンテナンス関東様
• 曽我製作所株式会社様
• アサヒ飲料株式会社様

「ペーパーレス化がなかなか進まない…」と悩んでいる方は参考にしてみてください。

 

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東様

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東は、東日本高速道路株式会社（NEXCO東日本）のグループ会社で、関東地方の高速道路の維持修繕を主な業務としています。株式会社ネクスコ・メンテナンス関東の業務は、小補修作業、事故復旧作業、植栽作業など多岐にわたり、関東圏に14の事業所を構えています。

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東ではペーパーレス化を検討する前、作業手順書や光通信ケーブル埋設図面など、現場で必要とされる大量の紙資料の管理と運用の問題を抱えていました。資料は重く分厚いファイルにまとめられているため現場に持ち運ぶのが面倒であり、複数持参することもむずかしいため多くの人が同時にマニュアルを使用できないという問題があったといいます。

そこで資料のペーパーレス化を実現するため、ネクスコ・メンテナンス関東は、ペーパーレスシステムを導入しました。約300名の社員と協力会社に約500台のiPadが配布され、紙で用意していた資料はすべてデジタル化されました。

結果として、会議の効率化だけでなく、日常の業務における打ち合わせの準備も大幅に簡素化されたとのこと。特に、作業手順書や図面などの大きな資料をデジタル化することで現場でのアクセスが容易になり、資料の共有もスムーズに行えるようになりました。

株式会社ネクスコ・メンテナンス関東のペーパーレス化の最大の成果は、6か月で約20万枚の紙の削減を達成したことです。単に紙の使用量を減らすだけでなく、業務の効率化、コスト削減、環境への配慮という複数の面での利点をもたらしました。

参考元：【ネクスコ・メンテナンス関東】作業手順書や図面、会議資料までiPadひとつで、あらゆる資料を閲覧可能に

 

曽我製作所株式会社様

曽我製作所株式会社は、自動車部品製造及び板金加工を行う企業で、大手自動車メーカーのフレーム部品を製造する主要顧客を持つ板金加工会社です。曽我製作所株式会社は「人の力に頼らずNC（数値制御）化をする」という経営方針のもと、最新の設備投資とデジタル化の仕組みを独自に構築し、高い付加価値のあるモノづくりを実現しています。

曽我製作所株式会社は、デジタル化によって効率的な業務形態を実現しましたが、以前は「紙業務」による非効率な業務形態に大きな課題を抱えていました。紙の山から図面や作業要領書を探す作業、経験の少ない新人がベテラン職人に何度も質問する状況、作業者が変わると生産効率が大きく異なるといった問題がありました。

曽我製作所株式会社は課題を解決するため、料理レシピ検索アプリ「クックパッド」から着想を得て、製造業版クックパッドの実現に着手しました。

その結果、品番や加工部材名を入力するだけで必要な材料や加工方法が簡単に検索、閲覧できるシステムを構築し、作業の理解度のバラつきに関わらず均一な作業が可能となりました。

参考元：製造現場における紙の作業要領書をアイディアだけでデジタル化：株式会社曽我製作所

 

アサヒ飲料株式会社様

アサヒ飲料株式会社は、飲料の製造販売を行う大手企業で、従業員数は約3,300名にのぼります。アサヒ飲料株式会社は高品質で安全な商品の提供を目指し、人材育成にも力を入れています。

アサヒ飲料株式会社では、1つの工程に対する手順書作成に数日単位の時間がかかり、新人受け入れ時にはOJTに半日以上を費やし、定常業務に影響が出ていました。また、教育者による教え方の差により、新人の理解度にバラつきが生じていました。

アサヒ飲料株式会社は課題を解決するため、動画マニュアルのtebikiを導入しました。tebikiの導入により、手順書作成工数を3分の1まで減少、OJTに割く時間も多くても1日2時間まで減少させることに成功しています。他にも、文字では伝えられない熟練者の暗黙知を視覚的に伝えることが可能になったというメリットもありました。

製造業において、特に飲料製造のような精密な作業を行う場合、動画マニュアルは非常に有効です。動画による指導は、文字や口頭説明だけでは伝わりにくい細かな作業手順やコツを視覚的に伝えられ、新人や未熟練者でも迅速に作業を習得できるからです。

アサヒ飲料株式会社のより詳細な動画マニュアル取り組み事例は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

参考元：OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化

tebikiの導入事例について詳しく知りたい方は、導入事例集も参考にしてみてください。

改めて考えるべきペーパーレス化の意味

ペーパーレス化は、単に紙の手順書をデジタル化すること以上の意味を持ちます。なぜなら、ペーパーレス化は業務プロセスのデジタル化、すなわち業務の効率化と削減化を目指すものだからです。

製造業におけるペーパーレス化は作業の標準化、エラーの削減、迅速な情報共有を実現し、生産性向上に影響します。例えば、製造現場で作業手順書をデジタル化する際、単に紙の内容を電子ファイルに変換するだけでなく、作業の流れを見直し、より効率的な方法を模索する必要があります。

結果として、作業員は必要な情報を迅速に入手し、作業の精度を高めることが見込めます。また、デジタル化された手順書は更新が容易であり、常に最新の情報を提供することも可能です。

さらにペーパーレス化は、製造業における品質管理やトレーサビリティの向上に関係します。デジタル化された記録はデータの検索や分析が容易であり、品質管理のプロセスをより効率的かつ効果的に行えるようになります。製品の品質向上や不具合の早期発見が可能となり、製造業の競争力を高めることにつながります。

以降はペーパーレス化について「目的別」「タイプ別」の観点からみるツール選定のポイントを解説します。

ペーパーレス化の目的やマニュアル／手順書タイプ別に考えるツール選定のポイント

「ペーパーレス化を実現したい…」と思っても、導入に際してどんなツールが自社に合っているかを判断することは難しく、ツールの選定に悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。そこで、「目的別」と「タイプ別」に分けて、ツール選定のポイントを解説します。

「何を・どんな目的で」ペーパーレス化したいのかを洗い出し、効果を最大化できる最適なツールを見つけてみましょう。

 

ペーパーレス化の「目的」別に考えるポイント

まずは目的別にペーパーレス化を考えるポイントを解説します。ペーパーレス化の目的は主に以下の4つが挙げられます。

• 誰でも簡単に作成できて更新の負担を減らしたい
• 膨大になった手順書を効率的に管理したい
• 文字や画像では伝えきれないカン・コツを見える化したい
• 外国人スタッフの教育に活用したい

 

誰でも簡単に作成できて更新の負担を減らしたい

ペーパーレス化の目的の1つは、マニュアルや手順書の作成と更新の負担を減らすことです。製造業では作業手順や品質基準が頻繁に更新されるため、紙ベースのマニュアルでは迅速な情報更新が困難であり、作業の効率性や正確性に影響を与えます。

一方で、ペーパーレス化されたマニュアルは更新が容易で、すぐに全従業員に共有することが可能です。結果として、最新の情報に基づいた作業が行えるようになることで品質の維持や向上が期待できます。

例えば、紙の手順書を使っている現場では、新しい機械の導入や作業プロセスの改善に伴い手順書の内容を頻繁に更新するとなるとかなりの工数を要しますが、電子マニュアルならテキストや画像、動画を簡単に追加・編集できるため、現場の従業員もリアルタイムで最新の情報を確認することができます。

また、電子マニュアルは検索機能が優れているため必要な情報を迅速に見つけることができ、作業効率の向上が見込めます。さらに、紙の印刷や配布にかかるコストと時間の削減も可能です。

特に複数の工場や拠点を持つ製造業においては更新されたマニュアルを即座に全拠点で共有でき、一貫した作業基準の適用と品質管理が望めるため、製造業にとって大きなメリットといえます。

膨大になった手順書を効率的に管理したい

ペーパーレス化の重要な目的の1つは、膨大な量の手順書を効率的に管理することです。

製造現場では多種多様な作業手順が存在しているため、紙のマニュアルで管理すると更新の手間が増えるだけではなく、情報の検索や共有が困難になります。特に、新しい技術の導入やプロセスの変更が頻繁に行われる現代の製造業では、手順書の迅速な更新と正確な情報共有が業務の効率化と品質維持に不可欠です。

一方で、ペーパーレス化された手順書は更新が容易で、必要な情報を迅速に検索し共有することが可能です。ペーパーレス化された手順書の活用により、製造現場の従業員は常に最新の手順に基づいて作業を行え、品質の一貫性と安全性が保たれます。また、電子マニュアルは容易にバックアップを作成でき、紛失や破損のリスクを低減できるというメリットもあります。

製造業では、特定の製品や部品に関連する手順書が多数存在することが一般的です。手順書をペーパーレス化することで、カテゴリーやキーワードに基づいて効率的に整理・分類することが可能になります。例えば、特定の機械の操作手順や安全基準に関するマニュアルを簡単に検索し、必要な情報をすぐに手に入れられます。

文字や画像では伝えきれないカン・コツを見える化したい

紙の手順書を動画化することもペーパーレス化の手段の1つです。動画を活用したペーパーレス化の重要な目的の1つは、文字や画像だけでは伝えきれない作業のカンやコツを動画を通じて見える化することです。

製造現場では、機械の操作方法や細かい作業手順など、言葉や静止画像だけでは伝わりにくい情報が多く存在します。動画による手順書やマニュアルは、カンやコツの情報を直感的かつ詳細に伝えられるため、作業者の理解を深めるのに非常に効果的です。

例えば、新しい機械の操作方法や特定の技術的な作業を行う際に動画を使うことで、実際の動きや手順をリアルタイムで示すことができます。結果として、作業者は正確な操作方法を素早く習得し、生産性の向上や品質の安定化を図ることが可能になります。また、動画マニュアル「tebiki」のような字幕機能を使うことで異なる言語を話す作業者にも情報を伝えられるため、多言語対応の製造現場でも有効です。

さらに、製造業では同じ品質の製品を一貫して生産するために、作業の標準化が求められます。動画マニュアルを活用することで、作業の細かいポイントや注意点を明確に伝えられ、作業の均一性を保つことが可能になります。

 

外国人スタッフの教育に活用したい

ペーパーレス化の目的の1つは、外国人スタッフの教育に活用することです。

多国籍な従業員が増えている現代の製造業界では、言語の壁を越えて効果的に情報を伝達する必要がありますが、紙の手順書では言語ごとに手順書を用意する必要があるため、作成に工数がかかり整備が追いつかないまま業務に従事してしまうことや、不正確な翻訳のため意図や手順が正しく伝わらないことでミスやヒヤリハットのリスクが高まります。

外国人スタッフに対しても、作業手順や安全基準を正確に理解してもらうことは、作業の効率化と安全性の確保に直結します。例えば、製造ラインで働く外国人スタッフに対して、言語の違いによる誤解を避けるためには、視覚的にわかりやすい動画マニュアルや多言語対応の電子マニュアルが非常に有効です。

動画マニュアルは実際の作業の様子を映像で示せるため、言語に依存しない理解の助けになります。また、字幕や音声の多言語対応機能を持つマニュアルツールを使用することで、異なる言語を話すスタッフにも同じ情報を伝えることが可能です。

さらに、多言語対応の電子マニュアルは、外国人スタッフが自国の言語で学習できるため、教育の効果を高めることが期待できます。結果として、新しいスタッフの研修期間の短縮や、作業ミスの減少にもつながります。

動画マニュアルについての詳しい解説は下記の記事を参考にしてみてください。

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動画マニュアルソフトの徹底比較 | 導入費用や使いやすさなど特長を詳しくご説明

 

マニュアル／手順書の「タイプ」別に考えるポイント

次にタイプ別にペーパーレス化を考えるポイントを解説します。ペーパーレス化のタイプは主に以下の3つが挙げられます。

• 業務標準化を目的とした手順書
• システムや機械などの操作手順書・取扱説明書
• OJTで利用される現場向けの教育マニュアル

 

業務標準化を目的とした手順書

業務標準化を目的とした手順書の作成には、専門知識や専門機材が不要で、スマホやタブレットを使用して現場スタッフでも簡単に作成できるツールの選定が重要です。製造業では、作業手順の正確な伝達と一貫性が品質管理と生産効率の向上に直結するからです。

手順書が簡単に作成・更新できることで、現場の変化に迅速に対応し、作業の標準化を図ることが可能になります。例えば、製造ラインでの新しい機械の操作方法や改善された作業を現場スタッフが直接スマホやタブレットを使用して動画で記録し、その場で手順書を作成することが可能です。

作業手順の更新が迅速に行われ、全スタッフが最新の手順に基づいて作業を行えます。また、動画や画像を用いることで、文字だけでは伝わりにくい細かな作業のポイントや注意事項を視覚的に示せるため、作業者の理解を深めることも期待できます。

さらに、手順書が簡単に作成できることで現場スタッフが自ら改善提案を行いやすくなり、現場からのフィードバックを活かした継続的な改善が促される効果もあります。

 

システムや機械などの操作手順書・取扱説明書

製造業において、システムや機械の作業手順書は特に重要な文書です。作業手順書は機械やシステムの正確な操作方法を伝えるためのものであり、誤った操作が生産効率の低下や安全上の問題を引き起こす可能性があります。動画や字幕機能があるマニュアルツールは、複雑な操作を視覚的にわかりやすく伝えるのに非常に効果的です。

製造現場で新しい製造機械の操作方法を学ぶ場合、テキストや静止画像だけの説明では実際に操作をしているイメージが持ちづらく、理解が難しい場合があります。しかし、動画を用いることで実際の操作の流れや注意点をリアルタイムで示せるため、作業者がより迅速かつ正確に操作方法を習得することが望めます。

また、字幕機能を備えた動画マニュアルは、異なる言語を話す作業者に対しても、同じ情報を効果的に伝えることが可能です。さらに、トラブル対応やメンテナンス手順など、状況に応じて柔軟かつ正確な対応が求められる場合、ケースごとに検索可能な動画マニュアルは非常に有用です。動画マニュアルにより、特定の問題や状況に対する対応方法を迅速に検索し、視覚的に理解できます。

結果として、作業者はトラブル発生時にも迅速かつ適切な対応を行えるようになり、生産ラインのダウンタイムを最小限に抑えることが可能になります。

OJTで利用される現場向けの教育マニュアル

OJT（On-the-Job Training）で利用される現場向けの教育マニュアルの作成には、習熟度の管理ができ、いつでもどこでも反復学習が可能なツールが求められます。製造業の現場では新しい技術やプロセスの迅速な習得が必要であり、従業員の習熟度に応じた柔軟な教育が重要です。

しかし、人によって教え方が異なることで教育のムラが発生してしまうため、標準化された教育を行うことが品質の均一性と効率的なスキル習得につながります。

製造現場における例として、製造ラインでの新しい機械操作や安全基準の教育において動画マニュアルを活用することで、作業の正確な手順や注意点を視覚的に示すことができます。従業員は自分のペースで何度も動画を見返し、作業の要点を理解しやすくなります。

また、動画マニュアルには進捗管理機能を備えることで、従業員の学習状況を把握し、個々の習熟度に合わせた追加指導やサポートを行うことが可能になります。OJTのメリットとデメリット、OJTの教育コストの計算方法について詳しく知りたい方は下記の記事を参考にしてみてください。

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OJT研修とマニュアル教育の違い：「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か

マニュアル／作業手順書をペーパーレス化するメリット・デメリット

マニュアルや作業手順書をペーパーレス化することには、いくつかのメリットとデメリットがあります。ここではメリットとデメリットについて深く掘り下げていきます。

 

メリット

メリットとしては主に、以下の7つが挙げられます。

• 業務効率化と生産性向上
• 改訂や更新の工数削減
• スピーディーな情報共有が可能
• 作業手順書探しの手間が省ける
• コストの削減
• 情報セキュリティやコンプライアンスの強化
• SDGs環境保全への取り組み

 

業務効率化と生産性向上

ペーパーレス化により、製造業の業務効率と生産性が向上します。デジタルのマニュアルは迅速な情報アクセスを可能にするだけでなく、共有も容易なことから属人化を防ぎ、作業の標準化を促進します。

結果として、作業者間の品質のばらつきが減少し、全体の生産効率が向上します。特に複雑な作業手順において、一貫した品質を維持することが可能になります。

 

改訂や更新の工数削減

デジタルのマニュアルは、紙のマニュアルと比較して改訂や更新が容易で、工数を大幅に削減できます。オンラインでの更新は即時に全スタッフに反映され、再印刷や再配布の必要がないため、時間とコストの節約につながります。結果として、常に最新の情報を現場に提供することが可能です。

 

スピーディーな情報共有が可能

ペーパーレス化により、情報共有がスピーディーになります。デジタル化されたマニュアルはクラウド経由で瞬時に共有できるため、迅速な意思決定と作業実施が可能になります。結果として、製造現場での迅速な問題解決や改善活動が実現します。

 

作業手順書探しの手間が省ける

デジタルマニュアルは検索機能を備えているため、複数のマニュアルの中から必要な情報を素早く見つけることができ、作業手順書を探す手間が省けます。結果として、製造現場での作業効率が向上し、生産性の向上につながります。

 

コストの削減

ペーパーレス化は、紙や印刷にかかるコストの削減につながります。製造業における運営コストの削減に貢献し、経済的な効率化も実現可能です。長期的には、資源の節約にもつながります。

情報セキュリティやコンプライアンスの強化デジタルのマニュアルはアクセス権限の管理や履歴追跡ができるため、情報セキュリティやコンプライアンスの強化に関係します。重要な業務情報の漏洩やマニュアル紛失のリスクを減らし、安全な情報管理を実現します。

 

SDGs環境保全への取り組み

ペーパーレス化は、紙の使用量を減らし、環境保全につながります。SDGsへの取り組みとしても重要であり、企業の社会的責任を果たす一環となります。環境への影響を減らすことは、持続可能な製造業の実現に不可欠です。

 

デメリット

デメリットとしては主に以下の3つが挙げられます。

• システム障害や端末、通信環境の影響を受ける可能性がある
• 現場定着までに時間やコストがかかる
• 利用者のITリテラシーによる部分がある

 

システム障害や端末、通信環境の影響を受ける可能性がある

ペーパーレス化されたマニュアルは、システム障害や端末の故障、不安定な通信環境の影響を受ける可能性があります。製造業では、特に生産ラインが稼働している間にシステム障害の問題が発生すると、作業の遅延や停止につながる可能性があります。

 

現場定着までに時間やコストがかかる

ペーパーレス化の導入には、金銭的なコストと時間がかかります。特にオンプレミスシステム（自社でサーバーやネットワーク関連機器を用意し運用する形式）の場合、初期設定やサーバーなどインフラ整備に高額な費用が発生することがあります。また、社内通知の実施や既存の手順書のデジタル化、新システムへの移行作業など時間的なコストもかかります。

製造業ではコストを最小限に抑えるために、手厚い導入支援や実績のあるツール選定が重要です。

 

利用者のITリテラシーに影響される部分がある

ペーパーレス化されたマニュアルの利用には、ある程度のITリテラシーが必要です。なぜなら、全ての従業員がデジタルツールに慣れているわけではなく、特に年配の従業員やITに不慣れな人にとっては、新しいシステムの使用が難しい場合があるからです。

製造業では、専門知識が不要で直感的に操作できるユーザーフレンドリーなツールの選定が重要です。

 

ペーパーレス化で利用される6つのツール

ペーパーレス化で利用されるツールとして、代表的なものを6つご紹介します。

• PDFなどによる電子文書化
• オンラインストレージ
• スキャニングサービス
• 文書管理システム
• OCRツール
• 動画マニュアル作成ソフト「tebiki」

 

PDFなどによる電子文書化

PDFによる電子文書化は、製造業におけるマニュアルや手順書のペーパーレス化に広く利用されています。PDFフォーマットは汎用性が高く、多くのデバイスで容易に閲覧できるため、情報の共有をスムーズに行うことが可能です。また、紙の文書と比較して容易に配布・共有でき、更新も迅速に行えます。

 

オンラインストレージ

オンラインストレージは、製造業においてマニュアルや手順書を安全に保存し、必要な時にどこからでもアクセスできるようにするために重要です。クラウドベースのストレージは物理的なスペースを取らず、遠隔地からでもアクセス可能で、情報共有が容易になります。

 

スキャニングサービス

スキャニングサービスは、既存の紙の文書をデジタル化する際に有効です。大量の紙文書を効率的にデジタル化でき、情報の検索性とアクセス性を向上させることが可能です。結果として、製造業における情報管理の効率化が図れます。

 

文書管理システム

文書管理システムは、製造業におけるマニュアルや手順書の管理に不可欠です。文書のバージョン管理、アクセス権限の設定、履歴追跡などが可能で、情報の整理とセキュリティの強化が期待できます。

 

OCRツール

OCR（光学文字認識）ツールは、紙文書をスキャンしてテキストデータに変換する際に使用されます。手書きや印刷された文書をデジタル化し、編集可能な形式で保存できるため、情報の再利用が容易になります。

 

かんたん動画マニュアル作成ソフト「tebiki」

「tebiki」は、動画マニュアル作成に特化したクラウドサービスです。スマートフォンで撮影した動画に自動で字幕を生成し、多言語に対応できるため、製造業における多様な従業員の教育や情報共有に適しています。また、クラウドベースで進捗管理が可能で、教育の効果を最大化することが期待できます。

動画マニュアル「tebiki」についての詳しい説明や、動画マニュアル作成のコツについてまとめた資料を無料でダウンロードできますので、是非ご覧ください。

自社や現場に合ったペーパーレス化を導入するために【まとめ】

マニュアルや作業手順書のペーパーレス化は、業務効率化と生産性向上のために重要です。株式会社ネクスコ・メンテナンス関東、曽我製作所株式会社、アサヒ飲料株式会社などの事例の通り、ペーパーレス化は業務プロセスの改善やコスト削減、情報共有に役立つといえます。

ペーパーレス化の意義は、単なる紙の削減だけではなく、業務のデジタル化による全体的な効率化にあります。誰でも簡単に作成・更新できるシステムの選定や、膨大な手順書の効率的な管理、さらには外国人スタッフの教育への活用など、多くの側面があります。

ペーパーレス化のメリットは多岐にわたりますが、特に注目すべきは業務効率化、コスト削減、情報セキュリティの強化です。一方で、システム障害のリスクや現場定着にかかる時間とコスト、従業員のITリテラシーなどのデメリットも理解し、対策を講じる必要があります。

ペーパーレス化に活用されるツールとしては、PDFの電子文書化、オンラインストレージ、スキャニングサービス、文書管理システム、OCRツール、そして動画マニュアル作成ソフト「tebiki」などがあります。

この記事で紹介した動画マニュアルtebikiの資料は無料でダウンロード可能です。ぜひこの機会にtebikiの資料を無料でダウンロードしてみてください。

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