【事例と方法】作業手順書・作業指示書のペーパーレス化！メリットやツール選定のポイント

かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」を展開する、Tebiki株式会社サポートチームです。

作業手順書や作業指示書を紙で管理しているような職場は、ペーパーレス化によって手順書・指示書の作成や管理工数などの付帯業務を大きく効率化できます。

本記事では、作業手順書のペーパーレス化に成功した企業事例を紹介します。また、ペーパーレス化の手段について、目的別にツール選定のポイント、実際に利用されているツールを詳しく解説します。

作業手順書や作業指示書のペーパーレス化事例

「ペーパーレス化」とは、業務において紙を用いることで生じる弊害や非効率な状態を、紙を無くすことで改善する取り組みです。

作業手順書や作業指示書といった文書に、紙が使用されるケースが多いでしょう。一方で、紙を使用することで、以下のような課題を抱えているケースをよく伺います。

• 作業ノウハウは「動き」で、文字や写真では業務内容を伝えきれない
• 多品種の生産を行うため、手順書・指示書の作成や改訂が追い付かず形骸化している
• 外国人従業員向けに翻訳する工数が追加で必要

上記は一例ですが、紙で運用することで弊害が生じている場合が少なくありません。ここからは作業手順書・作業指示書をペーパーレス化し、業務課題の改善を実現している事例を4社ご紹介します。

株式会社神戸製鋼所様

素材系事業や機械系事業、電力事業など多岐に渡る事業を展開している株式会社神戸製鋼所では、作業手順書を紙で運用する中、以下のような課題を抱えていました。

• 文字や写真では、作業内容やカンコツなどのノウハウが伝わりにくい
• OJTによるカバーも、教育者によって教え方や内容がバラつく
• 現場の作業習熟度に差を生み、製品の出来栄えがバラついてしまった

そこで、作業内容の微妙なニュアンスや動きを正しく伝える手段として「動画マニュアル」を活用しています。同社の場合、管理面の観点から紙の手順書をすべて動画化するのではなく、紙の手順書を一部ペーパーレス化し、動画と融合させる運用方針をとっています。

紙の手順書に「動画」を用いた結果、以下のような改善効果を実感されています。

• 作業手順書の作成工数が、0.5か月～1か月から1~2日に減った
• 指導前に動画を閲覧し、OJTの時間を3割ほど削減した

同社の具体的なペーパーレス化に向けた動き／過程は、以下のインタビュー記事をクリックしてご覧ください。

▼インタビュー記事▼
株式会社神戸製鋼所「動画を活用した現場の人材教育効率化と作業標準化」

アサヒ飲料株式会社

アサヒ飲料株式会社は飲料の製造販売を行う大手企業で、高品質で安全な商品の提供を目指し、人材育成にも力を入れています。同社では、人材育成の一手段として紙の手順書運用に取り組んでいましたが、以下のような課題を抱えていました。

• 一工程の作業手順書作成に数日単位で時間がかかっていた
• 手順変更が口頭／文字ベースの共有で、現場の解釈や理解がバラつく恐れ
• 手順書作成の工数から、頻度が多い業務でもOJTに依存していた

そこで、人材育成／手順書作成の効率化や、「動き」を分かりやすく伝えることを目的に、動画による手順書運用に取り組んでいます。作業手順書を動画でペーパーレス化した結果、以下のような改善効果を実感されています。

• 作業手順書が1本あたり30分で作成できるようになった
• 動画を新人に見せることで受入時のOJTが2時間に短縮し、教育者も定常業務と平行できるように
• 熟練者のカンコツなど、暗黙知を視覚的に確認できるようになった

同社の具体的なペーパーレス化に向けた取り組みは、以下のインタビュー記事をクリックしてご覧ください。

▼インタビュー記事▼
アサヒ飲料株式会社「OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化」

カルビー株式会社

カルビー株式会社は、スナック菓子の製造・販売を手掛ける大手食品メーカーです。同社では、従来の紙ベースの手順書やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）に依存した教育方法に以下のような課題を抱えていました。

• 指導者によって教え方や内容が異なり、新人の理解度に差が生じる
• 一度教わったことを再度質問しづらい雰囲気があり、理解が不十分なまま業務に就いてしまう
• 指導者は自身の業務と並行して新人教育を行うため、時間的・精神的な負担が大きい

このような課題を解決する手段として、手順書による座学・OJTに「動画マニュアル」を用いるPoCを行いました。ペーパーレス化による教育効率の向上を図った結果、以下のような改善効果を実感しています。

• 誰が教えても同じ内容を提供できるようになり、教育品質の標準化を実現
• 新人が自分のペースで何度でも動画を視聴できるため、理解度が向上し、早期の独り立ちが可能に
• 指導者が付きっきりで教える必要が減り、本来の業務に集中できる時間が増加

同社の具体的な動画マニュアル活用の検証と検証結果については、以下のインタビュー記事をご覧ください。

▼インタビュー記事▼
カルビー株式会社「カルビーが目指す製造現場の効率的な多能工化と新人の定着と早期独り立ち」

ASKUL LOGIST株式会社

ASKUL LOGIST株式会社は、事業所向け通販サイト「ASKUL」や個人向け通販サイト「LOHACO」の物流・配送機能を担っています。同社では、紙ベースの手順書やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）による教育に以下のような課題を抱えていました。

• 紙の手順書では動きや注意点が伝わらず、現場で繰り返し教える工数が増大した
• ハンドリフトやパレット搬送など一部の教育は、現場に出向く必要があった
• 多様な従業員が多く、言語やコミュニケーションの壁で教育が十分に伝わらない

このような課題を解決するため、同社は作業手順書やOJTに「動画マニュアル」を活用し、作業手順書のペーパーレス化による人材育成の課題改善を行っています。

• 動きや注意点を視覚的に伝えられるようになり、教育内容の理解度が向上
• 現場で繰り返し教える必要が減り、導入教育の工数が削減
• 多様な従業員にも均質な教育が可能になり、作業品質が向上

ASKUL LOGIST株式会社の作業手順書のペーパーレス化をはじめとする、人材育成面の課題解決の取り組みは以下のインタビュー記事をご覧ください。

▼インタビュー記事▼
ASKUL LOGIST株式会社「多様な人材を抱える現場で『標準化』と『安全教育』が必要だった」

4社の有名企業における事例をご紹介しましたが、作業手順書・作業指示書のペーパーレス化によって、人材育成をはじめとする業務課題の改善につながることがお分かりいただけたと思います。そして、作業手順書・作業指示書のペーパーレス化する手段には「動画マニュアル」がオススメです。

具体的な動画マニュアルの有効性や、実際に企業で使われている動画マニュアルのサンプルは、別紙のガイドブックで詳しく解説しています。以下のリンクをクリックして、参考資料をご覧ください。

＞＞「実際に業務で使われている動画マニュアルのサンプル集」を見てみる

作業手順書や指示書のペーパーレス化には「動画マニュアル」がおすすめ

電子化に動画マニュアルが効果的な理由

作業手順書・作業指示書の電子化には「動画マニュアル」がおすすめです。その理由として以下の4つが挙げられます。

• 文字や写真で表現できない「三次元的な動き」を視覚的に伝えられる
• サーバーやクラウドで一元管理でき、使いたいときにすぐアクセスできる
• 使用ツールによって外国語への翻訳機能が備わっている
• 普段の作業風景を撮影するだけで素材がかんたんに揃う

電子化と聞くと、エクセルやパワーポイントも思い浮かべるかもしれませんが、これらでは上記のようなメリットを引き出すことは難しいです。また、動画と聞くと『編集が難しいのでは？』と感じるかもしれませんが、紙の作業手順書より作成工数が1/3に減った事例もあるので、難しい取り組みではありません。

動画マニュアルを作成する手段も複数ありますが、「誰でもかんたんに作成ができる」ツールを用いることで、作業手順書・作業指示書の作成／改訂を効率化するだけでなく、業務理解度向上による事業面の改善が可能です。

かんたんに動画マニュアルを作成できるツールとして、このあとは「tebiki現場教育」の概要をご紹介します。

かんたんに動画マニュアルが作れるツール

動画編集未経験者でもかんたんに、動画マニュアルを作成できるツールとして、さまざまな現場で活用されているのがtebiki現場教育です。

tebiki現場教育は、動画を軸とした教育課題の改善を目的としたツールで、作業手順書・作業指示書をペーパーレス化する手段としてもご利用いただくことが多いです。

• 編集未経験者でも使えるシンプルな編集画面
• 音声認識による字幕の自動生成機能
• 字幕を100カ国語以上の言語へ自動翻訳可能
• 字幕の読み上げ（多言語にも対応）
• アクセス履歴等がわかるレポート機能
• オリジナルのテストを作成できるテスト機能
• 従業員のスキルを評価・可視化できる機能 など

動画マニュアルの効率的な作成はもちろん、動画を軸として人材育成の改善に有効な周辺機能も取り揃えています。実際に導入いただいている企業からは、『tebikiは単なる動画作成ソフトではなく“社員教育ツール”』という声もいただくほど、現場教育の改善を考慮しているツールです。

ペーパーレス化は「紙を無くすこと」ではなく「紙によって生じている弊害を解決すること」です。tebiki現場教育であれば、作業手順書・作業指示書のペーパーレス化による教育課題の改善が実現可能です。

具体的な機能紹介やプラン、他の活用事例などを知りたい方は、以下のリンクをクリックしてサービス概要資料をご覧ください。

＞＞かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」の概要資料を見てみる

作業手順書／作業指示書をペーパーレス化するメリットとデメリット

作業手順書や作業指示書をペーパーレス化することには、いくつかのメリットとデメリットがあります。ここではメリットとデメリットについて深く掘り下げていきます。

電子化によるメリット

業務効率化と生産性向上

ペーパーレス化により業務効率と生産性が向上します。デジタルのマニュアルは迅速な情報アクセスを可能にするだけでなく、共有も容易なことから属人化を防ぎ、作業の標準化を促進します。

結果として、作業者間の品質のばらつきが減少し、全体の生産効率が向上します。特に複雑な作業手順において、一貫した品質を維持することが可能になります。

改訂や更新の工数削減

電子化された手順書・指示書は、紙と比較して改訂や更新が容易で、工数を大幅に削減できます。

オンラインでの更新は即時に全スタッフに反映され、再印刷や再配布の必要がないため、時間とコストの節約につながります。結果として、常に最新の情報を現場に提供することが可能です。

スピーディーな情報共有が可能

ペーパーレス化により、情報共有がスピーディーになります。

デジタル化されたマニュアルはクラウド経由で瞬時に共有できるため、迅速な意思決定と作業実施が可能になります。結果として、製造現場での迅速な問題解決や改善活動が実現します。

手順書・指示書を探す手間が省ける

電子化をした場合、管理方法にもよりますがフォルダによる階層管理もしくは検索機能によってアクセスすることになります。

複数の手順書の中から必要な情報を素早く見つけることができ、探す手間が省けます。結果として、現場での作業効率が向上し、生産性の向上につながります。

コストの削減やセキュリティの強化に

ペーパーレス化は、紙や印刷にかかるコストの削減につながります。運営コストの削減に貢献し、経済的な効率化も実現可能です。長期的には資源の節約にもつながります。

情報セキュリティやコンプライアンスの強化デジタルのマニュアルはアクセス権限の管理や履歴追跡ができるため、情報セキュリティやコンプライアンスの強化に関係します。重要な業務情報の漏洩やマニュアル紛失のリスクを減らし、安全な情報管理を実現します。

SDGs環境保全への取り組み

ペーパーレス化は、紙の使用量を減らし、環境保全につながります。SDGsへの取り組みとしても重要であり、企業の社会的責任を果たす一環となります。環境への影響を減らすことは、持続可能な製造業の実現に不可欠です。

電子化によるデメリット

システム障害や端末、通信環境の影響を受ける可能性がある

ペーパーレス化された作業手順書は、システム障害や端末の故障、不安定な通信環境の影響を受ける可能性があります。

製造業の場合、生産ラインが稼働している間にシステム障害の問題が発生すると、作業の遅延や停止につながる可能性があります。

現場定着までに時間やコストがかかる

ペーパーレス化の導入には、金銭的なコストと時間がかかります。

特にオンプレミスシステム（自社でサーバーやネットワーク関連機器を用意し運用する形式）の場合、初期設定やサーバーなどインフラ整備に高額な費用が発生することがあります。また、社内通知の実施や既存の手順書のデジタル化、新システムへの移行作業など時間的なコストもかかります。

tebiki現場教育であれば、クラウド型のシステムとなるためこのような構築費用は発生しません。

利用者のITリテラシーに影響される部分がある

ペーパーレス化されたマニュアルの利用には、ある程度のITリテラシーが必要です。なぜなら、全ての従業員がデジタルツールに慣れているわけではなく、特に年配の従業員やITに不慣れな人にとっては、新しいシステムの使用が難しい場合があるからです。

tebiki現場教育であれば、PCやスマホに慣れていない年配の従業員の方でも使用している事例が多くあります。

作業手順書／作業指示書をペーパーレス化する手順

作業手順書・作業指示書をペーパーレス化する際、以下の手順に沿って行うことで、業務課題の解決につながる電子化を実現できる可能性が高まります。

1. 電子化する作業手順書・作業指示書の内容を見直す
2. 見直した内容に沿って電子化するフォーマットに対応させる
3. 電子化した手順書・指示書の管理ルールを明確にする
4. 手順書・指示書を業務で使う仕組みを整える

電子化する作業手順書・作業指示書の内容を見直す

手順書・指示書のフォーマットを変える作業は、少なくない工数を割きます。抜本的な改善対応になるため、そもそも内容が現場の実態に則しているか？確認することをオススメします。

従来、活用されていた手順書・指示書の内容が手順変更時に改訂されておらず、そもそも形骸化しているというケースもお話として伺います。

労力をかけてペーパーレス化しても、内容が異なっていたら実際の業務で使えないので、いきなり電子化するのではなく内容の見直しを最初に行いましょう。

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作業手順書の見直しタイミングは？改訂手順や見直さないリスクを解説

見直した内容に沿って電子化するフォーマットに対応させる

手順書・指示書に盛り込む内容を最新にしたのち、実際に電子化を進めていきます。電子化する方法・フォーマットは後述していますが、私たちのおすすめは「動画マニュアル」です。動画マニュアルで電子化を進める場合は、以下のステップで進めていきましょう。

1. 動画マニュアル化する業務の優先度をつける
2. 動画マニュアルを作成する責任者を決める
3. 動画マニュアルの構成案／台本を作成する
4. 必要な機材を準備する
5. 動画を撮影する
6. 動画を編集する

各ステップの具体的な解説は、以下の記事をクリックしてご覧ください。

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【完全ガイド】動画マニュアルの作成手順と18のコツ！事例やソフト比較、選び方も

電子化した手順書・指示書の管理ルールを明確にする

手順書・指示書は電子化がゴールではありません。実際に使われて、業務改善につなげることがゴールであるため、従業員が「使いたいときにすぐ使える」状態である必要があります。

電子化されたデータが、各個人のPCやスマホなどの端末にバラバラで保管されると探す手間が生じ、本来の目的を達成することはできません。また、将来的な改訂実行時にデータを回収する手間も生じてしまいます。

電子化した手順書・指示書は基本的に、社内サーバーやクラウドなど特定のフォルダに一元管理することをオススメします。一元管理することで探す手間が省けるだけでなく、元となる文書を改訂するだけで職場全体の内容を更新することができます。

tebiki現場教育であれば、プランに関わらず本数無制限でアップロードが可能です。自社サーバーを圧迫することなく、動画による電子化を推進することが可能です。

電子化された手順書・指示書を業務で使う仕組みを整える

作業手順書・作業指示書の電子化は、さまざまなメリットがある一方で、従業員の視点からすると「慣れているものから変えないといけない」という側面があります。

新しいものには少なからず抵抗感が生じるため、いきなり使ってくださいという展開ではなく、使う場面が生じるような業務ルール・仕組みを整えることで抵抗感を徐々に軽減することができます。

tebiki現場教育のように、従業員の閲覧履歴を確認できるレポートが備わっているツールであれば、『業務開始前に○○の手順書を見て』というオペレーションにすることで、ルール化と遵守されているか確認ができます。

強制力が多少生まれてしまうものの、まずは使われることで早期に効果を実感し、その後の運用定着を促すことができます。

作業手順書／作業指示書の電子化で活用される6つの方法

PDFなどによる電子文書化

PDFによる電子文書化はマニュアルや手順書のペーパーレス化に広く利用されています。

PDFフォーマットは汎用性が高く、多くのデバイスで容易に閲覧できるため、情報の共有をスムーズに行うことが可能です。また、紙の文書と比較して容易に配布・共有でき、更新も迅速に行えます。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、手順書や指示書を安全に保存し、必要な時にどこからでもアクセスできるようにするために重要です。クラウドベースのストレージは物理的なスペースを取らず、遠隔地からでもアクセス可能で、情報共有が容易になります。

スキャニングサービス

スキャニングサービスは、既存の紙の文書をデジタル化する際に有効です。

大量の紙文書を効率的にデジタル化でき、情報の検索性とアクセス性を向上させることが可能です。結果として、製造業における情報管理の効率化が図れます。

文書管理システム

文書管理システムは、手順書や指示書の管理に不可欠です。文書のバージョン管理、アクセス権限の設定、履歴追跡などが可能で、情報の整理とセキュリティの強化が期待できます。

OCRツール

OCR（光学文字認識）ツールは、紙文書をスキャンしてテキストデータに変換する際に使用されます。手書きや印刷された文書をデジタル化し、編集可能な形式で保存できるため、情報の再利用が容易になります。

動画マニュアル

動画マニュアルは、映像を活用して内容を分かりやすく伝える文書です。手順書や指示書に盛り込まれる内容は、業務手順などの「動作」であるため、動きを分かりやすく伝える手段として有効です。

tebiki現場教育のような動画マニュアル作成に特化したツールであれば、誰でもかんたんに作成が可能です。動画マニュアルのメリットや活用事例は、以下の画像をクリックして別紙のガイドブックをご覧ください。