業務マニュアルの作り方は？初めてでもわかりやすく作るコツやポイントも解説

業務マニュアルを新人教育や社内ノウハウの共有に活用するためには、業務初心者が理解しやすいように作ると早期戦力化や生産性向上につながっていきます。業務マニュアルを使う人から見て、わかりやすいと感じるように作るにはコツがあります。

この記事では、わかりやすい業務マニュアルの作り方や盛り込むとよい項目、わかりやすくするコツやポイントを解説します。わかりやすい業務マニュアルを作りたいとお考えの人や、初めて業務マニュアルを作ることになった人に参考にしていただければ幸いです。

また最近、マニュアルを使う人から見て「わかりやすい」「理解しやすい」と感じるフォーマットが「動画マニュアル」です。動画マニュアルの基礎知識や活用メリット、実際に活用している事例については『はじめての動画マニュアル作成ガイド』でご覧いただけますので、併せてご活用ください。

業務マニュアルとは？

業務マニュアルの作り方をご紹介する前に、業務マニュアルの概要について触れておきましょう。マニュアルを作る目的やメリット、マニュアルと手順書の違いについてご説明します。

業務マニュアル作成の目的やメリット

業務マニュアルとは、その業務を行う人がやるべき内容を理解し、求められる水準で業務を遂行できるように業務の手順やポイントについてまとめたものです。新入社員や社内の異動で転入してきた社員、パート・アルバイト社員など、初めて業務に携わる人が理解できるよう、わかりやすくまとめられていることが重要です。

業務マニュアルがあれば、まず業務の概要や流れ、基礎知識をつかむことができ、さらに品質向上のコツやトラブル対応など応用的な知識を学ぶことができます。新任者は先輩従業員がいなくても業務マニュアルを参考にして業務を行うことが可能になり、また自分が退職や異動などで職場を離れることになった場合は、業務マニュアルによって引き継ぎを行うことも可能です。

引継ぎを目的としたマニュアルの作り方や、すぐに活用できるテンプレートについては、以下の記事でまとめていますので併せてご覧ください。

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【テンプレ付】わかりやすい引継ぎマニュアルの作り方と項目例、ポイントとは？

業務マニュアルと手順書の違い

業務マニュアルと似たものに手順書があります。どちらも業務の手順を記載したものではありますが、一般的には次のような違いがあります。

業務マニュアルには業務の目的、概要、流れ、手順、事例やトラブルシューティング、用語説明といった、業務に関する多くの内容が盛り込まれます。一方で手順書には流れや手順など、手順を中心とした内容が記載されます。

このような記載内容の違いにより、業務マニュアルは情報の集積場所として表紙や目次、索引、改訂履歴などを付け、手順書はチェックリストのように端的でコンパクトなものにする、といった仕様の違いがあります。メインとなる業務マニュアルがあり、その補足として複数の手順書を設け、全体をマニュアルと総称する場合もあります。

この記事では、業務に関する多くの内容を盛り込むものとして業務マニュアルについてご説明します。マニュアルと手順書の違いについて、より詳細な説明は次の記事をご参照ください。

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マニュアルと手順書って何が違うの？特徴や作り方のコツをそれぞれ解説

OJTとマニュアルどちらが効率的？

先輩従業員が後輩を指導するOJT（On-the-Job Training）教育は多くの職場で行われていますが、業務マニュアルの教育とどちらが効率的なのでしょうか。

かつては「OJT教育が中心であり、マニュアルは忘れた項目を復習するために見る」という時代もありました。しかしパソコンが普及して手書きの紙のマニュアルが姿を消し、さらに社会全体のデジタル化が進みあらゆる職場で端末が普及したことで動画のマニュアルも登場し、マニュアルが人の代わりに業務をわかりやすく説明できるようになってきました。

マニュアルが進化を遂げている今日では、従業員や業務の規模によって次のように使い分けられています。

• 少人数の職場ならOJT中心／大人数の職場・多くの店舗や事業所なら業務マニュアル中心
• 定型的・標準的な業務が少ない場合はOJT中心／多い場合は業務マニュアル中心

次の記事では、新人教育を検討する上でOJTとマニュアルのコストをどう考えるか、OJTによる教育コストのシミュレーションも行い解説していますので、自社ではどちらが適しているのかぜひご覧ください。

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OJT研修とマニュアル教育の違い：「マニュアル作るよりOJTの方が早い」は本当か

わかりやすい業務マニュアルの作り方は？

わかりやすい業務マニュアルを作りたいと考えた場合、まずはどのように取り組むとよいのでしょうか。大前提となる取り組み姿勢と手順をご紹介します。

大前提：一度で完璧を目指さない

わかりやすい業務マニュアルを作るとき、大前提として留意したいのが「一度で完璧を目指さない」ことです。

業務マニュアルを作るのは、業務についてよくわかっている人であることが多いものです。あれもこれもと入れておきたい気持ちになりますが、そのように作られたマニュアルが業務初心者にとってわかりやすい構成であるとは限りません。まずはシンプルなものを作り、実際に現場で使った後のフィードバックをもとに改善を重ね、伝わりやすいマニュアルにしていくとよいでしょう。

マニュアル作成のコツや着手する際に意識すべき点については、以下の記事でも解説しています。ぜひご覧ください。

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マニュアル作成のコツ：最初から完璧を目指してはいけない6つの理由

わかりやすい業務マニュアルを作る8つの手順

業務初心者にとってわかりやすい業務マニュアルを作成するための手順を、8つのステップに分けてご説明します。

1. マニュアル化する業務を洗い出す
2. 利用するフォーマットやツールを決める
3. 作成担当者を決める
4. 作成するスケジュールを計画する
5. マニュアルの骨子を作成する
6. 骨子を基に内容を肉付けしていく
7. 社内で運用する
8. 改善を重ねていく

今回は作成手順を簡潔にご紹介していますので、より詳細に知りたい方は、以下の記事でまとめているため併せてご覧ください。

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マニュアル作成『基本のき』5つのコツや手順、作成例やアプリ・ツールを徹底解説！

 1．マニュアル化する業務を洗い出す

どの業務についてマニュアルを作成するか、候補を決めます。数が多い場合は優先順位を付けましょう。

 2．利用するフォーマットやツールを決める

紙やWordなどの電子ファイル、動画ファイルといったフォーマットのうちどれで閲覧するのかによってフォーマットを決めます。それによって、WordやGoogleドキュメント、マニュアル作成ツールなど、どのツールで作るのかを決めます。

 3．作成担当者を決める

「手の空いた人が作る」といった漠然とした決め方ではなく、きちんと担当者を任命します。

 4．作成するスケジュールを計画する

マニュアルによっては他の部署に内容確認を依頼しなくてはならない場合もあります。関係者に依頼できる時期を確認した上で、いつまでに何を完成させるのか、作成スケジュールを立てます。

 5．マニュアルの骨子を作成する

業務について何をどの順序で説明するのか、骨子を作ります。ここで詳しくしすぎず、流れが把握できるように作ります。

 6．骨子を基に内容を肉付けしていく

骨子を土台にして、詳しい内容を書き加えていきます。もし必要な内容が抜けていると気づいた場合は骨子に戻って適切な場所に入れましょう。

 7．社内で運用する

運用は「共有・更新・周知」です。従業員への共有を行い、内容で変更すべき点が発生したときは更新を行います。更新前のバージョンを回収し、更新後のものを閲覧するよう周知します。

 8．改善を重ねていく

運用した結果見えてきた課題を改善します。現場の意見をヒアリングしながら改善していくとよいでしょう。

使用者が業務をイメージしやすくなる業務マニュアルの項目例

業務マニュアルにマニュアルを使用する人が業務をイメージしやすくなる項目を盛り込むと、わかりやすいマニュアルになります。業務の手順以外の項目を5つご紹介します。

• 業務の目的
• 業務に関わるメンバーや部門
• 業務完了までの期間の目安
• 業務遂行時のコツ
• 過去に発生したトラブル等の注意点

業務の目的

その業務の目的を説明します。そして、できれば「その業務が企業の事業全体とどのように関わるのか」といった事業の目的とつながるような説明もあると、業務の社内での位置付けがつかみやすくなります。

業務に関わるメンバーや部門

業務に関わる関係者を説明します。業務を行うメンバーや、業務の前工程・後工程の関係部署やメンバー、トラブルが発生した場合の連絡先なども盛り込むとよいでしょう。

業務完了までの期間の目安

業務が一通り完了するまでの期間の目安を説明します。例えば「製品の製造一巡は1週間」「製造後のデータを1カ月ごとに集計してまとめる」など、リズムがつかめると従業員は行動しやすくなります。

業務遂行時のコツ

業務を行う際のコツを説明します。どの部分に意識を向けるのか、どの手順を丁寧に行うとうまくいくのかなど、押さえるべきコツがわかればスピード感のある業務遂行ができるようになります。

過去に発生したトラブル等の注意点

過去に発生したトラブルやイレギュラーな対応などを、注意点として記載します。トラブルを回避するために手順が変わった箇所があれば、過去の経緯として記載しておくと、のちの人が「なぜこの手順なのだろう」と考えた際の参考になります。

かんたんに取り入れられる業務マニュアル作成のコツは？

わかりやすい業務マニュアルを作成するためのコツはいろいろありますが、ここではぜひ参考にしていただきたい3つのコツをご紹介します。

• 最初はテンプレートを活用する
• フローチャートなど図表も用いる
• 専門用語や社内用語には説明を

より多くマニュアル作成のコツを知りたい人は、次のページもご覧ください。

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マニュアル作成のコツを紹介！わかりやすく作成する方法や事例も解説

最初はテンプレートを活用する

初めて業務マニュアルを作る場合は、テンプレートを活用すると構成やレイアウトに迷わなくて済みます。Microsoft Wordなどのソフトのテンプレートや、無料でテンプレートを提供しているWebサイトなどを活用してみましょう。

次の記事では、定番のテンプレートをご紹介していますのでご参照ください。

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効率的に業務マニュアルを作成するためのテンプレートと活用方法

フローチャートなど図表も用いる

文字の説明だけでなく、フローチャートなどの図や表も用いて説明しましょう。さらに写真やイラストなどを併用するとわかりやすくなります。

専門用語や社内用語には説明を

初心者向けであれば、業務についての専門用語や社内用語を使わないで説明するようにしましょう。そのような用語を使わずに業務を説明するのが難しい場合はできるだけ使わないよう数を減らすか、必要なものには用語説明をつけるようにします。

業務によっては「動画マニュアル」の方がわかりやすい

従来は、Microsoft Wordなどのソフトで文字中心のマニュアルを作成し、パソコンなど端末で閲覧したり紙に印刷して閲覧したりするケースが多いですが、最近は動画による業務マニュアルを採用する職場が増えつつあります。

業務によっては動画マニュアルの方がわかりやすいため、どのような業務で動画マニュアルがおすすめなのか、動画マニュアルのメリット・デメリットは何かをご紹介します。

動きが伴う業務は動画で視覚的に伝える方が良い

物の動きや人の動作など三次元的な動きが含まれる業務では、動画で視覚的に伝える方がわかりやすくなります。例えば次のような業務では製品の状態や人の手の動作などについて、文章を読むより見た方が理解しやすいでしょう。

• 製造業の工場で製品を加工する業務
• 小売業の店舗で調理する業務
• レストランでお客様にサービスを行う業務
• 医療や介護の施設で利用者をサポートする業務
• 農業の現場で農作物の出荷を行う業務

動画マニュアルを活用するメリットとデメリット

動画マニュアルは、動画で業務を説明するもので、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末で閲覧します。新人研修用の10分ほどの動画やOJT指導用の1分ほどの動画など、短い動画であっても情報量が多いため短時間で効率的に学ぶことができます。

メリットとしては、先ほどご紹介した「動きが伴う業務」のほか原材料の様子や現場の状況といった、文章で説明しづらい三次元の情報を一目でつかめるよう伝えられる点が挙げられます。また、文章は解釈に幅が出てしまうことがありますが、動画であれば解釈にバラつきがなく、標準を伝えやすいメリットもあります。

デメリットとしては、動画の編集作業が難しく一定のスキルが求められる点があります。また、文章のデータよりも動画のデータは重いため、保存場所の確保が負担となるデメリットもあります。

次の記事では、より詳細なメリット・デメリットや、動画マニュアルの費用対効果などを解説しています。

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動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果

動画マニュアルのデメリットを解消しているtebikiとは？

動画マニュアル作りのためのソフトやツールはさまざまな種類がありますが、動画マニュアルtebikiであれば「編集作業が難しい」「保存場所の確保が負担」といったデメリットを解消し、動画マニュアルのメリットを業務に活かすことができます。

スマートフォンなどのカメラで業務を撮影してtebikiに保存すると、音声を認識して字幕を自動生成するなど動画マニュアルの形に整えるサポートが機能します。また、マニュアル保存場所であるクラウドはセキュリティが徹底し、データ量やマニュアル本数は無制限で保存できます。

動画マニュアル作りにおけるデメリットを解消しているため、導入した企業では導入後数カ月で1,000本以上のマニュアルを作成するほど、従業員の誰もがかんたんにマニュアル作りに取り組んでいます。

より具体的なtebikiの機能については、以下の『3分で分かるtebikiサービス資料』でご紹介していますので、併せてご活用ください。