教育に役立つ作業手順書のポイントは？管理監督者が考えるべき標準化教育のあり方

業務を進めるためには、安全な作業であることが何よりも優先されます。安全な作業方法を全員が同じ理解かつ同じ方法で行わなければ、職場にムリ・ムダ・ムラがが生じてしまいます。その結果、労働災害などの重大な事故が発生したり、業務効率が悪くなったりします。

このような事態を防ぐには、作業手順書を整備し業務の中で活用することが非常に重要です。

今回は、教育内容の均一化と繰り返し教育することの重要性を説明し、教育の標準化には動画マニュアルが有効であることを解説します。特に、tebikiの動画マニュアルを使えば作業手順書の作成時間を短縮し、わかりやすい教育ツールをつくることができます。ぜひ教育の標準化に役立ててください。

他にも、これから動画マニュアルを作ろうとお考えの方に向けて作成ノウハウを凝縮した『はじめての動画マニュアル作成ガイド』もご用意していますので、併せてご活用ください。

作業手順書を使った教育と標準化はなぜ必要か

作業手順書を使って教育をする理由

新しく職場に来た人、たとえば新しく採用した作業者や社員や他の職場から異動してきた人には、その職場のルールや業務内容を説明します。そして、実際に作業を始めてもらう前にやり方を教える必要があります。それは組み立て作業であったり、何かを操作する作業であったり、あるいは事務処理だったりと実に様々です。

みなさんも経験があると思いますが、人から何かを教えてもらうとき、口頭で説明をされても頭の中では疑問だらけです。どんな色、形のものを、どのように組み合わせるのか。作業場はどんなところで、どんな道具を使うんだろう。キャビネットから書類を持ってきてと言われても、すぐに見つかるように並んでいるのかな、など想像が膨らむばかりで、実際の作業が頭に入ってきません。

そのようなことを防ぐため、作業方法を説明するための作業手順書が必要になります。手順書を見せながら仕事の流れを説明し、現場の雰囲気や道具がわかる写真や図を用いて説明することで、正しい手順を理解してもらうのです。

 

標準化が必要な理由

やり方を一通り教えてもらって実際に作業を始めると、十分に理解できていない作業があることに気づきます。

あいまいに作業をして失敗する前にベテラン社員に手順について聞き直しても、前に作業を教えてくれた人と言っていることが違うということがあります。その際に、どちらのやり方が正しいのかわからず、「結果が同じになれば問題ないのだろうと」考え独自のやり方をしてしまう作業者もいます。

しかし、各々の作業が異なることによって以下のような問題が生じます。

• 手順を守らないことで無理な作業、危険な作業になり、ケガや事故につながる。（安全面の問題）
• 作業手順が異なるため、似たようなものはできるが微妙に違う結果になる。物や作業結果のばらつきが大きくなる。（品質の問題）
• 作業者ごとに仕事の早さが異なってしまい、他の人の作業完了待ちが発生したり、時間内の完了数が予測できない。（効率の問題）

これらの問題が生じないようにするために、統一された手順を決めて全員が守る必要があります。教える人ごとにやり方が変わらないように、教育方法の標準化が必要なのです。

作業手順書を使った教育で標準化を実現するためのポイント

作業を分解して急所を整理する

作業教育では作業を細かく分解してステップごとに何をするか、どのような注意点があるかを説明します。一連の動作であればひとつの区切りとなる動作の開始から終了まで、データ処理であれば入力と次の処理へ進むためのボタンクリックまでなど、まとまりごとに説明します。

そのときに、何をするか（How to）だけを説明するのではなく、ミスが多い箇所や、間違えると重大な事故につながったり品質異常になるような急所（重要ポイント）も教えるようにします。たとえば、正しい状態にできたかの出来栄え判定基準、安全面の確認ポイント、ミスなく作業するためのカンやコツなどです。

作業手順書では、手順名（What）、どのようにするか（How）、どこで（Where）などを欄に分けて説明し、重要なポイントには特別なマークを付けて注意喚起すると良いでしょう。

 

（作業手順書の例）

手順名	場所や道具 （どこで、何を使う）	やること （作業内容）	急所 （重要ポイント）	理由 （守らないと何が起きる）
1. 保護具の装着	耐熱手袋、保護メガネ	1. 保護具を装着し、鏡の前でセルフチェックする 2. バディ同士で相互確認する	1. 皮膚の露出がないことを確認する 2. 自分で見えないところはバディ同士で指差し確認する。	高温の配管に触れてやけどする。
2.メーターの確認	水温計 圧力計	メータの数値が既定の範囲にあることを確認する。	管理幅を超えていないことを確認する	異常値のまま開栓すると配管や設備が破損する
3. バルブの開栓	図2に示されているバルブ	1) バルブを90度回す。 2) 異常音がないことを確認してバルブが止まるまで開く。 3) 最後に半周もどす。	★重要 1. いきなり全開せず、始めに少し開けて様子を見る。 2. 運転中はバルブを全開のままにせず少し戻す	ガスが突入することで配管や設備内が高圧になり破裂事故を起こすリスクがある。 全開のままにするとパッキンを痛め、リークしやすくなる。

また、カンやコツといった言葉や図、写真では伝えにくいポイントは、実際の手の動き、姿勢や体の動かし方、確認方法などを動画で見せることで伝えやすくするという工夫も必要です。

 

理由や背景（Know-Why）を教えることで理解が深まる

作業手順書は、何をどのようにすればよいかを説明するための書類です。そのため、作業方法や処理方法を丁寧に書いてHow-toを伝えることに注意が行きがちです。

しかし、なぜその作業が必要なのか、注意点を守らないと何が起きるかを知らないと、その作業をする意味や以前あったトラブルや危険度が伝わりません。

過去の労災を調べてみると、正しく理解していなかった、知らなかったことが原因で起きたケースが最も多く、67%を占めることがわかっています。

参考文献：作業手順書セミナー

これは、単純に何をするかだけを教えたため安全面のリスクを考えずに作業したり、作業ミスの起きやすさを知らずに独自のやり方で作業してしまったために発生したのです。Know-Why教育があれば手順の背景や、目的、理由をしっかり理解できるため、手順を守ることができるようになります。

 

TWI-JIによる仕事の教え方から考える標準化

教育を標準化するには以下のような4つのステップで進めることがおすすめです。この4ステップは「TWI-JI（監督者のための企業内訓練）」と呼ばれるもので、正確かつ安全に技術や作業を身につけるのに有効な訓練だとされています。

このステップを通して教育する際は、一方的に教えるだけでなく理解度を確認し必要に応じてフォローアップすることが重要です。

ステップ1： 準備をさせる

背景や理由、それをすることで期待される効果を説明して、作業の重要性・意義・価値の理解をサポートします。「マインドセットをする」と呼ばれることもあります。

 

ステップ2：実際の作業内容を説明する

何をどうするのか、作業手順書を用いて仕事の流れや作業内容を説明します。教える人が模範でやって見せることで、手の動かし方、確認するポイントを視覚的に理解してもらうことが重要です。

このとき、間違えた作業例（悪い例）も行い、誤った作業は期待していない結果を招いてしまうと示すことも作業の急所を理解するために必要です。

 

ステップ3：やらせてみる

新人にありがちな傾向として、どんなに丁寧に説明しても頭でわかった気になっているだけで、実際には言われたとおりにできなかったり、体を動かせなかったりします。そのため、説明が終わったら、必ず本人に教えた作業を実践させることが重要です。実際の作業をして失敗すると事故になるようなケースでは、設備の前で手を動かすだけの模擬練習をするでも構いません。間違えたり失敗しても𠮟りつけず、頭の理解と体の動きが一致し、教育内容が定着するまで練習させましょう。

 

ステップ4：アフターフォローと効果確認

一通り作業説明が終わり、間違いなく安全に作業ができるようになったら、指導者の監督の下で実務をやらせます。はじめはゆっくり、慣れることが大事です。

そして、1日の作業内容をいっしょに確認して、正しく作業できたかを確認します。次は1週間後など、まとまった作業量をこなしてもらいながら、抜き取りで作業の様子を確認します。

もし作業手順書と違う作業をしていたらその場で一度止めて、一緒に作業手順書の読み合わせを行い、修正するようにします。これを2、3回繰り返して、正しい作業が身につくまで指導を続けます。

業種によっては一定期間作業ミスがないことを作業監督者が確認したり、理解度テストを実施することで作業者認定する場合もあります。その際も教えっぱなしにならないように、正しく理解したことを確認して教育完了となります。

 

教え方を標準化して教育内容のばらつきをなくす

教える人によって違う順番、内容、用語を使って教育をすると、教育を受けた作業者が混乱します。

例として、〇〇さんが教えた作業者は正しい作業ができるが、△△さんが教えた作業者はミスが多い、などのように教える人によるばらつきが生じてしまいます。

では、教え方のうまい教育係がすべての人を教えるようにすればよいかというと、そうではありません。少人数のチームであれば何とかなるかもしれませんが、建設現場や大きな工場になると100人以上の人が同時に同じ作業をしている場合があります。

これをひとりの教育係が指導することは現実的ではありません。

また、その教育係が病欠したり異動や退職をしてしまうと、同じ内容での教育ができなくなってしまいます。

そのため、作業手順書を使って説明内容を統一するとともに、どこが重要か、どういう順番で説明するか、効果を確認するかまで教育方法を標準化する必要があるのです。教える内容が均一になれば、安全で安定した効率的な職場が維持できるのです。

 

管理監督者への指導者教育と訓練

作業手順書を使った教育方法の標準化とともに重要なのが、教育者の育成です。先述通り、指導できる人が一人しかいないと標準化教育の継続維持が難しくなってしまいます。

そのため、複数のインストラクターを育成し、同じ内容で教えることができる体制を維持する必要があります。

作業者を指導できるインストラクターは、スキルマップによって管理します。全工程を教えることができる一級インストラクターや、一部の工程だけを教えることができる二級インストラクター、さらに、インストラクターを指導することができる特級インストラクターのように、スキルに応じたランク分けをして、スキルマップに整理します。
そして、教育が必要になった現場に適切なインストラクターを送り込めるように、会社として人材マップを整備しておく必要があります。

標準化教育を効果的かつ効率的に実行するには手順書の動画化がオススメ

実際の動作を作業手順書に書き表せないことも多い

ここまで、標準化教育を進めるために作業手順書を使用することを説明しました。

しかし、作業手順書は文字で書かれることが多いため、必ずしも作業者にわかりやすいとはいえません。文字や図面のみで説明されても自分一人で作業を完遂できるレベルまで落とし込むのは難しく、現場で実践した際に「イメージしていた作業と違った・思ったより動けない」ということが起こりがちです。

また、実際の現場の明るさや広さまで文字で伝えることは難しく、思ったよりも広くて距離感がつかめない、想像より狭くて体を動かしにくいなど、教えられたとおりに作業することが難しいと感じることがあります。

 

図や写真でイメージしやすくする

作業方法や使い方を知りたいときに、言葉で説明されただけではわからないことが多々あります。そのような際に役立つのが図や写真です。図や写真があることで、部品の色や形、パーツの置き方などを目で見て理解しやすくなります。

たとえば家電を購入すると、取扱説明書という書類がついてきます。使用上の注意や性能、使い方といった文章に加え、家電のどの個所を操作すればよいか図面や写真が記載されていることで、初めて触る製品でもすぐに使いこなせるようになります。

作業手順書も同様に、初めて行う作業でも短期間で正しく実践できるよう、図や写真も用いながら説明することがポイントだといえます。

 

正しい作業を短期間で効率的に伝えるには動画がもっとも効果的

図や写真は実際の雰囲気や様子を伝えるために有効ですが、弱点もあります。

例として、道具を持つ角度、手の動かし方、体の使い方などの説明が断片的になり、頭の中で情報をつないでイメージ化する必要があります。

そうすると、人によって持つイメージが異なることで作業のばらつきが生じます。また、「カンやコツ」といった言葉で表現しにくい作業が伝えられず、標準化が不完全なものになってしまうのです。

この問題の解決策として、動画による教育が挙げられます。手順通りの順番で説明が進み、手を動かす早さ、角度などを映像で見ることができるため、文字による説明よりも理解しやすいというメリットがあります。

ポイントになるところには字幕を入れたり、拡大表示をして注意喚起することもできます。昨今では手順を教えるためのツールとして、Youtubeのような動画が広く使われるようになりました。

文字だけのわかりにくいマニュアルよりも、わかりやすい動画によって正しい作業方法を学ぶことができます。何より、同じ動画を見た人が動画を真似ることでお手本と同じ体の動かし方ができるため、作業ばらつきを減らすことができるのです。

作業手順書でなかなか伝えることのできないカンコツや暗黙知を伝承する動画のマニュアル活用方法について、以下の記事でも詳しく解説しています。併せてご覧ください。

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「作業手順書でカンコツが伝わらない...」暗黙知を伝えるポイントとは？

 

動画なら繰り返し確認しやすく、管理も簡単

動画が作業手順教育に有効な理由がもう一つあります。動画は繰り返し再生したり、ゆっくり再生したりできるので、理解が難しい作業を反復教育するのに適しています。「一度教育は受けたけど久しぶりに作業するので不安」というときでも、動画をもう一度見ればポイントを思い出すことができ、安定した作業ができるのです。

さらに、「自信がない作業だけど以前教育者に聞いているのでもう一回聞くのは気が引ける」というような問題にも対処可能です動画は自分が理解できるまで何回でも好きな時に閲覧が可能であり、自学自習ができるため先輩社員の時間を使わずに正しい作業の手順を身につけることができます。
これにより、作業者は自信をもって作業できるようになるので、安全で安定した作業ができ、品質を安定化することができるのです。

加えて、動画には作業手順書の最新版管理が紙よりも簡単になるというメリットもあります。紙は再編集や再配布の手間と時間がかかりますが、動画教育ツールは修正箇所だけ後から追加したり、修正することができるため、すぐに修正して周知することができます。

より具体的な動画マニュアルのメリットと導入効果は以下の記事で解説していますので、以下の記事もご覧ください。
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動画マニュアルのメリットとデメリットは？事例から学ぶ導入の効果

 

事例から考える手順書の動画化で実現する現場の標準化

手順書の動画化には現場教育システム「tebiki」の活用がおすすめ

「作業手順書として動画が有効なのは理解したものの、動画編集って難しそう、時間がかかりそう」とお考えではないでしょうか。

そのような方におすすめなツールとして、動画マニュアル「tebiki」をご紹介します。

動画マニュアル「tebiki」は、動画編集をしたことがない方でも、スマホさえあれば簡単に作業マニュアルを作成・編集できる点が特徴です。他にも、字幕の自動生成や自動翻訳機能、習熟度を可視化できる組織レポートなど、現場での教育に即した機能を多数備えています。

tebikiの主な機能：

• スマホで撮影した動画から音声を自動認識して字幕化できる
• 自動翻訳により多言語マニュアルが作成できる
• 組織レポート機能により動画マニュアルの閲覧記録が残るので作業者がどの作業を繰り返し見ているかを可視化でき、難しいと感じる作業を分析してより分かりやすいマニュアルを作るヒントが得られる

 

動画マニュアルの簡単な作り方やtebikiの詳細について、以下の画像から無料で資料をダウンロードできます。ぜひご覧ください。

 

tebikiを活用して手順書の動画化や標準化教育を実現している事例

実際に動画マニュアル「tebiki」を活用し、作業手順書の動画マニュアル化や教育の標準化を推進している事例を3社ご紹介します。

 

カルビー株式会社

カルビー株式会社は、ポテトチップスやじゃがりこなど日本を代表するスナック菓子メーカーです。カルビー株式会社の製造技術や品質管理は業界内で高く評価されており、国内外での展開を積極的に進めています。

しかし、カルビー株式会社では新規配属者教育に課題を抱えており、特にOJT教育によるトレーナーの負担や、教育担当者により教える内容が異なり教育のムラが生じてしまうことを問題視していました。

そこで、問題解決のために動画マニュアル「tebiki」を導入しました。導入に際し、約4ヵ月間行ったPoC検証では「動画マニュアルの運用」や「業務課題の解決」、さらには「ペーパーレス化」といった効果が実証されました。実際に動画マニュアルを活用した現場社員からも「紙マニュアルより視覚的でわかりやすい」とのコメントがあり、動画マニュアル活用の横展開や深化が進んでいます。

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カルビーが目指す製造現場の『効率的な多能工実現』と『新人の定着と早期独り立ち』。PoC検証を経て動画マニュアルtebikiを本格導入。

 

児玉化学工業株式会社

1946年に創業し、住宅設備・自動車向け合成樹脂加工や産業機器の製造を手掛ける化学メーカーである児玉化学工業では、膨大な紙のマニュアルの管理に課題感がありました。

紙の手順書を活用しきれていないことや作業所の作成に工数がかかり現場の負担となっていたこと、紙の手順書だけでは外国籍の社員に暗黙知や細かいノウハウを伝承できていないことから製品不良が生じ、対策が必要となっていました。

そこで、児玉化学工業株式会社では動画マニュアル「tebiki」を導入したところ、手順書作成の工数が従来と比べ1/3に短縮され、自動翻訳機能により外国語への翻訳も容易になりました。さらに、従業員間の「暗黙の了解」や「慣例」に頼ることなく、明確なルールや手順を共有することが可能になることで、製品の品質向上だけでなくOJTの効率化や業務の標準化、作業不順守が9割減少したという結果となりました。

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手順書作成の工数は紙の1/3になったと思います。動画で作るのはかんたんだし、学ぶ側にもわかりやすいですよね。

株式会社GEEKLY

IT・Web・ゲーム業界に特化した人材紹介企業であるGEEKLYでは、OJTによる教育だとトレーナーが新人教育にかける時間が膨大になり、営業成績に影響してしまうという課題を抱えていました。

社内で動画マニュアルを作成してみたものの、動画の管理工数がかかってしまうことや、Youtubeなどに投稿した動画は作成者の退職に伴い削除されてしまうという問題があり、事態の解決には至りませんでした。

そこで株式会社GEEKLYでは動画マニュアル「tebiki」を導入し、動画マニュアルの作成を進めた結果、OJTによる教育の7割を動画マニュアルに置き換えることができ、年間にするとトレーナーの教育時間を約3,700時間削減することに成功し、教育方法の標準化も図ることができました。結果、仕事の統一化が図られ、営業成績の未達が解消されるという効果がありました。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！

 

上記でご案内した事例以外にも、多数の動画マニュアル「tebiki」の導入事例や実際の動画サンプルを以下の画像より無料でダウンロードできます。是非参考にしてみてください。

 まとめ：tebikiを使って現場教育でも活用される作業手順書へ

本記事では、正しい作業を伝承していくためには、作業手順書の活用を通した教育方法の標準化によって教える内容のばらつきをなくすことが重要であることについて解説しました。正しい教育をすれば安全で安定した作業ができ、仕事を効率的に進めることができます。

さらに、作業手順書を動画マニュアル化することで文章では伝えにくいカンコツや正しい動作を効率的かつ短期間で伝えることができ、教育に効果的であることもご紹介しました。

tebikiによる動画マニュアルは、作業手順書の作成時間を短縮し、作業者にわかりやすい教育ツールを実現できます。

教育方法の均一化が図られることで作業のばらつきが減り、カンやコツといった伝えにくいことも伝承できるようになります。tebikiを教育の標準化に活用して、効率的で品質の安定した作業を実現してください。

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