動画マニュアルの作成手順と15つのコツ、メリットとデメリットまで徹底解説

弊社は「現場向け動画マニュアルシステム tebiki 」を提供しており、動画マニュアルのメリットを追求しながら、デメリットを解決するために日々議論しながらシステム開発を進めてきました。

これまで様々な業界のお客様にtebikiを導入してきた知見をもとに、本記事では動画の作成手順やコツ、以下のメリット／デメリットについて包括的かつ徹底的に解説します。全部読み終えるのに5分くらいかかりますので、読みたい部分が明確な方は目次からお探しください。

・動画マニュアル
・動画マニュアルの内製と外注
・紙マニュアル

また、作成手順やコツなどノウハウをまとめて確認したいという方は、以下の『はじめての動画マニュアル作成ガイド』も併せてご活用ください。

動画マニュアルとは

一言で「マニュアル」といっても幅広い意味があり、業務マニュアル／作業手順書／SOPなど、様々な呼び方があります。「動画マニュアル」も同様で多様な用途がありますが、基本的には「マニュアル」の内容を動画で表現したもの、とお考えください。

【参考】マニュアルとは：「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など

動画マニュアルが有効な職場

例えばマーケティングなどのデスクワークの場合は、業務ノウハウを文章で表現することがそれなりに可能です。こういった職種では従来型の文書マニュアルである程度対応できるため、動画マニュアルのメリットが比較的小さくなります。

一方、例えば製造／介護／飲食／小売り／物流などの比較的デスクを使わない仕事（「デスクレスワーク」と呼ばれます）の場合は、業務ノウハウが「動き」であり、文書や画像で表現することが難しいため、動画マニュアルの効果が高いといえます。

クラウド型のメリット／デメリットは別の論点

動画マニュアルのメリットをまとめた記事で「いつでもどこでも閲覧できる」といった内容が書かれていることが多いですが、これはクラウド型システムのメリットで、マニュアルを動画にしたときのメリット／デメリットとは別の論点となりますので、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

【参考】 マニュアルをクラウドに切り替える：Excel／Wordと比較したメリットとデメリット

動画マニュアル作成手順とコツ

① 動画の作成準備

動画の撮影に入る前に、下準備が必要です。この準備を怠ると、二度手間や撮影の中断、さらには動画マニュアルの質の低下を招き、使われないマニュアルになってしまう恐れがありますので、撮影に入る前に必ず下記のポイントを確認しましょう。

コツ1.【「動きがあるからこそ伝わる業務」から動画マニュアルを作成する】

紙マニュアルで伝わっている業務まで動画マニュアルにする必要はありません。必要に応じて紙と動画を組み合わせて効率的にマニュアルを作成しましょう。

コツ2.【「何を知って欲しいのか」を常に考えながら動画構成を考える】

紙マニュアルの課題と各動画のシーンで何をわかって欲しいのかを意識すると、全体構成や撮影アングルなどが浮かんできます。

コツ3.【撮影環境を整える】

撮影場所の周囲の音に気をつけましょう。例えば、工場内では圧延機、フォーク、クレーン等の機器の騒音が入ることがあり、周囲の騒音が激しいと説明のために入れた音声が聞き取り難くなるため、マイクが必要になります。

また、暗すぎたり、明るすぎたりする動画は視聴し難いです。明るすぎる場合は明度を調整すればいいだけですが、暗すぎる場合はライトをつけて撮影しなければなりません。撮影前に撮影場所を下見しないと、撮影当日に困ってしまいます。

動画の明るさ（彩度）を調整する方法はこちらをご参考ください。

【参考】動画の明るさ（彩度）を調整する方法

コツ4.【モデル役（被撮影者）を選抜】

誰がモデル役にふさわしいかの判断は、「人材教育の中心となっている1人のトレーナー」です。業務に癖がある方を選抜してしまうと、トレーニーはその癖をそのまま引き継いでしまいます。モデル役の選抜には細心の注意を払いましょう。

② 動画の撮影

下準備が済んだら動画の撮影に入ります。撮影に当たって気にすべきポイントをご紹介しますので、撮影時にご参照ください。

コツ5.【画質は720pで十分】

1mm単位の作業を動画マニュアルにする場合は別ですが、720pで問題ない場合は動画のファイル容量を下げるために、720pで撮影するのがおすすめです。

コツ6.【ファイル容量は小さく】

重たい動画だと、再生／や保存、取り回し等が大変になるので良くありません。なるべくファイル容量は小さくしましょう。

コツ7.【アングルを変えて何度か撮影する】

作業全体の流れを説明したいときは「引き」、細かな手元の作業を説明したいときは「寄り」にすると、見る側が理解しやすいので、撮影時はこの「引き」と「寄り」を意識しましょう。

コツ8.【NG動画も撮影】

正しい業務のやり方とあわせて、正しくない業務のやり方も撮影し、少し大げさに事故を起こしてしまった動画を見せることで、社員に危機意識が芽生えマニュアルを遵守しようという心がけが生まれます。

③ 動画の編集

撮影が済んだら最後に動画の編集を行います。編集時に気を付けなければならないポイントをご紹介します。社員の皆様に使われ、しっかりと伝わる動画マニュアルになるよう仕上げましょう。

なお、動画マニュアル作成のソフトやデバイスについては 「動画マニュアルの作成方法：社内研修や作業標準書で活用するための動画編集ソフトとデバイスの使い方」をご覧ください。

コツ9.【なるべく動画は短めに】

長いと飽きられて、見られなくなってしまう可能性があります。長い動画の場合は、内容にメリハリをつけて、注目して欲しい箇所とそうでない箇所の緩急をつけて視聴に集中してもらう工夫が必要であり、動画マニュアル作成の初心者にはハードルが高いです。

また、業務の一部変更ですら業務全体を撮影し直さないといけなくなる場合がありますので、動画が長いとその分撮影し直す長さも長くなります。そのため、動画の長さは1分をおすすめしています。

コツ10.【テロップは簡潔に】

テロップはポイントごとの要約的な短文がおすすめです。長文のテロップにすると、動画で伝えたい動きに集中し難かったり、動画が見え難くなることがあります。

コツ11.【ナレーションを入れる】
テロップを簡潔にし、ナレーションで補足します。これによって、動きのある業務は目で視覚的に理解し、補足情報は耳で理解できる質の良い動画マニュアルが作成できます。

コツ12.【注目箇所は矢印で目立たせる】

長くなってしまった動画にはメリハリをつけないと、集中して視聴してもらえません。絶対に知ってもらいたい重要な作業は一時停止して、注目箇所に矢印などで視聴者に注目してもらう工夫が必要です。

④ 動画の編集後

忘れてはならない最後の仕上げがあります。これを怠ると、どんなに良い動画マニュアルでも使われることはありません。

コツ13.【動画マニュアルの保管先は統一・一定】

各動画マニュアルの保管先がバラバラだと、動画マニュアルを見つけるのが手間に感じ、自分のパソコンに動画ファイルを複製して保管する社員が現れ始めます。各社員のパソコンに動画が保管されると、動画マニュアルが更新されても気づかずに古い動画マニュアルを見続けてしまう恐れがあります。

常に特定の場所に最新のマニュアルを保管し、アクセスしやすくすることで、古いバージョンの動画マニュアルを見て、間違った作業をしてしまうのを防ぐことができます。

コツ14．【動画ファイルの保管先はフォルダで通知】

動画ファイルの保管先を社員に通知する時におすすめなのが、保管先をファイルパスではなく、ファイルパスでの通知です。ファイルから動画マニュアルへたどってもらえば、更新通知に気づかなくても、どれが最新の動画マニュアルか確認してからアクセスしてもらうことができ、古いバージョンの動画マニュアルを見られてしまう可能性がぐっと下がります。

⑤動画のメンテナンス

業務に変更が生じたら、動画マニュアルも更新が必要となりますが、あわせて古い動画マニュアルの扱いにも気を付ける必要があります。

コツ15.【更新時は古い動画ファイルの扱いに留意】

更新の連絡に気づかなかった社員がリンクで動画ファイルにアクセスしていると、古い動画マニュアルを見続けてしまう可能性があります。そのため、古いバージョンの動画マニュアルは削除するかファイル名を変更する、または保管先を変更するなどの対応が必要です。

おすすめなのは、最新の動画ファイルの名前を常に一定にして、古いバージョンの動画マニュアルのファイル名を変更する運用です。社員が更新に気づかなくても、動画マニュアルに直リンクで見ていても、常に最新の動画マニュアルに自然とアクセスされます。

失敗しない動画マニュアル作成6つのポイント、作成手順や事例もご紹介

動画マニュアルのメリット

① 現場ノウハウを見える化できる

機械メンテナンス、庫内ピッキング、食品製造室への入室、接客、ヘアースタイルのアレンジなど、様々な現場のノウハウは人／モノ／機械の「動き」そのもので、動画マニュアルの最大のメリットはこの「動き」をかんたんに表現できることです。

「動き」を文章や画像で描写するのは非常に難しく、これまで現場のノウハウの多くが暗黙知のままにとどまり、形式知にできなかった理由はまさにここにあります。

【文章では動きを表現できない】

たとえばサッカーの試合の様子をブログで書くことをイメージしてみてください。プロのライターが書いても、試合の様子や観客の盛り上がりを読み手に伝えるのは至難の業です。

文章と画像で動きを表現した、Excelで作った紙マニュアルをよく見かけますが、文章に落とし込むのはとても手間がかかります。また、誰にでも伝わる文章をかける人はほんの一握りで、かなりのライティング技術が必要です。

【各手順の所要時間や声のトーンなどが伝わる】

たとえばレストランでの接客時、優秀なスタッフが他スタッフと違うのは動きのリズムです。
同じことをお客様に説明していても、料理を出すタイミング、手の角度、話す速さ、声のトーン、目線などが他スタッフと大きく異なります。このような動きのリズムも、動画であれば優秀なスタッフの所作を動画に撮影するだけで、見本となる動画マニュアルを作ることができます。

② 短時間で理解できる

マニュアル作成者は文章力が高い人が多く、他社員も自分と同じように文書を読めると考えがちですが、実際は多くの人にとっては文字を読むのは苦手で、とても時間がかかります。

実際、紙マニュアルのときは全然読んでくれなかったスタッフが、動画だと見てくれるようになったという声は弊社のお客様からもよく聞かれますが、動画であれば閲覧者が短時間で理解できるようになります。

【動画は伝えられる情報量が多い】

人の表情／モノの角度／各手順の所要時間など、文書であればA4一枚の文章量になってしまう内容でも、動画であればわずかな秒数で表現することができます。

【閲覧時の集中力が高い】

情報量が多く刺激が強いので、集中力を持続させて閲覧することができます。あまり興味がない内容の本はすぐに飽きて読むのをやめてしまいますが、TV番組なら見続けることができるのと同じ原理です。

③ 外国人スタッフが理解できる

コンビニや飲食チェーン等で実感されている人も多いと思いますが、2030年には600万人の人手不足になると言われており（※）、外国人スタッフは今後も急増すると予測されます。弊社のお客様でも、スタッフの8割以上が外国人という現場はよく見かけます。

外国人スタッフの場合、日常会話程度なら支障なくても、漢字の混ざった文章マニュアルは読めない方がほとんどです。スタッフの一部が読めないと、せっかく作った紙マニュアルが更新されずに放置されるきっかけとなり、作業標準は徐々に乱れていってしまいます。

※パーソル総合研究所・中央大学「労働市場の未来推計2030」

動画マニュアルのデメリット

①ファイルサイズ（動画容量）が大きい

スマホの機種によっても違いがありますが、5分の長さの動画でも、ファイルサイズは400MB程度になります。

【参考】 1本の動画の長さ(分数)と容量(MB)の目安と計算方法

ファイルサイズが大きいと、様々な状況で支障が出てきます。

・Dropboxなどのファイル共有システムの上限をオーバーする／保存できない
・email／メッセンジャーに添付できない
・パソコン／ソフトの処理能力を超えてしまって再生できない

尚、動画のファイル形式は複数あり、mp4とmov形式が多いですが、主流ではない形式の場合は動画専用ソフト以外は再生できないことがあります。

②編集が難しい

字幕／カット／結合／音声追加など、動画ならではの機能を使うためには動画編集ソフトが必要ですが、WordやExcelには慣れている人でも動画編集ソフトはかなり難しいと言えます。

動画編集ソフトといえばApple社のiMovieが有名ですが、クリエイター向けの高機能アプリケーションで、WordやExcelとは使い勝手が大きく異なり、初心者にはハードルが高いです。また、Youtubeの編集機能も高機能化し続けていますが、初心者にとっての難しさも含めて、より動画編集専用ソフトに近づいています。

Windows10から標準搭載されるようになったフォトアプリは、iMovie等と比べるとまだ扱いやすいですが、それでも最初は戸惑う人が多いと思います。

③一人で撮影できないことがある

モノの動きの撮影なら一人でできますが、人の動きを撮影するときは二人一組になる必要があり、「一人で撮影できないことがある」は動画マニュアルのデメリットの一つです。

解決するには、最初の段取りには多少手間取ってしまいますが、三脚／アクションカメラ／ハーネス等を使う方法があります。

【参考】両手をあけて動画撮影できるアクションカメラとハーネス

Excel操作などを画面録画して動画マニュアルにする

動画マニュアルといえば、人／モノ／機械の動きの撮影が一般的ですが、例えば「月末の棚卸結果をExcelに入力する方法」などのように、画面操作そのものを動画にすることも可能です。

画面のスクリーンショットを貼り付けながら手順書を作るより手軽で、ファイル容量も小さく、動画再生できる環境があれば気軽にはじめることができます。

【参考】パソコン/スマホの画面録画(動画キャプチャ)方法とアプリ

動画マニュアルのデメリットを解決するシステム

現場教育に動画を導入する企業は年々増えており、動画マニュアルのメリットが大きいことは明らかです。弊社が提供する現場向け動画教育システム tebiki では、動画マニュアルのデメリットを解決するために、どのデバイス／環境でも動画がさくさく動き、誰でもかんたんに動画編集できる機能を独自開発しています。

動画マニュアルの内製化と外注

動画マニュアルを作成しようと決めたら、次に動画マニュアルを社内で制作するか、社外の会社に制作を外注するかを考えなくてはなりません。内製化するか外注するかどちらが良いか、それぞれメリット／デメリットがあります。

以下のメリット／デメリットをふまえて、自社の業種と業態に合わせて内製化するべきか、外注するべきか検討が必要です。

動画マニュアル内製化のメリット

① 低コスト

【内製化コスト＜外注コスト】

外注すると、当然ながら、外注先での動画作成の費用に加えて、外注先の利益もコストとして支払うことになります。
外注コスト＝外注先の作業コスト＋外注先の利益
動画作成を内製化し、動画作成のノウハウが自社にたまってくると、作成の時間が短縮されていきます。そして、内製コストと外注コストに差がなくなったら、外注先への利益を支払う必要がなくなりますので、内製化の方がコストメリットがでてきます。

【SaaS型の動画作成ソフトでさらに低コストに】

さらに今は技術の進歩で動画をかんたんに作成できる動画作成ソフトがあり、動画の作成にあたっては特別な専門知識は必要ではなくなってきています。

また一方で、業務マニュアルに特化した動画作成ソフトも登場し、かんたんに動画マニュアルが作れるようになりました。さらに、インストール型の動画作成ソフトだけでなく、初期コストを抑えられるアプリのような感覚で利用できるSaaS型のサービスも登場しています。ただし、SaaS型のサービスでも、導入サポートとして月額以外にも初期コストがかかる会社もありますので、必ず初期コストの有無を確認してください。

② 外注先選定コストとコミュニケーションコストも不要

動画作成を外注する場合、どの動画作成会社に依頼するか選定しなければなりません。動画マニュアルの目的や利用用途、動画内容を事細かに１社、１社説明し、場合によってはRFPを作成し、コンペを開催しなければなりません。さらに外注先の選定が終わった後も、外注先の会社は自社の業務内容や製品・サービスに詳しいとは限りませんので、実際に動画撮影、動画作成に入るまでに外注先の会社との密なコミュニケーションが必要となり、そこに社員のリソースが割かれるため、見えにくいコストがかかってきます。
動画マニュアルの作成を内製化すると、このようなコミュニケーションコストはかかりません。
このようにコスト面から考えると、積極的に内製化を検討した方が良いといえるでしょう。

② メンテナンスがかんたん

最新の業務実態を迅速に反映させないとマニュアルはすぐに使われなくなってしまうため、業務内容に変更があったら、その都度マニュアルを修正する必要があります。内製の場合、すぐに修正対応が可能であり、コストもかかりません。

メンテナンスがかんたんでないと、マニュアルの更新、修正が行われなくなり、マニュアルが使われなくなってしまいます。当然ながら、社員がマニュアルを参照しなくなると、業務ミスが多発し、自社のサービスの質が落ちてしまう恐れがあります。

③ 教育管理の見える化

一部の動画作成ソフトには、動画作成だけでなく、社員教育の管理機能を備えたものもあります。動画が社員に見られているか、内容が理解できたか、などを確認することもでき、社員教育の見える化が実現できます。これにより、教育担当者の負担がぐっと減ります。

動画マニュアル内製化のデメリット

① 動画作成ソフト／ツールに慣れる必要がある

かんたんに動画の作成ができるソフト／ツールを使っても、そのソフト／ツールの使い方を理解し、使い慣れるまでに一定の時間がかかります。しかしながら、説明書も不要なくらいに直観的に操作ができる動画ソフトも出てきているので、大きな懸念材料ではないといえます。

② 複雑な映像を作成するには不向き

営業用や展示会など社外に公開する映像など通常よりも高いクオリティを求める場合は、自社で動画を作成するには不向きといえます。しかし、マニュアルを外部に公開する機会が訪れることはめったにありません。また、外部へ自社のノウハウが詰まった業務手順を公開することにもリスクがあり、控えるべきです。

動画マニュアル内製化の成功事例

工場などの製造業だけでなく、美容室や介護、税理士事務所などサービス業、倉庫など流通業などに幅広い業種、業態で導入されています。動画マニュアルを内製化し、コスト削減や業務改善、離職率の低下など様々な課題をクリアした事例を紹介します。

成功事例① 食品工場

新人研修の手間が1/10に！自動字幕翻訳で、

外国⼈スタッフの理解度テスト正答率が100%

成功事例② 介護サービス

介護技術を動画マニュアルで統一。

法人全体で文化を作り上げる！

成功事例③ 

自分たちで作った動画教材で技能レベルが

劇的に向上

動画マニュアル外注のメリット

① 複雑な編集作業ができる

では、次に動画作成を外注した場合のメリットを説明します。外注のメリットは、複雑な編集ができることです。外注先の会社が持っている編集機材を使って高いクオリティの動画が作れます。

動画マニュアル外注のデメリット

① 見えないコストが発生

動画マニュアル内製化メリットの②外注先選定コストとコミュニケーションコストも不要で話した外注先選定コストとコミュニケーションコストがかかってきます。これは実際にはコストとしてかかってくるものの、見えにくいコストであり、どのくらいコストがかかっているのか不透明になり、また、気づかない間に社員の作業負担が増えていることがあります。

コスト面から内製化か外注かを検討する場合はこの見えにくいコストも含めて検討が必要です。

② メンテナンスコストが発生

外注先と円滑なコミュニケーションがとれず、度重なる修正が発生した場合、外注先から追加で費用を請求されたり、動画納品後、業務内容に変更があった場合、再度外注先に動画作成を依頼することとなり、追加でコストがかかります。コスト面から内製化か外注かを検討する場合は、このコストも見積もっておかなくてはいけません。
このコストや手間が影響し、マニュアルが更新されなくなってしまったら、コストをかけてマニュアルを作った意味がありません。さらには作業ミスも起こり、自社のサービスの質の低下を招きかねません。

紙マニュアルのメリット／デメリット

業務のリモート化や外国人労働者の増加による多言語化、高速データ通信の普及に伴い動画作成、閲覧のインフラが整い、多岐にわたる業種でマニュアルの動画化が進んできています。しかし、一方で紙マニュアルを利用している企業があるのも事実です。

今一度紙マニュアルのメリット／デメリットを確認の上、マニュアルの動画化を検討し、必要に応じて社員教育をデジタルトランスフォーメンションしていく必要があります。

紙マニュアルのメリット

① 再生機器が不要

動画を閲覧するにあたっては、スマートフォンやパソコン、タブレットなどの動画再生機器が必要ですが、紙マニュアルなら持ち歩ければ、いつでも見ることができます。

② ITリテラシーが低い従業員でも扱いやすい

業種や業態によっては従業員のITリテラシーが低い場合もあります。ITリテラシーが低くパソコンやスマートフォンなどの電子機器に慣れていない従業員の教育においては紙の方が良いこともあります。

紙マニュアルのデメリット

① 印刷コストの増大

紙マニュアルが大量にある場合、社員ごとに印刷しなければならないため、印刷コストが増大します。また、マニュアルが更新されるたびに印刷コストがかかってきます。そのほか、印刷機の購入代やリース代、インク代なども見えにくいですが紙マニュアルのコストです。

② 保管コストの増大

紙マニュアルは管理部の本棚を占有し、頻度の高いマニュアルにおいては各社員の袖机を占有し、保管の手間やコストだけでなく、オフィスの拡張なども必要になります。

③ 紛失時のセキュリティの脆弱性

紙マニュアルに鍵をかけたり、パスワードをかけることはできません。一度紛失してしまうと追跡もできず、外部へ流出してしまう恐れがあります。動画マニュアルのようにデータなら、パソコンの紛失時でもマニュアルを閲覧するのにパスワードが必要となり、必要に応じて遠隔からロック、操作することもできます。

④ 検索性の低さ

どこに何が書いてあるかは、紙マニュアルを開けて、目次から検索して該当箇所まで読み進めないといけません。必要な情報にたどり着くまでに時間と手間がかかります。動画マニュアルのようにデータなら、検索すれば必要な情報にすぐにアクセスすることができます。

⑤ 携帯性の低さ

紙1枚の重さは微々たるものですが、何百枚も持ち歩かないといけないとなると、持ち運ぶのもの一苦労です。動画マニュアルであればデータとして持ち運ぶことができるため、どんなにデータが増えても持ち運ぶのに苦労することはありません。

SaaS型動画マニュアル「tebiki」のご紹介

最後に弊社サービスの「tebiki」の紹介をさせてください。「tebiki」はOJTをスマートフォンで撮影するだけで、字幕追加や英語をはじめとした100ヶ国語以上の外国語に翻訳する機能もあります。無料トライアルや導入効果、事例、セミナーなどもご紹介しますので、マニュアルを動画で作成しようと考えている方は「tebiki」をぜひご検討ください。