YouTubeで動画マニュアルは運用できる？メリットやデメリット、留意点などをご説明

「動画マニュアルの導入にあたって、データの保管や共有先に迷っている」

「色々なサービスがある中で、YouTubeに投稿するのは実際どうなの？」

「動画マニュアルをYouTubeで運用する際の注意点があれば知りたい」

社内の業務効率化のために動画マニュアルの導入を検討しているものの、動画データの保存・共有先にお悩みではありませんか？その選択肢のひとつとして「YouTube」があげられます。

そこで本記事では、動画マニュアルをYouTubeで運用する際のメリットや注意点について詳しく解説します。ぜひ自社の動画マニュアル運用にお役立てください。

YouTubeなら無料で動画をアップロードし、社内で共有できる

動画と聞くと、多くの方が真っ先に「YouTube」をイメージする人が多いと思います。それだけ世の中に浸透しているプラットフォームであり、動画の投稿・共有・閲覧といった機能を有しているので、動画マニュアルを運用して社内の業務手順やノウハウの共有にYouTubeを使うという選択肢が考えられます。

YouTubeは基本的に無料で閲覧・アップロードが可能です。またオンラインプラットオームなので、一度アップロードすれば世界中の誰でもアクセスできるようになります。商品やサービスをPRしたい企業にとっては、動画が爆発的に拡散される、いわゆる「バズ」も狙えるでしょう。

ただし、動画マニュアルを運用する場合は、特定の人しか閲覧できない「限定公開」の設定にしておきましょう。業務手順や作業工程を撮影していると、どんなに気を付けていても意図せず社外秘の情報や設備が映ってしまうことがあります。このような場合に備えて、「限定公開」によって特定の社員のみ閲覧できるようにしておくと安心です。

YouTubeは無料かつ特定のメンバーにのみ動画を共有できるため、動画マニュアルのアップロード先として少数ではありますが、利用している企業もあります。

YouTubeで動画マニュアルを運用するメリットとは？

YouTubeのメリットをもう少し掘り下げていきましょう。動画マニュアルをYouTube上にアップロードすることには、次のようなメリットがあげられます。

1. 大量の動画をアップロードできる
2. 字幕や翻訳機能がある
3. 視聴者のコメントを活用できる
4. 必要に応じてクローズドな環境も作れる

1. 大量の動画をアップロードできる

YouTubeでは、アップロードできる動画の本数に制約はありません。

動画マニュアルは基本的に短く、１～3分の短いものを何十本、何百本と用意して運用するのがおすすめです。Youtubeは動画を無制限にアップロードできるため、ノウハウを大量に共有することができます。なぜ、1分程度の短い動画をおすすめしているかは下記リンクをご参照ください。

参考ページ：動画マニュアルの長さは1分がオススメの理由

2. 字幕や翻訳機能がある

YouTubeには字幕や翻訳機能も備わっています。

動画画面の右下にある「字幕」ボタンをクリックすることで自動的に動画内でしゃべった内容が字幕生成されます。また、「設定」から言語の自動生成をクリックすることで自動翻訳も可能です。

字幕設定ができるため、動画マニュアルで字幕を付け加える手間が省けます。外国人スタッフを雇用している場合などに有効です。

3. 視聴者のコメントを活用できる

動画のアップロード後、「コメントをすべて許可する」に設定することで、視聴者は自由にコメントできるようになります。

このコメント機能を使い、動画を閲覧した従業員はコメントを残す、または「いいね」ボタンを押すなどの運用で動画マニュアルが見られているかを確認することができます。また、「いいね」ボタンを押すと、YouTubeの運営側から「視聴者を大切にしている」「動画のエンゲージメントが高い」と評価してもらえます。

ただし、マニュアルは会社のノウハウが詰まっていたり、社外秘の設備や情報が映ってしまうことも考えられるため、「限定公開」をおすすめします。その場合には「動画のエンゲージメントが高い」のは意味はありません。あくまでも、閲覧したかどうかの確認としてコメントや「いいね」ボタンを活用するにとどまります。

4. 必要に応じてクローズドな環境も作れる

動画を「限定公開」に設定すれば、URLを知っている人だけが閲覧できるクローズな環境も作れます。動画マニュアルでは社内の重要なノウハウや社外秘の業務手順などを共有する場合は外部には漏してはいけません。そうでなくても、撮影時にたまたま社外秘の設備や情報が映ってしまうこともありますので、撮影場所を特別に用意する場合の除いて「限定公開」にした方が良いでしょう。

「限定公開」ではURLを知っている人だけが動画を閲覧できます。社員だけが見られるクローズな環境を作れるため、マニュアルの情報漏洩を防ぎたい場合でも安心です。

また、「非公開」にも設定することができます。「非公開」にすると、指定した相手しか閲覧できない状態になり、URLが外部に漏れた場合でも、URLを知っているだけでは閲覧できないため、運用の手間をかけても良い、より慎重に運用したいという場合は「非公開」にして特定の社員だけが閲覧できるようにするとより安心です。

ただ、マニュアルの作成や手間を省くため紙マニュアルから動画マニュアルに切り替えたいと考えている場合、社員の異動や入社、退社などの際には毎回、公開相手を設定しなければならず、かえって手間がかかってしまいます。

情報漏洩リスクに対して慎重な企業が多い

アップロードできる動画の本数に制限なく無料で使えて、字幕や翻訳機能があるYouTubeですが、企業がYouTubeで動画マニュアルを運用するのは稀です。その理由は、以下の３つです。

• 広告が表示されるため業務に適さない
• 動画の権利がGoogle側に譲渡される
• 教育の管理ができない

1. 情報漏洩リスクに対して慎重な企業が多い

お伝えしたように、「限定公開」や「非公開」にすれば動画がURLが外部に漏れない限り、外部の人に見られることはありません。しかし、やはり「誤って公開ボタンを押してしまったら・・」と考える企業が多いのです。

どんな企業も部品や材料、製造過程など社外秘のものは少なからずあります。

YouTubeが全世界に向けたオンラインプラットフォームであるため、漏洩リスクがあまりにも巨大過ぎるため、動画マニュアルを投稿する場所として信頼できない企業が多いのが現状です。

2. 広告が表示されるため業務に適さない

YouTubeでは動画の再生前や途中で「広告」が表示されます。また「関連動画」や「おすすめ動画」が表示されることもあります。広告表示によって動画マニュアルの再生が妨げられてしまいます。動画マニュアルだけを共有したい企業にとっては邪魔くさいのが本音でしょう。

3. 動画の権利がGoogle側に譲渡される

企業がYouTubeに慎重になる理由に、動画の権利に関する問題があります。YouTubeにアップロードした動画は、下記からわかるように、基本的にYouTubeの運営会社であるGoogleに譲渡される規約になっているのです。

YouTubeへのライセンス付与

本サービスにコンテンツを提供することにより、お客様は YouTube に対して、本サービスならびに YouTube（とその承継人および関係会社）の事業に関連して当該コンテンツを使用（複製、配信、派生物の作成、展示および上演を含みます）するための世界的、非独占的、サブライセンスおよび譲渡可能な無償ライセンスを付与するものとします。これには、本サービスの一部または全部を宣伝または再配布することを目的とした使用も含まれます。（2021年6月1日時点）

この規約の下では、Google側の都合で突然動画が削除される、動画が閲覧できなくなる、ということも可能性として考えられます。また、将来的に限定公開の機能をなくす、動画を複製される、そういった可能性も全くないわけではありません。

いずれにしてもアップロードした動画はGoogleにコントロールされるため、そのような可能性が排除できない以上、YouTubeに対して慎重になっている企業が大多数です。仮にYouTubeで運用していても、それは業務手順のほんの一部であり、漏れてもいい業務しか動画マニュアルにはしません。

4. 教育の管理ができない

YouTubeはエンターテイメントとして動画共有に特化したプラットフォームなので、「誰が見たのか」「いつ見たのか」「特定の仕事をできるようになったか」といった教育管理の運用ができません。

そのため教育管理においては、教育を前提として開発／提供されている「動画マニュアル作成ソフト」の方がおすすめです。ソフトによって異なりますが、業務の進捗管理機能、チャット機能、録画機能など様々な機能があります。

YouTubeのデメリットを補完できるtebiki

YouTubeによる動画マニュアルの運営にはメリットもある一方、注意点もあることをお伝えしました。事実、「デメリットの方が大きい」という理由でYouTubeに対して慎重になっている企業が圧倒的です。

そこでおすすめしたいのが、当社が提供する動画マニュアル作成ソフト「tebiki（テビキ）」です。

先述したようにYouTubeには、

1. 情報漏洩リスクに対して慎重な企業が多い
2. 広告が表示されるため業務に適さない
3. 動画の権利がGoogle側に譲渡される
4. 教育の管理ができない

といったデメリットがあります。tebikiではこのようなデメリットを解消できる上に、オリジナルの機能も多数充実しています。ぜひご参考ください。

tebikiの特長① 安心安全のセキュリティ対策

tebikiでは、国際規格ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得。下記のようなセキュリティ対策を実施することで、利用者様が安心安全に動画マニュアルを作成・共有できるような体制づくりに努めています。

tebikiの特長② 広告表示なし。動画の権利も自社持ち

tebikiは「動画マニュアルの作成・共有」に特化したサービスであるため、YouTubeのような広告表示は一切ありません。無駄なく動画を閲覧できます。もちろん動画の権利も自社持ちです。

また一度再生したデバイスであればオフライン再生も可能です。電波が入りにくい場所でも安心してマニュアルを見られます。

tebikiの特長③ 字幕や翻訳を自動生成。編集もシンプル

字幕や翻訳の自動生成機能も搭載。ボタンひとつで100ヶ国以上の外国語を自動翻訳できます。あとからナレーションを加えることもかんたんにできます。

また編集作業もシンプルです。動画編集についての専門的な知識やスキルがなくても、直感的な操作だけでマニュアルを作ることができます。クラウド上でかんたんに作成、編集、管理可能です。画面録画にも対応しています。

tebikiの特長④ 教育管理の円滑化をサポート

tebikiには、教育管理を円滑にするために以下の2つの機能を備えています。

• コース機能
• レポート機能

コース機能では、動画や文書を整理してまとめることで、かんたんな教科書を作成できます。カテゴリーやレベル別、拠点別といった様々なコース分けが可能です。

レポート機能を使えばアクセス履歴や習熟度の進捗が一目瞭然。またプラットフォーム内のアクセスランキングから人気コンテンツを分析することで、より効果的な動画マニュアルを作成できます。

動画マニュアルを運用するなら、YouTubeよりもtebikiがおすすめ

動画マニュアルをYouTubeで運用する際のメリットや注意点についてお伝えしました。今や世界最大規模の動画プラットフォームとなったYouTube。無料かつ字幕や翻訳機能も揃っているため、動画マニュアルの投稿や共有にも便利です。

しかし情報漏洩リスクや広告表示、動画の権利譲渡などの理由から、YouTubeに対して慎重な企業が多いのが現状です。

本格的に動画マニュアルを運用する場合は、動画マニュアル作成ソフトがおすすめです。「動画マニュアルの運用」に特化しているため、操作性、セキュリティ性、共有のしやすさ共に優れています。

当社が提供する「tebiki」は動画マニュアルに特化したサービスです。多彩な機能を取り揃えていますので、動画マニュアル運用にお困りでしたら、ぜひ一度お問い合わせください。サービスをお試しで使ってみたい方向けに、デモ・トライアルを実施しています。