かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki」を展開するTebiki株式会社です。
動画マニュアルを検討しているものの、動画データの保存や共有をどうするべきか悩んでいる方には、無料かつ手軽な選択肢としてYouTubeがあげられます。
この記事では、動画マニュアルをYouTubeで運用する際のメリットや注意点について詳しく解説していきます。あわせて、YouTube以外の動画マニュアルの運用方法も紹介していくのでぜひ参考にしてみてください。
なお、これから初めて動画マニュアルの作成や運用をされる方に向けて、「初めての動画マニュアル作成ガイド」をご用意しておりますので、併せてご覧ください。
目次
- 1.YouTubeなら無料で動画をアップロード、社内共有ができる
1-1. 限定公開
1-2. 非公開 - 2.YouTubeで動画マニュアルを社内利用するメリット
2-1. 大量の動画をアップロードできる
2-2. 字幕や翻訳機能がある - 3.YouTubeで動画マニュアルを社内利用するデメリット
3-1. 情報漏えいリスクが潜んでいる
3-2. 習熟度の把握～管理ができない
3-3. 広告が表示されるため業務に適さない
3-4. アカウントの管理方法によって動画が削除されるリスクがある - 4.動画マニュアルの作成・管理はYouTubeよりも「tebiki」がおすすめ
4-1. 安心安全のセキュリティ対策
4-2. 広告の表示なし！ネット環境がなくても閲覧可能
4-3. 字幕や翻訳を自動生成。編集もシンプル
4-4. 教育管理の円滑化をサポート - 5.動画マニュアル作成ツール「tebiki」の活用事例
5-1. 動画マニュアル作成時間が75%削減！【タマムラデリカ株式会社】
5-2. 半年で400本の動画作成！世界の「衛生・環境・健康」に貢献！【サラヤ株式会社】
5-3. 導入3ヶ月でマニュアルの8割を動画に【株式会社下部ホテル】 - 6.動画マニュアルを運用するなら、YouTubeよりもtebikiがおすすめ
YouTubeなら無料で動画をアップロード、社内共有ができる
YouTubeは、無料かつ無制限で動画コンテンツをアップロードすることができるプラットフォームです。
エンタメ的な動画が多いため、外部配信向きでは？と思っている方も多いかもしれませんが、社内向けにYouTubeを活用することも可能です。基本的に無料で動画の閲覧やアップロードが可能で、公開設定をしない場合には全世界の誰でも動画が閲覧できるようになります。
ただ、社内向けにYouTubeを活用したい場合には、不特定多数からのアクセスを制限できる「限定公開」もしくは「非公開」に設定が必要です。
限定公開
限定公開とは、YouTubeで検索したときの結果や関連動画として表示されなくなる公開設定です。動画URLに直接アクセスすることで動画を視聴できるので、特定の人だけに動画を見てほしい場合には「限定公開」が適しています。
しかし、限定公開のURLを知っている人が第三者に共有してしまうと、社外の人でも動画を視聴できてしまうリスクがある点には注意が必要です。社外へ漏洩する可能性を秘めているので、社外秘の動画がある場合には限定公開はおすすめできません。
非公開
非公開とは、動画をアップロードした管理者から許可されたユーザーのみが動画を視聴できる設定です。検索結果や関連動画に表示されないのは限定公開と同様ですが、URLを知っていても管理者から許可されていない場合には、動画の視聴はできません。
一般公開や限定公開とは違い第三者へ漏洩してしまうリスクは防げるものの、動画ごとに視聴権限を付与する必要があるのが負担になるでしょう。付与を誤ってしまうと、動画の視聴ができず何度も権限変更の対応をする場合も考えられます。
なお、動画マニュアルを作成〜運用するうえでは、YouTube以外にも様々な方法やツールがあります。YouTube以外のツールも検討してみたいと考えている方は、「動画マニュアル作成ツール比較ガイド失敗しない選び方&比較検討時のリアルな声も紹介」の資料も併せてご覧ください。
また、コストを抑えて動画マニュアルを作成したい方は、「無料で使える動画編集ソフトを一覧でまとめた資料」もご用意しておりますのでぜひこちらもご覧ください。
YouTubeで動画マニュアルを社内利用するメリット
YouTubeで動画マニュアルを社内利用するメリット動画マニュアルをYouTube上にアップロードし、社内利用するメリットは以下のようなものがあります。
1. 大量の動画をアップロードできる
YouTubeでは、アップロードできる動画の本数に制約はありません。基本的に費用も発生しないので、撮影動画マニュアルを好きなだけYouTube上にアップすることができます。
動画マニュアルは基本的に短く、１～3分の短いものを何十本、何百本と用意して運用するのがおすすめです。なぜ、1分程度の短い動画をおすすめしているかは下記リンクをご参照ください。
2. 字幕や翻訳機能がある
YouTubeでは動画画面の右下にある「字幕」ボタンをクリックすれば、動画内でしゃべった内容が字幕として生成されます。また、「設定」から言語の自動生成をクリックすることで自動翻訳も可能です。
字幕設定ができるため、動画マニュアルで字幕を付け加える手間が省けます。外国人スタッフを雇用している場合などに有効です。
しかし、字幕・翻訳機能の精度にはバラつきがあるので正しく生成される訳ではないという点に注意しておく必要があります。YouTubeで自動生成された字幕・翻訳が正しいかをチェックする手間が発生するでしょう。
なお、数多くの業界で導入されている動画マニュアル作成ツール「tebiki」では、自動字幕の精度が非常に高いことに加え、正しい日本に基づいて100ヶ国以上の言語に自動で翻訳することができます。
tebikiを利用している日世株式会社では、外国人労働者の増加に伴ってtebikiを導入し、外国人労働者の理解度テストが100％近くの正答率になった事例もあります。日世株式会社のインタビューは「自動字幕翻訳で、外国⼈スタッフの理解度テスト正答率が100%になりました。」よりご覧ください。
tebikiを詳しく知りたいという方は、「3分で分かる『tebikiサービス資料』」の資料も併せてご覧ください。
YouTubeで動画マニュアルを社内利用するデメリット
YouTubeで動画マニュアルを社内利用するデメリットを紹介していきます。
情報漏洩リスクが潜んでいる
動画マニュアルをYouTubeで公開して社内利用する際、限定公開・非公開2つの公開設定がありますが、それぞれにリスクがあります。
- 限定公開：URLの共有のみで社外の第三者が動画を閲覧できてしまう
- 非公開：動画の投稿時に毎回権限を付与する必要がある
動画の共有がワンクリックでできてしまうので、第三者への予期せぬ流出も十分に考えうるリスクです。動画マニュアルを作成する手間に加えて、社外への情報漏えいしないように管理・運用する負担も発生する点を理解しておきましょう。
習熟度の把握～管理ができない
動画マニュアルをYouTube上で公開した場合、「再生回数」の確認はできますが、誰が・いつ・何の動画を視聴したのか、管理者側で把握することができません。
作成した動画マニュアルの視聴が従業員に委ねられてしまうので、習熟度の把握～管理できないのが大きなデメリットです。危険が伴う作業の動画マニュアルなど、視聴しないことで怪我や事故につながるリスクもあります。
広告が表示されるため業務に適さない
2021年6月1日にYouTubeの利用規約が変更された影響で、限定公開・非公開に設定している動画を視聴する際にも広告が表示される可能性があります。
社内で視聴しようとした際、広告が表示されてしまうと集中力の妨げになってしまったり、視聴が中断されてしまったりなどの問題が発生することも考えられるでしょう。
アカウントの管理方法によって動画が削除されるリスクがある
YouTubeのアカウントの管理には十分に注意する必要があり、適切に管理されなかった場合には動画が削除されてしまうケースもあります。
実際に、YouTubeで社内の動画マニュアルを管理していた株式会社GEEKLYでは、アカウント管理者の退職に伴い、作成した動画が全て削除されてしまうという問題が発生しています。同社のYouTubeを活用した動画マニュアル運用のエピソードを知りたい方は、インタビュー記事「年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！」をご覧ください。
ご紹介したように、YouTubeを活用した動画マニュアルの運用にはデメリットも存在するため、慎重に判断をしたうえで検討することが望ましいです。ご紹介したデメリットを踏まえて『動画マニュアルの作成/管理に特化したツールも検討したい』という方は、以下のツール比較ガイド資料をクリックしてご覧ください。
次章では比較ガイドでも取り上げているツールの1つ、tebiki現場教育の概要や活用事例をご紹介します。
動画マニュアルの作成・管理はYouTubeよりも「tebiki」がおすすめ
YouTubeによる動画マニュアルを管理することにはメリットがある一方、デメリットがあるのも事実です。
そこでおすすめしたいのが、幅広い業界・業種で導入実績がある動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」です。YouTubeと比べてtebikiがおすすめの理由、メリットなどをご紹介します。
安心安全のセキュリティ対策
tebikiでは、国際規格ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得しており、IP制限・暗号化通信・監視ログなどの安心安全のセキュリティ対策を講じています。また、システムとやり取りする情報を暗号化しており、情報漏えいや改ざんを防ぐ対策も万全です。
作成したマニュアルを編集した場合、誰がいつ編集したのかが履歴として残るのもポイント。新規/公開済みに関わらず、編集して公開する際には多段承認フロー機能も搭載されています。管理者に承認されたマニュアルのみ、公開が可能なので不用意にマニュアルが公開されるリスクの防止が可能です。
広告の表示なし！ネット環境がなくても閲覧可能
tebikiではYouTubeのような広告は一切表示されないため、ストレスなく動画マニュアルを視聴することができます。検索性にも優れており、動画のファイル名だけでなく、動画の説明文や動画につけたタグなどから検索でき、みたい動画をすぐに視聴可能です。
また一度再生したデバイスであればオフライン再生も可能です。電波が入りにくい場所でも安心してマニュアルを視聴することができます。
字幕や翻訳を自動生成。編集もシンプル
字幕や翻訳の自動生成機能も搭載しており、ボタンひとつで100ヶ国以上の外国語の自動翻訳が可能。動画を撮影した後に音声を録音してナレーションを加えることもできます。
また、シンプルな編集画面も特徴で、PCや動画編集などに関する経験やスキルが不要で直感的に操作ができます。実際に「tebiki現場教育」を活用して動画マニュアルを作成しているイセ食品株式会社では、導入からわずか3ヶ月で200本もの動画を作成しています。
同社のインタビュー記事は以下よりご覧ください。
教育管理の円滑化をサポート
tebikiには、教育管理を円滑にするために様々な機能が搭載されています。
- コース機能
- レポート機能
- テスト機能
コース機能では、動画や文書を整理してまとめることで、かんたんな教科書を作成できます。カテゴリーやレベル別、拠点別といった様々なコース分けが可能です。レポート機能を使えばアカウントごとのアクセス履歴や習熟度の進捗が一目瞭然。またプラットフォーム内のアクセスランキングから人気コンテンツを分析することで、より効果的な動画マニュアルを作成できます。
従業員の習熟度を図るためのテスト機能も搭載。テスト項目は管理画面上でカンタンに作成でき、従業員へ展開することが可能です。また、従業員ごとにできる作業が一目でわかるスキル管理機能についても、具体的なリリース日は未定ですが開発を進めております。
ここまで紹介した特徴や機能以外にもtebikiには様々な機能が搭載されています。ツールについてより詳しく知りたい方は、「3分で分かる『tebikiサービス資料』」を併せてご確認ください。
動画マニュアル作成ツール「tebiki」の活用事例
動画マニュアル作成ツールである「tebiki」は様々な業界・業種で活用が進んでいます。ここでは、tebikiを活用している企業の具体的な事例について紹介していきます。
動画マニュアル作成時間が75%削減！【タマムラデリカ株式会社】
大手コンビニエンスストア専用の工場として麺類や軽食惣菜などの開発製造を手掛けているタマムラデリカ株式会社。同社では、紙マニュアルとOJTを中心に社員の教育を実施しており、マニュアルが活用されない課題を抱えていました。
そこで、tebikiを導入して、マニュアルの作成時間が1時間から15分へ大幅な短縮を実現しています。また、動画マニュアルを作成できる人の数もtebiki導入後は20名近くにまで増加し、標準化することができました。同社の事例を詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
半年で400本の動画作成！世界の「衛生・環境・健康」に貢献！【サラヤ株式会社】
サラヤ株式会社は、医薬品や消毒剤、洗浄剤を製造する化学・日用品メーカーです。同社では紙マニュアルで社員教育を行っていたものの、紙では内容が伝わりにくいという課題を抱えていました。
そこでSOPを動画で作成する形で方針を転換してtebikiを導入。紙では表現しにくい部分も動画にすることで詳細に伝えることができ、半年で400本の動画を作成。作業工程で発生するカン・コツを要する作業もしっかりと伝達することができています。
また、動画マニュアルを編集して完成した後の共有が自動的にできるため、共有の抜け漏れ防止にもつながっています。同社の事例を詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
導入3ヶ月でマニュアルの8割を動画に【株式会社下部ホテル】
山梨県南巨摩郡にある二種類の源泉温泉を堪能できる株式会社下部ホテル。お客様が「第二の故郷」に帰ってくるようなおもてなしを心がけて日々の接客を行っています。
同社では、これまでに外注していた清掃作業を内製化することになり、紙マニュアルとOJTで新人教育を実施していましたが、アップデートの管理や何度も繰り返し教える手間などが課題でした。
そこで紙と比べて管理工数を抑えられるtebikiを導入して、約3ヶ月でマニュアルの8割を動画化に成功。動画編集の手軽さに加え、自動字幕機能の精度の高さを実感しています。同社の事例を詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。
なお、tebikiは業界や業種を限定せずに幅広く活用が進んでいます。ここまでに紹介してきた企業以外の事例も豊富にあるので、他の事例も読んでみたい方は、以下よりご覧ください。
動画マニュアルを運用するなら、YouTubeよりもtebikiがおすすめ
YouTubeは、無料でありながら字幕や翻訳機能などが揃っており、動画マニュアルの投稿や共有にも便利です。
しかし、情報漏洩リスクや広告表示、動画の権利譲渡などの理由からYouTubeに対して慎重な企業が多いのが現状です。
本格的に動画マニュアルを運用する場合は、「動画マニュアルの運用」に特化し、操作性・セキュリティ性・共有のしやすさに優れた動画マニュアル作成ソフトがおすすめです。
「tebiki」は動画マニュアルに特化したサービスで、多彩な機能を取り揃えていますので、動画マニュアル運用にお困りでしたら、ぜひ一度お問い合わせください。
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