「電子マニュアル」の作り方7つの手順！無料ツールやサンプルも

かつてマニュアルといえば紙で作られていましたが、通信環境や端末が整備され、「電子マニュアル」を採用する職場が増えてきました。この記事では、電子マニュアルと紙マニュアルのメリット・デメリットの比較や、作り方や作成ツールなどをご紹介します。フリーツールもご紹介しますので、この機会に電子化を検討してみてはいかがでしょうか？

電子マニュアルの中でもおすすめなのが「動画マニュアル」です。紙マニュアルの課題や動画マニュアルのメリット、おすすめのツールは、以下のマンガでもご紹介していますので、こちらもぜひご覧ください。

電子マニュアルとは？ メリット/デメリットを紙と比較

電子マニュアルとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなど端末を使って閲覧するマニュアルのことを指します。形式としては、次のようなものがあります。

• Webマニュアル
• 動画マニュアル
• 文書マニュアル（Word、Excel、PowerPoint、PDFなど）

Webマニュアルは、Webブラウザ上で閲覧するもので、ホームページのようにHTMLを使用して作成したものです。動画マニュアルはMPEG4（拡張子「.mp4」）、AVI（拡張子「.avi」）、MOV（拡張子「.mov」）、WMV（拡張子「.wmv」）などの動画ファイルを使用して作成。文書マニュアルはWord、Excel、PowerPointなどのツールを使用して作成したものです。

「電子」と「紙」、それぞれのメリット / デメリット

電子マニュアルと紙マニュアルでは、それぞれ次の表のようなメリットやデメリットがあります。

電子マニュアルのメリット / デメリット

メリット	デメリット
・かさばらないため、保管しやすい ・検索性が高い ・内容の更新や共有が簡単 ・印刷のことを考えなくていい ・持ち運びしやすい ・自分の見やすいサイズに変更して閲覧できる	・端末の使用に慣れる必要がある ・通信環境を整備する必要がある ・データの保存場所を確保する必要がある

 

紙マニュアルのメリット / デメリット

メリット	デメリット
・パソコンに不慣れな人でも扱いやすい ・端末やネット環境が不要 ・複数のマニュアルを並べて見比べられる ・書き込みや付箋の貼り付けができる	・動きのある業務を説明しづらい ・印刷や製本コストがかかる ・保管場所の確保に場所とコストがかかる ・印刷の画質によっては写真などが見にくい ・劣化により破損する恐れがある ・内容の更新や共有に手間がかかる ・検索に時間がかかる ・環境負荷がかかる

近年、電子マニュアルの中でもわかりやすいということから動画マニュアルが注目されています。動画マニュアルと紙マニュアルの比較をしている記事もあるので、こちらも併せてご覧ください。

▼関連記事▼
【動画vs紙】どっちのマニュアルがいい？メリットとデメリットを徹底比較

あなたの会社は電子マニュアル向き？相性をチェック！

紙のマニュアルしかなかった頃から時代は大きく変化し、利便性に優れた「電子マニュアル」という選択肢が登場しています。ここでは、電子マニュアルの方が向いている職場 / 向かない職場の特徴をご紹介します。

電子マニュアルが「向いている」職場の特徴

パソコンの使用が当たり前となっている昨今では、ほとんどの職場が電子マニュアルに向いていると言えます。その中でも特に「電子マニュアルにすべき」職場の特徴を挙げてみましょう。

• マニュアル化すべき業務が多い
• 人や機械の動きなどが多い
• 作業内容や手順の変更が頻繁に行われる
• 紙で閲覧するのが難しい現場が存在する
• タブレットやスマートフォンなどの端末が整備されている

これらの特徴に当てはまる職場の方は、後述する『電子マニュアルの作り方・手順』で作成方法をチェックしましょう。

電子マニュアルが「不向き」な職場の特徴

「電子マニュアルにするほどではない」「紙のマニュアルのほうが望ましい」といった職場もあるでしょう。そのような職場の特徴をご紹介します。

• マニュアル化する業務が少ない
• デジタル端末でのマニュアル閲覧が難しい

基本的には電子マニュアルがおすすめですが、紙マニュアルには紙マニュアルの良さがあるのも確かです。紙マニュアルの方が運用しやすいという方は、以下のマニュアル作成のポイントをぜひ参考にしてください。

▼関連記事▼
【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？

電子マニュアルの作り方・手順

電子マニュアルの基本的な作成手順は、以下の通りです。

1. マニュアル化する業務を洗い出す
2. 利用ツール / フォーマットを決める
3. 作成する担当者を決める
4. マニュアルの骨子を作成する
5. 骨子を基に内容を肉付けしていく
6. 社内で運用する改善を重ねていく
7. 改善を重ねていく

マニュアルの作り方は、以下の資料でも解説しています。マニュアルの運用が成功するように、STEPごとにコツも掲載していますので、マニュアル作成の参考にしてください。

STEP① マニュアル化する業務を洗い出す

以下の手順で、どの業務をマニュアル化するのかを洗い出しましょう。

1. 業務をカテゴリごとにわけてリストアップする
2. マニュアルが必要なものを決める
3. マニュアル作成の優先度を決める

作成の優先度は、マニュアルを活用する現場の人の声をよく聞きましょう。また、ミスや不良が目立つ工程のマニュアルを優先的に作成して、作業手順の標準化を目指すのもおすすめです。

また、この段階でマニュアル化する目的や目標も明確にすると、マニュアルの内容がより現場で活用されやすいものになるでしょう。マニュアル作成における目標設定方法や例は、以下の記事をご覧ください。

▼関連記事▼
【例文つき】マニュアル作成での目標設定方法とは？重要性やコツも解説

STEP② 利用ツール / フォーマットを決める

ツールやフォーマットは、マニュアルの使いやすさや情報のわかりやすさに直結します。

「どのような形式で閲覧したいか」「どのような業務をマニュアル化するか」によって、Webマニュアル / 動画マニュアル / 文書マニュアルのうち、適したツールを選定しましょう。

▼関連記事▼
・【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も
・【2024年版】動画マニュアル作成ソフト14選を比較！無料ツールや事例も解説

STEP③ 作成する担当者を決める

利用ツール / フォーマットが決まったら、以下を決めておきましょう。

• どのマニュアルを誰が作成するか
• 内容チェックは誰が行うか
• 動画マニュアルの場合、誰が出演するか

業務を行いながらマニュアルを作成する場合は、業務の状況も考えながら決めるとよいでしょう。以下の記事では、マニュアルの作成に向いている人の特徴をご紹介しています。担当者選びに迷った際は、こちらもご覧ください。

▼関連記事▼
マニュアルは誰が作るのが正解？新人や派遣に依頼して良いのか

STEP④ マニュアルの骨子を作成する

いきなり詳細な内容を作成し始めるのではなく、まずはマニュアルの骨子を作成しましょう。あらかじめ骨子を作成すれば、抜け漏れのない整理されたマニュアルが効率的に作成できます。

たとえば、ある商品の製造に関するマニュアルであれば、以下のように、マニュアル使用者がわかりやすいであろう順番で骨子を考えます。

1. 事前準備
2. 作業
3. 作業後の処理

マニュアルの骨子の考え方や目次のつけ方は、以下の記事を参考にしてください。

▼関連記事▼
マニュアルの「目次構成」の作り方5STEP！見やすい見出しを作るには？

STEP⑤ 骨子を基に内容を肉付けしていく

骨子を基に、盛り込む内容を肉付けしていきます。文書ベースのマニュアルであれば写真や図などを用意しながら詳細を書き込んでいき、動画のマニュアルであれば台本を考え、撮影します。

肉付けの際は、初心者が見てもわかるようにすることを意識してください。マニュアルの使用者に知識がある前提で、専門用語やビジネス用語を使用せず、保有スキルや経験を問わず理解できるようにするのがおすすめです。

以下の記事では、マニュアル作成が上手な人に共通していることを解説しています。わかりやすいマニュアルをつくる秘訣がつまっているので、ぜひ参考にしてください。

▼関連記事▼
【即上達】マニュアル作成が上手い人の5つの特徴！コツやおすすめツールも

STEP⑥ 社内で運用する

完成した電子マニュアルは、必ず社内で共有して、活用を促進させましょう。ただ作っただけでは、マニュアルの存在を知られずに「結局使われなかった」という事態を招いてしまい、作った意味がなくなってしまいます。

電子マニュアルを社内で浸透させる方法は、以下の記事を参考にしてください。

▼関連記事▼
・マニュアルの「定着」4STEP！効果的な周知方法とは？
・動画マニュアルの共有方法3選！社内で上手に管理するには？

STEP⑦ 改善を重ねていく

マニュアルの内容や運用体制は、半年から1年に1度、定期的に見直しを行いましょう。

マニュアルは1回作ったらそれで終わりではありません。改善を重ねていき、より現場で活用してもらえるマニュアルにしましょう。改善のためには、「わかりにくい箇所はないか」「手順変更した箇所はないか」といった内容を現場にヒアリングしましょう。

▼理想的なマニュアル作成/運用サイクル▼

マニュアルの更新方法については、以下の記事をご参照ください。

▼関連記事▼
【マニュアル改訂方法】表紙の書き方から履歴の残し方まで！目的も解説

わかりやすいマニュアルを作成するコツ

ここでは、わかりやすいマニュアルの作成のコツをご紹介します。わかりやすいマニュアルがあれば、作業不順守を防ぐことができ、不良の削減や品質向上につながります。

見やすいレイアウトやマニュアルの例を見たい方は、以下の記事も併せてご覧ください。無料でダウンロードできるマニュアルテンプレートもご用意しています。

▼関連記事▼
【見本あり】わかりやすいマニュアル作成の5つのポイント。構成やレイアウトは？

見栄えではなくわかりやすさを重視する

凝ったデザインで作成するというよりも、わかりやすいかどうかを重視して作成しましょう。

マニュアルの作成者は、マニュアルで説明する内容についてはよく知っているため、それ以外のマニュアルの見栄えや完成度に気を取られがちになります。しかし、初めてマニュアルを見る人にとっては、そういったことより「内容がわかりやすいか」「パッと見て意味がわかるか」が大事です。

最初から完璧を目指さない

マニュアル作りは最初から完璧を目指さず、まず一度作ってみて、その後改善を重ね続けていくようにしましょう。

もしも最初から凝ったマニュアルを作ったとしても、いずれ作業手順が変わったときに変更しなくてはなりません。必要以上に完成度を高くしてしまうと、作成にかける費用対効果が見合わなくなってしまいます。

【無料】電子マニュアル作成のフリーツール

電子マニュアルを作成するにあたっては、さまざまなツールが開発されています。初めて電子マニュアル作成に取り組む人にとっては、無料のツールであればハードルが低く、導入しやすいでしょう。そこで、無料で使える電子マニュアル作成ツールをご紹介します。

より多くのツールを比較検討したい方は、以下の記事も併せてご参照ください。

▼関連記事▼
・【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も
・【無料のみ】動画マニュアル作成ソフトおすすめ5選！本当に使えるツールは？

Googleドキュメント / スプレッドシート

Googleドキュメント / スプレッドシートは文書マニュアルの作成に向いており、15GBまでの容量であれば無料で使用できます。MicrosoftのWord / Excelに似ている仕様であるため、それらに慣れている人はすぐ使いこなしやすいです。同時入力ができるため、複数人でマニュアル作成や内容チェックを同時並行で行うこともできます。

Microsoftのoffice365のWord / Excel / PowerPoint

Microsoftのoffice365のツールであるWord / Excel / PowerPointは文書マニュアル作成に向いており、社内でライセンスがあればマニュアル作りとしての費用は無料となります。

以下のように使い分けると、効率的に作成できるでしょう。

• 文字中心のマニュアルであれば「Word」
• 表やグラフの多いマニュアルであれば「Excel」
• 写真や図の多いマニュアルであれば「PowerPoint」

「PowerPointを使いこなすのが難しい」という方のために、パワポのマニュアルを作成するコツをまとめた記事もございます。無料でダウンロードできるテンプレートもご用意していますので、併せてご覧ください。

▼関連記事▼
パワポのマニュアルを「劇的に見やすく」作成する8つのコツ【テンプレート有】

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、文書保存や共同編集が行えるツールで、文書マニュアル作成向きです。

一部動画を埋め込むこともでき、2GBまでの容量であれば無料で使用できます。ツール上にドキュメントをアップロードすればすぐPDF化でき、マニュアルだけでなく議事録や計画表などの共有も可能です。

マニュアルの電子化を始めるなら「動画」の導入がおすすめ

マニュアルを初めて整備する人やマニュアルの電子化をお考えの人には、動画マニュアルの導入がおすすめです。動画マニュアルの主なメリットは、以下の通りです。

• 3次元的な動きもわかりやすく伝えられる
• 熟練者が持つカンコツの伝承も行いやすい
• マニュアルの作成時間を削減できる
• OJTに置き換えることで、教育時間やコストを削減できる など

▼実際に活用されている動画マニュアルサンプル▼
（音量にご注意ください）

 

上の動画のように、動画マニュアルの場合、作業手順がとにかくわかりやすい！ そのため、新人さんでも早くやり方を覚えることができ、即戦力化を実現できるでしょう。

動画マニュアルの詳しいメリットについては、別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説』か、おすすツールのご紹介もしている以下のマンガでぜひチェックしてください。

動画マニュアルtebikiなら動画も文書も一元管理可能◎

マニュアルの電子化を動画で進めてみたい！という方には、動画マニュアルtebikiというツールがおすすめです。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

tebikiの最大の特徴としては、「操作が簡単である」という点です。実際に導入いただいている企業からは、「初めて使う人も問題なくすぐに使ってもらえています（サラヤ株式会社の導入事例より）」というご意見をいただくほど！

tebikiは動画編集だけではなく、以下のような機能も搭載されています。

• 文書マニュアルの作成
• マニュアルの自動翻訳 / 外国語への読み上げ
• 従業員のアクセス状況の把握
• オリジナルテストの作成 / 自動採点機能
• オフライン環境下での再生可能
• 従業員のスキル管理機能 など

tebikiについてのより詳細な情報や機能は、以下のサービス紹介資料でぜひご確認ください。

tebikiの導入企業事例

新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画:新日本工機株式会社▼

工作機械を中心に製造販売を手がける新日本工機株式会社では、各業界のリーディングカンパニーとともに技術開発し機械製品を納入しています。人材教育に注力するも、紙マニュアル活用の限界に直面していました。

作業要領書を整備しても、文字ベースの情報では内容が理解されにくく、読むのが面倒になる面もあって作業者によって品質のバラつきや作業の後戻りが発生。海外拠点へ作成したマニュアルを展開するため、翻訳する作業に膨大な時間を要していました。

tebikiの導入後は、1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成。製造業務だけでなく安全作業や保守／点検作業など多岐に渡る作業をマニュアル化し、紙マニュアルのときと比べて効果的かつ効率的にマニュアル整備が進みました。紙マニュアルでは伝わらず品質に影響を及ぼしていた部分も、動画に置き換えたことで標準化された作業を正確かつ簡単に伝えることができ、作業品質も安定。外国語翻訳の手間もゼロになり、負担が激減しました。

「ベテラン従業員に依存していた作業を動画で可視化でき、技術伝承を進められるようになった」と話す新日本工機株式会社のインタビュー記事は、以下からご覧ください。

▼関連記事▼
人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現

株式会社メトロール

工作機械や産業用ロボット向けのセンサの製造販売を手がける株式会社メトロール。同社は、人材教育を文書マニュアルやOJT指導によって行っていましたが、教える人によって指導内容にバラつきがあり、また、文書ではなかなか具体的な作業イメージを持ってもらえないという課題がありました。材料の色の変化や混合の力加減などは文章では表現しづらく、接着する工程などでは後で製品不良が判明することも……。

動画マニュアルツールの導入検討にあたっては、tebikiを含め複数のサービスを比較。その中でもtebikiは、動画を作成する工程が圧倒的にシンプルで、動画編集の経験がない人でもすぐに動画が作成できる手軽さがありました。

tebikiは動画マニュアルのURLをQRコードに変換できるため、それを機器に貼り付けることで「動画マニュアルを検索して視聴する」手間がなくスムーズにマニュアルを視聴できるように。新人も多忙な先輩への質問を遠慮していたのが、動画なら繰り返し視聴できるようになり、製品不良の防止につながりました。

「文書マニュアルは作成から配置までかなり時間がかかっていたが、tebiki だと動画を編集して公開するだけなので、そのスピード感や手間が全然違う」と話す株式会社メトロールのインタビューの詳細は、以下からご覧ください。

▼関連記事▼
世界で200社以上の装置メーカーに採用されているセンサの製造工程でtebikiを活用し、新人教育と多能工化を推進

株式会社いなげや

一都三県を中心に133店舗の食品スーパーを展開する株式会社いなげやは、地域密着型でたくさんのお客様から親しまれています。店舗の大きさや従業員数がさまざまであり、教育の仕方がそれぞれ異なるため、店舗間の教育体制の画一化が難しいという課題を抱えていました。また、分厚い紙マニュアルがあるものの、操作方法をマスターすることに限界がありました。

動画マニュアルの導入を検討し、複数サービスを比較したところ、tebikiの以下の点に評価いただきました。

• 作成や運用のための機能が厳選されておりわかりやすい
• 会社としての対応がスピーディ
• セキュリティ対策が万全 など

動画マニュアルを視聴している現場では、「動作の流れの確認がきちんとできた」「何度も繰り返し見ることができて便利」「もっと別の動画も欲しい」などの声が上がっています。

tebikiによって、伝えたい内容を全社的に伝達できるようになり教育体制の画一化を達成できた株式会社いなげやのインタビューは、以下の記事をご覧ください。

▼関連記事▼
小売業の動画マニュアル導入事例 | スーパー133店舗の現場で動画を活用。レジ打ち、接客時の応酬話法、クレジットカード運用など教育をスピーディに実施

まとめ

電子マニュアルを使うメリットとしては、検索性に優れ、膨大な量のマニュアルをどこでもいつでも閲覧できる点があります。また、内容の更新や従業員間での共有が容易な点も挙げられます。

電子マニュアルの中でも、動画マニュアルはマニュアル作りが短時間ででき、マニュアルを見る人にも内容の理解が早いため、マニュアルの電子化をお考えの方におすすめです。また、動画マニュアル作成のツールとしてtebikiは「誰でもかんたんにスマートフォンでマニュアルを作れる」「データ容量が無制限」「動画も文書も保存可能」といったポイントで使いやすいツールとなっています。

tebikiについての機能や期待できる教育効果については、以下からぜひご覧ください。

今すぐクラウド動画教育システムtebiki を使ってみたい方は、デモ・トライアル申し込みフォームからお試しください。