【紙と比較】電子マニュアルとは？作り方やツールも紹介

かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki現場教育」を展開する、tebikiサポートチームです。

かつてマニュアルといえば紙で作られていましたが、通信環境や端末が整備され、「電子マニュアル」を採用する職場が増えてきました。この記事では、電子マニュアルと紙マニュアルのメリット・デメリットの比較や、作り方や作成ツールなどをご紹介します。フリーツールもご紹介しますので、この機会に電子化を検討してみてはいかがでしょうか？

電子マニュアルの中でもおすすめなのが「動画マニュアル」です。紙マニュアルと比較してのメリットや実際のサンプルについて、以下の資料でも詳しくご紹介していますので、こちらも是非ご覧ください。

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そもそも電子マニュアルとは？ 紙マニュアルとの違い

電子マニュアルとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなど端末を使って閲覧するマニュアルのことを指します。形式としては、次のようなものがあります。

• Webマニュアル（ブラウザ上で閲覧できるwebページなど）
• 動画マニュアル（MPEG4、AVI、MOV、WMVなどの動画ファイル）
• 文書マニュアル（Word、Excel、PowerPoint、PDFなど）
  

電子マニュアルと紙マニュアルでは、それぞれに次の表のようなメリット・デメリットがあります。

詳細について、後述する『マニュアルを電子化する4つのメリット』『やっぱり紙がいい？電子マニュアルのデメリット』でそれぞれ詳しく解説します。

近年、電子マニュアルの中でもわかりやすいということから動画マニュアルが注目されています。動画マニュアルならではのメリットについてはこちらの記事でもわかりやすく解説しておりますので、併せてご覧ください。

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動画マニュアル特有のメリットとデメリット！導入効果が分かる事例も紹介

あなたの会社は電子マニュアル向き？相性をチェック！

紙のマニュアルしかなかった頃から時代は大きく変化し、利便性に優れた「電子マニュアル」という選択肢が登場しています。ここでは、電子マニュアルの方が向いている職場 / 向かない職場の特徴をご紹介します。

電子マニュアルが「向いている」職場の特徴

パソコンの使用が当たり前となっている昨今では、ほとんどの職場が電子マニュアルに向いているといえます。その中でも特に「電子マニュアルを導入すべき」職場の特徴を挙げてみましょう。

• マニュアル化すべき業務が多い
• 人や機械の動きなどが多い
• 作業内容や手順の変更が頻繁に行われる
• 紙で閲覧するのが難しい現場が存在する
• タブレットやスマートフォンなどの端末が整備されている

これらの特徴に当てはまる職場の方は、後述する『電子マニュアルの作り方・手順』で作成方法をチェックしましょう。

電子マニュアルが「不向き」な職場の特徴

「電子マニュアルにするほどではない」「紙のマニュアルのほうが望ましい」といった職場もあるでしょう。そのような職場には、以下のような特徴があります。

• マニュアル化する業務が少ない
• デジタル端末でのマニュアル閲覧が難しい

「自社は電子・紙のどちらのマニュアルが適しているのか？」という点を検討せずに電子化を進めてしまうと、利便性が増すどころか現場との衝突を引き起こしてしまうことも。

そのため、まずは現場で「何をマニュアル化するのか」「どのような場面で参照されるのか」「誰が使うのか」といった観点から現状を洗い出し、最適なマニュアル形式を選定することが重要です。

マニュアル作成の前に取り組むべきことについては、以下の関連記事をご覧ください。

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見本テンプレ付！わかりやすいマニュアルの作り方とコツ。構成、レイアウト、作成ツールは？

マニュアルを電子化する4つのメリット

マニュアルを電子化するメリットについて、以下の4項目をもとに解説します。

• 時間や場所を問わず使える
• 紙マニュアルよりも作成や修正がしやすい
• 必要な情報を瞬時に検索し確認できる
• 印刷・保管・廃棄のコストが抑えられる

実際に電子マニュアルを作成する具体的な手段について知りたい方は、後述する『電子マニュアルの作り方・手順』をご覧ください。

時間や場所を問わず使える

紙マニュアルは閲覧のために持ち運ぶ必要があり、急ぎで確認したいときに手元にないという事態も少なくありません。電子マニュアルであればスマートフォンやタブレットからいつでもどこでもアクセスでき、場所に縛られずにマニュアルを確認できます。

特におすすめなのが、電子マニュアルにアクセスできるQRコードを作成することです。例えば建築副資材を提供するソニテック株式会社では、QRコードをスキャンすることですぐに必要な電子マニュアル（動画マニュアル）を確認できる体制を整備しています。

これにより、広大な倉庫の中でもQRコードのスキャンのみで該当の作業手順に関するマニュアルをチェックでき、安心して作業を開始できるようになっています。

同社によるマニュアル導入や活用の様子、実感しているメリットについては以下のインタビュー記事からご覧いただけます。

▼インタビュー記事▼
3ヶ月間の直接指導を動画マニュアルで完全に置き換え、業務の効率化を実現

上記は物流業の例でしたが、他の業界でもメリットを享受できます。例として、営業担当が外出先で社内ルールを確認したいとき、介護職員が夜勤中に記録ルールを見返したいときなど、必要な情報にすぐアクセスできることで業務の正確性とスピードが向上します。

さらにトラブル対応時や新人が不明点を確認したい場面でも、上司や同僚に都度聞かずに自分で解決できるため業務の自立性が高まることも期待できます。

紙マニュアルよりも作成や修正がしやすい

紙マニュアルを作成するにはレイアウトの調整や印刷準備に手間がかかるほか、修正箇所は少ないのにすべて刷り直しなど更新が大掛かりになり、つい古い情報のまま運用されることもあります。

一方、電子マニュアルであれば必要なタイミングで素早く修正・差し替えが可能で、常に最新の情報を共有できます。例えば、制度変更や業務プロセスの見直しがあったときでも各部署がそれぞれ最新版を確認できることで、誤った認識によるトラブルの防止にもつながります。

例として、アサヒ飲料株式会社では1つの工程に対する手順書作成に数日単位を要し、手順書の改訂もなかなか進まないという課題を抱えていたところ、スマートフォンの撮影のみでマニュアルを簡単に作成できるツールの導入により、1本あたりわずか30分程度で手順書を作成できるようになっています。

同社が使っていたツールや導入後の意外な効果については、以下のインタビュー記事をご覧ください。

▼インタビュー記事▼
OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化

必要な情報を瞬時に検索し確認できる

紙のマニュアルでは必要な情報を探すのにページをめくったり、目次や索引から手がかりを探したりと、一定の時間がかかります。

一方で電子マニュアルなら、検索バーにキーワードを入力するだけで瞬時に該当箇所へアクセスできます。たとえば、接客業でのクレーム対応フローや医療現場での操作手順など、すぐに確認したい場面では特に便利です。膨大な情報から素早く目的の情報を引き出せる点は、業種を問わず大きなメリットです。

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作業マニュアルの作成手順とは？使用ツールの候補も紹介

印刷・保管・廃棄のコストが抑えられる

紙マニュアルは更新や配布のたびに印刷コストが発生し、ファイリングや保管場所の確保、古い版の廃棄といった手間もつきものです。特に人事制度や業務フローなど、定期的に改定が必要なドキュメントではこの負担が顕著です。

電子マニュアルなら、最新データを共有するだけで済むため物理的な管理が不要に。全社的なコスト削減につながります。更新作業もPC一つで完結し、担当者の工数も抑えられるでしょう。

やっぱり紙がいい？電子マニュアルのデメリット

電子マニュアルには様々なメリットがある一方で、以下のようなデメリットがある場合も。どちらも把握したうえで、どちらが自社に適しているか見極めましょう。

• 電子化に手間や労力がかかる場合がある
• オフライン環境では閲覧できない場合がある
• 複数ページを見比べにくい
• 電子化そのものが目的化になり、形骸化する

電子化に手間や労力がかかる場合がある

マニュアルを電子化するには、既存の紙資料をそのままデータに変換するだけでは済みません。作業工程の整理や写真・動画の撮影・編集、操作しやすい構成に設計し直す必要があるため、現場を巻き込んだ一定の工数がかかります。

特に初めて導入する企業では、「デジタル化そのものに時間と労力を取られ、肝心の現場改善につながっていない」といった声も見られます。こうした状態では「結局、紙のほうが楽だったのでは…？」と感じることもあるかもしれません。

オフライン環境では閲覧できない場合がある

電子マニュアルの多くはクラウド上で管理・運用されており、閲覧には常にインターネット環境が必要なケースがほとんどです。しかし、工場や倉庫などの作業現場では通信が不安定だったり、建物の構造やエリアによっては電波が届きにくいケースもあります。

こうした環境下ではマニュアルを開くまでに時間がかかったり、最悪の場合はまったく閲覧できないこともあります。

複数ページを見比べにくい

紙マニュアルであれば、必要なページを開いて机に並べて比較したり、付箋やメモを使ってすばやく参照することが可能です。一方、電子マニュアルは基本的に1画面につき1ページ表示が前提となるため、画面を切り替える手間がかかったり、1画面に表示できる情報量が限られたりするため、「前の手順を確認しながら次の作業を進める」「複数の手順を同時に比較する」といった場面で操作性に難を感じることがあります。

特に複雑な工程や分岐の多い作業においては、電子化がかえってストレス要因になることもあるのです。画面の小さな端末を使う場合は、なおさら見づらさを感じる可能性もあるでしょう。

電子化そのものが目的化になり、形骸化する

「DX推進」や「ペーパーレス化」が目的化し、本来の目的である「業務効率化」や「生産性向上」が後回しになってしまうケースもあります。

例として、現場の実情を反映せずに作られた電子マニュアルでは結局誰にも使われず、更新も止まったまま放置されるという事態になりがちです。他にも、内容が現場に合っていなかったり、誰も活用していなかったりと、導入が自己目的化してしまうケースも考えられます。

マニュアルは“使われてこそ価値がある”ものです。現場の意見を反映しながら改善・運用を続けていける体制がなければ、電子化はむしろ形だけのものになってしまいます。

「工数をかけてせっかく作成したのに、マニュアルが使われない…」ということは最も避けたいもの。一方で、形骸化されず現場で活用されるマニュアルには、ある共通点があります。詳しく知りたい方は、本記事の他以下の資料をご覧ください。

電子マニュアル作成に使えるツール

電子マニュアルを作成するにあたって、さまざまなツールが開発されています。初めて電子マニュアル作成に取り組む人にとって、無料のツールであればハードルが低く導入しやすいでしょう。そこで、無料で使える電子マニュアル作成ツールをご紹介します。

より多くのツールを比較検討したい方は、以下の記事も併せてご参照ください。

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【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も

動画マニュアル作成ツール

Googleドキュメント / スプレッドシートは文書マニュアルの作成に向いており、15GBまでの容量であれば無料で使用できます。MicrosoftのWord / Excelに似ている仕様であるため、それらに慣れている人はすぐ使いこなしやすいです。同時入力ができるため、複数人でマニュアル作成や内容チェックを同時並行で行うこともできます。

Microsoftのoffice365のWord / Excel / PowerPoint

Microsoftのoffice365のツールであるWord / Excel / PowerPointは文書マニュアル作成に向いており、社内でライセンスがあればマニュアル作りとしての費用は無料となります。

以下のように使い分けると、効率的に作成できるでしょう。

• 文字中心のマニュアルであれば「Word」
• 表やグラフの多いマニュアルであれば「Excel」
• 写真や図の多いマニュアルであれば「PowerPoint」

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【徹底比較】Microsoftの中で、マニュアル作成に最適なのはどれ？

「PowerPointを使いこなすのが難しい」という方のために、パワポマニュアルを作成するコツをまとめた記事や、現場ですぐ使いこなせるようになるコツを記載した資料もございます。「まずは馴染みのあるPowerPointから」とお考えの方は、是非お役立てください。

＞＞PowerPointで動画マニュアルを作成する手順は？見るだけでマニュアル作成がマスターできる資料はこちら（無料）

Googleドキュメント / スプレッドシート

Googleドキュメント / スプレッドシートは文書マニュアルの作成に向いており、無料のアカウントであれば15GBまでの容量をであれば無料で使用ドライブに保存できます。MicrosoftのWord / Excelに似ている仕様であるため、それらに慣れている人はすぐ使いこなしやすいです。同時入力ができるため、複数人でマニュアル作成や内容チェックを同時並行で行うこともできます。

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、文書保存や共同編集が行えるツールであり、文書マニュアルの作成に向いています。

一部動画を埋め込むこともでき、2GBまでの容量であれば無料で使用できます。ツール上にドキュメントをアップロードすればすぐPDF化でき、マニュアルだけでなく議事録や計画表などの共有も可能です。

電子マニュアルの作り方・手順

検索性が高く、さまざまな職場で活用しやすい電子マニュアルの作り方をご紹介します。

マニュアルの作り方は、以下の資料でも解説しています。マニュアルの運用が成功するように、STEPごとにコツも掲載していますので、マニュアル作成の参考にしてください。