動画マニュアルの共有方法3選！社内で上手に管理するには？

動画マニュアルを導入する企業が少しずつ増えてきていますが、課題となるのが「マニュアルをどうやって社内で共有するか」ではないでしょうか。動画マニュアルをどのようなツールで再生し、管理していくかを試行錯誤している企業もあるようです。

この記事では、動画マニュアルを社内で共有する3つの方法をご紹介します。共有がうまくいかなかった事例から紐解き、社内共有がスムーズにいく方法について詳しく解説するので、動画マニュアルの共有や管理でお悩みの人は参考にしていただけますと幸いです。

動画マニュアルを簡単に作成〜共有するには、動画マニュアル作成ツール『tebiki』の活用がおすすめです。tebikiなら作った動画をクラウド上で即共有！ セキュリティ面も万全なため、社外秘の情報でも安心です。tebikiについて詳しく知りたい方は、下のバナーをクリックしてご覧ください。

 

動画マニュアルは社内で共有できなければ意味がない

動画マニュアルは、業務の手順を撮影し、字幕やナレーションを挿入するなどの編集を経て、短い動画に仕上げるものです。動画は背景や音声も情報として加わるため情報量が多く、業務初心者にとっては短時間で内容をつかめるため、有効な教育方法となっています。

ただ、動画マニュアルはパソコンやタブレットなどの端末で視聴するもの。そのため、「動画をどう再生するか」「作成した動画マニュアルをどのように管理するか」を決めておく必要があります。

わかりやすい動画マニュアルを作成できたとしても、共有や管理のプロセスでうまくいかないと社員に閲覧してもらえず、形骸化してしまうおそれがあるのです。動画マニュアル作成の工数／コストがムダになるだけでなく、社員教育がうまくいかず、サービスや製品の品質低下につながるリスクも生まれます。

動画マニュアルは共有がうまくいかないと宝の持ち腐れとなってしまうため、ぜひ社内での共有を成功させる方法を見つけましょう。次の章で、『動画マニュアルを社内で共有／管理する方法』を解説します。

動画マニュアルを社内で共有／管理する方法

動画マニュアルを社内で共有し、管理する方法は主に以下の3つです。

• オンラインストレージを使用する
• YouTubeの限定公開で共有する
• 企業向けの動画マニュアル作成ツールを利用する

それぞれの方法について、メリットやデメリットをご説明します。

オンラインストレージを使用する

以下のような、オンラインストレージサービスを使用すると動画マニュアルを共有できます。

• Googleドライブ
• One Drive
• Dropbox など

個人向けの少ない容量であれば無料で利用できますが、動画マニュアルのボリュームであれば、有料の企業向けプランで容量を確保する必要があります。社内での情報共有をサポートでき、いずれのサービスもファイルを共有しやすいというメリットがありますが、共有しやすいがゆえに社外への情報漏洩のリスクもあるので注意しましょう。

▼メリットとデメリット▼

メリット	デメリット
・使い慣れている人が多く、使いやすい ・社外の人とも共有も行いやすい	・オフラインでは使用できない ・情報漏洩のリスクがある ・アップロード容量に上限がある ・教育管理ができない

 

YouTubeの限定公開で共有する

YouTubeは広告表示ありなら無料で利用でき、広告表示のないYouTubePremiumのプランは有料となっています。誰もが知っている動画再生に特化したサービスのため、パソコンスキルがなくても視聴できるのがメリットだと言えるでしょう。

しかし、限定公開に設定してもURLを共有されると誰でも閲覧できるため、情報漏洩のリスクが非常に高いためYouTubeでの共有はおすすめできません。また、アカウント所持者が退職などによりアカウントを削除してしまうと動画も閲覧できなくなるというデメリットもあります。

▼メリットとデメリット▼

メリット	デメリット
・誰でも抵抗なく使える ・アップロードできる動画の本数に制約がない ・コメント機能の活用ができる ・字幕や翻訳を自動で行える 　 ※動画によってはできない場合もあります	・情報漏洩のリスクが高い ・無料プランの場合、広告がつく ・動画の権利がGoogle側に譲渡される ・教育管理ができない

YouTubeでの動画マニュアル共有について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
YouTubeで動画マニュアルは運用できる？メリットやデメリット、留意点などをご説明

企業向けの動画マニュアル作成ツールを利用する

 

企業向けに開発された動画マニュアル作成ツールを利用すれば、動画マニュアルの作成から運用が簡単に行えます。最初にシステムを導入する際のライセンス料のみで使用できるものや、利用人数やマニュアル数によりプランが異なるものなどがあるため、教育に使用できる予算に応じてツールを決めると良いでしょう。

ツールによっては、簡単に作成／共有できるだけではなく以下のような便利な機能があります。

• 自動字幕生成
• 100か国語への自動翻訳
• 字幕の読み上げ（多言語対応）
• 閲覧状況の管理
• 習熟度の管理 など
  

（動画マニュアル作成ツール『tebiki』の場合）

料金面だけではなく、操作性や機能面も考えて利用するツールを決めるのがおすすめです。ツールの選び方は、別記事『【2024年版】動画マニュアル作成ソフト10選を比較！選び方、活用事例やサンプルも解説』もご覧ください。

▼メリットとデメリット▼

メリット	デメリット
・作成から共有が簡単に行える ・動画以外のマニュアル作成も可能 ・安心安全のセキュリティ対策を取っている ・アップロードできる動画の本数に制約がない ・教育管理機能が備わっている ・オフライン環境下でも再生が可能 ・作成／共有／運用に便利な機能が搭載されている	・利用には料金がかかる ・CMや映画のような凝った動画は作れない

（動画マニュアル作成ツール『tebiki』の場合）

動画マニュアルの作成や共有に便利なツール『tebiki』については、以下の動画をクリックして詳細をご覧ください。サービス概要や導入事例をまとめた資料などをご用意しています。

共有／管理が整っていないと、動画マニュアルの運用は失敗する

社内での共有や管理の体制が整っていないと、せっかく作った動画マニュアルが活用されず形骸化してしまうでしょう。ここでは、運用がうまくいかなかった事例をご紹介し、どのような体制を整えると成功するのかをご説明します。

動画マニュアル初心者の方は、以下の『はじめての動画マニュアル作成ガイド』もご覧ください。作成方法だけではなく、運用や管理のポイント、導入事例をまとめて解説しています。

動画の共有／管理がうまくいかなかった事例

動画の内製に試みたけれど失敗してしまった企業の課長職以上の方に、動画の作成がうまくいかなかったと考える理由について聞いたところ……「すぐに保存上限に達する」「見たいマニュアルが簡単に探せない」「情報漏洩のリスクを懸念している」「担当者が退職後に引き継げない」などの声があがりました。

動画マニュアルの作成はできたとしても、共有や管理などの運用面に問題があると、動画マニュアルの活用や推進に失敗してしまう可能性が高いです。

共有／管理ができる「ツールの導入」が成功の鍵となる

動画マニュアルの管理に課題感があるという方に自社で調査を行ったところ、70%の方が社内サーバーを使用していることがわかりました。セキュリティ面などにおいては社内サーバーの利用に満足している方が多いですが、「マニュアルが探しにくい」「長い動画だとフリーズしやすい」「モバイル端末で再生すると通信料を大量に消費する」などの運用面の課題が明らかに。

どんなに効果的な動画マニュアルを作れたとしても、共有しやすい／閲覧しやすい体制が整っていないと、動画マニュアルの運用は成功しません。適切に共有／管理するためには、企業向けの動画マニュアル作成ツールを利用する方法がベストでしょう。

▼動画マニュアル作成／管理ツールのメリット▼

• クラウド上にアップロードするだけで共有できる
• 検索性が高く、見たいマニュアルがすぐに見つかる
• マニュアルの作成や更新の工数を削減できる
• いつでもどこでも閲覧できる
• 教育管理が可能になる
• オフライン環境下でも閲覧できる

（動画マニュアル作成ツール『tebiki』の場合）

共有／管理もできる動画マニュアル作成ツールなら「tebiki」がおすすめ

動画マニュアル作成ツールはさまざまなものが開発されています。中でもtebikiは、作成／共有／管理をどれも簡単に行えるツールのため、動画マニュアルを導入したい方におすすめです。ここでは、tebikiの主な機能をご紹介します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

作った動画マニュアルをすぐに共有できる

tebikiでは、作成した動画マニュアルを「公開」と設定するだけで、tebiki上で共有できます。さらに、設定や機能によっては以下のことも可能です。

• 公開対象者を限定する
• 「○○動画を見てください」といったタスクを完了予定日を指定してユーザーに指示できる

共有で便利な機能としては、動画マニュアルを一つひとつQRコードに変換できる機能が挙げられます。この機能を活用すれば、現場にタブレットとQRコード一覧を用意しておくだけで、検索せずとも作業者がその場に来たらすぐに見たい動画マニュアルを閲覧できるようになります。

▼QRコードを手順書に添付し、すぐ見れるようにしている事例▼
（tebiki導入事例：株式会社テック長沢）

 

WordやExcel、パワーポイントのアップロード／共有も可能

tebikiは、動画だけでなく以下のファイルのアップロードも可能です。

• Word
• Excel
• PowerPoint
• PDF など

つまり、これまで作成したWordのマニュアルやExcelのデータがある場合、tebiki上で社内で共有できるということになります。これで「業務のナレッジはすべてtebikiに保存する」というルールを作れて、どこに何があるかわからないといった事態を防げるでしょう。

さらに、動画編集はスキルいらずで誰でもかんたん

「かんたんであることに重きをおいて開発」されたからこそ、誰でも編集できる

文章のマニュアルを作成するには、わかりやすい言葉表現を模索し、写真やイラストを作成するなどが必要です。多忙な業務の中で、これらを行うのは難しいでしょう。

tebikiはこのようなマニュアル作りの負担をなくすため、「かんたんさ」を追究して開発！ 撮影は業務の様子を撮るだけで済み、編集経験がない人でも直感的に編集できる設計になっています。

▼tebikiでの動画マニュアル作成のおもな流れ▼

字幕生成や翻訳機能が自動なので、作成工数がかからない

音声を聞き取って字幕を作成したり、必要な言語へ翻訳したりするのは手間がかかりますよね。tebikiでは、以下の機能があるため、字幕の作成や翻訳の工数はかかりません。

• 音声認識による自動字幕生成
• 100か国語への自動翻訳

実際にtebikiを導入いただいている企業からは、「海外向けの手順書の翻訳工数がゼロになった」という嬉しい声をいただいています。

▼再生画面で言語選択するだけで自動翻訳▼

運用のしやすさがわかるtebikiの導入事例

動画マニュアル作成ツールtebikiを導入した企業では、作成の簡単さとともに運用のしやすさを実感していただいています。ここではtebiki導入企業の事例を3社挙げ、「どのような課題があり、どう解決したのか」を見ていきましょう。

より多くの企業の導入事例を読みたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か、さまざまな業種の動画活用事例が1冊にまとまっている導入事例集もご覧ください。

YouTubeでの共有に挫折…tebikiなら検索性が高く使いやすい┃株式会社GEEKLY

IT業界専門だからこその最適な人材紹介を手がける株式会社GEEKLYでは、従来のOJT教育ではトレーナーの負担が大きいため、OJTの代替として動画マニュアルを導入しました。文章だと伝わりにくい部分を動画なら伝えやすく、反復学習もできるメリットを実感していたものの、動画マニュアルの運用には課題がありました。

それは、「動画の保存場所が部署ごとに異なり、どこにマニュアルがあるのかわからない」「YouTubeを利用した閲覧体制ではアカウント管理者の退職に伴い動画が削除されてしまう」といったこと。そこで動画マニュアルサービスを探し、tebikiを導入しました。

tebikiの導入によって、おもに以下の効果を得ることに成功。

• クラウドでの一元管理により、マニュアルが行方不明になる問題を解消
• メンバーが退職しても、マニュアルは引き継がれる
• OJTを動画に置き換え、教育工数の約7割を削減
• 動画によって指導内容が統一化され、業務内容や営業品質のバラツキが解消 など

レポート機能で個人の学習進捗を見て、高いパフォーマンスを発揮する新人社員の特徴も掴めるようになってくるなど、さまざまな場面でtebikiをご活用いただいています。

株式会社GEEKLYの導入事例インタビューを詳しく読みたい方は、以下の記事もご覧ください。導入企業目線でのtebikiのオススメポイントなども聞いています。

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年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！ 

「そこらにある動画作成ソフトではない」と気づいた│株式会社ハングリータイガー

横浜市を中心にハンバーグとステーキの専門店を展開する株式会社ハングリータイガーでは、接客の細かい所作や調理手順など「人の動き」は動画マニュアルのほうが伝えやすいと感じ、動画マニュアルの内製に着手しました。しかし動画編集はITスキルがないと難しく、動画編集ができる人にマニュアル業務が集中し属人化してしまうという課題が発生。また、YouTubeを利用しての社内共有は動画を全世界へ公開するリスクが高いため、内製化を諦めざるを得ませんでした。

さまざまな動画マニュアル作成ツールを調査したところ、もっとも操作や動画編集が簡単なのがtebikiでした。普段の調理をスマートフォンで撮影し、具材のカットなどの動きを見せて「こんな風に」で教育が完了。さらに、ずっと続く無料サポートや学習進捗機能の便利さを実感いただき、「tebikiのコストパフォーマンスは高い」「そこらにある動画作成ソフトではない」とおっしゃていただきました。

株式会社ハングリータイガーの導入事例インタビューを詳しく読みたい方は、以下の記事もご覧ください。生産性が向上した状況などについて、詳しくお聞きしています。

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飲食業の動画マニュアル│接客の所作や動きを伝えるには動画がベスト

QRコードで動画マニュアルを共有！品質の向上へ│株式会社テック長沢

自動車や燃料電池、自動化設備などの分野で部品製造／装置組立を手がける株式会社テック長沢では、当初は文書ベースのマニュアルを使っていました。しかし、動作については教えづらく教育のバラつきが発生していたため、マニュアルの動画化を試みたのです。

はじめは、ビデオカメラと動画編集ソフトを使って作成していましたが、操作が難しく手間がかかる／動画を作成できる人が限られて運用がうまくいかないといった課題が発生。そこで、作成や運用の課題を解決できそうだとtebikiを導入しました。

tebikiなら、tebiki上でカメラを起動し撮影すれば、保存ボタン1つで動画保存が完了。撮影後、すぐ動画編集でき、カメラからUSBデータを取り出したり、動画アップロード／ダウンロードしたりといった手間がなくなりました。マニュアルはQRコード化できるので、現場にQRコードを掲示しておけばすぐマニュアルを閲覧できます。ブラウザ上で動画編集できるため、どのパソコンからでも編集でき、ソフトウェアのインストールやライセンス管理などの手間もないことも運用がうまくいく理由の1つです。

経済産業省が発表する『DXセレクション2022』にも選ばれた株式会社テック長沢の導入事例インタビューを詳しく読みたい方は、以下の記事もご覧ください。

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輸送用機械器具製造業の動画マニュアル導入事例 | 作業前にQRコードから動画を確認。新人OJTを3割削減しました

そもそも、動画マニュアルのメリットとは？

動画マニュアルは、文章のマニュアルと違って視覚的に伝えることができ、1 つのことを理解するのに、文章を読む時間よりも動画を見る時間のほうが短く済みます。そんな動画マニュアルのメリットを4つご説明します。

別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説』や以下の資料では、動画マニュアルのメリットをさらに詳しくご紹介しています。動画マニュアル導入の検討材料にしてください。

文章では表現できない「動き」を伝えられる

文章では、人の動作／モノの状態／機械の操作などを正確に伝えるのは難しいものです。写真や図、イラストを添えたとしても、機械の裏側の様子や動きは伝えきれません。動画マニュアルは、「動き」に加え「音声」も伝えられるため、たとえば「作業の完了アナウンスが流れたら、まんべなく掃除する」「鈍い音が鳴ったら、作業を停止して確認する」などといった内容が見るだけで理解できます。

教育内容のバラつきがなくなる

文書マニュアルやOJTの教育課題として、教育内容のバラつきによる品質不良があります。動画マニュアルの場合、「動画そのものが教育者」となるため教育内容の画一化が可能になります。

つまり、「教える人によって言い方が違うからよくわからない」「作業者によって重視するコツが違う」といった教育内容のバラつきがなくなります。

教育係のリソース不足を解消できる

新人が配属されて先輩社員が教育係となってOJTで指導する場合、先輩社員の数が新人よりも少なかったり、業務で手一杯だったりと教育係が不足するケースがあります。このような場合も、動画マニュアルが教育係の代わりとなって、標準的な業務をわかりやすく伝えてくれます。

先述した『運用のしやすさがわかるtebikiの導入事例』の中に株式会社GEEKLYを挙げましたが、同社では、OJTを動画に置き換えることで、トレーナーの教育工数を年間3,700時間削減することに成功しました。

言葉の壁を越えて内容を理解できる

たとえば幼児向けの映画では、セリフがなく動きだけの内容で理解できるようになっています。このように、動画によるマニュアルは、動きや表情などで内容を伝えるノンバーバルコミュニケーションとなり、日本語を使用しない外国人社員や海外拠点のスタッフ指導にも有効な手段です。

無料トライアルあり！動画マニュアル作成ツール比較10選

動画マニュアル作成ツールと一口に言っても、それぞれ特徴や強みが異なります。そこで、この記事で動画マニュアル作成ツールに関心を持っていただいた方に、おすすめの動画マニュアル作成ツール14選を次の記事でご紹介します。

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【2024年版】動画マニュアル作成ソフト10選を比較！選び方、活用事例やサンプルも解説

ツールの選び方としては、「機能性」「価格」「サポート体制の有無」「無料トライアルの有無」の4つが重要なポイントとなります。上の記事を参考に、動画マニュアル作成ツールを選んでください。

まとめ

今回は、動画マニュアルを社内で共有／管理する方法について解説しました。オンラインストレージ／YouTube／動画マニュアル作成ツールの3つの方法がありますが、共有や管理が最もうまくいく可能性が高いのが動画マニュアル作成ツールであり、他の方法では動画のアップロードや検索、情報の安全性の面で難しいことをご紹介しました。

動画マニュアルは「動き」を伝えられる優れた教育材料ですが、社内での共有や動画管理がうまくいかないと、せっかく作った動画マニュアルを活用できず、形骸化させてしまうおそれがあります。動画マニュアル作成ツールの上手な活用事例を参考にしていただき、動画マニュアルを業務の現場で活用できるようにしていきましょう。

さまざまな動画マニュアル作成ツールがありますが、tebikiは社内でのマニュアルを一元化でき、セキュリティが強化されたクラウド保存で共有も安心です。公開設定やアカウント管理などマニュアル管理をスムーズに行えるツールとなっていますので、動画マニュアル作成ツールをご検討の際は、ぜひ機能をチェックしてみてください。

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