動画マニュアルが与える「DX」への効果。飛躍的に推進させる術とは？

そもそもDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、アナログの情報をデジタルデータへ移行させ、ITを活用して製品／サービス／業務プロセスを改革していく取り組みです。企業が保有するシステムが複雑化・老朽化しつつある今、いわゆる「2025年の崖」と呼ばれるIT問題が原因の損失を抑えるためには、各社で積極的にDXに取り組むことが求められます。

そこでこの記事では、DX手法の1つとして人材教育に動画マニュアルを導入することを解説し、メリットや実際に取り組んだ企業の事例をご紹介します。DXの基礎知識やどんなことから着手するとよいかなども解説しますので、DX推進を目指す方は参考にしていただけたら幸いです。

動画マニュアルの作成には、専用ツールの使用がおすすめです。中でも「tebiki」は、パソコンスキルがない方でも簡単に編集が可能。さらに、翻訳機能や教育管理機能もついているため、あらゆる現場教育のDX化に有効です。tebikiについては、以下から詳細をご覧ください。

動画マニュアルがDXに与える影響

DXの取り組みとして、OJT指導や紙マニュアルの作成などを動画に置き換えると、以下のような教育効果やコスト面などのメリットが得られます。

• 情報を効率的／効果的に伝えられる
• 場所や時間の制限なく情報享受が可能になる
• 作業工数の削減につながり、生産性が向上する
• 低コストで進められる

動画マニュアルの教育効果やつまずく点などについては、別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説 』か以下の資料をご覧ください。資料には、動画マニュアルの作成ポイントなども紹介しています。

情報を効率的／効果的に伝えられる

動画による説明は、情報伝達のスピードと品質を向上させます。文字や写真を使った説明と違って、動画は対象物の背景にあるものや音声なども同時に届けられ、数分の動画で多くの情報を伝えることができます。そのため、印象強く情報が頭に残り、文字や口頭での説明より効果的に情報を理解できるでしょう。

場所や時間の制限なく情報享受が可能になる

動画を再生できる端末さえあれば、いつでもどの場所でも詳しい情報を得ることができます。これにより、以下のような効果が期待できます。

• 学習効率が向上する
  ⇒ 自分の都合の良い時間に何度でも動画を見返せるため、理解が深まり操作ミスが減る
• 現場で問題が発生した際、迅速に対応できる
  ⇒ 職場外でトラブルが発生した際、その場で修理方法を動画で確認し、即時に対応が可能
• 他拠点でも教育内容を標準化できる
  ⇒ 海外など多拠点の従業員も、動画マニュアルで本社と同じトレーニングが受講可能なため、全社的に標準化された作業手順や安全基準を遵守できる
• 新入社員の早期戦力化
  ⇒ 入社前に自宅で基本的なルールなどを視聴すれば、初日から実践的な業務に取り組む準備が整う

動画マニュアル作成ツールtebikiの場合、オフライン環境下でも動画の再生が可能です。そのため、電波の届きにくい地下での作業時でも動画マニュアルを活用できます。tebikiについては、『これで解決！DXがみるみる推進する動画マニュアル「tebiki」とは』の章で詳しく解説します。

作業工数の削減につながり、生産性が向上する

紙マニュアルによる教育やOJTから動画に置き換えることで、以下の工数削減が期待できます。

• マニュアル作成工数
• 教育工数

これにより、マニュアル作成者やトレーナーは別作業に尽力でき、生産性の向上を図れるでしょう。実際に動画マニュアルを取り入れた企業では、OJT中心の教育から動画に置き換えたことで、教育負担が軽減され、予算未達の状況から脱せられたという事例があります。

低コストで進められる

かつて動画撮影は、高機能なカメラや編集ソフトを購入して内製するため高いコストがかかっていました。しかし、近年はデジタル機器の発達により、スマートフォンで簡単に撮影を行えるため機材の購入はしなくてOK！ さらには、スキルなしで扱える動画マニュアル作成ツールが開発され、低予算で作成から運用まで行えるようになっています。

おすすめの動画マニュアル作成ツールを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。選び方や企業で実際に使用されている動画マニュアルのサンプルなどもご紹介しています。

▼関連記事▼
【2024年版】動画マニュアル作成ソフト14選を比較！無料ツールや事例も解説

DX化のための動画マニュアル作成の手順

動画マニュアルの作成手順を、以下の5つのSTEPに分けてご紹介します。

1. 動画化する業務を洗い出す
2. 構成や台本を作成する
3. 動画を撮影する
4. 撮影した映像を編集する
5. 完成した動画を社内で共有する

動画マニュアルの作成方法を詳しく知りたい方は、別記事『【初心者でも失敗しない】動画マニュアル制作ガイド』か以下の資料も併せてご覧ください。動画マニュアル導入までの方法をわかりやすく解説しています。

手順① 動画化する業務を洗い出す

作成目的に沿って、動画化する業務を洗い出します。業務の洗い出しは、業務プロセスをフローチャート化したり、現場担当者へヒアリングを行ったりすると漏れなく行えるでしょう。

動画マニュアルは、企業理念や目標といった集合研修の導入部で行われるような抽象的な内容や、安全管理などの概念的な内容も適しています。動画化すると、視聴者一人ひとりにあてたメッセージとなって、より興味を持って視聴してもらえるでしょう。

手順② 構成や台本を作成する

動画化する業務が決まったら構成を考え、動画の台本を作成します。製造手順を動画化する場合は「作業前準備」「作業」「作業後処理」の3部構成として、1部ずつ説明すべき内容を台本としてまとめるというイメージです。既存の紙マニュアルがある場合は、その構成や要素を参考にできます。

また、この段階で以下も決めておくと、撮影までスムーズに進行できるでしょう。

• 撮影場所
• 撮影時間帯
• 出演者

誰に出演してもらうか迷った際は、以下の記事も併せてご覧ください。何社ものマニュアル作成をサポートしてきたtebikiだからこそお伝えできるノウハウを解説しています。

▼関連記事▼
動画マニュアルのモデル役を誰がやるか

手順③ 動画を撮影する

台本に沿って、撮影を開始します。撮影時は「より」と「ひき」を意識して撮影しましょう。

よりの映像（クローズアップ）を見せることで、細部の動きや操作方法を視覚的に提供ができます。一方で、ひきの映像（ワイドショット）は、作業の流れや現場の状況を理解させるうえで役立ちます。そのため、よりとひきを意識して、視覚的にバランスが取れた映像を撮影できるように心がけてください。

また、動画マニュアルは、スマートフォンでの撮影で十分です。多くの従業員がスマートフォンの操作に慣れているため、一般的なデジタルカメラを導入するよりも上手に撮れるでしょう。

スマートフォンを使った撮影のコツを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
動画マニュアルの作り方：スマホ撮影の5つのコツ

手順④ 撮影した映像を編集する

撮影した動画は、動画編集ソフトなどを用いて編集作業を行います。編集と言っても、高度な編集作業は行わなくてOKです。動画マニュアルの目的は、「業務内容をわかりやすく伝える」ことなので、不要な映像のカットが行えれば動画マニュアルとして現場で活用できるでしょう。

よりわかりやすくするための工夫として、以下の編集もおすすめです。

• 字幕の挿入
• ナレーションの追加
• 〇や✕などの図形の差し込み
• 別の画像／動画の差し込み
• 映像の一時停止 など

 

手順⑤ 完成した動画を社内で共有する

わかりやすい動画マニュアルを作成できても、社員に共有できなければ活用してもらえません。そのため、完成した動画マニュアルは、アクセスしやすい場所に保存して共有しましょう。

以下の記事で、動画マニュアルを社内で共有／管理する方法をご紹介しています。最適な共有方法を知りたい方は、こちらも併せてご覧ください。

▼関連記事▼
動画マニュアルの共有方法3選！社内で上手に管理するには？

動画マニュアルでDXを進めるポイント

動画マニュアルは、ただ作れば良いものではありません。見切り発車で作成や運用を行うと、形骸化の恐れがあります。ここでは、動画マニュアルでDXを成功させるポイントを解説します。

目的を明確にして動画マニュアルを作成す

動画マニュアルの作成前に、何を目的として動画マニュアルを作成するかを最初に話し合いましょう。マニュアル作成は、今存在している業務の説明であるため、何となく着手できてしまい、つい目的を決めずに始めてしまいがちです。

しかし、「何を達成するためにDXに取り組むのか」を決めることで、動画マニュアルの方向性が明確になり、課題にコミットしたわかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。

動画マニュアルが活用される仕組みを作る

動画マニュアルを公開するだけでは、現場に定着せず、形骸化してしまいます。そのため、活用される仕組み作りとして以下のことなどを実践すると良いでしょう。

• マニュアルの存在を周知する
• マニュアルの使い方や管理方法を教える
• 動画を閲覧できる端末を配備する
• マニュアルの参照機会を増やす など

マニュアルを現場に定着させる方法は、以下の記事も参考にしてください。活用されないマニュアルのNG例などもご紹介しています。

▼関連記事▼
マニュアルの「定着」4STEP！効果的な周知方法とは？

更新し続ける

マニュアルは、1度作成したら終わりではありません。定期的に見直しを行い、活用されるように常に新しい情報を更新する必要があります。古い情報が載っているマニュアルは形骸化するだけではなく、事故や不良の原因にもつながるため注意しましょう。

できるだけ工数をかけずに更新するためにも、編集や改訂作業が簡単に行える作成ツールの選定がおすすめです。

tebikiは、公開済みのマニュアルの編集も簡単に行えます。さらに、変更履歴が自動で残り復元可能なため、バージョンごとにマニュアルを残す必要がありません。tebikiの機能や効果については、以下のバナーから詳細をご覧ください。

しかし、DXには大きな障壁がある

「DXに取り組むべきとわかっていても、なかなか進まない」という声があります。このような企業の場合、DX化にあたり以下のような課題があることが多いです。

会社全体でDXへの理解が乏しい

会社全体でDXについての知識や効果を理解していないと、DXの目的や目標が曖昧になり、具体的なアクションプランが策定されにくいです。また、知識がないからこそ、DXに対する現場従業員の抵抗感が強いこともあります。とくに、従来のやり方に慣れている従業員は、変革に対する抵抗を示すことがあるでしょう。

DXについては、『そもそも「DX」とは？』の章で解説します。改めて目的などを知りたい方は、こちらからチェックしてください。

DXを進めるための人材が足りない

厚生労働省によると、労働力人口に占める高齢者の割合が大幅に増加しているそうです。高齢者は若年層に比べて、デジタルスキルやITリテラシーが不足していることが多いです。そのため、高齢の社員が多い企業ではDX化を進めにくいというケースもあります。

これで解決！DXがみるみる推進する動画マニュアル「tebiki」とは

IT人材の不足は今後も続くと考えられ、社内にIT人材が不足していても取り組めるようなDX推進ツールの活用が求められます。動画マニュアルの作成は、ツールの登場によって難易度が下がってきました。中でも、tebikiは、動画撮影や編集をしたことのない人であっても、簡単に動画マニュアルを作れるため前述したDXの課題を解決できるでしょう。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

tebikiならスキルいらずで動画作成ができる

「紙マニュアルと比べて作成時間を75％も削減できた」「1本の動画マニュアルを30分以内で作れた」という利用者の声もある通り、tebikiはシンプルでわかりやすい操作画面のため、初めて触った方でも直感的に操作できるように開発されています。

画面収録も可能なので、企業理念などの説明もしやすい

tebikiでは、画面収録開始ボタンを押すだけで、パソコンの画面で操作しているところを録画して動画にできます。マウスの動きや音声も一緒に録画できるため、企業理念や経営方針などの概念的な説明もわかりやすく行えます。本記事のテーマである、DXの目的などを説明して、DX推進を後押しすることにも活用可能です。

レポート機能やテスト機能で、習熟度の管理も可能

tebikiでは、マニュアルを作るだけではなく、以下の機能により教育管理も行えます。

• 学習進捗がわかる「レポート機能」
• オリジナルのテストが作れて自動採点してくれる「テスト機能」

▼レポート機能表示例▼

tebikiには、もっと現場教育に便利な機能が搭載されています。機能や効果を詳しく知りたい方は、以下からサービスの詳細をご覧ください。

動画マニュアル「tebiki」でDXを成功させた事例

動画マニュアルtebikiは、現在さまざまな業種・業界の企業で活用されています。その中で動画マニュアルtebiki の導入によりDXの推進に成功した事例を3社ご紹介します。

より多くの企業事例と効果を知りたい方は、65個のサンプル動画が見れる別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か、7つの業界の導入事例が読める以下の事例集もご覧ください。

動画マニュアル導入により、業務負荷低減／新規サービス実行への時間へ転化│東急リゾーツ＆ステイ株式会社

東急ステイや東急ハーヴェストクラブなど全国100を超える施設運営を手がける東急リゾーツ＆ステイ株式会社では、施設ごとや個人ごとにサービスレベルのバラつきがあることが課題でした。バラつきを解消しつつも、労働人口が減少する中で一定の総労働時間を確保しクオリティを維持するためには、全社統一のマニュアル共有プラットフォームを構築し、従業員の多能工化を目指す必要がありました。

プラットフォームを複数社検討したところ、tebikiなら簡単に動画マニュアルを作成でき、全社でマニュアルを統一管理する際に運用がしやすいと判断し導入。導入後2年で9,000本以上のマニュアルを作成したところ、サービスレベルのバラつきを解消し、業務の標準化や多能工化を実現しました。さらに、現場で動画マニュアル作成を行うことで業務改善の意識が醸成されてきていると実感いただいています。

DXに取り組み、全施設に対応しうるマニュアルを作成できたtebiki活用の効果について、詳しくは以下のインタビュー記事からご覧ください。

▼関連記事▼
従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進

動画マニュアルをQRコードにして運用、品質や生産性の工場を実現│株式会社テック長沢

素形材部品の切削加工や部品製造・装置組立を行う株式会社テック長沢。同社では、文字と写真によるマニュアルを使用していましたが、細かな技術の違いを教えるのに苦労し、指導者によって教える内容にバラつく課題がありました。動画の内製に試みたものの、操作が難かったため運用が困難な状況に……。そこで、tebikiを知り、課題解決できると考え、導入を決めました。

tebikiのマニュアルは、QRコードに変換できるため、製造現場にタブレットを設置してQRコードを掲示。タブレットに触るとtebikiかQRコードリーダーのいずれかがすぐに起動でき、少ない動作で使えるように。いつでもマニュアルを見られる体制になったため、指導する側／される側ともに負担が減り、教育の質が一定になりました。日が経つといつの間にかオリジナルの動作に変わってしまうといったことがなくなり、作業品質や生産性の向上につながっています。

経済産業省よりDXのモデルケースとなる優良事例「DXセレクション」に選定されたテック長沢の導入事例を詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

▼関連記事▼
輸送用機械器具製造業の動画マニュアル導入事例 | 作業前にQRコードから動画を確認。新人OJTを3割削減しました

教育工数を7割削減、動画マニュアル効果で会社全体の営業成績も向上│株式会社GEEKLY

IT／WEB／ゲーム業界に特化した人材紹介を行う株式会社GEEKLYでは、社内の人材教育に注力するも、新人教育を担当するトレーナーの教育負担が大きく、新人を請け負ったチームが目標が未達になるという課題を抱えていました。

動画マニュアルを内製してみたものの、動画の保管方法や場所が部署によって異なったり、YouTubeでの動画共有ではアカウント管理者が退職すると動画が削除されたりなど、運用面で問題が発生。マニュアルを簡単に作れて、動画を集約できるクラウドサービスを探し、tebikiの導入に至りました。

tebiki導入後は、OJTを動画マニュアルに置き換えることで、トレーナー教育工数を7割削減でき、新人を請け負うチームが目標未達になる課題は解消されました。DX推進としてtebikiを活用することで、新人教育だけでなく営業ノウハウ／システム操作／管理業務などさまざまな業務を動画化でき、業務内容や営業品質のバラツキも解消されつつあります。

株式会社GEEKLYの導入事例を詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事もご覧ください。

▼関連記事▼
年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！ 

そもそも「DX」とは？

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、企業が保有するデータなどをデジタル化し、IT技術によって変容させることで、ビジネスモデルや製品・サービスの改革、組織や業務の改善に役立て、顧客や社会へ新たな価値を提供することを指しています。

現代の日本で「DX」が推し進められる理由

国際競争力の強化

IMD（国際経営開発研究所）が発表する「世界競争力年鑑（2023年）」によれば、日本は世界63の経済圏の中でビジネス効率性は47位、インフラは23位と低迷しています。少子高齢化により労働人口の減少傾向は続くため、DXの推進によって業務プロセスを改善し生産性向上に努めないと競争力の低迷が続いてしまうでしょう。

企業の既存システム／ツールの老朽化やサポート期限切れ

真に持続可能なシステムへ変容させていかないと、IT人材の不足が解消しない限り、システムの保守終了とともに企業の損失が拡大していくおそれがあります。

DX、まず何から始めればいい？

もっとも重要なのは「DXに取り組む目的を明確化すること」です。

自社においてどんな課題があるのかを洗い出しましょう。現場の社員からヒアリングし、不満や改善点を把握します。目的が明らかになれば、具体的なDXの手段を決められるでしょう。目的の例としては、以下の通りです。

• 財務の改善（収益源の多様化、株主価値の増大など）
• 顧客や市場の獲得（顧客コンバージョン率の向上、新市場開拓など）
• 社員のエンゲージメント向上（組織文化の育成、人事評価の改善など）

目的を決めたら、「DXによって何をデジタル化するか」、「どのデジタルツールを活用するか」をリサーチして実行しましょう。

まとめ

動画マニュアルの導入は、単に紙のマニュアルを動画にするだけでなく、効率的な企業経営の実現というメリットがあります。場所や時間にとらわれずに業務の詳しい情報を見ることができ、OJTの工数削減、生産性向上につながっていきます。DXを推進するためにはまず、何のためのDXか、目的を明確にしてみてください。

おすすめの動画マニュアル作成ツールとしてtebikiを挙げ、実際に活用している3社の事例をご紹介しました。tebikiは。社内にIT人材が不足していても簡単に動画マニュアルを作成できるツールであり、導入後は無期限にtebikiからのサポートを受け続けられます。100ヶ国語以上の言語への自動翻訳により翻訳の手間ゼロで、マニュアルに限らず日本本社から海外拠点への情報伝達もできるため、グローバルに展開する企業からも喜ばれています。ぜひDX推進のさまざまなシーンでtebikiをご活用ください。

今すぐクラウド動画教育システムtebiki を使ってみたい方は、デモ・トライアル申し込みフォームからお試しください。