作業手順書は「タブレット」で電子化できる？作成手順やおすすめツールを紹介

作業手順書は業務の手順をわかりやすく示したものであり、手順に慣れるまでは作業手順書を見ながら仕事をすると安心です。従来の紙の作業手順書も見やすいですが、電子化してタブレットで閲覧する体制にすると、さまざまなメリットが得られます。

この記事では、電子化した作業手順書をタブレットで閲覧することのメリットや、作成手順を解説します。

せっかく作業手順書を電子化するのなら、手順がわかりやすく伝わる「動画マニュアル」の導入がおすすめです。動画マニュアルの効果や導入方法を1冊にまとめたガイドブックもご用意していますので、以下からぜひご覧ください。

作業手順書はタブレットでも作成〜運用できる？

作業手順書は、タブレットでも「作成」から「運用」することが可能です。

パソコンがない・少ない現場では、タブレットで作業手順書を作成できると便利です。タブレットで電子化するメリットは、次章『作業手順書をタブレットで電子化するメリット』で詳しくご紹介します。

タブレットで作業手順書を作成・運用する場合は、マニュアル作成用のツールを使うとさらにスムーズに行えます。マニュアル作成ツールとは、動画や文章の手順書を簡単に作成・共有できる専用のソフトです。

おすすめのマニュアル作成ツールは、以下の記事でご紹介しています。無料で使用できるものもあるため、ツール活用初心者の方もぜひ併せてご覧ください。

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【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も

作業手順書をタブレットで電子化するメリット

タブレットは携帯性に優れ、画面も広くて見やすい端末です。紙の作業手順書をタブレットで電子化することには、さまざまなメリットがあります。おもなメリットを4つご紹介します。

• ペーパーレス化によりコストを削減できる
• 持ち運びしやすい
• 他のデバイスよりも操作しやすい／見やすい
• 検索機能により、読みたい箇所を早く探し出せる

 

ペーパーレス化によりコストを削減できる

紙の作業手順書をペーパーレス化してタブレットで閲覧する体制にすると、印刷に関連するコストを大きく削減できます。削減できるコストには、たとえば次のものがあります。

• コピー用紙、インク、コピー機の費用
• ファイリングや製本に係る費用
• 新規作成や廃棄での運搬費用
• 棚や保管場所などの保管費用 など

近年、地球環境を考えて環境負荷の少ないビジネスプロセスが求められています。紙よりも環境負荷が少ない電子化に、積極的に取り組んでいくほうが望ましいでしょう。

持ち運びしやすい

タブレットは、紙の作業手順書と比べると多くの手順書を持ち運ぶことができます。

たとえば、取引先への訪問時や在宅勤務時、海外出張時、広大な工場内での作業時など移動する際に、紙で何十ページも何冊もある作業手順書は携行できなくても、タブレットであれば携行が可能に。作業内容をいつでもどこでも確認でき、社外秘である手順書を紛失したり汚損したりする心配もなくなります。

他のデバイスよりも操作しやすい／見やすい

紙の作業手順書を電子化すると、タブレットやパソコン、スマートフォンでも閲覧できるようになります。タブレットはパソコンよりも手軽に起動でき、タッチパネルなのでパソコンに不慣れな人にも扱いやすいと言えます。かつスマートフォンよりも画面が広いため、見やすく操作しやすいのでおすすめです。

検索機能により、読みたい箇所を早く探し出せる

紙の作業手順書で読みたい箇所を探すとなると、目次や索引を頼りに探すことになります。電子化すると検索機能を使えるため、よりスピーディに手順を確認し、作業に取り組めます。

作業手順書をタブレットで作成する手順

タブレットを使って作業手順書を作成する手順を、以下の6ステップでご説明します。

1. 手順書化する業務を洗い出す
2. 作成目的を明確にする
3. 手順書の形式／作成ツールを決める
4. 作成者／作成スケジュールを決める
5. 骨子を作成する
6. 骨子をもとに内容を補足する

手順だけではなく、「現場で活用される作業手順書作成のコツ」を知りたい方は以下の資料も併せてご覧ください。カンコツを伝えるためのポイントをわかりやすく解説しています。

 

STEP① 手順書化する業務を洗い出す

すべての業務の手順書を作るのは、リソースやコストの面から現実的ではありません。どの業務に手順書が必要かを明確にすれば、リソースを効率的に活用しながら作業手順書を整備できます。

 手順書化する業務を洗い出すには、業務リストを作成して、手順書作成の優先度を決めると良いでしょう。たとえば、以下のような業務は、優先的に手順書化することをおすすめします。

▼優先的に手順書化すべき業務例▼

• 頻繁に行われる業務
• エラーやミスが起きやすい業務
• トラブル発生により大きな影響が出る業務
• 業務の標準化・新人教育が必要な業務 など

 

STEP② 作成目的を明確にする

作成する作業手順書について、誰が／どのような場面で／何のために使用するのか、手順書の目的も明文化します。明確な目的があれば、手順書の内容や構成に一貫性が生まれ、手順書の使用者にとってわかりやすいものになります。

目的の設定方法や目標例については、以下の記事で詳しく解説しています。「どんな目的・目標を設定すれば効果的に運用できるのか悩む」という方は参考までにぜひご覧ください。

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【例文つき】マニュアル作成での目標設定方法とは？重要性やコツも解説

STEP③ 手順書の形式／作成ツールを決める

作業手順書を電子化する場合、以下を参考にしてツールを選ぶとよいでしょう。

• 文章や数値の説明が適した内容 ⇒ 文書形式
• 人の動作や機械の操作など「動き」が中心となる内容 ⇒ 動画形式

Microsoftや無料ツールなどは、価格面から導入しやすいというメリットがありますが、運用のしにくさから形骸化してしまう恐れがあります。効果的にマニュアル作成・運用を行いたいのなら、マニュアルの作成から運用を一貫して行えるツールの導入をおすすめします。

どのようなマニュアル作成ツールがあるか知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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・【無料あり】マニュアル作成ツール比較12選│失敗しない選び方も
・【2024年版】動画マニュアル作成ソフト14選を比較！無料ツールや事例も解説

STEP④ 作成者／作成スケジュールを決める

作業手順書の作成者や責任者、作成スケジュールを決めます。責任者は内容のチェックや作成スケジュールの管理を行います。作成スケジュールは、以下のようなポイントを考慮して日程を組むとよいでしょう。

• 作業手順書のボリューム
• 作成チームメンバー（責任者、撮影者、編集者、現場担当者）
• 予算
• 完成日
• 使用開始日

作成後は、作業手順書を「実際に使用する作業者や近い立場の人」にわかりやすさを確認してもらい、使用開始日までに修正点があれば反映させるのがベストです。余裕のあるスケジュールを作りましょう。

STEP⑤ 骨子を作成する

作業手順書の大まかな構成を事前に決めておくことで、「どの情報をどの順序で記載するか」が明確になり、手順書作成が効率的に進みます。また、必要な項目や手順を漏らすことなく網羅的にカバーできるというメリットも期待できるでしょう。

一般的には、次のような項目が作業手順書に盛り込まれます。

• 作業名
• 作業の目的
• 流れ、工程
• 必要な準備（材料や器具など）
• 手順
• 注意事項 など

この他に、作業のコツや間違えやすいポイントなども盛り込むと、より実用的になるでしょう。

STEP⑥ 骨子をもとに内容を補足する

STEP⑤で作成した骨子をもとに、具体的な内容を肉付けします。

作業を行いながら見ることを想定し、短文で端的にまとめるとよいでしょう。「まんべんなく」「適当に」などのあいまいな表現は避けて、数値化できるものは数値化し、写真／図／イラストなどを挿入すると伝わりやすくなります。

内容を補足して作業手順書が完成したら、PDF形式やmp4形式などの適切なフォーマットで保存して、従業員へ配布しましょう。クラウドサービスに保存すれば、従業員と共有しやすくなります。

作業手順書が使われることが多い製造業にフォーカスをあてた記事もございます。どのようなことを書けばいいかお悩みの方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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製造業のマニュアル、なに書けばいい？作成・運用の課題解決策も

作業手順書を電子化するなら「動画」がおすすめ

持ち運びに適したタブレットで、見やすい作業手順書を作成するには、動画が適しています。動画による手順書は、文字ベースよりも「伝わりやすく」「印象に残りやすい」という強みがあります。

ここでは、動画の作業手順書をおすすめする主な3つの理由をご紹介します。

• 文章や写真よりも多くの情報を伝えられる
• 作成の手間を減らせる
• 理解のバラつきをなくせる

紙と動画、どちらが便利なのか知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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【動画vs紙】どっちのマニュアルがいい？メリットとデメリットを徹底比較 

文章や写真よりも多くの情報を伝えられる

動画は、「動き」や「奥行き」の三次元の情報を「音」とともに伝えることができます。このような特徴により、文章や写真で説明するよりも、短時間で多くの情報を伝えることが可能です。

メインで伝えたい作業内容のほかにも周囲の状況などを伝えられるため、液体の状態や機械音の音量、人の表情など、言語化しにくいものも伝えられ、作業者の記憶に強く残りやすくなります。

作成の手間を減らせる

（※株式会社メトロールの導入効果）

調理の様子や車両の運転など、慣れている人にとっては無意識で行うような動作でも、初めて行う人にわかるように言語化するのは大変手間がかかります。しかし、動画であれば「作業の様子を撮影するだけ」でOK。

撮影後の編集は、映画やドラマのように「演出」は必要なく、「無駄なシーンをカットする」「一時停止する」などシンプルな編集で済むため、撮影と編集を合わせても、作成の総時間を減らすことができます。

理解のバラつきをなくせる

文章での説明やOJTでの教育では、解釈の幅が出てしまったり、教育者によって指導内容が少しずつ異なったりしてしまい、理解のバラつきが発生してしまいがちです。

たとえば、試作品の外観を検品する作業の場合、文章で「傷がないか、部品に欠けがないかを確認する」と書いても「どれほどの傷なのか」「部品が欠けるとしたらどの辺りなのか」など程度やレベルまでは伝えるのが難しいもの。しかし動画であれば、傷や欠けのある試作品を撮影すれば解釈の幅がなくなり、理解のバラつきがなくなります。

動画マニュアルの教育効果についてより詳細に知りたい方は、以下の資料も併せてご覧ください。

動画マニュアル作成ツール「tebiki」なら、編集経験がなくても誰でもかんたん◎

動画の作業手順書を作成するには、「マニュアル作成ツール」を使う方法や「一般的な動画作成ソフト」で編集する方法があります。一般的な動画作成ソフトは、美しくアクティブな動画を作成するため難易度の高い機能が数多く搭載されており、作業手順書の作成には使いきれないことも……。

作業手順書の作成には、シンプルでどのような作業者にも使いこなせるマニュアル作成ツールが適しています。中でも「動画マニュアル作成ツールtebiki」は誰でもかんたんに使えるよう設計されており、導入した企業では「初めて触った日から動画編集できる」と評価いただいています。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

ここでは、tebikiの特長の一部をご紹介します。

タブレットで撮影した動画をそのまま編集

tebikiは、撮影から編集までの動線がシンプルでスムーズです。

タブレット上でtebikiを開き、「動画マニュアル作成」から「動画の撮影」ボタンを押せば、カメラが起動されて動画の撮影が可能です。そして、そのまま動画を取り込めば、編集作業へ移行でき、シーンのカット／字幕の追加などの編集が行えます。

一般的な動画作成ソフトでは、動画の取り込みに手間や時間がかかることがありますが、tebikiはツール上で動画を撮影すれば取り込みもすぐ完了し、編集に取りかかることが可能です。

編集のためのスキルがなくても、誰でも直感的に使えるのが最大の特徴。「動画を導入したいが専門的な編集スキルが要るのでは…」という心配は無用です。

翻訳／字幕生成／読み上げなどの自動機能も搭載

tebikiでは、撮影時の出演者の説明や編集時に追加したナレーションなど、音声を自動で字幕にしてくれます。また、自動生成された字幕は100か国語へ翻訳が可能であり、その際は表示させたい言語を選んでボタンを押すだけでその言語へ自動翻訳されます。

さらには自動生成された字幕を15か国語で読み上げる機能もあり、作業をしながら耳で聴くといった使い方が可能に。「外国人作業者用に手順書を翻訳する」といった作業がゼロになります。

文章の手順書／画面操作の手順動画の作成も簡単

tebikiは動画による手順書作成のツールですが、文章の手順書を作成し、動画とともに閲覧することもできます。さらに、パソコンの画面の操作を収録し、パソコン操作の手順書を作るといったこともかんたん。

あらゆる手順書をtebikiツール上で閲覧できるため、「マニュアルはtebikiを見る」を合言葉にしている導入企業も。社内の作業手順書やマニュアルをtebikiに集約することが可能です。

検索性が高いから、知りたいところがすぐ見られる

探したい手順書のキーワードで検索すると、関連する手順書をすべて洗い出すことが可能です。tebikiで閲覧したい手順書はすべてセキュリティの行き届いたクラウドに無制限で保存でき、どれだけ手順書を作っても検索はスムーズ。

また、手順書をQRコード化できるため、作業する場所の近くにQRコードを表示しておけばタブレットで読み込めるので、作業者は必要な手順書をそもそも探すことなく閲覧できます。

（株式会社テック長沢の導入事例より）

習熟度の可視化も可能

tebikiは誰が／いつ／どのくらいマニュアルを視聴したかをレポート機能で可視化できます。

さらにオリジナルテストを作成できるテスト機能もあるため、習熟度の可視化が可能。学習状況と習熟度を分析することで、「動画の閲覧頻度が多く視聴時間が長い作業者は、高いパフォーマンスを発揮する傾向がある」といった分析にも活用できます。

tebikiには、まだまだ現場教育に便利な機能が搭載されています。より詳細な情報や無料サポート体制については、以下のサービス紹介資料からぜひご確認ください。

ペーパーレス化推進！企業で活用されている動画の作業手順書例

自動車の内装に使用されている部品などを製造している松田電機工業所様の動画サンプルをご紹介します。

▼パイプの面取り方法（音量にご注意ください）▼

注目すべきポイントの数秒手前で、赤枠を表示させながら数秒停止させているのがお分かりいただけるでしょうか。 このように、見る側のペースと理解度をよく考えて作ると、初めて作業を行う人でもすぐに理解できるでしょう。

より多くの動画の作業手順書を見たい方は、以下の記事からご覧ください。26社の動画活用事例と65個のサンプル動画が業界別に掲載しており、興味のある業界から閲覧いただくことが可能です。

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【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

tebikiで動画の作成～運用を行っている企業事例

紙だった作業手順書を電子化して動画の作業手順書を導入し、ペーパーレス化とともに教育工数の削減や生産性向上を実現した企業の事例を3つご紹介します。

より多くの企業事例を知りたい方は、以下の導入事例集も併せてご覧ください。 各社がどのような現場教育の悩みを抱えて、tebikiで解決してきたのかがわかりやすく1冊にまとまっています。

 

手順書の作成工数が紙の1/3に。動画によって標準化を実現：児玉化学工業株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画：児玉化学工業株式会社▼

住宅設備や自動車向けの合成樹脂加工、産業機器の製造などを行う児玉化学工業株式会社では、写真を多用した紙の作業標準書を、教育に活用していました。しかし、作業標準書がなく口頭だけで指導するケースや、現場には外国人作業者が多く内容を十分理解されないケースがあり、製品不良につながることも……。

「作業標準書がないものは作成し、外国人や新人にも伝わるような作業標準書に作り替える」ことを狙いとして、動画マニュアル作成ツールtebikiを導入。

tebikiでの作業標準書作りは、字幕生成機能により「喋れば終わる」ので楽であり編集もかんたん。作成の工数は紙の1/3になり、外国語にも翻訳されるため作業のポイントを伝えやすく、学ぶ側にもわかりやすくなりました。

「tebikiを導入すると、継続的に新機能を使い続けられるのが良い」と語る児玉化学工業株式会社の導入事例は、次の記事で詳しくご覧になれます。

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製造業の動画マニュアル導入事例 | 工場の作業手順や異常処置、安全指導を動画で作成。手順書作成の工数は紙の1/3に。自動翻訳で外国人教育にも活用。

「分からないことがあったら、タブレットで動画を見て」、これで教育完了！：株式会社G&Lマート

東京・神奈川・埼玉で酒類・食品量販店を展開する株式会社G&Lマートでは、新人の教育で紙のマニュアルを使用していました。ただ小売業では基本的にほとんどが「動き」を伴う業務であり、それらを文字や写真で詳しく説明しても、ベテランのOJT指導が必要な状態に陥っていました。理解にバラつきが生じてしまい、店舗間のサービス品質に大きな差がある状態に……。

無料の動画編集ソフトを使い動画マニュアルを作り始めたものの、編集作業が難しい上に自社サーバーの容量を圧迫するため断念。そこで、動画マニュアル作成ツールtebikiを導入したところ、動画を作るのもかんたんでマニュアル作成のサポート体制も手厚く、店舗運営のほぼすべての業務をtebikiで動画化できました。

動画では業務の予習・復習ができるため業務内容を理解しやすく、業務品質のバラつきが減りました。新人の独り立ちまでの期間が3カ月から１カ月程度へ短縮され、OJT指導の時間が激減。入社前に入社希望者に動画で業務を見せることでイメージとのミスマッチが減り、離職率が減る効果も得られています。

株式会社G&Lマートの詳しいインタビュー内容は、次の記事でぜひご覧ください。

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小売店の動画マニュアル導入事例 | 接客／レジ操作／品出し等、全業務を動画化。教育工数が半減し、新人の独り立ちに掛かる期間が3分の1以下に。

操作性もセキュリティ対策もクリア。全店舗でタブレットを使ってtebikiを活用：株式会社いなげや

関東で133店舗の食品スーパーマーケットを展開する株式会社いなげやでは、全店舗共通事項の社員教育の工程に課題がありました。紙のマニュアル配布に加え、各店舗のチーフが1名ずつ出席して集合研修を実施するも、欠席者がいたり店舗での伝え方に違いがあったりなどで理解度にバラつきが発生。コロナ禍もあって集合研修が難しくなり、動画マニュアルの導入に踏み切りました。

全店舗にタブレットを導入し、動画マニュアル作成ツールtebikiを使って動画を作成。動画編集やパソコン操作のスキルが十分でなくても、操作はとてもかんたんですぐ動画マニュアルを作成できました。全店舗共通で伝えたい内容を画一的に伝達できる体制となった点は大きく、さらに「動作の流れの確認ができた」「何度も繰り返し見ることができて便利」など現場から前向きな声が上がっています。

「他社サービスと比較すると、tebikiは機能が限定されシンプル。それがユーザーにとってわかりやすい」と語る株式会社いなげやの導入時の状況や効果については、次の記事をご覧ください。

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小売業の動画マニュアル導入事例 | スーパー133店舗の現場で動画を活用。レジ打ち、接客時の応酬話法、クレジットカード運用など教育をスピーディに実施。

まとめ

紙の作業手順書を電子化し、タブレットで作成・閲覧することのメリットや作成手順をご紹介しました。携帯性に優れ画面も見やすいタブレットは、作業手順書の閲覧におすすめのデバイスです。タブレットで見る作業手順書は文章よりも動画が適しており、さらに動画なら「多くの情報／細かい情報を伝達できる」「作成の手間や理解のバラつきが減る」といった効果も得られます。

動画の作業手順書を誰でもかんたんに作成するなら、動画マニュアル作成ツールtebikiがおすすめです。

動画の保存は無制限、多言語対応やスキル管理機能などの「現場教育を効果的に行う機能」が豊富で、手順書を浸透させる運用面もサポート。気になる方は、サービス資料のダウンロードや無料トライアルで、詳細な機能や操作画面を確認してみてください。

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