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2024.4.12 動画マニュアルの作り方, マニュアルの作り方

技術伝承を進める「マニュアル」の活用方法は？真似できる成功事例も

tebikiサポートチーム
執筆者：tebikiサポートチーム

製造／物流／サービス／小売業など、数々の現場で動画教育システムを導入してきたノウハウをご提供します。

ノウハウを体系化して次世代に技術を伝承するためには、作業内容や業務の流れを掲載したマニュアルを活用することが重要です。しかし「どのように技術伝承用のマニュアルを作成すればよいかわからない」と悩んでいる方もいるでしょう。

この記事では、スムーズに技術伝承を進めるためのマニュアルの作成方法や活用方法を解説します。文書マニュアルの問題点や、マニュアル運用の成功事例も紹介するので、技術伝承を進めたい方は最後までご覧ください。

技術伝承を成功させるポイントは、以下の資料でも詳しく解説しています。PDFの資料になっているので、社内での情報共有したい場合はこちらも便利です。アンケートの調査結果や推進方法など、盛りだくさんな内容になっているのでぜひご活用ください。

技術伝承を成功させるポイント-2

目次

マニュアル整備によって、本当に技術伝承は進む？

マニュアルを整備することで、技術伝承は進められると考えられます。技術伝承が進む理由は、以下の通りです。

  • ノウハウを可視化 / 体系化できる
  • 学ぶ側が自由に自主学習できる
  • 教育工数を削減できる

 

ノウハウを可視化 / 体系化できる

マニュアルを整備すると、ノウハウを可視化 / 体系化できるため技術伝承が進みやすくなります。マニュアルに業務のノウハウをまとめることで、必要なときにすぐ専門知識を参照でき、効率よく業務を覚えられるでしょう。

技術の属人化が生じて「誰がどんな技術を持っているのか」「社内にどんなノウハウがあるのか」が明確になっていないと、効果的に技術伝承するのは難しいです。そのため、技術伝承を進めたい方は、社内に散らばっている業務やノウハウをまとめてみましょう。

学ぶ側が自由に自主学習できる

マニュアルを作成すると、学ぶ側が自由に自主学習できるため、技術伝承が進められます。

作業手順や注意点をマニュアルに記載すると、学習者は自分のペースで、わからない点を繰り返し確認しながら学習することが可能です。マニュアルが整備されていないと、先輩に何度も同じ質問をしなければいけないため、教育をする側も教育を受ける側も手間が大きくなってしまいます。

そのため、新人が自分のペースで技術や知識を身につけられるように、専門技術やノウハウが書かれているマニュアルを作成しておくことが重要です。

教育工数を削減できる

マニュアルを整備しておけば、教育担当者は1から10まで手取り足取り教える必要がありません。そのため、技術伝承のための教育工数を削減できる効果が期待できます。

おすすめは、「マニュアルでの教育を主軸にし、実践的なスキルや技術は直接伝える」という教育方法です。こうすることで、メリハリのある教育体制を構築でき、効果的に学習できるでしょう。

しかし、文書マニュアルで技術伝承するにはデメリットが多い

マニュアルを整備すると技術伝承を進められますが、文書ベースのマニュアルや紙の手順書には以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

  • 作成工数がかかる
  • 動きや暗黙知など、言葉で表現しにくい業務が伝わりづらい
  • マニュアルを使う文化がなく、作成方法がわからない

 

作成工数がかかる

業務を正確に伝えるための文言を考えたり、図解や表を作成したりと、文書ベースのマニュアルを完成させるためには膨大な時間が必要です。

また、業務内容に変更があった場合、マニュアルを都度更新する必要があります。とくに、紙でマニュアルを運用している場合、かなりの更新工数がかかってしまうというデメリットがあることも認識しておくとよいでしょう。

紙マニュアルの変更手順

 

動きや暗黙知など、言葉で表現しにくい業務が伝わりづらい

伝承したい技術の中には、個人の経験やカンに基づくノウハウなど、言語化しにくいものもあるでしょう。そのような技術の場合、文書マニュアルで伝えるのには限界があります。

もしも、動きや暗黙知などを文書マニュアル化したとしても、マニュアルを見る側によって受け取り方が異なり、作業手順のバラつきが発生する恐れがあるので注意が必要です。

マニュアルを使う文化がなく、作成方法がわからない

手順書を使う文化がなく、作成方法がわからないという企業も少なくありません。

企業にとって重要な技術やノウハウがつまったマニュアルを完成させるためには、いくつかのコツが必要です。そのため、作成方法がまったくわからない状態から作ると、上手く技術伝承が進まない可能性があります。また、「マニュアルを使う文化がない＝読み手の気持ちを汲み取れる人が少ない」ということにつながるため、マニュアルを作れても、読み手本位ではないわかりにくいマニュアルになってしまい、結局マニュアルが使われないという恐れも考えられるでしょう。

マニュアルの作成方法やわかりやすく作るコツを知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

▼関連記事▼
【8つのコツ】マニュアル作成方法まとめ！無料ツールの紹介あり

技術伝承を効率的に進めるには「動画マニュアル」がおすすめ

技術伝承を効率的に進めるには動画マニュアルがおすすめ技術伝承で共有される情報は「形式知」と「暗黙知」の2つがあります。形式知とは、文書や図表などで明確に表現できる知識のことで、情報を整理すれば正確に情報共有ができます。一方で、「暗黙知」は言葉にしにくい経験や感覚に関する知識のことで、テキストや画像では伝えづらいです。

そのため、暗黙知のような言語化しにくい情報を、他の技術者が理解できるように見える化するためには「動画マニュアル」を活用するのがおすすめです。

ここでは、動画マニュアルの代表的な以下のメリットをご紹介します。

  • 三次元的な「動き」そのものを伝えられる
  • カンコツ作業も理解してもらいやすい
  • 多くの情報を伝えられる
  • 時間や場所を問わず学習できる


もっと詳しく動画マニュアルのメリットを知りたい方は、別記事『動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説』か以下の資料も併せてご覧ください。

動画マニュアルで現場の教育をかんたんにする方法

三次元的な「動き」そのものを伝えられる

動画マニュアルは、三次元的な「動き」そのものを伝えられます。実際に作業する様子を動画で直接見ることで、文字や静止画では伝えづらい細かな動きを直感的に理解することが可能です。

カンコツ作業も理解してもらいやすい

「カンコツ」とはトヨタ生産方式から生まれた言葉で、「マニュアル化しにくい職人技」や「言葉や数字では表現が難しいもの」のことを指します。動画マニュアルなら、このカンコツが必要になる作業も正確に理解してもらうことが可能です。

細かい手の動きを文章だけで伝えることは難しいですが、一連の作業風景を動画で見せることで、業務内容を迅速に理解してもらえるでしょう。

多くの情報を伝えられる

動画では、音声 / 動き / 表情 / 画像 / 文字などの情報を同時に伝えられるため、効率よく情報を伝えることが可能です。そのため、動画を活用することで効率的な伝承が実現します。

時間や場所を問わず学習できる

動画を使うメリットとして、いつでもどこでも学習できるという点が挙げられます。動画は、場所や時間に縛られることなく、必要なときにすぐ作業風景を閲覧することが可能です。そのため、「作業に入る前に、事前に予習をしておいて」などの指示を出すこともできるでしょう。

技術伝承のための動画マニュアル作成方法

「技術伝承を進めるために動画が有効」であることはお伝えしましたが、動画撮影～編集の方法がわからないという方も少なくないでしょう。そこで、ここでは技術伝承のための動画マニュアル作成方法や作成のポイントなどをお伝えします。

PDFファイルで「はじめての動画マニュアル作成ガイド」のご用意もありますので、社内のメンバーに動画マニュアルについて共有したいというという方は、以下から無料ダウンロードしてご活用ください。

はじめての動画マニュアル作成ガイド

技術伝承マニュアルの作成手順

技術伝承を進める動画マニュアルの基本的な作成手順は、以下の通りです。

  1. 技術伝承したい業務を明確にする
  2. 編集ツールを選ぶ
  3. 撮影 / 編集する担当者を決める
  4. 作成スケジュールを立てる
  5. 動画マニュアルの構成を考える
  6. 実際の作業風景を撮影する
  7. 社内で試用してフィードバックを得る
  8. フィードバックをもとに改善する


動画マニュアルの撮影には、高性能なカメラである必要はないためお手持ちのスマートフォンで十分です。動画マニュアルの目的は、高画質で綺麗な映像を撮ることではありません。どのカメラを使うかよりも、マニュアルの閲覧者に「どうしたらわかりやすく見えるか」を意識しましょう。次の章で、わかりやすく作るためのポイントを解説します。

技術伝承マニュアルの作成のポイント

わかりやすい技術伝承の動画マニュアルを作成するためには、以下のポイントを押さえましょう。

  • 「1動画1分」を心がける
  • NG例 / コツ / 業務の必要性なども動画化する
  • 手元のヨリを撮影する

 

「1動画1分」を心がける

長時間の動画の方が多くの情報を盛り込めますが、動画の時間が長くなると以下のようなデメリットが考えられます。

  • 視聴者が最後まで集中して見れない
  • 撮影 / 編集が大変になる


そのため、最後まで見てもらうためには、1分程度のショート動画を作成するのがおすすめです。

NG例 / コツ / 業務の必要性なども動画化する

動画マニュアルでは、技術の手順を示すだけでなく、それぞれの手順に対する注意点やコツ、なぜその手順を行う必要があるのかという背景も説明することが重要です。NG例 / コツ / 背景などの補足情報を含めることで、単に作業を覚えるだけでなく、業務の本質を掴めるようになります。

以下は、実際に企業で使用されている動画マニュアルの例です。このように、NG事例も同時に見せることで、「やってはいけないこと」をより印象づけられるでしょう。

▼実際に使われている動画サンプル▼
（音量にご注意ください）

 

手元のヨリを撮影する

カンやコツが必要になる作業の多くは手元の細かい作業になります。そのため、手元や作業の細部をアップして撮影すると、作業内容をより正確に覚えることが可能です。また、手元を重点的に撮影すると、細かな動きや力加減といった熟練作業員が無意識に行なっている、微妙な作業のニュアンスを伝えられます。そのため、動画マニュアルで技術伝承を進める際は「手元のヨリ」をしっかりと撮影するようにしましょう。

技術伝承を成功させる動画マニュアルの活用方法

技術伝承に動画マニュアルを活用する際は、以下のポイントを押さえると上手くいきやすいです。

  • 動画マニュアルを活用しながらOJTも行う
  • 手順変更などがあった際は、すぐに最新の情報へ更新する
  • 動画マニュアルを見てもらう仕組みをつくる


現場で活用されるマニュアルの整備方法を知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

▼関連記事▼
形骸化させないマニュアル整備の進め方は？活用される更新・運用方法を解説

動画マニュアルを活用しながらOJTも行う

動画マニュアルを視聴することで、具体的な作業手順や業務のポイントなどを理解できます。しかし、実際に手を動かしてみて、初めてわかることが多いのも事実です。また、実際に作業をしてみて生まれた疑問に対して、OJT担当者が直接アドバイスをすることで、より実践的な知識を習得できます。そのため、効率的に業務を覚えてもらいたい場合は、動画マニュアルを活用しながらOJTを行いましょう。

手順変更などがあった際は、すぐに最新の情報へ更新する

動画マニュアルの情報が古くなってしまうと、誤った手順で業務を覚えてしまい、事故や不良品増加の原因になる可能性があります。そのため、手順や内容に変更があった場合は、速やかに最新の情報に更新しましょう。

動画マニュアルを見てもらう仕組みをつくる

いくら質の高い動画マニュアルを作成しても、それを必要とする人が適切なタイミングで見れなければ、作成する意味がありません。そのため、以下のことを行って必要なマニュアルにすぐアクセスできるような環境を整えておきましょう。

  • 動画マニュアルの存在を周知させる
  • 動画マニュアルを閲覧できるデバイスを整備する
  • 動画マニュアルをQRコード化し、すぐに見てもらえる工夫をする
  • 動画マニュアルを見るタイミングを意図的に増やす など

技術伝承を効果的に進めたいなら、「動画マニュアルtebiki」

「動画編集＝スキルがないとできない」と思っていませんか？ 動画マニュアル作成ツールtebikiであれば、パソコンのスキルがなくても誰でもかんたんに動画作成が可能です。
ここでは、現場教育におけるtebikiの効果をご紹介します。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 

スキルがなくても簡単に動画編集＆更新が可能

スキルがなくても簡単に動画編集＆更新が可能動画マニュアルtebikiは、一般的な動画編集ソフトで求められるような専門知識は不要！ シンプルでわかりやすいデザインだから、パソコン操作が苦手な方でもとにかく簡単に動画の編集や更新が可能です。

その証拠に、tebikiを導入いただいた企業では、導入からわずか3ヶ月で動画を200本作成し、活用している事例もあります。その企業では、製造現場の新人教育と多能工化の推進が実現しました。

変更履歴が残るから、過去のマニュアルを別で保管しなくてOK

数多くある業務手順の中には、「新しい手順に変更したけれど、元の手順に戻すことになった」ということもあるでしょう。そんなときでも、tebikiであれば柔軟に対応できます。

動画マニュアルtebikiは、変更履歴を自動で保存。過去のマニュアルを別で保管する必要がないため、手間をかけずにマニュアルを管理することが可能です。

一元管理で見たいマニュアルがすぐに見つかる

作成した動画マニュアルは、クラウド上で一元管理されます。そのため、「読みたいマニュアルが見つからない」という事態が起きません。tebikiは検索性の高さも好評で、マニュアルのタイトル / タグ / 説明文などから網羅的に検索でき、必要なマニュアルを迅速に見つけられます。

ボタン1つで翻訳できるから、言葉の壁を乗り越えられる

ボタン１つで翻訳できるから言葉の壁を乗り越えられる

動画マニュアルtebikiは、言語を選択するだけで、瞬時に自動翻訳できます。そのため、外国人スタッフに技術伝承することも可能です。また、翻訳機能は100カ国以上の言語に対応しているため、外国人スタッフが多い企業でも柔軟に活用できます。

習熟度や閲覧履歴が見れて、教育状況を可視化できる

習熟度や閲覧履歴が見れて、教育状況を可視化できる動画マニュアルtebikiは、単なる動画作成ツールではなく教育管理ツールでもあるため、レポート機能が搭載されています。レポート機能では、以下の確認が可能です。

  • 組織全体のマニュアルアクセス人数
  • 組織全体のマニュアル視聴時間
  • ユーザーのマニュアル視聴状況
  • ユーザーごとのアクセスランキング
  • マニュアルごとのアクセスランキング など


さらに、テスト機能もあるため習熟度の把握も可能になります。マニュアルは運用後に効果を出してこそ、作る意味があるものです。tebikiなら教育状況を可視化できるため、運用しやすいというメリットがあります。

tebikiの導入によって技術伝承が進んだ成功事例

動画マニュアルtebikiを導入して、技術伝承が進んだ企業を3社紹介します。より多くの企業事例と効果を知りたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か、事例が1冊にまとまった以下の資料もご覧ください。

 

tebiki導入事例集

動画なら細かいニュアンスまで伝わる！低工数で進める技術伝承：御幸毛織株式会社

服飾事業を行なっている「御幸毛織株式会社」は、1905年に創業された歴史ある企業です。同社では、若手従業員への技術伝承を喫緊の課題として認識し、動画マニュアルtebikiを導入しました。

これまでは、紙ベースのマニュアルを運用していましたが、内容が伝わりづらく結局あまり使われず……。しかし、動画なら、伝わりにくい細かいニュアンスも伝わりやすくなり、技術伝承が進められるようになりました。操作性も非常に満足いただいており、「操作は簡単で誰でも作成でき、紙マニュアルを作成する時のように文章を考える必要もなくなり、作成工数は3割～4割削減できた」という嬉しい声もいただきました。

御幸毛織株式会社の導入事例をもっと読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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明治時代創業の繊維会社が挑む技術伝承！ITテクノロジーを駆使して伝統芸を若手へ伝達

紙マニュアルの運用失敗から一転。複雑な業務も動画で伝承：理研ビタミン株式会社

調味料や乳化剤を製造している「理研ビタミン株式会社」では、紙マニュアルの文字情報だけでは技術伝承が進められないという問題を抱えていました。たとえば、「フラスコに試薬Aと試薬Bを入れて、よく振り混ぜる」という作業があるとします。この「よく振り混ぜる」という文字の情報だと、人によっては振り方にバラツキが生まれてしまい、品質に影響してしまうのです。

さらに、教育のムラやマニュアルの作成工数などの課題もあったため、これらの諸課題を解決するために、動画マニュアルtebikiを導入いただきました。

動画の活用によって、紙マニュアルではわかりにくい部分が伝わりやすく覚えやすくなり、定量的にも定性的にも導入した効果を実感していただいています。さらに、OJT教育の時間を2割削減という効果もあったそうです。次は「脱属人化」を目指し、tebikiを活用いただいています。

理研ビタミン株式会社の導入事例をもっと読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。動画マニュアルを社内に浸透させるコツなどが参考になるはずですよ。

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動画マニュアル導入事例│品質保証部門と製造部門がONEチームで取り組んだ業務標準化と技術伝承

ノウハウの約8割を動画化。教育工数の削減＆全社員のレベルアップを実現：株式会社メディカルジョブセンター

医療 / 介護 / 保育業界の紹介事業を行なっている「株式会社メディカルジョブセンター」では、新入社員研修の負担が重く、担当者が他の業務を行えないという問題を抱えていました。

しかし、ノウハウの約8割を動画マニュアルに置き換えることで、教育工数を大幅に削減することに成功。また、講師ごとの教え方のばらつきを解消できたため、全社員が効率よくスキルアップできています。

また、tebikiのおすすめポイントとして、サポート体制を挙げていただき、「操作に関することだけでなく、具体的な運用方法まで踏み込んでサポートしてくれるのはありがたかった」という嬉しい声も聞かせてくれました。

株式会社メディカルジョブセンターの導入事例をもっと読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。

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人材紹介業の動画マニュアル導入事例 | 新人研修を動画に置き換え。教育工数が削減され、スキルアップ教育に時間を掛けられるようになりました

そもそも、技術伝承とは？

なんとなく「技術継承が重要」ということをわかっていても、技術伝承について詳しく知らないという方も少なくないでしょう。そこで、ここでは技術伝承の必要性や課題を解説します。

「技術伝承」と「技能伝承」の違い

「技術伝承」と「技能伝承」では、対象範囲が異なります。

技術伝承は、主に製品を作るための技術や、特定の業務を行う手法の継承を指します。これに対し、技能継承は個人の持つ技能や手法など「できるようになること」に重点においた継承を指します。そのため、社員が持っているノウハウを伝承する場合は「技術伝承」と呼ぶのが適切です。

技術伝承が急務とされる背景

技術伝承が急務とされる最大の理由は、高齢化社会の深刻化です。

日本では高齢化が進む一方で若年層の減少も進んでおり、労働人口が減少しています。これにより、貴重な技術やノウハウを持つ経験豊富な技術者や職人の数が減少し、その技術や知識が失われる危険性が高まっています。技術伝承は、これらの貴重な知識や技術を次世代に継承するために必要なのです。

技術伝承が停滞する主な理由

技術伝承が停滞している企業では、属人化が進んでいることが多いです。技術や知識が特定の個人に依存してしまうと、退職や異動をした際に業務効率が低下する恐れがあります。そのため、マニュアルを活用して、技術や知識を体系的にまとめることが大切です。

まとめ

技術伝承を進めるマニュアルの活用方法や成功事例を解説しました。マニュアルを活用することで、社内のノウハウを効率よく次世代に伝えられるようになります。しかし、文書マニュアルだと伝えられる技術に制限があるため、これから技術伝承を進める方は動画マニュアルを活用するのがおすすめです。

動画マニュアル「tebiki」は、作業の様子をスマホで撮影するだけで、動画マニュアルが作成できるため、低工数かつ効果的に技術伝承を進められます。機能の詳細や導入方法は、以下の資料に掲載しているので、興味がある方はぜひご覧ください。

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