【作業標準書とは】手順書との違い、「効果」や「作り方」も解説

製造業や物流業、飲食業などでは、作業標準書を業務に活用している職場が多いのではないでしょうか。作業標準書は、作業者に作業内容を伝え、作業品質を維持するために大切な存在です。

この記事では、作業手順書やマニュアルとの違いや作り方、作業標準書を動画で作る方法などを詳しく解説します。作業標準書について詳しく知りたい方に、参考にしていただければ幸いです。

現場で使われる作業手順書の作り方は、以下の資料でも詳しく解説しています。これまで何社もの手順書作成をサポートしてきたtebikiだからこそわかるノウハウをぜひご覧ください。

作業標準書とは

作業標準＝作業方法の基準を定めたもの

作業標準書とは、作業についての標準的な内容をまとめたものを指します。どのやり方を基準とするのかなどの「標準」を決めることによって、やるべきことや作業の所要時間、必要な工数などが明らかになります。

作業標準書は、SOP (Standard Operating Procedures)とも呼ばれています。

決まった様式や項目はありませんが、一般的には次のような内容が盛り込まれることが多いです。

• 作業名
• 作業目的
• 作業に必要な材料、部品、工具、機器など
• 作業に必要な資格や技能
• 作業手順
• 安全上の注意点

作業手順書やマニュアルも似た存在ではありますが、それぞれどんな違いがあるのか以下で見ていきましょう。

「作業標準書」と「作業手順書」の違い

作業標準書と作業手順書の違いは、記載する内容が「総論か」「各論か」ということです。

作業標準書は標準的な作業内容を一通り述べ、作業手順書はその一つひとつの作業手順を展開するもの。作業標準書だけでも作業はできますが、作業者により細かいレベルのことに留意してもらうには作業手順書もあると望ましいでしょう。

「作業標準書」と「マニュアル」の違い

作業標準書とマニュアルの違いは、記載する内容が「標準的か」「多様なものを盛り込んでいるか」にあります。

作業標準書は、標準的な作業内容を一通り説明するものですが、マニュアルは基準となる作業だけでなくコツやノウハウ、過去の事例、トラブルシューティングなど、基準外のことも盛り込みます。つまり、マニュアルは多くのナレッジを集約し承継していくものとも言えます。

以下の記事では、作業標準書のほか作業手順書や手引書、マニュアル、取扱説明書といった似た概念のものについて定義をご紹介しています。ご興味のある方は併せてご覧ください。

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マニュアルとは：「作業手順書」「SOP」等の類語との意味の違いや英語の呼び方など

作業標準書の必要性や導入効果

作業標準書で標準となる作業内容を定め、作業標準書を活用することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 品質の向上
• 生産性の向上
• 従業員教育工数の削減
• 事故やトラブルの防止
• 属人化の解消

 

品質の向上

標準的な作業が決まっていれば、誰が手がけても一定の水準の生産物を生み出すことが可能です。さらに、各作業者の努力や工夫によってより良い作業内容を生み出せれば、元の作業標準をベースに新たな標準に改善していくことができます。

生産性の向上

作業標準が定められていない場合、人によってやり方が違ってしまうことがあります。生産物に影響がなければ結果オーライに見えても、後から影響が出て不良品が発生したり、作業の手戻りが発生したりするおそれも。

作業標準を定めることで、不良品や手戻りなどのムダを減らすことが可能になります。

教育工数の削減

作業標準書がない場合は、OJT指導などに頼ることになります。OJT指導は教わる側にわかりやすいメリットがありますが、教える側の教育工数が増えるデメリットもあります。かつ、教わる側は何度も同じことを聞きづらかったり、教える側次第で内容がバラついたりするおそれもあります。

作業標準書があれば、作業者同士の引き継ぎにおいても活用でき、「教える人」「教わる人」それぞれの工数の削減につながります。

事故やトラブルの防止

作業標準書に、詳しい手順とともにケガや事故などのリスクを記載することで、初めて作業を行う人に危険性を伝えることができます。また、問題が起こりやすい箇所やその対処方法について記載してあれば、作業者は万が一問題が発生しても適切に対応できます。

作業標準書で事故やトラブルの回避方法や対処方法を伝えることで、作業者が安心・安全に作業できる環境を提供できるでしょう。

属人化の防止

作業標準書で手順やノウハウを可視化し共有することで、それぞれの作業者が持つノウハウを組織全体で共有できるようになります。もし作業標準書がなければ、その作業者しかノウハウを持たない状況となり、業務が属人化していくおそれがあります。作業標準書で標準的な作業内容を示すことは、属人化の防止の観点でも有効です。

作業標準書の作成手順

作業標準書は、わかりやすく作業内容を記載する必要があります。必要な情報を抜け漏れなく盛り込み、わかりやすい表現で記載するためには、以下4つの作成手順をもとに作ると良いでしょう。

1. 現行の手順の見直しを行う
2. フォーマットや作成ツールを決める
3. 骨子を作成する
4. 骨子をもとに肉付けする

 

STEP① 現行の作業内容の見直しを行う

標準とされているやり方がある業務であっても、すでにより良いやり方を行っている作業者がいるかもしれません。作業を経験している複数人で手順を洗い出して見直し、標準的なやり方を決めましょう。

STEP② フォーマットや作成ツールを決める

作業標準書をどのようなフォーマットで作成するかを決め、それによって最適な作成ツールを検討しましょう。

紙で閲覧する場合は、Microsoft WordやPowerPointなどで作成し、印刷します。パソコンやタブレットなどの端末で閲覧する場合は、WordやPowerPointなどのソフトのほか、マニュアル作成ツールや動画作成ツールなどで作成することができます。

標準化された作業手順を守ってもらうには、動画の活用がおすすめです。動画は聴覚情報も届けられるため、記憶に残りやすいという特徴などがあるためです。動画をおすすめする詳しい理由は、後述する『標準化を進めたいなら「動画で伝える」のが良い』で解説します。

STEP③ 骨子を作成する

作業内容をわかりやすく伝えられる構成を考え、作業標準書の骨子を作りましょう。

製品の組み立て作業であれば「準備／作業手順／機器操作方法」といった順序にするなど、初めて作業標準書を見る人にもわかりやすい順番で作ります。いきなり詳細から作り出すのではなく、構成の骨組みをまず作ることで、作業内容を抜け漏れなく盛り込むことができます。

以下の記事で、「わかりやすい構成作成のポイント」や「読む気がなくなるマニュアルの目次構成例」などをご紹介しています。標準書の作成を始める前に、ぜひご一読ください。

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マニュアルの「目次構成」の作り方5STEP！見やすい見出しを作るには？

STEP④ 骨子をもとに肉付けする

作業標準書の骨子に沿って、詳しい内容を肉付けしましょう。

肉付けする際は、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して書くと作業者が迷わず作業できます。数値化できるものは数字を使い、写真や図を挿入します。ケガや事故のおそれがある作業では色を使い「危険！」と表示するなど、目立たせるとよいでしょう。

標準書の内容を肉付けする際は、「伝わる文章の書き方」を紹介している以下の記事をぜひご覧ください。

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【例文あり】マニュアル作成での正しい言葉遣いは？伝わる文章の書き方

【無料DL】作業標準書のフォーマット

作業標準書の作成に活用できるフォーマットをExcel／Word形式で多数ご用意しました。以下のフォームからtebikiのメルマガにご登録いただくと無料でダウンロードできます。ぜひこの機会にテンプレートをご活用ください。

▼テンプレートDLフォーム▼

作業標準書の作成／運用の注意点

活用される作業標準書を作るポイントや、作成した作業標準書を運用し続けていくための注意点をご紹介します。

カンコツや暗黙知を標準化するためのヒントや現場で活用されるためのアドバイスは、以下の資料でもより詳しく解説しています。「手順書を作ったけど現場で活用されない…」とお悩みの方はぜひご覧ください。

 

新人から熟練者まで幅広い意見を参考にする

作業標準書を作成する際は、熟練者だけでなく新人の意見も聞くようにしましょう。作業内容に詳しいのは熟練者ですが、作業初心者である新人が読んで理解できるレベル感を保ち、新人の新しい知見を反映させるためです。

幅広い層の意見を反映させるために、作成の過程はできるだけオープンにして、意見を言いやすい環境づくりを心がけましょう。

専門用語や難しい言葉は避ける

専門用語だらけの作業標準書では、作業初心者は言葉がわからず見る気が失せてしまいます。専門用語や難しい言葉はできる限り避け、どうしても必要な場合は注釈をつけるなどして、誰が見ても意味がわかるようにすると活用され続ける作業標準書になります。

• ダメな例：エマルション安定化のための界面活性剤添加手法
• 良い例：混ざりやすくするための添加剤の使い方

 

運用ルールを周知させる

現場での活用を促進するためには、「作成後の運用をどのように行うかルールを決め、そのルールを周知させる」ことが大切です。作成しただけでは単なる「作業の記録」になってしまいます。

• どこに保管してあるか
• 修正がある場合はどうすればいいか

などの運用ルールを周知することで、継続的に活用される標準書にできます。

具体的な運用方法や管理方法を知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

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活用される社内マニュアルの作り方と管理方法は？Web化がおすすめの理由も解説

見やすさ／わかりやすさを重視する

作業標準書をきちんと理解し、内容に沿った作業を実施するためには、誰にとっても作業標準書が視覚的にも見やすく、わかりやすいものであることがポイントです。

わかりやすくするためには、画像やイラスト、動画などを用いて視覚的な理解をサポートできるようにしましょう。文字だけの標準書は、見にくいだけでなく、解釈の幅が出てしまうおそれがあります。

標準化を進めたいなら「動画で伝える」のが良い

誰が見てもわかりやすい作業標準書を作成し、作業の標準化や品質向上を実現していくためには、動画が最も適しています。ここでは、作業標準書を動画にするメリットを5つご説明します。

次の記事では、動画マニュアルのメリット／デメリットや、動画マニュアルを導入した企業の事例などをご紹介しています。こちらもぜひご覧ください。

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動画マニュアルを活用すべき？導入するメリットとデメリットを解説

属人化しやすい複雑な作業を可視化できる

「10年、20年と経験を積んだ熟練者しかできない作業」「言葉で説明するとかえってわかりづらい作業」など、作業現場には属人化しやすい作業が数多くあります。これらを動画化すると、作業者の姿勢や視点、音、動きなどたくさんの情報を可視化でき、他の作業者にも伝承していくことが可能になります。

 

教育内容を画一化できる

言葉の説明だけでは、人によって理解が異なることがあります。たとえば「レバーが停止する箇所まで回す」という作業では、自然に止まるところでやめる人もいれば、自然に止まるところからさらに強めに押し込む人もいるでしょう。動画でレバーが停止する様子を見れば、解釈の幅がなくなり、標準とする作業を画一化できます。

OK例／NG例を比較できる

正しい手順は言葉で説明しやすくても、誤った手順によって発生する影響は言葉で説明しづらいものです。機器の異常が発生するとどんなアラームが鳴るのかなど、OK例とNG例を続けて見ることでわかりやすく伝えることができます。

▼OK例とNG例を示している動画マニュアル▼
（音量にご注意ください）

 

何度でも復習できる

人の動作や機器の操作などの「動き」は言葉では説明しづらいもの。そのため、作業標準書に加えOJT指導が行われるケースが多くありますが、OJT指導者に何度も同じ動きを見せてもらうことは現実的ではないでしょう。

動画の作業標準書であれば、何度でも視聴し正しい動きを理解できます。その結果、「この作業がよくわかっていないけど、先輩に聞きにくい」などの教育体制の問題も解決できるでしょう。

作成工数を大幅に削減できる

わかりやすい作業標準書を作成するには、言葉選びや写真・イラストの追加などに多くの時間がかかります。しかし動画であれば、業務の様子を撮影するだけで済むため、作業標準書作成のための工数を大幅に削減できます。

文書形式の標準書から動画形式に変更した企業では、作成時間を1/4まで削減できたという事例もあります。

初めての動画マニュアルなら、作成ツール「tebiki」がイチオシ

作業標準書を初めて動画化する場合は、「動画編集に時間がかかるのではないか」「動画はデータが重いから保存場所の確保が難しい」など、心配な点が浮かぶのではないでしょうか。

動画マニュアル作成ツールtebikiであればこういった心配が解消でき、導入後もずっと続く動画作成サポート体制も受けられます。導入企業からは、「月数万円の利用料でこれだけのサービスならコストパフォーマンスが良い」という評価をいただいています。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

ここでは、作業標準書を簡単に動画にできるtebikiの主な特徴を5つご説明します。

tebikiでできること① 誰でも簡単な動画編集

tebikiをお使いいただいている企業の皆さまは、動画編集の経験がない方からも「直感的に操作できる」「パソコンが苦手でも簡単に作れる」という感想を寄せてくださっています。tebikiはマニュアル作成で必要となる機能を厳選して搭載し、プライベートの動画を作るための一般的な動画編集ソフトよりもわかりやすく操作できるよう工夫しています。

tebikiでできること② 作成工数を削減するための工夫

tebikiでは、動画作成がスムーズにできるよう、工数を削減するさまざまな工夫をこらしています。たとえば、動画内の説明を自動で字幕に生成。生成された字幕は100カ国語へ自動的に翻訳されます。外国人作業者の多い現場では、作業標準書を翻訳するのに多くの時間がかかりますが、ボタン1つで一瞬のうちに翻訳されます。

tebikiでできること③ 文書も動画もクラウド上へ無制限保存できる

動画マニュアルだけでなく、文書マニュアルの作成と保存も可能です。これにより、作業標準書の管理が一元化されます。

「文書の作業標準書も参照することがあるため、文書と動画の両方を保存したい」といった職場は少なくありません。tebikiを使えば、「作業標準書はtebikiを見る」というシンプルな動線が確立され、探す手間がなくなるでしょう。

また、tebikiではすべてのデータをセキュリティ対策済みのクラウドに無制限に保存できます。動画を何本作成しても月額の使用料金は変わらないため、作業標準書に加えて、詳細な作業手順書も多数作成できます。ユーザーからは、「自前で保存場所を用意しなくて済む」「導入後1カ月で1,300本のマニュアルを作成した」といった喜びの声も寄せられています。

tebikiでできること④ オフライン環境での閲覧

tebikiはオフライン環境下での閲覧も可能なので、電波の届きにくい地下施設の現場でも作業標準書を見ることができます。YouTubeなどの動画再生ツールの場合、インターネット環境がある場所でしか動画を再生できませんが、tebikiならネット環境がなくても動画の再生が可能。

スマートフォン／タブレット／パソコンなどあらゆるデバイスで閲覧でき、動画の読み込みも時間がかからず連続再生できる点でもストレスフリーなツールとなっています。

tebikiでできること⑤ 習熟度の把握などの教育管理

tebikiには動画作成の機能だけでなく、教育効果も確認できる以下の機能もあります。

• テスト作成 / 自動採点機能
• マニュアルの閲覧状況を可視化できる機能
• 個人のスキルを評価して表にできる機能

▼閲覧状況を可視化できるレポート機能▼

よく見られているマニュアルのデータから理解度の低い作業標準書の内容を見直すなど分析に活用し、教育効果の高い作業標準書を整備していく好循環も得られるでしょう。

tebikiにはまだまだ現場教育を効果的に行える機能が搭載されています。詳しくは、以下のサービス説明資料をぜひご覧ください。高い満足度を獲得している無料のサポート体制についてもご紹介しています。

tebikiによって作業標準化を進められている企業事例

作業標準書や作業手順書を動画で作ることにより、作成の工数を抑えながら標準化を進め、高い教育効果を得られている企業事例を3つご紹介します。

より多くの導入事例を知りたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説』か以下の導入事例集もご覧ください。

 

導入1年で1,500本以上の動画を作成。マニュアル整備で作業標準化を実現：新日本工機株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画：新日本工機株式会社▼

工作機械などの製造・販売を手がける新日本工機株式会社では、作業手順が標準化されていない業務があり、作業者や管理者により認識が異なるケースや作業のバラつき・手戻りが課題となっていました。

課題解決のため『標準化プロジェクト』を立ち上げ約1年半取り組むも、文字ベースの作業要領書では正確に理解されない・読まれないことが浮き彫りに。また、海外7カ国の営業・サービスを担う子会社へマニュアルを展開するための翻訳作業に膨大な時間がかかることも課題でした。

標準化プロジェクトへの負荷を軽減しつつ、誰もが標準手順通りに作業ができる体制構築を模索する中で出会ったのがtebikiでした。導入後1年で1,500本以上の動画マニュアルを作成。作業要領書だけでなく、安全作業や保守／点検作業など数多くの作業のマニュアル化に成功。ボタン1つで瞬時に字幕を翻訳できるので、海外子会社の外国人スタッフに動画を共有するだけで情報伝達が完了するなど、紙マニュアルと比べて効果的かつ効率的にマニュアル整備できました。

新日本工機株式会社の詳しい事例は、以下からご覧いただけます。

▼関連記事▼
人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現。

「マニュアルはtebiki」と決めて、ノウハウを効率的に共有。学ぶ側がわかりやすい動画で標準化：児玉化学工業株式会社

▼動画マニュアルtebiki活用事例動画：児玉化学工業株式会社▼

住宅設備・自動車向け合成樹脂加工や産業機器の製造などを行う児玉化学工業株式会社では、膨大な量の紙の要領書や手順書がありました。しかし紙の手順書ではコツやノウハウを伝えきれず、さらに従業員の使用言語が多種多様で理解してもらいづらい課題を抱えていました。

「外国人従業員の教育に役立つ」「紙ではなくわかりやすい動画にする」「マニュアルが存在しない業務もマニュアル化する」を目指しtebikiを導入。スマートフォンで業務を撮影するだけの簡単作成で、手順書作成の工数は紙の1/3程度まで激減。行方不明になりがちな紙のマニュアルと違い「マニュアルはtebiki」と決めれば探すことがなくなり、標準化も進みました。

次の記事で、児玉化学工業株式会社でのtebiki活用の様子や効果を詳しくご覧いただけます。

▼関連記事▼
製造業の動画マニュアル導入事例 | 工場の作業手順や異常処置、安全指導を動画で作成。手順書作成の工数は紙の1/3に。自動翻訳で外国人教育にも活用。

動画により部内全体で標準化！ヒヤリハットやエラーも削減：大同工業株式会社

オートバイや自動車、産業機械などの部品・機器を製造する大同工業株式会社。文書マニュアルとOJTでの教育体制では、効率化を実現できないという問題を抱えていました。また、教育内容が標準化していないことで、業務品質のバラつきやヒヤリハットの発生も起きている状況だったとのことです。

マニュアルの動画化を検討し、現場の従業員の使いやすさを考慮した結果tebikiを選択。

紙のマニュアルでは、1作業プロット分を作成するのに2時間以上かかっていたものが、tebikiでは1時間以下でできるように。業務の標準化だけでなく、マニュアル作成の過程で従業員からさまざまなノウハウが集まったことで業務の効率化・最適化も進みました。

「tebikiには動画マニュアルを活用した教育に必要な機能が揃っている」と語る大同工業株式会社の詳しい活用状況や導入効果については、次の記事をご覧ください。

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製造業の技術部門での動画マニュアル導入事例｜製造業の技術部門の業務を動画で標準化。品質評価に関わるヒヤリハットを8割削減して、多能工化を実現

まとめ

作業標準書は、標準的な作業内容をまとめたものであり、作業目的や手順、安全上の注意点などが盛り込まれるものです。企業として作業を標準化することで、作業品質や生産性の向上、事故やトラブルの防止につながります。

作業標準書を動画で作ると、作成工数を抑えながら属人化しやすい複雑な作業を可視化できるメリットがあります。

ここでは動画作成ツールtebikiをご紹介しました。tebikiでは、工数を抑えながらわかりやすい動画を作り、作成後も教育効果を上げる工夫が数多く用意されています。tebikiについての詳しい情報は、以下からぜひご覧ください。「簡単さ」を実感できる無料トライアルも受け付けています。

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