MicrosoftのPowerPoint（以下パワーポイント）は、プレゼンテーションのためのスライド作成をイメージして開発されたツールです。マニュアルを作成する際も、パワーポイントを使って作成するとスライドのように見やすく作ることができ、かつレイアウトのスタイルがあるため効率的に作成できます。
この記事では、パワーポイントで見やすいマニュアルを作るコツやデザイン案などを解説。「縦向きで作成する方法」や「PDF化する方法」なども幅広くご紹介します。また、パワーポイントとエクセルのどちらがいいのか、本当にパワーポイントがベストなのかといった疑問にもお答えしますので、参考にしていただければ幸いです。
何社ものマニュアル作成を支援してきたtebikiだからこそお伝えできる、「マニュアル作成の方法」を知りたい方は、以下のバナーから作成ガイドをご覧ください。わかりやすく作るためのコツも公開しています。
目次
基本的に、マニュアルは業務に不慣れな人が見るものです。読み手に負担をかけずに理解できるように、以下の8つのコツを実践して作成しましょう。
ちなみに、パワーポイントでは「動画」マニュアルも作成できます。動画マニュアルは通常よりも現場で使われやすく、テキストよりも優れたマニュアルです。
もし動画によるマニュアル作成も検討したい場合は、パワーポイントで動画マニュアルを作成する全手順をまとめたPDF資料「パワーポイントで動画マニュアルを作成する全手順」もご覧ください。意外と簡単に作成可能です。
＞＞＞「パワーポイントで動画マニュアルを作成する全手順を」見てみる
文字数が多くてギッシリと情報が詰まっているマニュアルは、読む気が起きませんよね。そのため、掲載する情報を絞り込み、記載する文字をできる限り減らしましょう。そうすることで、読み手の理解がスムーズに進みます。
文字数を減らして読みやすくするには、以下の工夫がおすすめです。
文章だけでは、複雑な工程やニュアンスが伝わりにくいです。図や写真、動画などを用いて直感的に理解しやすいようにしましょう。
パワーポイントで動画マニュアルを作成する方法は、以下の記事で詳しく解説しています。
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・解説動画つき！パワーポイントで動画マニュアルを作成する方法と手順【Windows版】
・パワーポイントを活用して動画マニュアルを作成する方法と手順【Mac版】
囲みの罫線を華やかなものにしたり、文字に影をつけて立体的にしたりなど、凝った装飾にすると統一感がなく読むのに疲れることがあります。また、マニュアル作成に時間がかかる原因にもなるため、不要な装飾はしないようにしましょう。
1番上に配置された情報は、読者にとって重要な情報だと認識されます。そのため、重要な情報を1番上に配置することで、読者に対してその情報の優先順位を示唆できるでしょう。また、効率的に情報を見つけやすくする効果も期待できます。
マニュアル内では、統一したフォントを使うようにしましょう。重要なキーワードを目立たせるために違うフォントを使いたくなりますが、多種類のフォントがあると読みにくくなります。キーワードを目立たせるには、太字や赤字などを使うとよいでしょう。
マニュアルでの最適なフォントや、反対におすすめしない読みにくいフォントについては、以下の記事で解説しています。
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マニュアル作成での「最適な字体」は？見やすいフォント＆デザインのポイント
背景や文字の色を多種類にすると、情報量が増えて読み手が疲れやすくなります。使用色は、白色＋3色以下に抑えると読みやすいでしょう。背景は白、文字は黒を選び、これ以外に使うのは2色までにするのがおすすめです。
図や写真の大きさがバラバラだったり、中心位置や左右がずれていたりすると、マニュアルとしての見た目が良くないだけでなく、読み手の見落としや理解不足を招きます。図や写真などの大きさはできるだけ揃え、配置を揃えましょう。
テンプレートを活用すれば、レイアウトやデザインが統一され、読み手にとって見やすいマニュアルとなります。さらに、テンプレートがあれば、作り手も効率的に作成できるでしょう。
テンプレートについては、次章の『テンプレート利用OK◎パワーポイントのマニュアルデザイン案』でご紹介します。
以下は、1つ前の章『パワーポイントで見やすいマニュアルを作成する8つのコツ』で前述したコツを踏まえたマニュアルデザイン案です。このように、不要な装飾はせず、使用色を絞る／動画を追加するなどをすると、見やすいマニュアルになります。
パワーポイントのテンプレートは、下のフォームよりダウンロードできます。ぜひご活用ください。
▼テンプレートDLフォーム▼
パワーポイントで作るマニュアルにも、目次の作成は必要と言えます。理由は以下の通りです。
目次があれば、マニュアルの全体像をつかめます。これから読むマニュアルがどの範囲までカバーしているのか、何を学べるのかを知った上でマニュアルを読むと、頭に入りやすいでしょう。また、目次があれば、ピンポイントで見たい箇所があるときに該当の箇所をすぐ探し出せます。
見やすい目次を作るコツは、以下の記事で詳細に解説しています。目次のOK例とNG例も記載しているので、目次作りの参考にしてください。
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マニュアルの「目次構成」の作り方5STEP！見やすい見出しを作るには？
パワーポイントのソフトを開くと、デフォルトで横向きのレイアウトが表示されます。しかし、使いたい図／表／写真などによっては、縦向きにしたいこともあるでしょう。そのような場合は、次の方法で縦向きに作成してください。
パワーポイントで作成したマニュアルを、印刷する際やデータで配布する際は、PDF化するとよいでしょう。次の手順で、パワーポイントのPDF化を行ってください。
文章の多いマニュアルは、ワードで作成されることが多いです。しかし、今回ご紹介しているように、図や写真を多く取り入れた見やすいマニュアルを作成する際には、パワーポイントがおすすめです。一方で、エクセルでの作成にはどのようなメリット／デメリットがあるのでしょうか。
パワーポイントとエクセルで、マニュアルを作成することのそれぞれのメリット／デメリットをご紹介します。
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メリット |
デメリット |
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・デザインを自由に作れる |
・多くの情報を説明するのには不向き |
レイアウトの自由度が高いパワーポイントですが、そもそもパワーポイントは、プレゼンテーションなどでスライドを1枚ずつ見せるためのツールです。そのため、1ページの中に多くの情報を入れると見づらくなるなどのデメリットがあります。ナレッジ共有ツールとして多くの情報を盛り込みたい場合には不向きと言えるでしょう。
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メリット |
デメリット |
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・データ共有に適している |
・複雑なレイアウトには不向きで、視覚的なデザインには限界がある |
エクセルはデータを整理し、計算や分析を行うのに優れていますが、視覚的な要素を重視したマニュアルや複雑なレイアウトのマニュアルには不向きです。デザインを重要視し、プレゼンテーション的に業務を解説したいなら、パワーポイントの使用が良いでしょう。
図や写真を用いて見やすいマニュアルを作れるパワーポイントですが、作成の手間や時間がかかるという面もあります。そこで、おすすめなのが「動画マニュアル」です。動画マニュアルならば、パワーポイントよりも作成が簡単で、多くの情報をどの利用端末でも閲覧できます。
動画マニュアル作成ツールはさまざまありますが、中でもおすすめなのが動画マニュアル作成ツール「tebiki」です。以下に、tebikiを使って動画マニュアルを作成するメリットを解説します。
動画マニュアルを作成するツールである「tebiki」は、スマートフォンなどで仕事の様子を撮影した動画を取り込み、誰でも簡単に編集から教育管理まで行える現場教育ツールです。
▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼
クラウドに保存された動画マニュアルがtebiki上にまとまっているため、「ファイルがいろいろな場所に保存され見つからない」といった状況が発生しません。tebikiなら、パワーポイントやエクセルによるマニュアル作成でのデメリットを解決できます。
パワーポイントでわかりやすいマニュアルを作ろうとすると、時間も労力もかかってしまいます。しかし、tebikiを使えば、OJTの様子をスマホなどで撮影して、tebikiに保存するだけでほぼ完成！あとは、不要なシーンのカットや強調したい箇所への図形挿入などを行うだけで、わかりやすいマニュアルが完成します。
動画の音声を認識して、自動で字幕を生成する機能も備わっています。そのため、イチから字幕を作成する必要がなく、動画マニュアルの作成を効率的に行えるメリットも！
▼tebikiでの動画マニュアル作成基本手順▼
パワーポイントで作成したマニュアルのデメリットとして、共有に手間がかかるという点が挙げられます。しかし、tebikiであれば、「データを変換して、メールで共有する」などの手間をかけずに、公開ボタンを押すだけで作ったマニュアルを共有できます。公開範囲の設定も可能です。
パソコン／スマートフォン／タブレットのいずれかがあれば、オフライン環境下での閲覧も可能なので、電波の届きにくい地下施設の現場でも見られます。
tebikiは、作成や共有が簡単というだけではなく、ご紹介した以外にも現場教育に必要な以下の機能も搭載しています。
さらに、「導入したら終わり」ではなく、「導入後のサポート」にも力を入れています。動画撮影のコツ／動画作成のノウハウ／人材教育のノウハウすべてをお伝えして、動画マニュアルの効果を最大限発揮できるようにお手伝いをいたします。
以前は紙のマニュアルを使用していたものの、動画マニュアル作成ツールtebikiを活用して、簡単にマニュアルを作成〜運用ができるようになった企業事例を3社ご紹介します。
より多くのtebiki導入事例を読みたい方は、別記事『【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプル』か、7つの現場の導入事例が1冊にまとめられた以下の導入事例集も併せてご覧ください。
▼動画マニュアル『tebiki』導入事例インタビュー：新日本工機株式会社▼
工作機械を製造販売する新日本工機株式会社は、グローバル展開も進めている企業です。以前は、紙マニュアルを使用していましたが、文字ベースの情報では内容が正確に理解されにくく、作業品質のバラつきが発生することも。また、マニュアルを各海外拠点へ共有する際、翻訳の作業に膨大な時間を要するという課題がありました。
紙マニュアルから動画に置き換えることで、作業標準を徹底できると考え、tebikiを導入。製造業務だけでなく、安全作業や保守／点検作業など多岐に渡る作業をマニュアル化しています。動画には正しい手順だけでなくNG例も盛り込むことで、作業品質が安定しました。
tebikiを導入後1年間で1,500本ものマニュアルを作成でき、紙マニュアルと比較すると効果的かつ効率的にマニュアル整備ができています。100カ国語以上の言語へ自動翻訳できる機能で、外国語翻訳の手間がゼロになり、マニュアル作成の負担を軽減できました。
品質の安定とともに技術伝承も推進できた、新日本工機株式会社の成功事例を詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。
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人が育つ環境づくりとして動画マニュアルtebikiを活用。技術の蓄積と作業品質の安定を実現
関東で約130の店舗を展開する食品スーパーマーケットの株式会社いなげやでは、レジ担当者のトレーニングに動画マニュアル作成ツールtebikiを導入しました。
当初は、分厚い紙マニュアルをベースに集合研修を実施。集合研修への出席者が、店舗でフィードバックを行うものの、教育にバラつきが発生する事態に……。全店舗でクレジットカードの運用が変更となった際には、お客様対応のトレーニングも必要となりましたが、教育が行き届かないという課題を抱えていました。
コロナ禍で集合研修の開催が難しくなり、動画による教育を求め、動画マニュアル作成ツールtebikiを導入。tebikiでマニュアルを作成したメンバーは「他の動画編集ソフトよりも編集が簡単」と感じ、各店舗で実際に閲覧した人からは「動作の流れの確認がきちんとできた」「何度も繰り返し見ることができて便利」などの声があがりました。今では、全店舗の従業員へ、同じ教育内容を届けられるようになっています。
導入から運用に至るまでのリアルな状況や効果について詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。
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小売業の動画マニュアル導入事例 | スーパー133店舗の現場で動画を活用。レジ打ち、接客時の応酬話法、クレジットカード運用など教育をスピーディに実施
炭火焼き牛肉100%のハンバーグとステーキの専門店を展開する株式会社ハングリータイガーでは、調理や接客の手順などを説明するために、tebikiを使用しています。以前抱えていた課題としては、「紙マニュアルの使用とともにOJTを行っていたが、人が入れ替わるたびに同じOJTを行うため非効率さを感じていた」とのこと。
そこで、課題解決のためtebikiを導入。tebikiは操作がもっとも簡単そうであり、解約するまで無料のサポートがある点やスタッフの学習状況を可視化できる点などに魅力を感じて導入いただきました。その結果、OJTの時間や回数／マニュアル作成の工数を大幅に削減できました。さらに、キッチン現場に動画マニュアルを持ち込めるため、その場で業務手順を確認でき、生産性が向上した実感も得られています。
業務時間外にも動画を見て自習するなど、スタッフのやる気も引き出したというお話や導入経緯など詳しく読みたい方は、以下のインタビュー記事をご覧ください。
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飲食業の動画マニュアル│接客の所作や動きを伝えるには動画がベスト
パワーポイントを使って見やすいマニュアルを作るコツやデザイン案、Excelで作る場合との比較などをご紹介しました。パワーポイントは、プレゼンテーション用にレイアウトが整備されているため効率的に作成でき、情報量を抑えて作ると読み手に見やすいマニュアルを作成できます。
ただ、多くのノウハウをマニュアルに盛り込むには、パワーポイントの使用は不向きです。マニュアルとして多くの情報を盛り込むのなら、動画でマニュアルがおすすめ。動画は、動きや細かいニュアンスまで伝えるのに適しており、視覚と音声で多くの情報を伝えることができる手法です。
動画マニュアルを作る際は、誰でも簡単に編集から教育管理まで行える「tebiki」の導入を検討してみてはいかがでしょう。