分かりやすい引き継ぎマニュアルの作り方は？項目例やテンプレート、手順をご紹介

部署異動、転勤、退職といったシーンで必要となるのが、業務の引き継ぎです。業務のスムーズな引き継ぎは、事業の継続性を担保し、業務品質を保つために欠かせません。スムーズに業務の引き継ぎを行うためは、引き継ぎマニュアルが欠かせません。

今回の記事では、現場で役立つ引き継ぎマニュアルの作り方や、テンプレートを紹介します。分かりやすく実際に使える引き継ぎマニュアルを作成するためのコツを掲載していますので、参考にしてください。

目次

• 1. 引き継ぎマニュアルとは？
  
  2. 引き継ぎマニュアルに必要な項目例
   2-1. 業務の目的
   2-2. 業務の発生頻度やスケジュール
   2-3. 業務に関わる人
   2-4. 業務の流れ
   2-5. 未処理/進行中の業務の説明
   2-6. トラブル時の対応方法
   2-7. 関連情報や資料の保存先
  
  3. わかりやすい引継ぎマニュアルの作り方
   3-1. 手順① 前任者から後任者へ引き継ぎをするスケジュールを決める
   3-2. 手順② 引き継ぐ業務の内容や手順を洗い出す
   3-3. 手順③ 引継書／引き継ぎマニュアルを作る
   3-4. 手順④ マニュアルを使いながら後任者へ教える
   3-5. 手順⑤ 抜け漏れや改善点があればマニュアルを修正する
  
  4. わかりやすい引き継ぎマニュアルを作成するポイント
  
  5. 引継書／引き継ぎマニュアル作成に活用できるテンプレート
  
  6. スムーズな引き継ぎのために「動画」を活用している企業が増えている
   6-1. 誰でもかんたんに引き継ぎマニュアルを作成できる「tebiki」とは？
  
  7. 業務の引き継ぎマニュアルが必要な理由
  
  8. 引継ぎマニュアル/引き継ぎ書のメリット
  
  9. 引継ぎマニュアル/引き継ぎ書はいつ作るべき？
  
  10. 引継ぎマニュアル/引き継ぎ書を使って引継ぎする流れ
• 11. まとめ

引き継ぎマニュアルとは？

引き継ぎマニュアルとは、業務の内容や手順、注意点を明文化し、後任者やチームメンバーに円滑に引き継ぐためのガイドラインです。異動や退職、部署間の業務移管といった場面で利用され、業務の属人化を防ぎながら、スムーズな引き継ぎを実現するための重要なツールとされています。

マニュアルの作成手順やわかりやすく作る方法などを「成功に導くコツ」つきでご紹介している資料もご用意しています。気になる方は、以下から無料ダウンロードのうえご覧ください。

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引き継ぎマニュアルに必要な項目例

引き継ぎマニュアルは、業務のスムーズな引き継ぎを行うために重要なツールです。引き継ぎマニュアルを作成する際は、以下の項目を漏れなく記載することが必要です。

• 業務の目的
• 業務の発生頻度やスケジュール
• 業務に関わる人
• 業務の流れ
• 未処理/進行中の業務の説明
• トラブル時の対応方法
• 関連情報や資料の保存先

 

業務の目的

業務の目的を明確に記載することで後任者は業務の意義や重要性を理解し、モチベーションを高く保った状態で業務に取り組むことができます。業務の背景や、達成したい目標、社内での業務の位置付けなどを具体的に記述します。

業務の発生頻度やスケジュール

年間、月間、週間の業務スケジュールを明記することで、後任者は業務を行うタイミングや周期を把握しやすくなります。業務スケジュールの検討や優先順位の設定を行いやすくなるというメリットもあります。

業務に関わる人

関連部署や担当者、取引先の情報など、業務を行う上で関わる人々の情報をリストアップします。必要な時にすぐに連絡を取ることができるため、業務の効率化が図れます。

業務の流れ

業務の具体的な手順やフローを詳細に記載します。日常の業務だけでなく、事前の準備や作業後の処理など、業務の全体像を把握するための情報も含めることが重要です。

未処理/進行中の業務の説明

後任者が業務をスムーズに引き継ぎ、適切に対応できるように未処理/進行中の業務の説明も加えましょう。

• 未処理/進行中の業務の概要
• 背景情報（業務が発生した経緯や目的）
• 関係者や連絡先
• ネクストアクション

などを記載することで、後任者が一から状況を把握し直す手間を省き、業務を迅速に再開できる環境を整えられます。この項目は、引き継ぎマニュアルの中でも特に重要な部分の1つです。

トラブル時の対応方法

業務中に発生する可能性のあるトラブルや、イレギュラーな事態への対応方法を記述します。過去の事例や解決策、関連部署や担当者の連絡先など、トラブル対応に必要な情報を漏れなくまとめます。

関連情報や資料の保存先

業務に関連する資料や情報の保存場所を明記します。データの場所や資料の取り扱い方法、前任者の連絡先など、後任者が必要とする情報の抜けや漏れがないように記載します。

わかりやすい引継ぎマニュアルの作り方

業務をスムーズに引き継ぎ前任者と同等の業務品質を担保するためには、引継書やマニュアルを作成したうえで引き継ぎを行うことが重要です。ここでは、引継書や業務マニュアルの作成手順を説明します。

具体的な引継ぎマニュアルの作成手順は以下の流れです。

1. 前任者から後任者へ引き継ぎをするスケジュールを決める
2. 引き継ぐ業務の内容や手順を洗い出す
3. 引継書／引き継ぎマニュアルを作る
4. マニュアルを使いながら後任者へ教える
5. 抜け漏れや改善点があればマニュアルを修正する

マニュアルの作り方について、流れやコツ、ツールについて網羅的に知りたいという方は、より詳細に解説している以下の記事をご覧ください。
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見本テンプレ付！わかりやすいマニュアルの作り方とコツ。構成、レイアウト、作成ツールは？

手順① 前任者から後任者へ引き継ぎをするスケジュールを決める

引継ぎを期日までに完了させるには、業務説明、関係者との挨拶など、それぞれの行動に必要な時間を考慮しスケジュールを決めることが大切です。

引き継ぎに関わる他部署や人々との日程調整を行い、後任者の他の引き継ぎスケジュールも考慮する必要があります。特に注意が必要な業務がある場合は、それに合わせて時間を配分することで、引き継ぎを効率的にスムーズに行うことができます。

手順② 引き継ぐ業務の内容や手順を洗い出す

抜け漏れのない引継ぎマニュアル作成のために、以下の手順で業務内容や手順を洗い出しましょう。

1. 現行の業務マニュアルなどを確認し、業務の全体像を整理する
2. 業務の流れ、関連部署、業務上の注意点などを洗い出す
3. 洗い出した内容に問題がないか同僚や上司に確認してもらう

内容を洗い出したら、いよいよ引継ぎマニュアルの作成です。

手順③ 引継書／引き継ぎマニュアルを作る

見える化した業務の内容や手順をもとに、具体的な作業工程、使用するツール、関連部署との連携方法などを、引継書や引き継ぎマニュアルに明確に記載します。

すでに業務マニュアルがある場合、内容を重複して記載するのは避け、業務マニュアルには載っていない特有のノウハウや注意点を中心に記載します。後任者が業務を進める上で必要となるデータの場所や、ツールの使い方なども詳しく記載することをおすすめします。

スムーズな引き継ぎを実現するためには、後述する『わかりやすい引き継ぎマニュアルを作成するポイント』もしっかりチェックしていきましょう。

手順④ マニュアルを使いながら後任者へ教える

作成した引き継ぎマニュアルを使いながら、後任者に業務の流れや手順を説明します。マニュアルを用いて説明しながら、具体的な業務のコツや注意点を口頭で補足します。マニュアルだけでは伝わりにくい実務のコツやノウハウも共有することで、引き継ぐ業務の理解を深めることができます。

さらに、実際の業務を行う際には、マニュアルを参照しつつ実践的な指導を行い、後任者が業務を問題なく遂行できるようサポートすることが重要です。

手順⑤ 抜け漏れや改善点があればマニュアルを修正する

後任者に業務を教える過程で、引き継ぎマニュアルの内容に不足や誤りがあると気づく場合があります。このようなケースでは、後任者からの質問や反応を参考にしてマニュアルを見直し、適切に修正や追記を行います。

後任者が引継ぎ後にすぐ業務に入れる体制を整えるため、そして将来の引き継ぎで同じ問題を防ぐために重要な作業です。マニュアル作成後に内容の見直しは必ず行いましょう。

わかりやすい引き継ぎマニュアルを作成するポイント

引き継ぎマニュアルは、後任者に業務を円滑に引き継ぐために欠かせない資料です。そのため、誰が読んでも明確で分かりやすい内容であることが重要です。ここでは、わかりやすく作るためのポイントを解説します。

「マニュアルを作ったものの活用されずに形骸化している…」という企業も多いです。そこで、マニュアルが形骸化する理由から解決策まで、記事より詳細にノウハウをまとめているガイドブックをご用意しました。以下のフォーム項目を入力していただければ無料で見られるので、ぜひご覧ください。

初心者でも分かるように専門用語を使わない

業務特有の専門用語や略語は、慣れていない人にとっては「分かりにくい」と感じやすいので、避けるようにしましょう。

引き継ぎマニュアルでは、一般的な言葉を使用して説明することをおすすめします。もし専門用語を用いなければならない場合は、専門用語の定義や参考となる情報を、初めて見た人にでもわかるように記載する必要があります。

文字だけで説明しない

文字のみの説明では、業務内容を具体的にイメージしにくい場合があります。業務の流れや複雑な手順を伝える際は、写真、図、フローチャートなどの視覚的要素を活用すると、後任者が業務内容を理解しやすくなります。

例えば、特定の機器の使用方法を説明する場合、機器の写真を添付して操作手順を説明すれば、後任者は迷わずに操作できるようになります。また、業務の手順を示す際は、フローチャートを用いて一目で業務の全体像を把握できるようにしましょう。

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引継書／引き継ぎマニュアル作成に活用できるテンプレート

引継書の作成は、業務のスムーズな引き継ぎのために重要です。しかし、ゼロから作成する場合は、非常に時間や手間がかかります。

そこで、業務の引き継ぎに使える作業手順書のテンプレートをエクセル版／ワード版でご用意しました。tebikiのメルマガにご登録いただくと無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

▼テンプレート無料ダウンロードはこちら▼

引き継ぎマニュアルのテンプレートの他にも、現場教育に役立つガイドブックなどもご用意しています。「カンコツ作業が伝わらない」「作業手順通りにやってくれない」といったお悩みがある方は、以下のリンクから資料集を無料ダウンロードしてご覧ください。

＞＞“伝わらない”“属人化している”カンコツ作業を標準化する最適解

＞＞“手順書通りにできない”から卒業！作業ルールを守らせる効果的な方法

スムーズな引き継ぎのために「動画」を活用している企業が増えている

近年、引き継ぎを効率化する方法として、動画マニュアルを活用する企業が増えています。文章や口頭説明に比べて、動画は情報が直感的に伝わりやすく、教育の負担を大きく軽減するため、さまざまな現場で注目されています。

▼引き継ぎに動画マニュアルが採用される理由▼

• 視覚的にわかりやすい
• 後任者が自分のペースで何度でも視聴できるため、質問や確認の頻度が減る
• 教育担当者の負担を軽減し、他の業務に集中する時間を確保できる
• マニュアルの作成時間を削減できる など

動画マニュアルの教育効果をより詳しく知りたい方は、以下の資料も併せてご覧ください。

＞＞動画マニュアルの効果がわかるマンガを読む

誰でもかんたんに引き継ぎマニュアルを作成できる「tebiki」とは？

動画作成と聞くと「編集が難しそう…」と感じるかもしれませんが、動画編集未経験者でもかんたんに動画マニュアルを作成できるツールとして、さまざまな現場で活用されているのが「tebiki現場教育」です。

▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼

 tebikiには、主に「動画を簡単に作成できる機能」と「教育管理ができる機能」があります。

• 音声認識による自動字幕生成
• 100カ国語以上への自動翻訳
• 字幕の読み上げ（多言語にも対応）
• アクセス履歴等がわかるレポート機能
• オリジナルのテストを作成できるテスト機能
• 従業員のスキルを評価・可視化できる機能 など

実際に導入いただいている企業からは、「tebikiは単なる動画作成ソフトではなく“社員教育ツール”」という声もいただくほど現場教育に特化したツールです。そのため、効率的かつ効果的な引き継ぎが可能になるでしょう。

詳細な機能や料金プランについては、以下のサービス紹介資料からぜひご確認ください。

事例紹介：紙マニュアルの1/3で作成が可能

文字／写真ベースのマニュアルを作成する場合、引き継ぎ作業の内容を分かりやすい言葉で文書化する必要があるだけでなく、文書だけでは伝わりにくい箇所を補完するために写真を別途用意する必要があり、これらの準備作業がマニュアル作成工数が増えていく原因です。

一方で動画に置き換えることによって、普段の作業を動画で撮影するだけで視覚的にも分かりやすいマニュアルを作れるだけでなく、作成工数を大幅に削減することが可能です。動画に置き換えたことで、マニュアル作成工数を1/3まで削減した児玉化学工業株式会社の事例をご紹介します。

▼インタビュー動画：児玉化学工業株式会社▼

 

児玉化学工業株式会社は、製造現場の作業手順を動画で記録し、従来の紙ベースのマニュアルから動画マニュアルへと移行しました。動画マニュアルへと切り替えた背景には、外国人従業員の教育の難しさ、紙マニュアルのわかりにくさ、そしてマニュアル作成工数の負担といった問題がありました。

動画を活用することで、社内のルールや手順が日本人、外国人を問わず広く浸透しました。マニュアルの作成時間が紙ベースのものと比べて1/3に短縮された点は、大きなメリットだと言えます。スマホでの撮影と編集だけで、視覚的に分かりやすいマニュアルが完成します。

児玉化学工業株式会社では、tebikiの導入により作業の標準化が進み、数多くの動画マニュアルが作成されています。tebikiは日本語字幕を100を超える国や地域の言語に翻訳することができるため、マニュアルの翻訳作業に大きな労力を割いている現場でも作成を効率化することが可能です。

児玉化学工業株式会社のより詳細な事例は以下の記事をご覧ください。

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手順書作成の工数は紙の1/3になったと思います。動画で作るのはかんたんだし、学ぶ側にもわかりやすいですよね。

実際にtebikiで作られた動画マニュアルのサンプル

tebikiで作成された動画マニュアルのサンプルや事例は、以下の記事か『tebiki導入事例集』の資料でご覧いただけます。介護、福祉、工場などさまざまな現場の事例を掲載していますので、動画マニュアルがどのようなものなのか？どれくらい分かりやすいのか？をぜひ体感してください。

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【業界別26社】動画マニュアルの事例とサンプルを多数ご紹介！参考ポイントや作り方も解説

業務の引き継ぎマニュアルが必要な理由

業務の引き継ぎマニュアルは、業務の円滑な引き継ぎを実現し、属人化を防ぐことで後任者がスムーズに業務を開始できるだけでなく、個人の知識やノウハウを組織全体で共有し標準化を図るために必要です。

また、突発的な退職や異動といったリスクへの備えとなり、教育にかかる時間や労力を削減しつつ、業務の透明性と改善可能性を高めることで、組織全体の安定性や生産性の向上にも寄与します。

引継ぎマニュアル/引き継ぎ書のメリット

引継ぎマニュアルや引継ぎ書を作成することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、マニュアルと書面の両方で引き継ぎを行うメリットを詳しく見ていきましょう。

引継ぎマニュアルのメリット	引継ぎ書のメリット
・業務手順の可視化 ・属人化の解消と標準化 ・教育コストの削減 ・ナレッジの蓄積	・記録としての保存 ・責任の所在の明確化 ・関係者への周知

引継ぎマニュアル/引き継ぎ書はいつ作るべき？

引継ぎマニュアル/引き継ぎ書は、以下のようなタイミングで作成しましょう。

• 担当者が異動・退職する際
• 組織体制が変わる際

日々の業務を行う中で、常にアップデートしながら準備を進めておくことが望ましいでしょう。これにより、急な異動や退職といった突発的な状況にも対応しやすくなります。特に繁忙期を避け、時間的余裕がある時期に作成・更新を進めることで、内容の精度を高められます。

引継ぎマニュアル/引き継ぎ書を使って引継ぎする流れ

引継ぎマニュアルや引継ぎ書を作成したら、それらを使って実際に引き継ぎを行います。ここでは、引継ぎをスムーズに進めるための流れを解説します。

1. 引き継ぎ期間、担当者などを明確にした計画の立案
2. 引継ぎマニュアル/引き継ぎ書の作成
3. 引き継ぎ対象者への事前共有
4. 実務を通じた引き継ぎ
5. 質疑応答

引き継ぎマニュアルや引き継ぎ書は、あくまで引き継ぎをスムーズに進めるためのツールです。丁寧な説明やOJTを組み合わせることで、より確実な引き継ぎが可能になるでしょう。

まとめ

今回の記事では、効果的な引き継ぎマニュアルの作成方法を詳しく解説しました。

引き継ぎマニュアルは、業務の具体的な手順、注意点、そしてチェックポイントを網羅した文書です。分かりやすいマニュアルが存在しない場合、後任者は引き継ぎをスムーズに行うことが難しくなるため、引き継ぎの遅れだけでなく、生産性や業務品質の低下につながるおそれがあります。

今回の記事で紹介した手法を参考にすれば、引き継ぎマニュアルを効率的に作成できます。さらに、tebikiのような動画マニュアルツールを利用することで、視覚的に分かりやすいマニュアルを短時間で作成することが可能です。

tebikiは、動画を活用し、引き継ぎをより効果的に行うためのツールです。興味のある方は、ぜひご検討ください。

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