介護の手順書を動画マニュアルで作成する方法や手順を説明します

介護施設でスタッフ教育を担っていて、「毎日同じことを繰り返し教えるのに手間がかかっている。動画を活用して、介護の技術研修を動画にまとめたい」と考えたことはありませんか？

そこでおすすめしたいのが「動画マニュアル」です。介護の手順をスタッフに一回一回説明するのは手間がかかります。動画マニュアルを活用すると、作業工程を動画にまとめることでスタッフ教育がスムーズになる上に、一人ひとりの理解度も上がります。

介護の業務を撮影して動画マニュアルを作成する手順

それでは早速、介護分野で動画マニュアルを作成する手順を見ていきましょう。

作成手順

 1.導入する目的を定める

 2.現状の課題と要改善点を洗い出す

 3.動画マニュアル化すべき業務を特定する

 4.動画を撮影し、編集する

1. 導入する目的を定める

まずは動画マニュアルを導入する「目的」を理解しましょう。たとえば、スタッフ教育の無駄を省いてサービスのレベルを底上げする、OJTを動画マニュアルに置き換えて業務効率化を図る、などの目的が考えられます。「何のために導入するのか？」「導入することでスタッフ教育をどう変えたいのか？」を考えることが大切です。

2. 現状の課題と改善点を洗い出す

次に、現在抱えている課題と要改善点を洗い出します。スタッフを集め、業務上の気がかりな点などを共有しましょう。たとえば、「同じ作業なのに人によって所要時間が大きく異なっている」「研修が整備されていない」などの課題が見つかるはずです。

そして、課題を解決するために何をするべきか話し合います。全員で内容を共有できるようワークシート形式で進めるのがおすすめです。

3. 動画マニュアル化すべき業務を特定する
課題や要改善点がわかったら、動画マニュアル化すべき業務を特定します。介護にはさまざまな業務がありますが、特に以下のポイントを意識してみてください。

 ・新人やスタッフへの教育に関する業務

紙マニュアルや人によって教え方が違うOJTから動画マニュアルに置き換えられるか考えてみましょう。スタッフ教育に動画マニュアルを活用すると、業務を効率化しながら業務品質の向上、標準化・統一化ができます。

 ・業務品質の標準化・統一化できる業務

介護分野の場合、利用者の身体を水平に移動させるスライディングシートなど機械や器具の使い方や食事介助、更衣介助などは紙マニュアルやOJTから動画マニュアルに置き換えることで、効率化しつつ業務品質の標準化・統一化できる代表的な業務です。

4. 動画を撮影し、編集する

1〜3が完了したら、動画の撮影・編集に進みましょう。動画撮影のコツは次章で詳しくご紹介します。また動画マニュアルの作成には「専用のソフト」がおすすめ。こちらも後に詳しくご紹介します。

動画マニュアルの運用の仕方

運用で気を付けるべきポイント

動画マニュアルは作成して終わりではなく、作成後の運用も重要です。特に業務の手順が変わった時などは随時更新しないと、いつの間には使われなくなってしまい、非効率なOJTに戻ってしまうことが往々にしてあります。

・ 動画マニュアルを周知し、使われているか確認する

動画マニュアルが完成したらスタッフに周知しましょう。そして後日、実際に使われているかどうかを全体ミーティング等で確認します。スタッフの使用頻度が少ない場合は、動画マニュアルを確認する場を定期的に設けるなど、使用を根付かせるための工夫をしましょう。

・ 業務変更などに伴い、動画マニュアルを更新する
たとえば介護の機械や器具が新しくなったり、サービスの提供方法が変わったりすることもあるはずです。業務内容に変更があった場合は、その都度動画マニュアルを更新するようにしましょう。そうすることで、常に最新の情報をスタッフに伝えることができ、利用者へのサービスの質向上にもつながります。

介護の技術を動画に撮影するコツ

撮影時のポイント

食事介助や更衣介助など介護技術を動画で撮影する際、以下のポイントを意識しましょう。

 ・全体ではなく「見てほしいポイント」にフォーカスする

 ・ジェスチャーや音声を交えて説明する

動画になると業務の「全体」を映したくなりますが、専門的な介護技術を説明する場合は、全体ではなく「見てほしいポイント」にフォーカスした方が理解しやすいです。

特に介護業務では、食事介助や更衣介助など「手や腕の動かし方」がポイントとなることが多くなります。そのため、スタッフの顔や身体ではなく「手元」にフォーカスして撮影するのが有効です。

ジェスチャーや音声を交えると、より理解度が上がるでしょう。また動画編集時に簡単な字幕を付けるのも効果的です。

介護の研修に動画マニュアルを導入するメリット

介護分野で動画マニュアルを導入することには多くのメリットがあります。

教育の標準化によって業務品質が標準化され、利用者の満足度向上になる

介護業界はサービス内容が「動き」であり、業務の動きやコツなどは紙マニュアルにおとしにくく、業務品質が「属人化」しやすい業界といえます。

動画マニュアルではスタッフ全員に同じノウハウが共有できるため、教育レベルに差が出にくくなります。教育レベルに差が出ないということは、つまり、利用者に対するサービスの品質が標準化されるということです。その結果、利用者の満足度向上にもつながります。

業務品質にバラつきがあると、「あの人のサービスは良いけど、あの人は手際が悪い」と利用者が不満を持ち始め、満足度の減少、退去率の上昇を引き起こしてしまいます。スタッフの研修時に動画マニュアルを取り入れることで教育が標準化・統一化され、誰が対応してもムラのないサービスを提供できるようになります。

外国人労働者への教育がスムーズになる

動画マニュアルの導入は、最近増えている外国人労働者への対応にも役立ちます。

多くの業界で人材不足が叫ばれている昨今。特に介護業界は人材不足が深刻だといわれており、それを補填するために外国人労働者を受け入れ始めています。

事実、政府は「介護福祉士の国家資格取得」を目的とした外国人の受け入れ、技能実習制度を活用した外国人の受け入れなどを行い、2018年、医療、介護に従事する外国人労働者数は29,086人だったのが、翌年には34,261人、翌々年には43,446人と増加傾向です。

（出典：厚生労働省「外国人雇用状況」の届け出状況まとめ（平成30年10月末現在～令和2年10月末現在）より）

外国人スタッフを雇用した際、やはり「言語の壁」にぶつかります。仮に日本語が少し話せたとしても、介護の専門技術や細かい動きまでは伝わりにくいのが現状です。そのような場面で動画マニュアルが役立ちます。動き方を映像で伝えられたり字幕を付けられたりするため、外国人スタッフの理解度も大幅に上がります。

OJTの回数減少、トレーナーの業務負担の減少など業務が効率化される

紙マニュアルでは新人に伝えたい業務の「動き」は伝わりにくく、介護技術・ノウハウの伝達はOJTが必要となります。OJTは教える側のベテラン社員の業務時間を使って行われ、時期によってはOJTでベテラン社員の業務が圧迫され、通常業務がまわらなくなる恐れがあります。

動画マニュアルを活用すれば、伝わりにくい「動き」を伝えることができ、OJTの大部分を動画に置き換えることができ、貴重な戦力であるベテラン社員の業務圧迫を避けることができます。

介護の研修におすすめの動画マニュアルソフト

外国人スタッフの雇用による「言語の壁」を感じたり、スタッフ一人ひとりの業務にムラがあったりと、事業所によって課題はさまざまかと思います。

動画マニュアルを作成する際も「どのようなツールを使って、どう伝えれば良いのだろう」と悩んでいる経営者あるいは教育担当者の方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめしたいのが、動画マニュアル「tebiki」です。「tebiki」では、研修現場をスマートフォンで撮影し、直感的な操作で編集するだけで動画マニュアルを作成できます。自動的に字幕が追加されるため編集の手間がほとんどかかりません。

外国語への対応力が強いのも「tebiki」の魅力です。100ヶ国以上の言語を自動翻訳できるため、語学スキルがなくても「外国人スタッフ向けの動画マニュアル」が作成可能です。

また動画マニュアルはクラウド上に保存できます。誰が見たのか、誰ができるようになったのかも確認できるため、スタッフの理解度の把握にも役立つでしょう。

介護業務の動画マニュアル活用の事例

社会福祉法人 若竹大寿会の事例

動画マニュアルを導入しようと思っても、成功例を見ないとなかなかイメージが掴めないかと思います。導入イメージを掴んでいただけるよう介護事業を展開する社会福祉法人 若竹大寿会の動画マニュアルの活用事例をご紹介します。

社会福祉法人 若竹大寿会は、高齢者や障がい者、障がい児向けの介護福祉サービスを神奈川県と東京都などで提供していますが、各拠点ごとのマニュアルが「紙ベース」で混在していたことに課題を感じていました。

千人以上ものスタッフを抱えており、スタッフの教育を統一化して利用者により良いサービスを提供するために動画マニュアル「tebiki」の導入に踏み切りました。

動画マニュアルの導入効果

・制作会社に丸投げするよりも低コストかつ「自分たちらしい動画」を作成できた

・スマホで撮影するだけで動画マニュアルが作成できるから教育のスピードが上がった

・クラウド管理によって各拠点でのマニュアル共有がスムーズになった

社会福祉法人 若竹大寿会では「一から作り上げる文化」が根付いていたことから、撮影から編集までを「自分たちらしく」できる「tebiki」がピッタリとハマりました。企業文化と「tebiki」のサービス内容に相乗効果が生まれ、業務効率が上がった事例といえます。

参考：社会福祉法人 若竹大寿会に動画マニュアルの効果をインタビュー

動画マニュアル作成なら「tebiki」がおすすめ

本記事では、介護業界における動画マニュアル作成の手順や事例について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

・介護技術の継承など紙マニュアルでは伝わりにくい教育が動画マニュアルなら伝わりやすくなる

・現状の課題や改善点を洗い出してから「動画にすべき業務」を特定し、マニュアルを作成する

・介護技術を撮影する場合、全体ではなく「見てほしいポイント」にフォーカスする

・動画マニュアルによって、昨今増えている「外国人労働者」への対応がスムーズになる

・その他にも人員コスト、印刷コストの削減にもつながる

・動画マニュアルを制作会社に依頼すると大きなコストがかかる

そこでおすすめしたいのが、弊社が提供するサービス「tebiki」です。スマートフォンで撮影するだけでかんたんに動画マニュアルが作成できます。

また多言語翻訳にも対応しているため、外国人スタッフへの介護技術・ノウハウ共有もスムーズになります。ぜひ本記事の内容を、自社の動画マニュアル作成にお役立てください。